張 珍，李軼華

（1.保定廣播電視大學(xué)， 河北 保定 071000； 2.河北廣播電視大學(xué)， 河北 石家莊 050080）

開放大學(xué)學(xué)籍管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，它貫穿于學(xué)生在校期間的整個學(xué)習(xí)過程，是穩(wěn)定學(xué)校教學(xué)秩序、提升管理質(zhì)量的基礎(chǔ)條件。隨著開放大學(xué)學(xué)籍管理工作不斷的探索和發(fā)展，呈現(xiàn)出對開放教育的基本適應(yīng)性和不同于普通高校學(xué)籍管理的特征。同時也顯現(xiàn)出與學(xué)校新發(fā)展形勢和需求相脫節(jié)的管理薄弱問題，需要正確認(rèn)識并積極探究適應(yīng)開放大學(xué)學(xué)籍管理特征的質(zhì)量提升路徑。

一、開放大學(xué)學(xué)籍管理現(xiàn)狀及特征

2020年教育部頒布《國家開放大學(xué)綜合改革方案》提出全國39所省級廣播電視大學(xué)同意更名為“省域或市名+開放大學(xué)”，標(biāo)志著廣播電視大學(xué)轉(zhuǎn)型升級和開放大學(xué)建設(shè)進(jìn)入新階段。開放大學(xué)的學(xué)籍管理工作伴隨著學(xué)校的發(fā)展逐步推進(jìn)，呈現(xiàn)出對系統(tǒng)辦學(xué)及學(xué)校管理模式的適應(yīng)性和較強(qiáng)的包容性特征。

1.系統(tǒng)分級的協(xié)同（矩陣）管理模式

開放大學(xué)及其前身廣播電視大學(xué)是依托系統(tǒng)實(shí)行四級管理的模式，即按國家、省、市、縣分級辦學(xué)和進(jìn)行管理。地方開放大學(xué)作為地方政府所屬高等學(xué)校，接受本級人民政府的領(lǐng)導(dǎo)和教育主管部門的管理，業(yè)務(wù)接受國家開放大學(xué)的指導(dǎo)和管理。開放大學(xué)學(xué)籍管理工作適應(yīng)系統(tǒng)辦學(xué)的特征具有系統(tǒng)化、層級管理的典型特征。開放大學(xué)學(xué)籍管理工作模式為典型的矩陣管理模式，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)學(xué)籍業(yè)務(wù)縱向垂直和橫向水平管理的功能。矩陣式管理模式對于開放大學(xué)系統(tǒng)自帶層級的特征和學(xué)籍管理需求呈現(xiàn)明顯的適應(yīng)性和優(yōu)勢特征。

2.較強(qiáng)的包容性特征

開放大學(xué)學(xué)籍管理工作適應(yīng)成人學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)，學(xué)籍年限長，上學(xué)不受地域限制，休退轉(zhuǎn)等學(xué)籍業(yè)務(wù)方便快捷，具有較強(qiáng)的包容性特征。開放教育學(xué)籍充分考慮成人學(xué)生的學(xué)習(xí)、工作、生活特征，學(xué)習(xí)年限相對較長，8年內(nèi)達(dá)到畢業(yè)學(xué)分即可申請畢業(yè)，這是與普通高等教育的最大區(qū)別。開放教育的學(xué)生不存在因地域限制而產(chǎn)生學(xué)習(xí)障礙。學(xué)生可以根據(jù)需要就近選擇就讀學(xué)校。開放教育學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中遇到困難，如工作調(diào)動、出國、疾病等，可向就讀學(xué)校提出申請轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)。

二、學(xué)籍管理薄弱環(huán)節(jié)及存在的問題

1.制度建設(shè)需要進(jìn)一步更新和完善

完備有效的學(xué)籍管理制度建設(shè)是實(shí)現(xiàn)開放大學(xué)學(xué)籍管理功能，提升學(xué)籍管理質(zhì)量的基本保障。開放大學(xué)現(xiàn)有的學(xué)籍管理制度的建設(shè)和探索一直伴隨著辦學(xué)的需求和發(fā)展在逐步推進(jìn)、完善。開放大學(xué)現(xiàn)有的學(xué)籍管理制度基本呈現(xiàn)與系統(tǒng)特征的基本適應(yīng)性。但隨著學(xué)生需求的變化及學(xué)校轉(zhuǎn)型、創(chuàng)優(yōu)提質(zhì)戰(zhàn)略發(fā)展的需求，新的形勢下適應(yīng)開放大學(xué)發(fā)展需求的學(xué)籍管理制度建設(shè)亟須進(jìn)一步建立完善，以順暢連貫各個學(xué)籍管理層級，規(guī)范各個學(xué)籍管理模塊。

