何利娜

（中化泉州石化有限公司，福建 泉州 362000）

一、文件編碼的特性與應(yīng)用

對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)編碼并進(jìn)行信息化管理，是提升文檔管理效率的重要途經(jīng)。文件編碼的特性主要有唯一性、定位性、內(nèi)涵性、時(shí)間性、成套性、層級(jí)性、擴(kuò)展性[1]。文件編碼體系應(yīng)具有連續(xù)性和完整性。文件編碼是一個(gè)或一組易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的有序字符，有利于文件的分類組織、管理、查詢、檢索、和利用。2021 年1 月1 日實(shí)施的新修訂的檔案法明確了國(guó)有企業(yè)和非國(guó)有企業(yè)的歸檔范圍，要求文件歸檔應(yīng)做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收[2]。實(shí)踐證明，給歸檔文件一個(gè)唯一且有定位性的文件編碼，是解決這個(gè)“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”的行之有效的主要方法之一，也是檔案數(shù)字化的必要條件之一。

大型石化建設(shè)工程項(xiàng)目，WBS 繁多，參與建設(shè)的設(shè)計(jì)單位、承包商、監(jiān)理單位、檢測(cè)單位、服務(wù)單位非常多，形成的文件種類和數(shù)量也非常多，文控管理人員非常少，文件管理困難。所以統(tǒng)一、規(guī)范的項(xiàng)目文件編碼可以很好的解決文件管理上的混亂，使電子文件實(shí)現(xiàn)有序性，完整成套性。

二、三種典型石化系統(tǒng)編碼體系

國(guó)內(nèi)石化業(yè)務(wù)主要集中在中石化、中海油、中石油、中國(guó)中化。本文選擇其中三個(gè)系統(tǒng)的文件編碼體系進(jìn)行比較和分析，并結(jié)合實(shí)踐，總結(jié)出一套通用的項(xiàng)目文件編碼規(guī)則。本文并未涉及設(shè)計(jì)文件編碼。所選擇的三個(gè)系統(tǒng)以下簡(jiǎn)稱A 系統(tǒng)、B 系統(tǒng)、C 系統(tǒng)。

（一）A 系統(tǒng)項(xiàng)目文件編碼

A 系統(tǒng)項(xiàng)目文件編碼分為二類，分別為建設(shè)單位、承包商管理類文件，承包商、監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)交工技術(shù)類文件。

1.建設(shè)單位、承包商管理類文件。

項(xiàng)目號(hào)-編制公司-編制部門-文件類型-流水號(hào)

XXXXXX-XX-XXXX-XXX-NNNN

（1）項(xiàng)目號(hào)是在項(xiàng)目管理過程中給每個(gè)項(xiàng)目指定的唯一編號(hào)。（2）編制公司：使用3 到6 位企業(yè)英文名稱縮寫或漢語拼音縮寫。（3）流水號(hào)是文件的順序編號(hào)，文件編碼中通常采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。例如：0001。若主文件有附件的，該文件附件的編號(hào)為四位數(shù)字的流水號(hào)后加上一位大寫英文字母。例如：0001A。（4）典型管理文件類型例如MOM會(huì)議紀(jì)要。（5）項(xiàng)目管理文件類型較多，有些文件使用典型的文件編碼形式會(huì)造成文件無法有效區(qū)分和文件數(shù)量較大，不利于快速查找，比如在文件類型后加一個(gè)文件小類，即項(xiàng)目號(hào)-主項(xiàng)編號(hào)-編制公司-專業(yè)代碼-文件類型+文件小類-流水號(hào)。

2.承包商、監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)交工技術(shù)類文件。

項(xiàng)目號(hào)-單項(xiàng)工程代碼-編制公司-專業(yè)代碼-文件類型-流水號(hào)XXXXXX-XXXX-XXX-XX-NN-NNNN

（1）單項(xiàng)工程代碼是指裝置編號(hào)或系統(tǒng)編號(hào)，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，采用業(yè)主主項(xiàng)號(hào)。（2）專業(yè)代碼：工藝管道PE，給排水WS 等指定代碼。（3）文件類型：報(bào)驗(yàn)類型文件代碼例如01 施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理文件類型代碼例如01 監(jiān)理規(guī)劃。

