霍成龍

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

高校檔案管理工作能夠?qū)Ω咝Ｋ_展的各項活動進(jìn)行詳細(xì)的記錄，而且也是學(xué)校開展教學(xué)評估、科學(xué)研究等活動的信息資源主要來源?，F(xiàn)如今，隨著教育形式發(fā)生的變化，針對高校檔案管理工作的要求也越來越高，為了能夠更好的適應(yīng)形勢的變化，必須要加強高校檔案管理工作的水平，從而促進(jìn)高校的建設(shè)發(fā)展。

一、新形勢下高校檔案管理工作的特點

(一)開放性

目前，隨著信息技術(shù)水平的提升，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各個領(lǐng)域與行業(yè)，而且相關(guān)技術(shù)也更加成熟，從而促進(jìn)了國家之間、組織之間以及個人之間的交流，在這種情況下，也影響了高校檔案管理工作的形式，一些非涉密檔案的封閉性逐漸被打破，并成為公眾資源[1]。

(二)虛擬化

由于信息化技術(shù)的影響，高校檔案管理表現(xiàn)出非常明顯的虛擬化特點，其中包括教學(xué)管理主體和客體的虛擬化、教學(xué)資源的虛擬化以及教學(xué)管理環(huán)境的虛擬化等。

(三)交互性

學(xué)校管理平臺的交互特點，可采用信息技術(shù)不斷增加，有效提升高校檔案管理工作及主客觀間的交流，其中主要以非同步交互為主。

二、新形勢下高校檔案管理工作存在的不足

(一)日常歸檔意識有待加強

對于高校的檔案來說，并非在一日形成的，而是需要不斷積累的，只有這樣形成的檔案才能夠作為信息資源供后續(xù)使用。但是，在一些高校的日常管理工作中，因為傳統(tǒng)觀念的影響，大部分教職工只關(guān)注教學(xué)工作，在一定程度上忽略了對教學(xué)資料進(jìn)行收集、整理與保存的檔案管理工作，缺乏對檔案管理工作價值和重要性的正確認(rèn)知。由于認(rèn)知的偏差，導(dǎo)致大量有價值的文檔無法及時歸檔，致使一些珍貴的材料流逝，從而也影響了教學(xué)檔案應(yīng)用的價值與作用[2]。

(二)管理制度有待完善

在高校中雖然設(shè)有專業(yè)的檔案管理部，但由于制度不完善，所以在開展有關(guān)工作時“縮手縮腳”的，整個檔案管理工作非常隨意化。同時，還有一部分高校至今都尚未建立分層次的教學(xué)檔案管理部門，無法對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，更不能將所有檔案進(jìn)行匯總。另外，還有部分高校雖然能夠?qū)①Y料歸存于檔案室內(nèi)，但是卻缺少與檔案管理部門的溝通和交流，導(dǎo)致檔案無法發(fā)揮作用[3]。總而言之，因為缺乏完善的管理制度，在沒有制度保障的情況下，導(dǎo)致檔案資料不完整、不齊全，特別是在電子化檔案的沖擊下，電子檔案與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容無法對接，最終對檔案材料的質(zhì)量造成影響，也弱化了教學(xué)檔案的利用效果。

(三)管理方法有待創(chuàng)新

伴隨信息技術(shù)的提高，大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用至檔案管理中，這也就意味著傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)新的工作形勢。但很多學(xué)校檔案管理工作卻沒有現(xiàn)代化管理的要求，未能有統(tǒng)一管理的系統(tǒng)，只能采用傳統(tǒng)的方法完成檔案管理工作，無法深入的挖掘檔案信息材料具有的內(nèi)在價值，整個檔案管理工作的現(xiàn)代化水平有待提升。

(四)工作人員能力有待提升

因為傳統(tǒng)觀念的影響，在高校從事檔案管理的工作人員大多數(shù)都是從其他崗位調(diào)來的，甚至一部分人員身兼數(shù)職，這些人從未接受過正規(guī)的檔案管理工作培訓(xùn)，專業(yè)化程度比較低，缺少相關(guān)的管理技能和管理理論，這樣一來就會對檔案管理工作的質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。

