文/湖北省石首市博物館 丁爾力

現(xiàn)代社會生活中處處都能體現(xiàn)出信息化、網(wǎng)絡(luò)化的特征，人們的生活方式與工作方式均發(fā)生了較大的改變。電子檔案在博物館檔案管理中的運用，就是立足于博物館的檔案管理需求、工作模式與實際情況，借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)，搭建出一個具有系統(tǒng)性、交互性、數(shù)據(jù)分析能力與智能管理能力的應(yīng)用機制，有效提升博物館的檔案管理效率，強化檔案管理質(zhì)量。

一、電子檔案在博物館檔案管理中的應(yīng)用背景

關(guān)于博物館檔案管理中應(yīng)用電子檔案的背景，可以從如下兩個角度闡述：

（一）大數(shù)據(jù)時代來臨，海量數(shù)據(jù)出現(xiàn)于生活中。大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，從國家發(fā)展、社會進(jìn)步到地區(qū)建設(shè)、甚至到個人生活，無處不存在大數(shù)據(jù)，無處不與數(shù)據(jù)緊密相連。社會、地區(qū)、企業(yè)、個人的運轉(zhuǎn)均會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)需要處理與存儲；博物館同樣面臨這種數(shù)據(jù)爆發(fā)式增長的情況，這給博物館檔案管理工作帶來壓力，亟須依靠電子檔案來解決數(shù)據(jù)處理問題。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們的生活方式發(fā)生改變。家長帶領(lǐng)孩子參觀博物館，不再需要現(xiàn)場排隊，而是通過網(wǎng)絡(luò)平臺或者軟件，輸入身份證號、學(xué)生學(xué)籍號，預(yù)約排隊；博物館對接各方單位，也是通過智能手機、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流；工作人員查詢各種信息，仍然需要依靠計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。可以看出，時代的更迭改變了博物館的基礎(chǔ)工作方式，傳統(tǒng)的博物館檔案管理模式遭受挑戰(zhàn)，單一的計算機檔案管理方法無法滿足博物館的檔案管理需求。此時需要一個更加多樣化、個性化、高效化的電子檔案，將檔案管理從實體管理轉(zhuǎn)換為虛擬管理，進(jìn)入電子管理體系中，滿足人們的高效管理需求、檔案資源共享需求、檔案完整保護(hù)需求等。

二、電子檔案在博物館檔案管理中的應(yīng)用發(fā)展最新動態(tài)

各地區(qū)博物館紛紛對原本檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，針對文物檔案原始數(shù)據(jù)的留存、恢復(fù)提供強力技術(shù)支持。2018年，故宮博物院引入大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等多項技術(shù)，制定“AI賦能博物館”戰(zhàn)略，提出具體的博物館檔案管理——電子檔案建設(shè)思路，顛覆了歷史文物傳統(tǒng)呈現(xiàn)方式，提升博物館的文物檔案數(shù)據(jù)保留與恢復(fù)能力。在本次電子檔案的建設(shè)與應(yīng)用中，工作人員借助三維數(shù)據(jù)技術(shù)將文物的實物、場景留存下來，形成具有現(xiàn)代化特點的文物檔案。

由此可見，在電子檔案的應(yīng)用中，單純依靠計算機技術(shù)是不夠的，大數(shù)據(jù)與人工智能的完美結(jié)合，才能有效提升博物館檔案管理整體水平，加強對海量文物檔案數(shù)據(jù)的管理力度，提升博物館檔案資源的開放級別，大大提高了博物館檔案資源的利用率，實現(xiàn)數(shù)字化精細(xì)檔案管理、數(shù)字化檔案服務(wù)。截至目前，故宮博物院電子檔案系統(tǒng)的“AI賦能”功能已經(jīng)是當(dāng)前博物館檔案管理電子檔案建設(shè)的最新動態(tài)，智能化、交互化、共享化也是當(dāng)下博物館檔案管理電子檔案應(yīng)用的主要趨向。

三、電子檔案在博物館檔案管理中的應(yīng)用路徑

（一）擴大檔案資源收集范圍，優(yōu)化博物館檔案業(yè)務(wù)流程。建議工作人員積極迎合時代發(fā)展趨勢，在博物館檔案管理中應(yīng)用電子檔案，主動借鑒“故宮博物院”對檔案管理系統(tǒng)提出的改造策略，擴大檔案資源收集范圍，提出符合趨勢的檔案管理流程，形成全新的電子檔案管理基礎(chǔ)構(gòu)架，為博物館檔案管理的電子化奠定基礎(chǔ)。一方面，建議工作人員意識到檔案資源的重要性，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、全數(shù)據(jù)理念，積極主動搜集博物館的多項文物檔案，將多種文物檔案信息搜集起來，包括：歷史、來源、經(jīng)歷、民間故事、傳說、文化價值等，以此豐富博物館的文物檔案內(nèi)容，凸顯數(shù)據(jù)管理優(yōu)勢；另一方面，建議調(diào)整檔案業(yè)務(wù)管理流程，改變以往檔案管理方法，靈活運用數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、云計算、微服務(wù)等多項技術(shù)，搭建以博物館為依托的檔案管理與智能服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動采集、儲存控制與全智能服務(wù)，提升博物館電子檔案管理水平，提高檔案管理效率。

