魏 璐

（新疆大學(xué) 新疆 烏魯木齊 830046）

一、高校合同審計存在的問題

（一）合同的管理制度不夠完備，甚至缺失。很多高校并沒有合同管理的制度，只是依據(jù)《中華人民共和國民法典》對合同進(jìn)行管理，可每個學(xué)校的情況不同，機構(gòu)設(shè)置也不同，合同的管理制度不夠完備甚至缺失，使合同的簽訂無章可循。

（二）合同審核流程不清晰。合同審核流程不清晰，管理鏈條不明確，未形成流程圖。有些合同申請人到合同審核部門，審核部門說要“某某部門先審核簽字本部門再審核簽字”。合同審核流程的不清晰，導(dǎo)致經(jīng)辦人多跑路，多趟跑等問題。

（三）合同審核的疊位和缺位問題并存。同一個合同經(jīng)過不同部門的審核，有些環(huán)節(jié)需要審核兩遍甚至更多，有時不同審核部門對合同的同一條款有不同意見，讓申請人無所適從；有些風(fēng)險點卻沒有審核出來，導(dǎo)致合同履行期間出現(xiàn)糾紛。

（四）合同管理的重要性宣傳力度不夠。高校從上到下對合同管理的重視程度不夠，校黨委層面對合同管理的重視和宣傳程度不夠，教職工層面對合同管理的了解程度不夠，管理部門和審核部門層面對合同審核的流程制定和更新不夠，以至于申請人認(rèn)為審核合同、修改合同是在找麻煩。

（五）合同未形成制式模板。申請人和申請單位自行擬定合同，同一類型的合同不一致，這樣增加了很多重復(fù)的工作量。同時，因為合同條款措辭稍有變化，所表達(dá)的意思就有很大差別，這給合同審計增加了很多風(fēng)險且降低了效率。

（六）部分合同與上位法相違背，實際情況與合同中陳述情況不一致。

（七）合同不夠完整。合同的內(nèi)容沒有完整體現(xiàn)事實的全部內(nèi)容。

（八）合同簽訂前期未經(jīng)過報批。合同的可行性、可操作性未經(jīng)過審批，合同未經(jīng)過談判，合同簽訂未通過申請單位領(lǐng)導(dǎo)審批等。

（九）合同條款明顯失衡。有些單位作為牽頭單位，有較大話語權(quán)和霸王作風(fēng)，自己制定制式合同，合同中明顯存在不平等條約，不讓對方修改。如違約條款中只約定對方違約的情況和應(yīng)付賠償責(zé)任，對于自己方的違約情況及應(yīng)付賠償責(zé)任只字未提。

（十）合同文本不夠規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，文字描述出現(xiàn)歧義和表述不一致。如“合同中描述合同質(zhì)保期為兩年，當(dāng)質(zhì)保期滿一年，應(yīng)該……，”此處對于質(zhì)保期滿一年存在是質(zhì)保期結(jié)束后滿一年（3年）還是當(dāng)質(zhì)保生效后一年（1年）存在歧義，對合同執(zhí)行存在很大爭議。合同內(nèi)容前后表述不一致。有些合同自相矛盾，非常不嚴(yán)謹(jǐn)，如某合同關(guān)于產(chǎn)品的質(zhì)保期前后描述不一致，前描述“貨物質(zhì)保期為1年”，后描述“在兩年質(zhì)保期內(nèi)，發(fā)生質(zhì)量問題……”。

（十一）合同的主體不明確且未經(jīng)過風(fēng)險識別和風(fēng)險評估。學(xué)校的二級單位如學(xué)院及職能部門以二級單位名義對外簽訂合同，未經(jīng)法律顧問及有關(guān)部門審核，學(xué)校層面也不知道，存在很大風(fēng)險。加蓋學(xué)院或者二級單位公章，在履行過程中發(fā)生糾紛，學(xué)院或職能部門層面未必能夠處理，還要學(xué)校來解決，甚至走司法程序，造成了學(xué)校資金的流失。

（十二）未定期對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，很多申請人把簽訂合同當(dāng)做合同工作的結(jié)束。

（十三）合同信息化程度不夠，合同經(jīng)過多部門流轉(zhuǎn)，經(jīng)過多部門審批，經(jīng)辦人就要把這些部門全部走一遍，有時候合同需要修改時還需要走很多遍，這極大地浪費了經(jīng)辦人的時間，經(jīng)辦人多次反映“流程太繁瑣，有時候領(lǐng)導(dǎo)不在還要來好幾遍”。如果合同通過信息化系統(tǒng)管理，合同由經(jīng)辦人、經(jīng)辦單位發(fā)出審核申請，按照系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的流程，流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，審批部門提出的修改意見在系統(tǒng)中修改好再次上傳合同就可以，最后經(jīng)辦單位只需拿最終的審批表格和合同，到歸口部門蓋章簽字就好。

