文/河北省高速公路管理局高速公路路政總隊(duì) 宋百千

檔案事業(yè)快速發(fā)展，新型電子檔案的管理模式逐漸普及。路政案件電子檔案管理承擔(dān)著保存、檢索和供社會(huì)利用的責(zé)任，因此提升路政案件電子檔案管理水平十分重要。

一、電子檔案管理現(xiàn)狀

國(guó)家檔案局發(fā)布的2016年版電子檔案管理規(guī)范中，明確提出了電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能。但是改版管理規(guī)范中沒有對(duì)如何利用計(jì)算機(jī)輔助電子檔案保管期限的鑒定進(jìn)行詳細(xì)說明，也沒有相應(yīng)的指導(dǎo)指南及標(biāo)準(zhǔn)。而且，在實(shí)際的管理過程中，電子文件管理系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)兼容能力不強(qiáng)，影響了檔案的跨庫(kù)檢索功能，增加了檔案開發(fā)和利用的困難。電子檔案的管理到底是全程自動(dòng)管理，還是部分代替手工管理；到底是對(duì)電子文件予以文件超前控制，還是僅按照要求實(shí)現(xiàn)歸檔管理；到底是采用文檔一體化管理模式，還是套用傳統(tǒng)的文件、檔案兩階段管理模式。這些都是近年來困擾檔案單位及檔案部門并一直要解決的問題。

上述問題必須得到解決，加快電子檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容和流程的設(shè)計(jì)是檔案管理體系建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。由于電子文件的流轉(zhuǎn)不像傳統(tǒng)文件那樣表現(xiàn)為簡(jiǎn)單的線性，遵照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)定，電子文件的歸檔范圍要明確。以四性檢測(cè)為切入點(diǎn)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件保管期限的自動(dòng)評(píng)價(jià)，確定文件的保存價(jià)值，并將保存價(jià)值模塊嵌入電子文件管理系統(tǒng)中。通過對(duì)各個(gè)項(xiàng)目具體化和量化，讓計(jì)算機(jī)完成電子文件管理的繁瑣流程，這是完成辦公自動(dòng)化信息的重要手段，推動(dòng)原始紙質(zhì)介質(zhì)方式向電子文檔方式轉(zhuǎn)變的重要趨勢(shì)。

二、四性檢測(cè)的概念與意義

四性檢測(cè)指的是真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。結(jié)合電子檔案檢測(cè)規(guī)范中的要求，分別對(duì)上述四個(gè)方面進(jìn)行檢測(cè)。

從實(shí)際意義看，電子文件管理的過程中存在一些風(fēng)險(xiǎn)隱患，而如何做到規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)隱患是四性檢測(cè)的核心意義。如電子檔案在管理的流程中面臨著修改、增減、刪除等情況，這些因素引入了風(fēng)險(xiǎn)，難以確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。另外，在電子管理模式下，電子檔案的數(shù)據(jù)也存在網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。通過四性檢測(cè)，可以更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

三、四性檢測(cè)的主要內(nèi)容和指標(biāo)

四性檢測(cè)包括多個(gè)檢測(cè)項(xiàng)目，從覆蓋范圍上看，可以對(duì)歸檔環(huán)節(jié)進(jìn)行檢測(cè)、對(duì)接受環(huán)節(jié)進(jìn)行檢測(cè)、對(duì)保存環(huán)節(jié)進(jìn)行檢測(cè)。以電子文件歸檔環(huán)節(jié)為例，四性檢測(cè)的內(nèi)容和指標(biāo)如下：

（一）真實(shí)性檢測(cè)。1.電子文件中的固化信息是真實(shí)性檢測(cè)的主要參考比對(duì)依據(jù)，因此，對(duì)電子文件中的固化信息進(jìn)行有效性檢測(cè)。2.對(duì)文書類電子文件的元數(shù)據(jù)和權(quán)威方案中的要求進(jìn)行對(duì)照，確定是否具有真實(shí)性。3.對(duì)內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行檢測(cè)，數(shù)據(jù)中包含了很多的電子信息，如電子屬性信息，這些電子屬性信息必須與電子文件元數(shù)據(jù)中的響應(yīng)信息一一對(duì)照。通過檢測(cè)是否具有一致性，判斷文件內(nèi)容是否具有真實(shí)性。4.對(duì)電子文件的內(nèi)容和電子文件的元數(shù)據(jù)之間是否存在真實(shí)的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)是否存儲(chǔ)的位置發(fā)生了變化或者存儲(chǔ)的位置不合理。在檢測(cè)中，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)位置和電子文件的內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行信息對(duì)照，通過對(duì)照來判定是否信息具有關(guān)聯(lián)性，繼而判斷存儲(chǔ)位置是否真實(shí)。5.文書類的電子文件中有的信息和法規(guī)中的信息是否符合，對(duì)這一類型進(jìn)行檢測(cè)。通過對(duì)電子文件歸檔信息包中的組織結(jié)構(gòu)與法規(guī)中規(guī)定的相應(yīng)信息組織結(jié)構(gòu)逐個(gè)對(duì)照，判定歸檔信息是否符合法規(guī)要求。對(duì)電子文件歸檔信息包和業(yè)務(wù)部門的信息包進(jìn)行對(duì)照，對(duì)電子文件的說明文件和目錄文件的規(guī)范性進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)電子文件信息包的結(jié)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)，判斷是否符合信息包真實(shí)性要求。

