文/福建省立醫(yī)院科研處 鄭富豪

醫(yī)院的科研檔案包括醫(yī)院從事各項(xiàng)科研實(shí)踐所形成的檔案資料，它真實(shí)有效地反映了醫(yī)院的科研成果和各項(xiàng)科研活動(dòng)，是醫(yī)院過(guò)去的科研記錄和證明，也為醫(yī)院今后科學(xué)研究開(kāi)展提供數(shù)據(jù)資料。因此，醫(yī)院科研檔案管理尤為重要；尤其是科技日新月異、醫(yī)院科研水平不斷提高的今天，能否做好科研管理工作，決定了醫(yī)院能否有序、順利地推進(jìn)科研工作。當(dāng)前，各種信息化管理平臺(tái)進(jìn)駐醫(yī)院各項(xiàng)管理和服務(wù)系統(tǒng)，大數(shù)據(jù)下的科研檔案管理方式要應(yīng)對(duì)高速、復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理，因此面臨著巨大的挑戰(zhàn)。這既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，醫(yī)院要及時(shí)探索大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院科研檔案管理存在的不足

（一）檔案管理安全性不高。近年來(lái)，很多醫(yī)院都進(jìn)行了信息化改革，這在很大程度上提高了醫(yī)院的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、處理能力，也大大提高了工作效率，然而我們也要看到，醫(yī)院的科研檔案包含著很多的專(zhuān)利等保密性強(qiáng)的內(nèi)容，而信息化平臺(tái)的檔案管理制度存在著信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院科研檔案儲(chǔ)存需要人員記錄、錄入、保存、歸檔等，很多時(shí)候甚至是通過(guò)多人來(lái)分工完成這項(xiàng)工作，因此科研資料存在很大的安全風(fēng)險(xiǎn)，再加上計(jì)算機(jī)技術(shù)本身也可能產(chǎn)生安全漏洞，需要更新系統(tǒng)、升級(jí)軟件來(lái)進(jìn)行應(yīng)對(duì)。若做不好這一點(diǎn)，對(duì)信息保存來(lái)說(shuō)存在著巨大的隱患，很多醫(yī)院對(duì)此沒(méi)有采取可靠、有效的方法，醫(yī)院科研檔案管理安全性存在風(fēng)險(xiǎn)。因此醫(yī)院要加強(qiáng)科研檔案人員管理，提高科研檔案管理效率以及加強(qiáng)信息化手段等對(duì)策。

（二）數(shù)據(jù)處理效率低下。當(dāng)前，隨著國(guó)家對(duì)各類(lèi)科研活動(dòng)管理的細(xì)致及關(guān)注度，各類(lèi)科研計(jì)劃和檔案的處理也更加復(fù)雜。醫(yī)院的科研檔案信息和內(nèi)容比之前更加繁瑣，數(shù)量也更多，分類(lèi)也更加詳細(xì)，很多醫(yī)院建立了信息化工作平臺(tái)，卻沒(méi)有建立起來(lái)與之相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致醫(yī)院的科研檔案僅僅是實(shí)現(xiàn)了電子化，而例如何時(shí)存儲(chǔ)、何人操作等都沒(méi)有嚴(yán)格、詳細(xì)的規(guī)章制度，造成醫(yī)院的科研檔案存檔混亂、查找程序繁雜、運(yùn)轉(zhuǎn)效率低下等問(wèn)題。究其原因，是醫(yī)院的信息化管理系統(tǒng)沒(méi)有將大數(shù)據(jù)管理信息技術(shù)充分發(fā)揮。醫(yī)院的管理系統(tǒng)可以利用先進(jìn)的文檔處理技術(shù)，提高管理系統(tǒng)對(duì)文檔資料的處理能力。眾所周知，低效率數(shù)據(jù)處理導(dǎo)致醫(yī)院科研檔案管理耗費(fèi)大量人力物力，未能充分發(fā)揮信息化技術(shù)高效、方便等優(yōu)勢(shì)，給醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)科研實(shí)踐活動(dòng)產(chǎn)生不好的影響。