（十四）存在私自修改合同且不報備的情況。有些申請人和申請單位在審核合同階段，對合同文本進(jìn)行了修改，但在審核通過后，基于某些原因，又將合同修改回原始合同，蓋章和簽字時如果不仔細(xì)察看，就渾水摸魚簽訂了合同。

（十五）無合同歸檔、歸口部門。合同資料凌亂，查找、使用很不方便。

（十六）合同簽訂滯后，甚至補簽合同。簽訂合同流于形式。在審核合同中發(fā)現(xiàn)，合同的履行期限已過，經(jīng)與經(jīng)辦人溝通，確認(rèn)為補簽合同，目的只為付款，補簽合同存在很大風(fēng)險，如果出現(xiàn)糾紛無任何書面制約。

（十七）簽訂補充合同或者變更合同，其中存在很大風(fēng)險應(yīng)引起重視。

（十八）合同所列的貨物與之前約定的貨物參數(shù)不一致。經(jīng)過招投標(biāo)方式采購的貨物，合同的參數(shù)與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書不一致。

（十九）利用合同類型渾水摸魚。有些混合項目可以簽幾種合同類型，部分申請人利用這點偷梁換柱。

（二十）合同內(nèi)容不夠盡善盡美，不夠完備。

（二十一）合同印章管理混亂，存在用公章簽訂合同不備案的情況。

（二十二）未追蹤合同的后續(xù)履行情況。不關(guān)注合同的后續(xù)情況。

二、對高校合同的建議

（一）高校應(yīng)該根據(jù)高校自身的情況，制定一套合同管理制度，從合同提出、談判、起草、報批、簽訂、履行、監(jiān)督、反饋等環(huán)節(jié)管理合同，配套具體的流程、流程圖。

（二）合同審核應(yīng)形成簡明扼要的流程文字、流程圖，通過合同審核系統(tǒng)，讓經(jīng)辦人足不出戶也能輕松辦理業(yè)務(wù)。制定統(tǒng)一的合同辦理流程，所有涉及單位應(yīng)統(tǒng)一口徑，不能說法不一，應(yīng)把需要攜帶的資料，包括資料名稱、所需份數(shù)都要清楚說明，在流程圖中體現(xiàn)，避免重復(fù)工作。

（三）明確審核部門的職責(zé)和分工是當(dāng)務(wù)之急。合同缺少歸口管理部門，管理存在混亂，應(yīng)確定歸口管理部門，將合同審核的責(zé)任進(jìn)行劃分，歸集到相關(guān)的審核部門，落實責(zé)任。

（四）應(yīng)召開合同業(yè)務(wù)宣傳會和培訓(xùn)會，廣而告之合同的重要性和必要性，使全校教職工都能重視合同管理。

（五）應(yīng)根據(jù)高校合同的類別，對合同進(jìn)行分類，對每類合同都擬定合同模板，合同模板經(jīng)過申請單位、審計單位、法務(wù)部門、管理部門等審核，根據(jù)提出的修改意見，形成模板，模板也要根據(jù)實際情況不定期更新和增加。

（六）應(yīng)嚴(yán)格要求合同合法、合規(guī)、真實，這是合同的最根本原則。合同的前期資料、背景應(yīng)與合同內(nèi)容一致。

（七）應(yīng)要求審計合同的內(nèi)容完整體現(xiàn)事實的全部內(nèi)容，包括但不限于：1.合同的背景、目的；2.合同幾方的權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)；3.合同的期限；4.合同中提供勞務(wù)情況、資金情況；5.知識產(chǎn)權(quán)情況；6.合同內(nèi)容保密情況；7.合同違約責(zé)任情況；8.合同爭議的解決途徑和辦法等。

（八）應(yīng)明確合同簽訂前期經(jīng)過報批。合同的可行性、可操作性經(jīng)過審批，合同經(jīng)過談判，合同簽訂通過申請單位領(lǐng)導(dǎo)審批，合同資金的來源、去向可循。

（九）保證合同公平，不能存在合同條款明顯失衡情況。

（十）合同文本規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，文字描述不能出現(xiàn)歧義和表述不一致。

（十一）明確合同主體、類型進(jìn)行風(fēng)險評估。不能以二級單位名義對外簽訂合同，除特殊情況外，核查合同合作方是否真實存在，是否涉及官司，是否有不良記錄，不良記錄比例多少，是否存在資金鏈斷裂、資金異常波動等問題，是否是誠信合作商。對各式合同的風(fēng)險點是否經(jīng)過風(fēng)險識別和風(fēng)險評估，風(fēng)險的對應(yīng)措施是否在合同中體現(xiàn)。合同有共同的風(fēng)險點，但不同類型的合同也有不同的風(fēng)險：1.科研類合同，明確對方與我方具體分工、撥款或付款具體時間、工作完成的具體時間，知識產(chǎn)權(quán)的歸屬。2.采購類合同，收到標(biāo)的物驗收合格后再付清全款。明確是否有質(zhì)保金，若有質(zhì)保金，質(zhì)保金如何、何時結(jié)清。明確產(chǎn)品質(zhì)保期、質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題的解決辦法、質(zhì)保期后出現(xiàn)質(zhì)量問題的解決辦法。食品類采購合同應(yīng)明確食品應(yīng)達(dá)到的級別、質(zhì)量要求等。3.培訓(xùn)班類合同，落實資金等問題。4.短期勞務(wù)、服務(wù)合同，明確對方為我方提供勞務(wù)的具體合格標(biāo)準(zhǔn)，若不合格的整改時限、承擔(dān)責(zé)任等。5.房屋租賃合同，明確房屋的具體用途、能否改變用途，能否轉(zhuǎn)租，能否改變房屋構(gòu)造等要求，房屋的質(zhì)保金（押金）數(shù)額、退還要求、退還時間等。

