文/常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 孔海濤

高職院校作為我國人才培養(yǎng)的重要機(jī)構(gòu)，應(yīng)該時(shí)刻關(guān)注教育部門的相關(guān)政策要求，以及國家對人才培養(yǎng)的趨勢變化，以便及時(shí)作出相應(yīng)的調(diào)整，確保人才培養(yǎng)質(zhì)量符合市場需求。辦公室在高職院校中扮演著重要的角色，具有較強(qiáng)的政策性、綜合性、實(shí)踐性、服務(wù)性和協(xié)調(diào)性，既要協(xié)調(diào)好黨委和行政工作，又要為教師和學(xué)生做好服務(wù)工作，需要和眾多的部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，工作內(nèi)容較為繁雜。辦公室工作效率和質(zhì)量直接關(guān)系到整個(gè)學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作的運(yùn)行狀態(tài)，所以要尋求一種高效的管理理念和管理方法，在辦公室人員數(shù)量有限的情況下，確保各項(xiàng)工作能夠精準(zhǔn)高效地完成。精細(xì)化管理作為一種管理理念，將其應(yīng)用于高職院校辦公室管理工作中，既能夠提高工作效率，又能夠提升工作質(zhì)量，有助于促進(jìn)高職院校辦公室管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，為提升高職院校人才培養(yǎng)質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

一、高職院校辦公室精細(xì)化管理的內(nèi)涵和特征

（一）辦公室精細(xì)化管理的內(nèi)涵。精細(xì)化管理是社會(huì)發(fā)展到一定階段必然出現(xiàn)的一種管理理念，尤其是在管理工作中，隨著社會(huì)分工和服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化，在基礎(chǔ)管理上逐漸衍生出精細(xì)化管理這一概念。辦公室是高職院校處理基層日常事務(wù)的中樞單元，其工作效率和質(zhì)量直接關(guān)系到廣大師生的切身利益，關(guān)系到學(xué)校教學(xué)、科研、行政、人才培養(yǎng)等各項(xiàng)事務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和質(zhì)量。辦公室在高職院校中承擔(dān)的任務(wù)較重，工作內(nèi)容較為廣泛，銜接部門較多，在辦公室崗位有限的情況下，需要對各項(xiàng)事務(wù)做出合理安排，確保辦公室將各項(xiàng)職能落實(shí)到位，切實(shí)發(fā)揮辦公室在高職院校中的價(jià)值。

高職院校辦公室采用精細(xì)化管理方式，其核心在于能夠明確各崗位的工作責(zé)任，優(yōu)化各項(xiàng)事務(wù)的管理流程，最大限度地減少資源的占用，降低管理成本，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。精細(xì)化管理并不是具體的管理方法，而是一種管理理念，以及在這種理念的指導(dǎo)下逐漸形成的適合應(yīng)用場所的管理過程和管理方法。對于高職院校辦公室精細(xì)化管理而言，是指針對辦公室的工作性質(zhì)以及想要達(dá)成的目標(biāo)，提煉出精細(xì)化管理理念，然后以精細(xì)化管理理念為核心，制定出適宜的工作方式。因?yàn)榫?xì)化管理是一個(gè)從粗放到精細(xì)的長期進(jìn)化的過程，所以還需要在執(zhí)行的過程中不斷的改進(jìn)和完善，最終達(dá)到理想的管理狀態(tài)。在精細(xì)化管理理念的指導(dǎo)下，可以促進(jìn)高職院校辦公室管理工作效率和質(zhì)量的提升，為廣大師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)促進(jìn)辦公室工作的科學(xué)、規(guī)范發(fā)展。

（二）辦公室精細(xì)化管理的特征。精細(xì)化管理的核心是以資源節(jié)約、提高工作效能為出發(fā)點(diǎn)，在持續(xù)改進(jìn)的過程中不斷尋找機(jī)會(huì)，以提高工作效率和改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)，確保辦公室各項(xiàng)工作能夠高效有序地開展?！熬?xì)”一詞意為“精致細(xì)密”，其中“精”可以是精確、精干、精益求精，“細(xì)”可以是仔細(xì)、細(xì)節(jié)，從這兩個(gè)角度出發(fā)加強(qiáng)辦公室管理，既能夠更好地體現(xiàn)精細(xì)化的理念，又能夠更加全面而精準(zhǔn)地促進(jìn)辦公室工作效率和質(zhì)量的提升。