（三）檔案管理人員素質(zhì)欠缺。大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，很多醫(yī)院引入高效的信息化管理平臺(tái)，目的是讓醫(yī)院的科研檔案信息處理更加高效。但是很多醫(yī)院忽略了對(duì)科研檔案管理人員的培訓(xùn)。信息化管理不是單純地將信息輸入計(jì)算機(jī)，它是一個(gè)專(zhuān)業(yè)、高效、科學(xué)的管理系統(tǒng)，需要有專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行使用和維護(hù)；許多醫(yī)院人員緊張，通常由醫(yī)護(hù)人員來(lái)兼做檔案信息管理人員；此外還缺少對(duì)操作人員進(jìn)行系統(tǒng)化的管理培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員對(duì)信息化管理平臺(tái)認(rèn)識(shí)不全面、使用不熟練、維護(hù)不到位。很多檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到信息化管理的優(yōu)越性，要求將科研檔案信息更加全面、詳細(xì)、及時(shí)地處理；有很多沒(méi)有相應(yīng)理念的檔案管理人員不知道要將哪些科研檔案中的信息進(jìn)行處理，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生記錄漏項(xiàng)、處理不及時(shí)等情況，導(dǎo)致科研檔案不翔實(shí)，對(duì)科研實(shí)踐活動(dòng)難以起到好的指導(dǎo)性作用。

（四）科研檔案數(shù)據(jù)資料未發(fā)揮應(yīng)有作用。電子化科研檔案資料不應(yīng)該只是保存在計(jì)算機(jī)中，其應(yīng)該發(fā)揮更多作用；如讓醫(yī)護(hù)人員查找信息更加方便、獲得的資料內(nèi)容更豐富等，然而很多信息化管理人員意識(shí)不到這點(diǎn)，或者平臺(tái)建設(shè)不到位，沒(méi)能連接好管理系統(tǒng)和使用者之間的渠道，導(dǎo)致科研檔案資料未能發(fā)揮應(yīng)有的作用，醫(yī)護(hù)人員也沒(méi)有感受到大數(shù)據(jù)帶來(lái)的便捷；盡管醫(yī)院花費(fèi)大量人力、物力，最終收效甚微，這在當(dāng)前很多醫(yī)院是普遍存在的問(wèn)題，醫(yī)院要切實(shí)提高科研檔案電子數(shù)據(jù)的利用率，使管理系統(tǒng)發(fā)揮出真正優(yōu)勢(shì)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院科研檔案信息化管理探究

（一）應(yīng)強(qiáng)化對(duì)信息化管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)。要科學(xué)、有效地提高醫(yī)院的科研檔案信息管理水平，首先要從檔案管理工作人員出發(fā)，不論是什么樣的管理手段，檔案管理人員都是具體操作者，信息化管理系統(tǒng)是硬件，工作人員的素質(zhì)就是軟件，醫(yī)院要從軟硬件兩方面出發(fā)，才能提高科研檔案信息化管理水平；同時(shí)只有提高檔案管理工作人員的管理水平和認(rèn)識(shí)水平，才能更好地管理、應(yīng)用好信息化平臺(tái)。醫(yī)院可以組建專(zhuān)門(mén)的信息化管理隊(duì)伍，定期讓工作人員到其他信息化管理水平較高的醫(yī)院進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，同時(shí)還可以邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員到醫(yī)院科室進(jìn)行具體指導(dǎo)和培訓(xùn)，對(duì)相關(guān)人員開(kāi)展針對(duì)性地業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助他們厘清工作思路，明白科研檔案管理的重要性，明白如何更好地、規(guī)范地進(jìn)行科研檔案管理。醫(yī)院還可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行測(cè)試，讓醫(yī)院檔案管理人員競(jìng)爭(zhēng)上崗，并定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行水平測(cè)試，讓檔案管理隊(duì)伍保持較高的工作積極性和業(yè)務(wù)水平。