（十二）合同的履行情況需要經(jīng)辦單位進(jìn)行跟進(jìn)，不能合同簽訂就算結(jié)束。要關(guān)注時間節(jié)點，如果無法按時按要求履行合同內(nèi)容要進(jìn)行風(fēng)險處理，特別涉及違約責(zé)任、賠償條款等內(nèi)容，如無法履行條款要及時上報，緊急處理。

（十三）運用信息化系統(tǒng)不僅使業(yè)務(wù)更加便捷，還能監(jiān)控合同的全過程，對于即將履行的步驟進(jìn)行風(fēng)險提示。

（十四）嚴(yán)肅問責(zé)私自修改合同且不報備的情況。最好通過信息化系統(tǒng)進(jìn)行合同的流轉(zhuǎn)或者制定制式合同，這種情況就能減少或者避免。

（十五）應(yīng)確定合同的歸檔部門，做好合同臺賬。如果做到了信息化管理合同，合同的歸檔問題也會相應(yīng)輕松，只需要打印出前期資料，加蓋公章，生成合同臺賬就可，如果還未做到信息化，也應(yīng)該由歸檔部門收齊合同前期、執(zhí)行、后期的所有資料，留存歸檔，并做好合同臺賬。

（十六）要求合同提前簽訂，禁止補簽合同。

（十七）補充條款與原合同如有變更，應(yīng)詳細(xì)表述補充的內(nèi)容，還應(yīng)明確變更部分以簽訂補充協(xié)議后以原合同為準(zhǔn)還是補充條款為準(zhǔn)，如簽訂變更合同，應(yīng)詳細(xì)列明合同變更部分是如何變更，未變更部分又如何處理。合同簽訂后如果發(fā)現(xiàn)因錯誤重新簽訂合同或者作廢之前的合同，之前的合同和作廢的合同要收回銷毀。否則會出現(xiàn)管理混亂或者重復(fù)承擔(dān)責(zé)任的問題。

（十八）如果是招投標(biāo)后簽訂的合同，合同的內(nèi)容應(yīng)該與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書有對應(yīng)關(guān)系，如果內(nèi)容需要修改，也應(yīng)該有修改的依據(jù)和說明，存在投標(biāo)文件中約定提供高參數(shù)貨物，中標(biāo)后提供低參數(shù)貨物，應(yīng)仔細(xì)核對。

（十九）了解合同實質(zhì)，確定最優(yōu)合同類型。有些混合項目可以簽幾種合同類型，是否選擇了最合理、最適宜的合同類型，所選合同類型的依據(jù)是什么，依據(jù)是否合理。如有些項目包括施工和采購，既可以簽訂施工合同，也可以簽訂采購合同，這時候要看預(yù)算的比例、內(nèi)容的側(cè)重、實施的有利條件等情況來決定選用哪種合同類型。

（二十）對不完全的內(nèi)容設(shè)置兜底條款。但兜底條款不是合同必需的。

（二十一）合同印章的管理。應(yīng)加強對合同印章的管理，明確加蓋學(xué)校合同的印章要經(jīng)過怎樣的流程，二級單位加蓋的印章在合同簽訂中是否有效。我方合同的簽訂人是否是法人或者經(jīng)過授權(quán)委托，合同的簽訂是否有單位的公章、法人或委托人的簽字，合同的要件和條款是否完畢。

（二十二）追蹤合同的后續(xù)履行情況。關(guān)注資金流向，關(guān)注每筆資金是否按合同所列內(nèi)容、金額、賬戶支付，如有變更事項，是否通過審批，變更原因是否合理，變更金額、變更比例，合同性質(zhì)是否有重大變化，如有上述情況應(yīng)及時上報。分批次收款的要格外注意分批次收款的時間，要緊跟合同進(jìn)程，不能虎頭蛇尾，造成資產(chǎn)流失。

結(jié)束語：

高校合同存在諸多風(fēng)險點，在審計前后、審核前后都需要非常關(guān)注，將風(fēng)險降低到最低程度，同時需要不斷加強學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗，才能使高校合同審計邁向新臺階。