薛彬彬

（青海鹽湖工業(yè)股份有限公司 青海格爾木 816000）

文書檔案是企業(yè)自身發(fā)展中所形成的具備較強(qiáng)保存價(jià)值的文件，對(duì)企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展有著重要意義。同時(shí)隨著新時(shí)期的到來，文書檔案管理工作發(fā)生了巨大改變。所以在實(shí)際的企業(yè)發(fā)展過程中，充分認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作的重要性，重視對(duì)文書檔案管理工作的創(chuàng)新與落實(shí)，注重對(duì)相關(guān)工作的不斷完善，變革工作理念，保障相關(guān)信息的完整性、有效性、及時(shí)性，以增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性與合理性，讓企業(yè)發(fā)展能夠更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，顯著提升企業(yè)自身的綜合競爭力，促進(jìn)企業(yè)的良好、長久發(fā)展。

一、文書檔案及其重要性

（一）概述

文書檔案就是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。其中包括指示、布告、請(qǐng)示、通知、會(huì)議記錄等。因?yàn)闄n案在產(chǎn)生、內(nèi)容以及形式方面具備一定共性，所以檔案管理工作的規(guī)律進(jìn)行研究有重要意義。同時(shí)也把文書檔案作為和科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱，包括外交、訴訟、教學(xué)等。文書檔案這一概念主要是在國內(nèi)進(jìn)行應(yīng)用[1]。

（二）重要性分析

在化工企業(yè)的發(fā)展、運(yùn)用過程中，文書檔案管理工作的良好開展有著十分重要的意義，與企業(yè)自身發(fā)展有著直接聯(lián)系。所以重視對(duì)文書檔案管理工作的落實(shí)，深化管理工作研究與總結(jié)，使相關(guān)工作變得更加完善。通過對(duì)管理方式的創(chuàng)新，對(duì)管理理念的變革，顯著提升文書檔案管理工作的科學(xué)性與合理性，增強(qiáng)工作人員自身的實(shí)際工作效率，從而為企業(yè)自身綜合競爭力的提升提供大力支持，推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。而隨著新時(shí)期的到來，文書檔案管理工作具備了新的內(nèi)涵，其所具備的作用越來越凸顯。為了更好地滿足新時(shí)代發(fā)展要求，文書檔案管理對(duì)相關(guān)工作人員提出了更高要求，不僅需要重視對(duì)文書檔案的界限進(jìn)行明確掌握，還需要對(duì)文書檔案相關(guān)原則進(jìn)行深入熟悉，以保證文書檔案的完整性、規(guī)范性、安全性與合理性，進(jìn)而為企業(yè)的良好、長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。但是在實(shí)際的企業(yè)發(fā)展過程中，相關(guān)部門缺少對(duì)文書檔案管理工作的重視，諸多工作落后，無法使文書檔案作用得到充分發(fā)揮[2]。

二、新時(shí)期文書檔案管理中的問題

（一）缺少規(guī)范性

在化工企業(yè)發(fā)展與經(jīng)營過程中，文書檔案管理工作是一項(xiàng)重要且基礎(chǔ)的工作。但是在實(shí)際的管理工作中，相關(guān)部門并沒有確切落實(shí)管理工作，文書檔案管理工作中存在著嚴(yán)重的不規(guī)范問題。檔號(hào)、檔案標(biāo)題方面存在填寫問題，相關(guān)目錄也缺乏良好的科學(xué)性與規(guī)范性。并且企業(yè)中文書檔案管理?xiàng)l例、制度不夠完善，使得文書檔案管理工作效率十分低下，問題頻繁出現(xiàn)。此外，部分化工企業(yè)在文書檔案管理理念沒有得到及時(shí)變革，無法滿足新時(shí)期發(fā)展要求，依然采用傳統(tǒng)管理模式，不重視對(duì)管理模式的創(chuàng)新與完善，十分不利于企業(yè)自身的持續(xù)發(fā)展。