（二）完整性檢測(cè)。1.對(duì)照權(quán)威管理規(guī)范，對(duì)電子文件歸檔登記表中的相關(guān)事項(xiàng)和內(nèi)容進(jìn)行完整性檢測(cè)，包括電子文件的數(shù)量、文件字節(jié)數(shù)，檢測(cè)二者是否具有一致性。2.對(duì)照權(quán)威方案中的具體要求，對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行完整性檢測(cè)，包括電子檔案的歸檔號(hào)、歸檔順序號(hào)，檢測(cè)是否存在缺失遺漏的情況。對(duì)重要電子文件的辦理記錄情況以及修改過程情況進(jìn)行檢測(cè)，包括元數(shù)據(jù)項(xiàng)的完整性、連續(xù)性元數(shù)據(jù)項(xiàng)。3.電子文件是否具有完整性，對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)。檢測(cè)數(shù)據(jù)內(nèi)容是否完整，檢測(cè)電子文件附件的內(nèi)容是否完整。4.歸檔信息是否具有完整性，對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)。檢測(cè)信息包中內(nèi)容是否具有完整性，檢測(cè)信息包范圍是否符合歸檔范圍，檢測(cè)電子文件的歸檔內(nèi)容是否具備完整性。

（三）可用性檢測(cè)。1.檢測(cè)電子文件中的信息包中是否所有的數(shù)據(jù)都具有可讀性，是否元數(shù)據(jù)能夠被正常訪問。2.檢測(cè)電子文件是否能夠正常打開，檢測(cè)電子文件是否能夠正常瀏覽，檢測(cè)電子文件的數(shù)據(jù)格式是否具備可用性。對(duì)電子文件格式是否可讀進(jìn)行檢測(cè)。3.檢測(cè)電子文件的軟件硬件環(huán)境是否具備可用性，軟件硬件環(huán)境是否符合可用性要求。4.檢測(cè)電子文件的歸檔信息包是否具備可用性。電子文件的歸檔信息包必須滿足加密的條件，必須使用非公開壓縮算法，信息包的內(nèi)容和數(shù)據(jù)格式符合可用性要求。

（四）安全性檢測(cè)。1.檢測(cè)歸檔信息中是否具備病毒檢測(cè)的條件，檢測(cè)電子文件歸檔信息包中是否含有惡意代碼。對(duì)檢測(cè)系統(tǒng)中的環(huán)境安全性進(jìn)行檢測(cè)，確保系統(tǒng)中包含殺毒軟件和病毒檢測(cè)軟件。2.檢測(cè)電子文件歸檔載體是否具備安全性條件。檢測(cè)電子文檔載體的外觀、讀取情況，檢測(cè)光盤是否符合相應(yīng)技術(shù)應(yīng)用規(guī)范。3.檢測(cè)歸檔過程是否具備安全性，對(duì)歸檔過程和文件保存過程中的風(fēng)險(xiǎn)隱患進(jìn)行識(shí)別，確保歸檔和保存過程安全可控。

四、四性檢測(cè)的實(shí)現(xiàn)方法

在電子文檔管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行相應(yīng)的四性檢測(cè)，通過開展四性檢測(cè)，為檔案高質(zhì)量管理打好基礎(chǔ)。主要的實(shí)現(xiàn)方法是利用專業(yè)的集成電子文件檢測(cè)工具來實(shí)現(xiàn)。

（一）真實(shí)性檢測(cè)。對(duì)于電子文檔中的固化信息實(shí)施真實(shí)性檢測(cè)，主要是對(duì)電子文件的來源是否真實(shí)作出檢測(cè)；電子文件中的元數(shù)據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)中的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)是否具有一致性，是否與響應(yīng)的元數(shù)據(jù)方案相符合是真實(shí)性檢測(cè)的又一內(nèi)容，具體包括文檔數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度、類型、格式、元數(shù)據(jù)項(xiàng)賦值。電子屬性的信息也需要進(jìn)行檢測(cè)，判斷電子屬性和元數(shù)據(jù)記錄信息二者是否一致，繼而確定電子文檔的真實(shí)性。對(duì)文件儲(chǔ)存位置信息進(jìn)行真實(shí)性檢測(cè)，將其與電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)的實(shí)際存儲(chǔ)位置進(jìn)行對(duì)照，檢測(cè)二者位置是否一致。判斷信息組織結(jié)構(gòu)是否具有真實(shí)性，判斷信息組織內(nèi)容是否具有真實(shí)性，將其與國(guó)家相關(guān)規(guī)定中的對(duì)應(yīng)內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)照，符合標(biāo)準(zhǔn)則判斷具有真實(shí)性。對(duì)信息包進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)比業(yè)務(wù)部門發(fā)送的信息包，判定二者是否一致。