（二）B 系統(tǒng)項(xiàng)目文件編碼

B 系統(tǒng)項(xiàng)目文件編碼分為三類，分為部門級(jí)管理程序、規(guī)定類文件，業(yè)主、承包商、設(shè)計(jì)院、供貨商和第三方產(chǎn)生的所有技術(shù)類文件，業(yè)主、設(shè)計(jì)院、承包商和供貨商之間產(chǎn)生的非技術(shù)文件。

1.部門級(jí)管理程序、規(guī)定類文件。

項(xiàng)目代碼-專業(yè)代碼-文件類型代碼-序列號(hào)。

XXXXX-XXX-XXX-NNNN

這類編碼主要用于業(yè)主內(nèi)部部門使用的規(guī)章制度類文件。這類文件無論紙版還是電子版都必須在文件中注明版本號(hào)Rev0.0。

2.業(yè)主、承包商、設(shè)計(jì)院、供貨商和第三方產(chǎn)生的所有技術(shù)類文件。

項(xiàng)目代碼-項(xiàng)目進(jìn)度代碼-文件來源代碼-單項(xiàng)工程代碼-專業(yè)代碼-專業(yè)內(nèi)目錄流水號(hào)-文件類型代碼-序列號(hào)

XXXXX-XX-XXXX-NNN-XXX-NNN-XXX-NNNN

（1）項(xiàng)目進(jìn)度代碼：項(xiàng)目進(jìn)度代碼由二個(gè)字符組成，第一個(gè)為數(shù)字0～9，代表工程建設(shè)各個(gè)階段；第二個(gè)為英文字母 A～Z，代表新建和改擴(kuò)建。0A 整個(gè)項(xiàng)目階段、1A 工藝包、5A 施工等。（2）專業(yè)內(nèi)目錄流水號(hào)：專業(yè)內(nèi)目錄流水號(hào)由三位數(shù)字組成，為專業(yè)內(nèi)部的分區(qū)或分項(xiàng)代碼。（3）文件來源代碼一般為公司名稱四位字母縮寫。（4）單項(xiàng)工程代碼三位數(shù)字，例如000 全廠。（5）專業(yè)代碼由三位字母組成，例如PRO 工藝專業(yè)。（6）B 系統(tǒng)未對(duì)報(bào)驗(yàn)類和監(jiān)理類文件類型做要求，由過程中按需求提起審批程序來確定。

3.業(yè)主、設(shè)計(jì)院、承包商和供貨商之間產(chǎn)生的非技術(shù)文件。

項(xiàng)目代碼-項(xiàng)目進(jìn)度代碼-單項(xiàng)工程代碼-文件來源代碼-接收方代碼-文件類型代碼-序列號(hào) 。

XXXXX-XX-NNN-XXXX-XXXX-XXX-NNNN

（1）接收方代碼為公司名稱四位字母縮寫。（2）文件類型代碼由三位字母組成，例如MOM 會(huì)議紀(jì)要。

（三）C 系統(tǒng)項(xiàng)目文件編碼

C 系統(tǒng)項(xiàng)目文件編碼分為三類，分別為業(yè)主、監(jiān)理及承包商管理綜合類文件，承包商材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)文件，監(jiān)理、承包商項(xiàng)目技術(shù)文件。

1.業(yè)主、監(jiān)理及承包商管理綜合類文件。

項(xiàng)目代碼-單項(xiàng)工程代碼-文件來源_去向代碼-文件類型代碼-序列代碼

XXXX-NNNN-XXX_XXX-XXXX-NNNN

（1）對(duì)于同一文件類型文件可能涉及多專業(yè)時(shí)，在序列代碼前增加專業(yè)代碼以示區(qū)分。專業(yè)代碼為ZJ 樁基、TJ 土建等9 個(gè)專業(yè)。（2）單項(xiàng)工程代碼由四位數(shù)字組成，例如0000 全廠。涉及兩個(gè)或多個(gè)單項(xiàng)工程時(shí),代碼標(biāo)識(shí)為“UUUU”；適用于整個(gè)項(xiàng)目時(shí)，代碼標(biāo)識(shí)為“0000”。（3）回復(fù)類文件編號(hào)在原文編號(hào)后加R 即可。（4）文件來源和去向代碼為大寫字母加3 位數(shù)字，數(shù)字即為先后進(jìn)場(chǎng)單位序列號(hào)，例如C020 代表承包商十公司。（5）文件類型代碼一般為四位字母，例如HYJY 會(huì)議紀(jì)要。