（二）深入發(fā)掘檔案增值服務(wù)價值，滿足地區(qū)文化建設(shè)需求。在博物館檔案管理中應(yīng)用電子檔案，工作人員要積極主動轉(zhuǎn)變檔案管理思維，將管理觀念隨著管理工具的變化而變化，避免形式上更換管理工具而本質(zhì)上仍然延續(xù)傳統(tǒng)管理思想。立足現(xiàn)代社會環(huán)境，檔案增值服務(wù)能夠進(jìn)一步提升檔案利用率，提高博物館檔案管理的價值。因此，工作人員要關(guān)注電子檔案應(yīng)用中，博物館檔案資源的利用情況，將部分檔案資源作為博物館文化資源，利用系統(tǒng)軟件發(fā)現(xiàn)檔案的文化價值、民生價值與社會價值，提供多種檔案資源服務(wù)、檔案查詢等服務(wù)工作，滿足人們的文化研究需求、學(xué)術(shù)研究需求與社會發(fā)展需求，提高博物館電子檔案的社會效益。

（三）加強博物館檔案文化宣傳，提高電子檔案資源利用率。在博物館檔案管理中應(yīng)用電子檔案，建議工作人員加強對檔案文化的宣傳，開通電子檔案文化宣傳渠道，進(jìn)一步豐富電子檔案系統(tǒng)功能，提高博物館的檔案資料信息利用率。在傳統(tǒng)的博物館檔案管理中，對檔案管理工作進(jìn)行評價，唯一標(biāo)準(zhǔn)是“檔案是否具備價值性”，缺乏對博物館檔案資料整合、分析、收集處理等不同工作的評價，不具備相應(yīng)的評價標(biāo)準(zhǔn)。在電子檔案應(yīng)用之后，原本的評價機制已經(jīng)不適用，必須提出新的檔案評價機制，且全面關(guān)注檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，比如：若人們需要查詢資料，檔案管理人員則需要快速、精準(zhǔn)地提供資料。電子檔案使用之后，檔案調(diào)取速度與質(zhì)量大大提升，有效推動了檔案管理工作的開展。因此，建議通過微信公眾號、微博等平臺，宣傳電子檔案系統(tǒng)，傳播博物館的檔案文化，讓更多的人認(rèn)識到博物館檔案資料的價值性，進(jìn)一步完善檔案信息的利用，強化電子檔案系統(tǒng)的實際效用。

（四）加強博物館檔案技術(shù)引入，推動電子檔案新賦能深化。在博物館檔案管理中應(yīng)用電子檔案，建議工作人員靈活應(yīng)用多種先進(jìn)技術(shù)，加強對博物館電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)力度。根據(jù)“故宮博物院”的“AI賦能”計劃實施情況可以發(fā)現(xiàn)，在電子檔案中引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效豐富電子檔案系統(tǒng)功能，促使博物館檔案形成新賦能，凸顯博物館檔案管理的服務(wù)性能。因此，工作人員可以根據(jù)不同的檔案管理工作需求，在電子檔案中引入相應(yīng)技術(shù)，比如：在多個博物館的檔案信息共享環(huán)節(jié)，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)，搭建傳輸共享機制，促使各個博物館的檔案資料實時同步更新，實現(xiàn)信息共享，避免出現(xiàn)信息孤島，提高博物館的檔案管理社會效益。在檔案儲存與信息管理環(huán)節(jié)，需要借助人工智能算法，編制具體程序，讓收到的數(shù)據(jù)在程序指令下自行分類、儲存、投入使用、形成安全保護(hù)機制，實現(xiàn)電子檔案的智能化、自動化發(fā)展。

（五）形成科學(xué)檔案意識，打造高素養(yǎng)檔案管理隊伍。在博物館檔案管理中應(yīng)用電子檔案，建議博物館檔案工作人員積極主動學(xué)習(xí)電子檔案的應(yīng)用及發(fā)展有關(guān)知識，提升自身專業(yè)水平，豐富自身專業(yè)知識儲備。在實際過程中，建議定期組織關(guān)于“科學(xué)技術(shù)走進(jìn)博物館檔案管理”方面的培訓(xùn)，促使工作人員熟練掌握多種技術(shù)操作，理解不同技術(shù)在博物館檔案管理中的運用價值與流程，為博物館檔案管理中電子檔案的建設(shè)與發(fā)展提供保障。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代科技應(yīng)用的逐漸深化，各地區(qū)博物館紛紛引入電子檔案管理系統(tǒng)，搭乘社會科技發(fā)展動力，實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理與檔案管理之間的有機融合，進(jìn)一步擴大博物館檔案管理范圍，優(yōu)化博物館檔案管理流程。在電子檔案的實施過程中，工作人員要在基礎(chǔ)信息化管理上深入發(fā)掘檔案的增值服務(wù)價值，凸顯博物館的文化服務(wù)特征，實現(xiàn)博物館檔案管理新賦能；還要加強博物館檔案管理人才隊伍的建設(shè)，為進(jìn)一步深化電子檔案的應(yīng)用，提高博物館檔案管理綜合效益提供有力保障，以此推動我國博物館檔案管理機制的完善與發(fā)展。