對于高職院校辦公室精細(xì)化管理的特征可以從如下幾個(gè)方面進(jìn)行總結(jié)：1.精湛的業(yè)務(wù)能力。辦公室作為學(xué)校綜合性管理機(jī)構(gòu)，包括管理系統(tǒng)中決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個(gè)子系統(tǒng)，具有特定的服務(wù)及信息傳遞功能。辦公室工作人員需要有精湛的業(yè)務(wù)能力，能夠根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)精心設(shè)計(jì)工作方案，解決工作中遇到的各種問題，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)的高效開展。各個(gè)崗位工作人員的業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到精細(xì)化管理水平，所以要不斷學(xué)習(xí)和強(qiáng)化業(yè)務(wù)水平；2.準(zhǔn)確的目標(biāo)定位。辦公室工作覆蓋范圍廣，工作內(nèi)容繁雜，只有明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)的目標(biāo)，才能夠按時(shí)、保質(zhì)、保量地完成各項(xiàng)工作，這也是精細(xì)化管理的特征之一；3.注重細(xì)節(jié)。在精細(xì)化管理的過程中，注重尋找工作內(nèi)部以及工作之間的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，只有將工作中的細(xì)節(jié)落實(shí)到位，做好銜接，才能夠促進(jìn)精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)變；4.嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。辦公室工作人員對于上級下達(dá)的任務(wù)以及下級反饋的意見，要嚴(yán)格認(rèn)真對待，從執(zhí)行和控制兩個(gè)方面入手，嚴(yán)格按照規(guī)范流程執(zhí)行，確保精細(xì)化管理的順利實(shí)行。

二、高職院校辦公室精細(xì)化管理的途徑

（一）深入剖析辦公室精細(xì)化管理的內(nèi)涵。要想在辦公室管理工作中靈活運(yùn)用精細(xì)化管理，辦公室工作人員首先要在主觀意識(shí)層面接受以及探索精細(xì)化管理的內(nèi)涵，才能在工作中充分發(fā)揮出精細(xì)化管理的功能和價(jià)值。工作人員要認(rèn)真分析辦公室各項(xiàng)事物的內(nèi)在聯(lián)系，深入領(lǐng)會(huì)精細(xì)化管理思想的內(nèi)涵。精細(xì)化管理是一種理念和態(tài)度，是對卓越品質(zhì)的一種追求，只有在人的主觀意識(shí)下才能夠促進(jìn)精細(xì)化管理思維的推進(jìn)。由于辦公室業(yè)務(wù)較為繁雜，工作人員要善于從細(xì)微處入手，對業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的細(xì)節(jié)不斷放大和改進(jìn)，并且反復(fù)進(jìn)行，果斷舍棄無法給工作帶來益處的環(huán)節(jié)，不斷優(yōu)化各個(gè)細(xì)節(jié)，將這種精益的思維理念貫穿于工作的始末，最終達(dá)到精細(xì)化管理的目的。

（二）在時(shí)空分布上總結(jié)辦公室事務(wù)的規(guī)律。由于辦公室事務(wù)較為繁雜，且有些工作在處理過程中經(jīng)常出現(xiàn)時(shí)間和空間上的重疊，從而導(dǎo)致可能出現(xiàn)很多無效以及遺漏的環(huán)節(jié)。在精細(xì)化管理理念下，可以對辦公室事務(wù)進(jìn)行精細(xì)劃分，事務(wù)類型大體可劃分為教學(xué)與科研管理、師資與后勤管理、輔助領(lǐng)導(dǎo)管理等方面。在實(shí)際執(zhí)行過程中，很多工作在時(shí)間和空間上都存在較強(qiáng)的周期性和規(guī)律性，比如安排教學(xué)計(jì)劃、制定課表、預(yù)定教材、修改教學(xué)培養(yǎng)方案、大學(xué)英語考試等等，這類工作在時(shí)空分布上存在高度重復(fù)性。在辦公室精細(xì)化管理理念下，可以將這類事務(wù)整理成一個(gè)集合，便于在特定的時(shí)空條件下對其進(jìn)行處理。同時(shí)分析執(zhí)行過程中出現(xiàn)效率損失的原因，然后采取相應(yīng)的方法進(jìn)行優(yōu)化，確保各項(xiàng)事務(wù)能夠按照規(guī)定的流程合理進(jìn)行，有效提升工作效率和質(zhì)量。其他事務(wù)也可按照此種邏輯處理，也可利用信息技術(shù)建立分類管理的數(shù)據(jù)庫，便于對辦公室事務(wù)的全面掌控。