（二）不重視方法創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息時(shí)代的到來為人們提供諸多便利，同時(shí)信息技術(shù)也在各行各業(yè)中得到了廣泛影響，與人類的生活、生產(chǎn)融合在了一起。所以在新時(shí)期的化工企業(yè)發(fā)展過程中，應(yīng)該重視對(duì)科學(xué)技術(shù)的充分運(yùn)用，促使文書檔案管理的信息化發(fā)展，以便于對(duì)相關(guān)信息的明確存入與提取。同時(shí)通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，可以提升文書檔案管理工作的條理性以及清晰度。盡管目前大部分企業(yè)引進(jìn)信息技術(shù)、設(shè)備為文書檔案管理工作提供助力，但是因?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T自身水平有限，無法充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢與作用。同時(shí)管理工作人員不重視對(duì)管理方法的有效創(chuàng)新與完善，所以信息技術(shù)的應(yīng)用沒有得到理想效果。

（三）檔案內(nèi)容存在滯后性

在化工企業(yè)文書檔案管理過程中，許多檔案內(nèi)容比較陳舊，缺少足夠重視，相關(guān)管理人員很少對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行翻閱，不注重對(duì)檔案內(nèi)容的及時(shí)有效更新，只是將其當(dāng)作一個(gè)必要的擺設(shè)，不利于檔案管理部門充分發(fā)揮作用。即便相關(guān)管理人員會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行翻閱，可檔案資料中所記錄的內(nèi)容十分簡單，大部分內(nèi)容只是對(duì)企業(yè)原始資料以及數(shù)據(jù)的記錄，缺少對(duì)新內(nèi)容的加入[3]。因?yàn)楣芾砣藛T不重視對(duì)自身責(zé)任的落實(shí)，只是完成領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天布置的任務(wù)，通常不會(huì)主動(dòng)地發(fā)現(xiàn)、分析與解決相關(guān)問題。只在相關(guān)硬性要求下才會(huì)添加新的內(nèi)容。這樣會(huì)明顯提升文書檔案管理工作自身的滯后性，不能對(duì)企業(yè)自身的實(shí)際發(fā)展、生產(chǎn)情況進(jìn)行明確反映，使得文書檔案管理失去了其應(yīng)該具備的作用與意義。

（四）工作人員素質(zhì)低

在化工企業(yè)文書檔案管理工作中，管理工作人員自身素質(zhì)不高，不僅不具備較強(qiáng)的專業(yè)管理能力，還缺少最為基本的職業(yè)素養(yǎng)以及敬業(yè)精神，這對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作的良好開展均有著不良影響。所以為了保障文書檔案管理工作的順利、高效開展，化工企業(yè)就需要重視對(duì)相關(guān)人才的有效引進(jìn)與培養(yǎng)，以構(gòu)建一支專業(yè)素質(zhì)過硬、信息技術(shù)過強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富、實(shí)踐能力強(qiáng)的文書檔案管理隊(duì)伍?？墒窃趯?shí)際的化工企業(yè)發(fā)展過程中，文書檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)無法滿足新時(shí)期要求，企業(yè)通常會(huì)招聘一些臨時(shí)工作或者是兼職人員開展與落實(shí)文書檔案管理工作，使得管理工作缺乏良好的規(guī)范性，十分不利用各項(xiàng)工作的順利開展[4]。

三、新時(shí)期文書檔案管理工作的對(duì)策

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)重視

隨著新時(shí)期的發(fā)展，化工企業(yè)想要確保文書檔案管理工作的良好、高效開展，就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有效轉(zhuǎn)變自身理念，充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，并對(duì)此投入更多關(guān)注，提升其對(duì)文書檔案管理工作的重視力度。同時(shí)企業(yè)還需要加快自身的信息化建設(shè)，進(jìn)而使檔案管理部門的設(shè)施和設(shè)備得到有效完善。并聘用專業(yè)的管理人員，以獲取更加理想的管理效果。此外，注重與相關(guān)管理人員的交流與溝通，提升管理人員對(duì)自身工作的重視力度。而文書檔案管理工作人員需要重視對(duì)自身專業(yè)素養(yǎng)的不斷提升，增強(qiáng)自身的愛崗敬業(yè)精神，在實(shí)際管理工作中充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的滿意度，從而為企業(yè)良好發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時(shí)在日常發(fā)展中重視對(duì)文書檔案工作的有效宣傳，進(jìn)一步提升領(lǐng)導(dǎo)自身的檔案意識(shí)[5]。并且檔案管理工作人員需要及時(shí)將日常工作內(nèi)容匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，做好相關(guān)的服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ο嚓P(guān)檔案信息進(jìn)行及時(shí)運(yùn)用，使其能夠充分意識(shí)到有效開展文書檔案管理工作的意義，獲取領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，從而為文書檔案管理工作的良好開展奠定基礎(chǔ)。