2.承包商材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)文件。

項(xiàng)目代碼-單項(xiàng)工程代碼-細(xì)部工程代碼-來源代碼-文件類型代碼-序列代碼

XXXX-NNNN-XX_NXX_NXX-XXX-XXXX-NNNN

（1）細(xì)部工程代碼：為單位(子單位)工程、分部（子分部）工程、分項(xiàng)工程組合代碼，分別為2 位數(shù)字代碼（子單位，子分部為1 位數(shù)字起始，并與單位工程、分部工程之間用“_”相連）如文件無法對(duì)應(yīng)到具體的單位、分部、分項(xiàng)工程中，則以XX 代替。（2）文件類型代碼由四位字母組成，例如TJCY 土建材料。

3.監(jiān)理、承包商項(xiàng)目技術(shù)文件。

項(xiàng)目代碼-單項(xiàng)工程代碼-細(xì)部工程代碼-來源代碼-序列代碼

XXXX-NNNN-XX_NXX_NXX-XXX-NNNN

對(duì)比承包商材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)文件不體現(xiàn)文件類型代碼，因?yàn)榇朔秶募鶠楝F(xiàn)場(chǎng)施工報(bào)驗(yàn)類技術(shù)文件。

三、編碼規(guī)則

（一）編碼規(guī)則的應(yīng)用及通用編碼規(guī)則

文件編碼既要適用于全項(xiàng)目有機(jī)形成的所有文件，也必須具備唯一性。綜上分析，工程項(xiàng)目文件類別主要分為綜合管理文件類和交工技術(shù)文件類。

1.綜合管理文件類。

綜合管理文件類中項(xiàng)目（號(hào)）代碼，編制（公司）部門（文件來源代碼），文件類型，序列號(hào)是共有的，屬于編碼的必不可少的構(gòu)成要素。文件小類，專業(yè)代碼、項(xiàng)目進(jìn)度代碼，單項(xiàng)工程代碼，去向代碼是改進(jìn)構(gòu)成要素。A 系統(tǒng)中的專業(yè)代碼并不常用，而文件小類并不是必要的，可以細(xì)化文件類型解決，比如會(huì)議紀(jì)要分為ZHJY 專題會(huì)議紀(jì)要，ZLJY 周例會(huì)紀(jì)要等。B 系統(tǒng)引入的項(xiàng)目進(jìn)度代碼使編碼規(guī)則適配到整個(gè)項(xiàng)目全過程，涵蓋從立項(xiàng)到竣工后評(píng)估的各個(gè)階段。B、C 系統(tǒng)單項(xiàng)工程代碼的引入可以將代碼細(xì)化到各單項(xiàng)工程層次下，明確歸屬案卷，易于過程控制管理。去向代碼指向此單項(xiàng)下多責(zé)任部門/承包單位的哪個(gè)。

所以，對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的綜合管理文件類的通用性編碼規(guī)則為項(xiàng)目代碼-項(xiàng)目進(jìn)度代碼-單項(xiàng)工程代碼-文件來源_文件去向-文件類型-序列號(hào)。其中文件去向可缺省。此編碼規(guī)則可滿足B 系統(tǒng)部門級(jí)管理程序、規(guī)定類文件編碼需求，所以不必另外編碼規(guī)則。注意建設(shè)單位需對(duì)綜合管理文件類型進(jìn)行確定并發(fā)布實(shí)施，進(jìn)而來確定應(yīng)用此編碼規(guī)則的綜合管理文件類范圍。

2.交工技術(shù)文件類。

交工技術(shù)文件類分為檢驗(yàn)批類技術(shù)文件、綜合報(bào)審類文件和材料設(shè)備報(bào)審類文件。

檢驗(yàn)批類技術(shù)文件中，項(xiàng)目（號(hào)）代碼，單項(xiàng)工程代碼，編制單位（公司）代碼，序列號(hào)為共有的。區(qū)別主要在于專業(yè)代碼的呈現(xiàn)上，C 系統(tǒng)利用單位分部分項(xiàng)代碼可以取代專業(yè)代碼和分區(qū)代碼。所以檢驗(yàn)批類技術(shù)文件的通用編碼規(guī)則為項(xiàng)目代碼-項(xiàng)目進(jìn)度代碼-單項(xiàng)工程代碼-單位分部分項(xiàng)代碼-編制單位代碼-序列號(hào)。