（二）完整性檢測(cè)。在移交電子檔案的過程中，對(duì)電子檔案元數(shù)據(jù)的完整性進(jìn)行檢測(cè)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)元數(shù)據(jù)完整性的檢測(cè)工作。對(duì)點(diǎn)入檔案館的電子檔案，根據(jù)文件封裝規(guī)范的要求進(jìn)完成封裝包設(shè)計(jì)，以元數(shù)據(jù)完整封裝包的形式進(jìn)行歸檔，這樣就可以確保電子檔案的完整性。對(duì)電子文檔的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢測(cè)，確保檔案內(nèi)容是完整的，元數(shù)據(jù)是完整的，封裝包沒有確實(shí)。檢測(cè)電子檔案的數(shù)量是否完整。電子檔案目錄中如果有修改過的痕跡，應(yīng)對(duì)修改的過程進(jìn)行完整性檢測(cè)，確保目錄數(shù)據(jù)中包含主要的目錄修改過程和辦理情況信息。對(duì)電子檔案中的目錄項(xiàng)目是否完整進(jìn)行檢測(cè)，確保檔案目錄項(xiàng)目填寫完整齊全，檔案中修改的痕跡應(yīng)在過程和結(jié)果均有記錄。檢測(cè)電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)是否齊全。對(duì)電子檔案的數(shù)量進(jìn)行完整性檢測(cè)，將其與移交表單上登記的電子檔案數(shù)量進(jìn)行對(duì)照，確保電子檔案數(shù)量和移交表單上登記的數(shù)量是對(duì)應(yīng)的。對(duì)電子檔案目錄數(shù)據(jù)中記錄的數(shù)量進(jìn)行完整性檢測(cè)，電子檔案目錄數(shù)據(jù)中的記錄數(shù)量要與對(duì)應(yīng)的電子檔案內(nèi)容數(shù)量一致。

（三）可用性檢測(cè)。1.電子文件元數(shù)據(jù)可用性檢測(cè)，檢測(cè)電子文件元數(shù)據(jù)是否可以被正常訪問，檢測(cè)項(xiàng)目包括信息包中元數(shù)據(jù)的可讀性檢測(cè)、目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)中的元數(shù)據(jù)可訪問性檢測(cè)。2.對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行可用性檢測(cè)。包括文件中的內(nèi)容是否能正常打開，文件中的內(nèi)容數(shù)據(jù)是否能正常瀏覽，文件中的內(nèi)容格式和數(shù)據(jù)格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。檢測(cè)項(xiàng)目包括內(nèi)容數(shù)據(jù)格式檢測(cè)、內(nèi)容數(shù)據(jù)的可讀性檢測(cè)。3.電子文件軟硬件環(huán)境檢測(cè)，電子文件中的元數(shù)據(jù)含有的關(guān)于硬件環(huán)境信息和軟件環(huán)境信息是否符合歸檔要求，檢測(cè)項(xiàng)目為軟硬件環(huán)境合規(guī)性檢測(cè)。4.歸檔信息包可用性檢測(cè)，電子文件的歸檔信息應(yīng)含有加密信息，含有非公開壓縮算法信息等，檢測(cè)項(xiàng)目為信息包中包含的內(nèi)容數(shù)據(jù)格式合規(guī)性檢測(cè)。

（四）安全性檢測(cè)。對(duì)電子檔案檢測(cè)系統(tǒng)的環(huán)境安全進(jìn)行檢測(cè)，保證系統(tǒng)中具有殺毒軟件和病毒檢測(cè)軟件。檢測(cè)電子文檔載體的讀取情況是否正常，檢測(cè)歸檔過程是否安全。

五、結(jié)語(yǔ)

通過路政案件電子檔案的四性檢測(cè)研究，探索并利用科學(xué)的管理路徑。通過設(shè)置加密技術(shù)程序，確定電子文件管理流程，防止人為隨意對(duì)原始文件進(jìn)行修改、刪除、編輯，保持檔案文件原始面貌，保證電子檔案的真實(shí)性。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)清晰揭示文件隱含的價(jià)值信息、元數(shù)據(jù)信息，完成保管期限的智能劃分，實(shí)現(xiàn)文件信息內(nèi)容深層次管理，實(shí)現(xiàn)電子公文處理和電子檔案管理的歸檔一體化。