（二）重視制度建設(shè)

在化工企業(yè)文書檔案管理工作中，企業(yè)需要重視對(duì)相關(guān)規(guī)章制度的有效建設(shè)與完善。以相關(guān)法律內(nèi)容以及企業(yè)自身的實(shí)際情況為依據(jù)，對(duì)滿足自身實(shí)際需求的規(guī)章制度進(jìn)行建立，對(duì)管理工作中各環(huán)節(jié)要求進(jìn)行明確，使工作制度得到進(jìn)一步完善，使工作人員能夠嚴(yán)格按照相關(guān)制度落實(shí)管理工作，顯著提升文書檔案管理工作的有效性與科學(xué)性。針對(duì)文書檔案的收集、整理、保管等工作設(shè)置明確規(guī)定，及時(shí)對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、整理與錄入，提前對(duì)歸檔程序進(jìn)行設(shè)置，避免出現(xiàn)檔案信息的受損、丟失狀況，保證檔案信息的完整性、有效性，顯著提升文書檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）重視信息收集

在化工企業(yè)運(yùn)營過程中，不論是專職工作人員還是兼職工作人員，在文書檔案管理中都需要重視對(duì)信息收集工作的確切落實(shí)，以對(duì)檔案收集范圍進(jìn)行有效拓展，尤其是重要會(huì)議、重要成果、科學(xué)研究等相關(guān)的檔案資料與信息。同時(shí)還需要重視對(duì)收集渠道的有效拓展，以提升工作人員自身對(duì)資料、信息的鑒別能力。在對(duì)文書檔案進(jìn)行收集的過程中，企業(yè)各個(gè)部門之間需要重視有效協(xié)作，而文書檔案管理工作人員需要做到嘴勤、腳勤、腦勤，以確保對(duì)相關(guān)資料與信息的有效收集。更加注重對(duì)展現(xiàn)企業(yè)自身發(fā)展相關(guān)資料與信息的收集，這樣可以充分發(fā)揮檔案部門的作用，為各項(xiàng)工作的良好開展提供有效參考，推動(dòng)企業(yè)自身的更好發(fā)展。

（四）注重發(fā)文登記

在文書檔案管理工作中，針對(duì)不同類型的收發(fā)文件，工作人員需要開展分別登記，單獨(dú)對(duì)收文進(jìn)行登記，對(duì)于紅頭文件，需要對(duì)收文時(shí)間、收文號(hào)、標(biāo)題等進(jìn)行內(nèi)容進(jìn)行明確記錄，同時(shí)還需要交給各主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱。對(duì)于需要在企業(yè)內(nèi)容開展有效宣傳的文件，工作人員需要對(duì)承辦單位、收件人、收文時(shí)間等進(jìn)行記錄，這樣可以為相關(guān)工作的全程跟蹤提供便利。此外，還需要重視對(duì)備案登記工作的確切落實(shí)，而備案工作可以每個(gè)季度或者是半年開展一次，同時(shí)需要在年終時(shí)將其裝訂成冊，以對(duì)相關(guān)的檔案明細(xì)賬進(jìn)行建立，增強(qiáng)文書檔案管理的清晰度。

（五）落實(shí)現(xiàn)代化管理

隨著新時(shí)代的到來，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在人們的生活、工作、生產(chǎn)中得到廣泛應(yīng)用。所以文書檔案管理工作也需要緊隨時(shí)代潮流，有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展與落實(shí)管理工作，從而使自動(dòng)化辦公得到有效實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際的管理工作中，工作人員需要重視對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)的熟練掌握，同時(shí)與自身的崗位要求進(jìn)行充分結(jié)合，以促進(jìn)自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)的不斷提升。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理過程中，管理工作十分繁瑣，管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度十分大。而通過對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，不僅可以使工作效率得到顯著提升，還能夠增強(qiáng)檢索工作的便捷性，進(jìn)而降低人為因素在文書檔案管理中產(chǎn)生的影響。在有效簡化文書檔案管理工作的同時(shí)，還能夠使檢索目的得到進(jìn)一步深化，顯著提升對(duì)文書檔案信息的利用效率，充分突顯文書檔案管理工作的功效[6]。