（三）優(yōu)化對信息流的精細(xì)化管理。在辦公室各項(xiàng)事務(wù)處理的過程中，管理信息的流動(dòng)是展現(xiàn)精細(xì)化思維的重要環(huán)節(jié)。一項(xiàng)管理任務(wù)從產(chǎn)生到完成會(huì)形成完整的管理信息鏈，在信息鏈上存在單向和雙向兩種信息流。所有接觸到這條信息鏈的人員都會(huì)成為精細(xì)化管理的節(jié)點(diǎn)，任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)信息的損耗和失真，都會(huì)對整條信息鏈上信息的完整性和真實(shí)性產(chǎn)生影響。為了保證信息鏈的完整性和可靠性，辦公室工作人員要養(yǎng)成精細(xì)縝密的思維習(xí)慣，以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度對待任何一項(xiàng)任務(wù)，加強(qiáng)周密性和預(yù)見性，避免不必要的信息損耗，嚴(yán)格按照規(guī)范流程操作。在信息流動(dòng)的過程中，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，每項(xiàng)責(zé)任都要落實(shí)到具體的人員，科學(xué)設(shè)崗，職責(zé)明確，嚴(yán)格把控每個(gè)細(xì)節(jié)，從細(xì)微之處展現(xiàn)精細(xì)化管理的優(yōu)勢。

（四）加強(qiáng)辦公室的精細(xì)化信息管理?；谛畔⒓夹g(shù)的優(yōu)勢，建立高職院校辦公室信息管理系統(tǒng)是實(shí)行精細(xì)化管理的重要手段。目前，在高職院校辦公室管理工作中，大部分都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化辦公和管理，不僅優(yōu)化了工作流程，而且有效提升了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。為了適應(yīng)信息化管理的需求，可以利用廣大師生使用頻率較高且用戶體驗(yàn)效果較好的社交軟件，比如微信、QQ等來提升辦公室管理效率。將微信群與微信公眾平臺(tái)相結(jié)合，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)來精準(zhǔn)定位服務(wù)人群，將用戶劃分為不同的群體類別。通過“自助平臺(tái)”“互動(dòng)平臺(tái)”可以實(shí)現(xiàn)線上進(jìn)行瀏覽檢索、預(yù)約、信息展示、搜集回饋等工作，將相對較為分散的環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的整合，便于辦公室精細(xì)化管理工作的開展。對于日常事務(wù)中信息的上傳下達(dá)，可以在微信群和微信公眾平臺(tái)中發(fā)布，通過微信公眾平臺(tái)后臺(tái)的統(tǒng)計(jì)功能還能夠?qū)崿F(xiàn)年終報(bào)表的統(tǒng)計(jì)工作，借助微信小程序，還可以開發(fā)在線監(jiān)考報(bào)名、會(huì)議簽到、教室查詢、研究間預(yù)約等特殊的應(yīng)用程序。在智慧校園和信息化辦公的環(huán)境下，為高職院校辦公室實(shí)現(xiàn)精細(xì)化信息管理提供了重要的保障，同時(shí)也為流程優(yōu)化提供了技術(shù)支持，為實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

高職院校辦公室承擔(dān)著較重的管理任務(wù)，尤其是對于一些二級院校而言，學(xué)校管理重心的下移，辦公室會(huì)面臨更大的挑戰(zhàn)。因?yàn)榫?xì)化管理是一種理念，所以在實(shí)行的過程中，還需要多方面因素的共同配合。提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和思維方式，厘清各項(xiàng)事務(wù)之間的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢優(yōu)化管理流程，在工作過程中不斷分析整體和細(xì)節(jié)之處存在的問題，然后不斷優(yōu)化和改進(jìn)，最終提升辦公室的工作效率和質(zhì)量。