綜合報(bào)審類文件，比如開工報(bào)告，人員資質(zhì)報(bào)審，HSE 方案這些文件經(jīng)過實(shí)踐，推薦A 系統(tǒng)中的交工技術(shù)文件的文件類型，即項(xiàng)目代碼-項(xiàng)目進(jìn)度代碼-單項(xiàng)工程代碼-單位分部分項(xiàng)代碼-編制單位代碼（_去向代碼）-文件類型（A 系統(tǒng)）-序列號(hào)。去向代碼可缺省，圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底類文件應(yīng)將文件去向明確，可以解決斷號(hào)、追溯問題，比如一個(gè)單項(xiàng)工程同一個(gè)監(jiān)理單位不同施工單位的圖紙會(huì)審記錄。

材料設(shè)備報(bào)審類文件與綜合報(bào)審類文件類似，同樣適用項(xiàng)目代碼-項(xiàng)目進(jìn)度代碼-單項(xiàng)工程代碼-單位分部分項(xiàng)代碼-編制單位代碼（_去向代碼）-文件類型（C 系統(tǒng)）-序列號(hào)，這里去向代碼省略，文件類型選擇C 系統(tǒng)編碼，按專業(yè)將材料和設(shè)備分類。

（二）文件編碼規(guī)則應(yīng)用亮點(diǎn)

1.材料、設(shè)備報(bào)驗(yàn)文件編碼。

材料設(shè)備報(bào)審類文件編碼的文件類型代碼（TJCY 土建材驗(yàn)/JSBY 靜設(shè)備報(bào)驗(yàn)）區(qū)別了材料和設(shè)備報(bào)驗(yàn)。單位分部分項(xiàng)代碼明確材料或設(shè)備歸屬工程。當(dāng)施工單位收到材料和設(shè)備的質(zhì)量證明文件時(shí)，需要給其分配一個(gè)證件自編號(hào)，證件自編號(hào)的編碼規(guī)則為單項(xiàng)工程代碼-編制單位代碼-材料類別代碼-專業(yè)代碼-序列號(hào)，然后錄入材料或設(shè)備質(zhì)量證明文件一覽表。這里的專業(yè)代碼不可缺省，解決了各專業(yè)同類材料證件自編號(hào)重復(fù)和斷號(hào)問題。

2.文件類型的定義。

將交工技術(shù)文件綜合卷歸檔范圍中的文件類型逐個(gè)按組卷順序編號(hào)，此編號(hào)直接作為文件類型代碼帶入文件編碼中，既解決了各承包商綜合卷文件排序問題，也解決了文件缺項(xiàng)審查問題，歸檔完整度得到有效控制。

3.細(xì)部代碼。

細(xì)部代碼的引入使檢驗(yàn)批類技術(shù)文件與單位工程劃分一一對(duì)應(yīng)，徹底解決文件的缺項(xiàng)問題，使專業(yè)技術(shù)文件形成有機(jī)的整體，歸檔完整度得到有效控制。

4.石化配套碼頭、道路文件編碼。

經(jīng)過C 系統(tǒng)的實(shí)踐證明，C 系統(tǒng)的編碼規(guī)則可以在配套碼頭、電力、道路工程文件中得到很好的應(yīng)用，可以依據(jù)其對(duì)應(yīng)的規(guī)范表格來擴(kuò)展文件類型即可解決。則通用編碼同樣適用。

四、總結(jié)

本文主要分析了石化行業(yè)主要的三個(gè)系統(tǒng)的編碼體系并總結(jié)出一套通用石化行業(yè)的項(xiàng)目文件編碼規(guī)則。通用編碼規(guī)則主要從單位工程劃分、立卷歸檔要求為切入點(diǎn)，非常好地解決石化項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的各類文件繁雜無序，歸檔難，歸檔不全以及無效編碼問題。在實(shí)際應(yīng)用中既保證了過程中文件的有序整理、收集，數(shù)字化、再利用，也簡(jiǎn)化了歸檔時(shí)的完整度審查。