三、新形勢下創(chuàng)新高校檔案管理工作的方法

(一)創(chuàng)新管理觀念

為了能夠形成現(xiàn)代化檔案管理工作形式，必須要轉(zhuǎn)變管理觀念，在這種情況下，也就要求從事檔案管理的工作人員必須要轉(zhuǎn)變自身固有的思想管理，積極學(xué)習(xí)各種新的管理方法，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作作為高校日常管理工作中的重要一項[4]。同時，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)引導(dǎo)校內(nèi)師生學(xué)會使用教學(xué)檔案，從而更好的利用和開發(fā)檔案的價值與作用。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)調(diào)動廣大師生參與檔案管理工作的積極性與主動性，使師生能夠配合檔案管理工作人員完成資料信息的收集與統(tǒng)計工作，確保教學(xué)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。此外，應(yīng)對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行革新，有效提升信息溝通，有效提升檔案管理開放性，有效提高高校檔案管理的工作質(zhì)量。

(二)完善管理制度

現(xiàn)如今，隨著高校教學(xué)工作的多樣化發(fā)展，高校檔案管理工作也越來越復(fù)雜，為了能夠更好的適應(yīng)目前高校的發(fā)展，必須要對檔案管理工作制度進(jìn)行創(chuàng)新，使管理制度能夠真正的走到實際工作之前，從而對檔案管理工作進(jìn)行有效的約束與管理。

各大高校應(yīng)根據(jù)國家發(fā)布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案實體分類法》中的相關(guān)要求與規(guī)定，對高校原有的檔案管理制度進(jìn)行完善與補充，結(jié)合本學(xué)校的特點優(yōu)化管理制度，真正的實現(xiàn)各司其職，提高工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，構(gòu)建一套程序嚴(yán)謹(jǐn)、職責(zé)明確且落實有力的工作機(jī)制。另外，擬定檔案管理的工作目標(biāo)，開展有效的培訓(xùn)工作，吸收高校優(yōu)秀檔案管理工作的經(jīng)驗，做好總結(jié)工作，有效提升檔案管理規(guī)范性，讓高校檔案管理工作可進(jìn)入到正常軌道范圍內(nèi)，并發(fā)揮出應(yīng)有的作用與價值[5]。

(三)創(chuàng)新管理方法

由于科學(xué)技術(shù)水平的提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理工作模式已無法滿足高校檔案管理工作的需求，數(shù)字化檔案已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理工作的位置。因此，在高校中應(yīng)增加資金投入，引進(jìn)更多現(xiàn)代化管理設(shè)備，使其能夠為檔案管理工作服務(wù)，構(gòu)建現(xiàn)代化、信息化的檔案管理工作模式，促進(jìn)檔案信息資源的共享。

(四)創(chuàng)新人才培養(yǎng)

檔案管理工作質(zhì)量、效果會受工作人員素質(zhì)及能力的影響。因此，應(yīng)做好人才培養(yǎng)工作，使其能夠更好的為檔案管理工作服務(wù)。首先，應(yīng)對在崗的檔案管理工作人員進(jìn)行再教育與培訓(xùn)，組織工作人員進(jìn)行進(jìn)修，拓展其知識層面和思維層面，使其能夠充分的認(rèn)識與了解工作是十分重要的，提升工作人員本身業(yè)務(wù)水平、能力。其次，應(yīng)提高檔案管理工作人員對現(xiàn)代化技術(shù)的運用能力，使其能夠熟練的運用計算機(jī)，從而為檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。最后，高校也可以通過招聘的方式，吸納更多有能力的人才，以此滿足新形勢下檔案管理工作對人才的需求與要求。

四、結(jié)語

綜上所述，在新的教育形勢下，檔案管理的重要性也得到了凸顯，不僅能夠?qū)Ω咝５娜粘；顒舆M(jìn)行記錄，而且也有助于提高高校的教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)效果。因此，高校檔案管理工作必須要根據(jù)外界環(huán)境的變化與要求，及時創(chuàng)新管理觀念、管理制度與管理方法，真正的做到開拓進(jìn)取、求實創(chuàng)新，只有這樣才可以實現(xiàn)系統(tǒng)化、制度化、現(xiàn)代化和規(guī)范化的檔案管理，確保高校檔案管理工作可以長遠(yuǎn)發(fā)展，從而為高校各項工作的開展提供更加有力的支撐。