（六）遵守歸檔原則

在化工企業(yè)發(fā)展過程中，日常管理中時(shí)常需要面對(duì)各種各樣的文檔信息與資料，并且每種文件所保障的內(nèi)容各不相同，如果沒有對(duì)這些文件進(jìn)行及時(shí)分類與處理，就會(huì)為文件管理造成很大困難。所以歸檔管理是文書檔案管理工作中的重要內(nèi)容。盡管單子文件和紙質(zhì)文件之間存在著眾多不同，但兩者均是文件。因此，對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，可以參照紙質(zhì)文件歸檔的范圍對(duì)相關(guān)范圍進(jìn)行明確，并以企業(yè)自身實(shí)際情況以及電子文件自身特點(diǎn)為依據(jù)，對(duì)電子檔案的歸檔范圍進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。而在落實(shí)歸檔工作時(shí)需要遵循相關(guān)原則，以對(duì)文件自身所具備的使用價(jià)值進(jìn)行保證。而所需要遵守的原則包括：第一，對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔之前，需要提前介入系統(tǒng)，以充分落實(shí)前段控制；第二，在對(duì)電子文件實(shí)施歸檔時(shí)，需要確保文件原有信息的不變，以確保相關(guān)信息的真實(shí)性；第三，對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，保證其沒有出現(xiàn)缺損問題，并且還需要確保相關(guān)文件的完整性；第四，對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔后，確保借助相關(guān)工具可以對(duì)文件進(jìn)行讀取與應(yīng)用[7]。只有嚴(yán)格遵守相關(guān)原則，才能夠保障文書檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性，從而為企業(yè)自身的良好、持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（七）提升工作人員自身素養(yǎng)

在化工企業(yè)文書檔案管理工作中，管理工作人員自身素養(yǎng)對(duì)管理工作質(zhì)量有著直接影響。所以在企業(yè)經(jīng)營、管理過程中，重視對(duì)文書檔案管理工作人員的有效培養(yǎng)，以促進(jìn)其綜合素養(yǎng)的不斷提升。而管理工作人員的綜合素養(yǎng)不僅要求其具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，還需要擁有積極向上的思想情感，以及有效的前瞻意識(shí)。對(duì)現(xiàn)有工作人員實(shí)施繼續(xù)教育，落實(shí)相關(guān)培訓(xùn)，在重視對(duì)文書檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)的同時(shí)，還需要注重工作人員其他方面能力的提升[8]，例如：工作熱情、責(zé)任感等。而文書檔案管理工作人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的自覺性，重視在日常工作中開展自主學(xué)習(xí)，以使自身視野得到進(jìn)一步拓展。同時(shí)對(duì)本職工作所具備的發(fā)展前景進(jìn)行全面了解，并以文書檔案管理工作所具備的發(fā)展趨勢為依據(jù)，不斷提升自身的專業(yè)能力與素養(yǎng)，充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)以及新的管理理論，給予文書檔案管理工作有效指導(dǎo)，使管理工作得到有效完善，促使其由單一型向著復(fù)合型進(jìn)行有效轉(zhuǎn)變，顯著提升文書檔案管理工作的規(guī)范化，推動(dòng)其現(xiàn)代化發(fā)展。這樣可以有效增強(qiáng)文書檔案管理工作的效果，推動(dòng)化工企業(yè)的良好發(fā)展。

四、結(jié)束語

在新時(shí)期背景下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們的生活、生產(chǎn)、工作等方面得到了廣泛應(yīng)用，所以文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展已經(jīng)成為一種必然，不僅可以提升管理工作效果，增強(qiáng)其準(zhǔn)確性以及科學(xué)性，還能夠使文書檔案管理水平得到進(jìn)一步加強(qiáng)。這就需要企業(yè)重視對(duì)文書管理工作人員的有效培養(yǎng)，以建立一支具備較強(qiáng)綜合能力與素養(yǎng)的管理人才隊(duì)伍。而工作人員應(yīng)該重視在日常工作中對(duì)自身專業(yè)知識(shí)、素養(yǎng)以及能力的不斷提升，加強(qiáng)自身的工作熱情以及服務(wù)意識(shí)，全身心地投入到文書檔案管理工作中，從而在文書檔案管理工作中不斷創(chuàng)新。這樣不僅可以促進(jìn)文書檔案管理工作的高效開展，還能夠?yàn)榛て髽I(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展提供有效動(dòng)力。