2.業(yè)務(wù)處理路徑較長與時效性要求之間的矛盾

系統(tǒng)辦學(xué)的模式為開放大學(xué)的學(xué)籍管理工作提供了人員、技術(shù)和平臺支撐，這是系統(tǒng)辦學(xué)的優(yōu)勢。但在實(shí)際學(xué)籍管理過程中因管理層級較多，會遇到各種困難和問題。開放大學(xué)目前的學(xué)籍管理的信息下達(dá)和數(shù)據(jù)上傳需要經(jīng)過四個層級。遇到學(xué)生比較著急的業(yè)務(wù)，難以實(shí)現(xiàn)及時處理。一旦某一個環(huán)節(jié)信息、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)或操作有誤，問題反饋和信息重新提交路徑將重復(fù)輪回，造成各層級管理工作量的增加和學(xué)籍業(yè)務(wù)辦理時間延長，從而影響學(xué)籍管理工作的時效性，有時甚至影響學(xué)生利益。

3.學(xué)籍管理隊伍建設(shè)薄弱與管理壓力之間的矛盾

開放大學(xué)學(xué)籍管理人員配備及隊伍建設(shè)較薄弱[1]，存在學(xué)籍管理師生比大、工作壓力大、年齡結(jié)構(gòu)失衡、青年教師斷層等問題。以河北開放大學(xué)為例，河北開放大學(xué)共有3名學(xué)籍管理人員，學(xué)院（地市級電大）共有32名，學(xué)習(xí)中心（縣級）共有277名。利用問卷網(wǎng)對河北開放大學(xué)的學(xué)籍管理人員進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果顯示93%的學(xué)籍管理人員感覺到學(xué)籍管理工作的壓力和焦慮；學(xué)籍管理人員年齡結(jié)構(gòu)失衡情況嚴(yán)重。數(shù)據(jù)顯示：學(xué)籍管理人員40～60歲的占68%。30～39歲的占31%，20～29歲的占1%。青年教師從事學(xué)籍管理工作的意愿很低，年齡斷層情況嚴(yán)重。學(xué)籍管理隊伍現(xiàn)狀是影響學(xué)籍管理質(zhì)量的重要因素，是目前亟須重視的問題。

4.學(xué)生需求多樣化與相應(yīng)的學(xué)籍管理依據(jù)缺乏之間的矛盾

開放大學(xué)的學(xué)生具有行業(yè)分布廣泛、年齡跨度大等特征，他們對學(xué)籍管理的需求也呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)。例如，學(xué)生因資格證考試、升職、入職等申請?zhí)崆邦I(lǐng)取檔案及畢業(yè)證，因升入其他高校而申請即刻退學(xué)，因出國學(xué)習(xí)需要外文檔案及證明等。學(xué)生多樣化的需求都是與自身利益密切相關(guān)的，辦理愿望迫切，但因缺乏辦理依據(jù)和渠道很難達(dá)到滿足。

三、學(xué)籍管理質(zhì)量提升路徑分析

1.制度建設(shè)為行為管理質(zhì)量提升提供保障

強(qiáng)化制度意識、參照現(xiàn)有的開放教育學(xué)籍管理制度和機(jī)制，創(chuàng)建能更好地服務(wù)于各類學(xué)習(xí)者的開放大學(xué)學(xué)籍管理制度，為學(xué)籍管理質(zhì)量提升提供保障。一是強(qiáng)化制度意識的培養(yǎng)。開放教育學(xué)籍管理工作涉及面廣，管理過程中“人情”因素錯綜復(fù)雜。學(xué)籍管理的信息需要系統(tǒng)內(nèi)溝通和合作，同時學(xué)籍管理工作也是面對學(xué)生的崗位。學(xué)生的法律意識和信息保護(hù)意識越來越強(qiáng)，公眾及媒體對學(xué)籍管理的關(guān)注度越來越高。學(xué)籍管理者應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)范，嚴(yán)守制度紅線。不做任何逾越法律、管理制度的操作，以堅定的制度意識維護(hù)學(xué)籍管理的健康秩序。[2]二是借鑒基層制度建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。基層電大積累了豐富的制度建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。以河北開放大學(xué)為例，系統(tǒng)內(nèi)89%的學(xué)校擁有自己的學(xué)籍管理制度?；鶎訉W(xué)籍管理制度經(jīng)驗(yàn)豐富，有的已經(jīng)相當(dāng)成熟和規(guī)范。但是由于各基層電大都是從本學(xué)校視角出發(fā)制定規(guī)章制度，很多制度細(xì)則不具有普遍性和穩(wěn)定性，不可直接用于推廣。

開放教育學(xué)籍管理制度的制定應(yīng)適應(yīng)系統(tǒng)辦學(xué)的特征和優(yōu)勢，注重收集基層電大制度建設(shè)的意見和經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)適用、完善、穩(wěn)定、權(quán)威的學(xué)籍管理制度。學(xué)籍管理制度建設(shè)中要注重程序性，充分考慮學(xué)籍業(yè)務(wù)之間、各層級之間的鏈接關(guān)系，使各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)連貫而銜接有序。

2.強(qiáng)化學(xué)籍管理過程中的系統(tǒng)觀念

各層級學(xué)籍管理人員要樹立正確的系統(tǒng)觀念。以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度對待每一項(xiàng)工作，嚴(yán)格遵守制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則等管理依據(jù)[3]，嚴(yán)格做好各項(xiàng)信息和數(shù)據(jù)的審核及上報。同時要有責(zé)任心，及時反饋業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的困難和問題，尋求解決問題的辦法。建立有效溝通的渠道，進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)溝通和經(jīng)驗(yàn)的分享，促進(jìn)系統(tǒng)內(nèi)學(xué)籍管理質(zhì)量的同步提升。

3.加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提升管理質(zhì)量

一是設(shè)置科學(xué)合理的年齡結(jié)構(gòu)及師生比例。對于學(xué)籍管理師生比失衡的問題，首先要提高對學(xué)籍管理工作的重視，科學(xué)設(shè)置不同層級學(xué)籍管理人員配比。[4]同時通過提高認(rèn)識、政策支持、提升待遇、加強(qiáng)宣傳等，穩(wěn)定現(xiàn)有學(xué)籍管理工作隊伍，鼓勵青年教師加入學(xué)籍管理隊伍。

二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)及評價機(jī)制建設(shè)。根據(jù)對河北開放大學(xué)的調(diào)查，82%的學(xué)籍管理人員獲得管理技能的渠道為系統(tǒng)內(nèi)上下級學(xué)籍管理人員的交流和學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)的依據(jù)主要為系統(tǒng)下發(fā)的各類政策文件等。業(yè)務(wù)培訓(xùn)、溝通、學(xué)習(xí)形式較單一。應(yīng)建立完備的學(xué)籍管理人員培訓(xùn)機(jī)制，如針對新入職人員的入職培訓(xùn)、常態(tài)化培訓(xùn)和特殊情況的對口指導(dǎo)等。確保在崗學(xué)籍管理人員熟練地掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)和操作技能。同時建立培訓(xùn)效果評價機(jī)制，科學(xué)合理地設(shè)置評價的等級標(biāo)準(zhǔn)。讓學(xué)籍管理培訓(xùn)的成效有量化體現(xiàn)，同時激勵參訓(xùn)人員不斷參與培訓(xùn)以提升管理能力。

三是構(gòu)建跨層級的溝通渠道及團(tuán)隊協(xié)作模式。在現(xiàn)有條件下，各學(xué)校很難一步解決學(xué)籍管理人員短缺等問題。系統(tǒng)辦學(xué)的特色和優(yōu)勢為我們提供了解決這一問題的思路，調(diào)用系統(tǒng)內(nèi)優(yōu)秀人才組建學(xué)籍管理團(tuán)隊，給予團(tuán)隊一定的組織模式和運(yùn)作機(jī)制，是目前的可行思路。

以開放大學(xué)系統(tǒng)辦學(xué)模式為參考構(gòu)建學(xué)籍管理團(tuán)隊組織模式，積極推進(jìn)學(xué)籍管理團(tuán)隊的組建。適應(yīng)系統(tǒng)辦學(xué)、層級管理的特點(diǎn)，可由各分部牽頭組建學(xué)籍管理團(tuán)隊。團(tuán)隊規(guī)模不宜過大，應(yīng)在10人左右。團(tuán)隊成員構(gòu)成層級、業(yè)務(wù)范圍全面。可以將學(xué)籍管理工作方法進(jìn)行優(yōu)化及推廣，進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)的管理示范及引導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)及問題的匯總分析、科研及成果的轉(zhuǎn)化等。

4.依法管理學(xué)籍，嚴(yán)守工作底線

隨著學(xué)生的法律意識越來越強(qiáng)，對于學(xué)籍信息及辦理業(yè)務(wù)的嚴(yán)謹(jǐn)性要求越來越高。學(xué)籍管理工作人員應(yīng)嚴(yán)守工作底線，不能陷于人情，觸碰法律、制度底線。特別是近幾年各種觸碰底線的學(xué)籍案件，對于從事學(xué)籍管理的工作人員更是最直接的警示。作為學(xué)籍管理人員必須增強(qiáng)法律意識，多學(xué)習(xí)相關(guān)的法律知識和管理制度，做到依法開展學(xué)籍管理工作。

5.建立雙向預(yù)警機(jī)制

學(xué)籍管理工作具有極強(qiáng)的時間性、程序性，而每一項(xiàng)學(xué)籍管理工作又都關(guān)系著學(xué)生的切身利益，所以建立有效的學(xué)籍管理預(yù)警機(jī)制非常必要。預(yù)警機(jī)制應(yīng)該是雙向的，一方面是針對管理人員的操作預(yù)警，如不規(guī)范操作預(yù)警、時間預(yù)警（業(yè)務(wù)開始、結(jié)束、逾期等）、數(shù)據(jù)異常預(yù)警等。另一方面是針對學(xué)生的學(xué)籍預(yù)警，如取消學(xué)籍、退學(xué)、開除學(xué)籍等預(yù)警。有效的預(yù)警機(jī)制將大大減輕工作人員的工作壓力和心理負(fù)擔(dān)，確保各項(xiàng)學(xué)籍管理工作及時、有序的完成，同時有效減少學(xué)生利益受損的情況。