（二）強(qiáng)化科研檔案信息的安全性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息安全是任何管理系統(tǒng)都要面臨的巨大挑戰(zhàn)，對(duì)醫(yī)院科研檔案信息豐富的單位更是如此。要想提高醫(yī)院科研檔案的信息安全，一方面要提高信息化管理系統(tǒng)的技術(shù)水平，另一方面要有規(guī)范、嚴(yán)格的管理制度。第一點(diǎn)，醫(yī)院在引入信息化系統(tǒng)和設(shè)備時(shí)應(yīng)加大投入，采用更先進(jìn)、更安全的信息化管理技術(shù)，這樣對(duì)于系統(tǒng)的安全更有保障，同時(shí)也有利于工作人員更加快速地處理信息、查找歸類(lèi)科研檔案資料。此外要安排專(zhuān)人定期對(duì)信息化管理設(shè)備進(jìn)行安全性能維護(hù)，防止信息系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞。第二點(diǎn)，醫(yī)院要嚴(yán)格對(duì)醫(yī)院科研信息檔案管理人員的安全教育，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案安全性的重要意義，要求他們?cè)谌粘９ぷ髦心軌驀?yán)格遵守各項(xiàng)管理制度，從源頭上、過(guò)程中防范安全隱患。

（三）完善信息化管理制度。不管進(jìn)行什么樣的管理活動(dòng)，完善、規(guī)范的管理制度是開(kāi)展信息化管理的先決條件，醫(yī)院在進(jìn)行科研檔案管理的過(guò)程中，首先就要建立完善嚴(yán)格的管理制度，這樣工作人員隊(duì)伍才能做到有章可循、有規(guī)可依。此外規(guī)章制度要切實(shí)可行，有利于工作人員從中找到工作方法，明確工作路徑。醫(yī)院可以采用自上而下的管理制度，設(shè)立不同等級(jí)的檔案管理員，形成人人有責(zé)的管理機(jī)制，建設(shè)成為嚴(yán)密、科學(xué)的管理結(jié)構(gòu)，這樣將有助于開(kāi)展科研檔案信息的存儲(chǔ)、歸檔、查找、調(diào)出等日常程序，使信息化管理程序更加有效率且更加科學(xué)規(guī)范。另外，使各級(jí)形成責(zé)任，產(chǎn)生壓力，嚴(yán)格執(zhí)行信息化平臺(tái)管理?xiàng)l例，對(duì)信息化管理系統(tǒng)的安全及穩(wěn)定性也非常有益。

（四）注意紙質(zhì)檔案的保存。信息化管理不斷推進(jìn)，并不意味著傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理就可以完全淘汰，紙質(zhì)化科研檔案是最原始、最詳細(xì)、最真實(shí)的材料，可以給電子資料提供查找依據(jù)，一旦電子資料出現(xiàn)丟失、損壞等故障，工作人員還可以通過(guò)紙質(zhì)科研檔案找回信息，因此紙質(zhì)檔案的保存管理依然非常重要。醫(yī)院應(yīng)將電子數(shù)據(jù)資料和紙質(zhì)檔案管理放在同樣重要的位置，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行錄入之后，讓信息化管理平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行歸納、分類(lèi)、處理，然后完整地將紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案有著和電子檔案相比完全不同的優(yōu)勢(shì)，醫(yī)院科研檔案管理人員要充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，建立完善的紙質(zhì)檔案整理制度，將有利于紙質(zhì)檔案的完善保存。

三、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的高速發(fā)展給醫(yī)院科研檔案管理工作提供了更為先進(jìn)、方便的系統(tǒng)平臺(tái)，同時(shí)也給醫(yī)院管理系統(tǒng)帶來(lái)了一些挑戰(zhàn)。醫(yī)院要想管理好、利用好大數(shù)據(jù)支撐下的信息化管理平臺(tái)，就要根據(jù)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，建立與平臺(tái)相適應(yīng)的管理制度，這樣才能確保醫(yī)院的科研檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮應(yīng)有的作用，才更有利于醫(yī)院的各項(xiàng)科研實(shí)踐活動(dòng)更加順利地進(jìn)行。醫(yī)院科研管理人員要不斷學(xué)習(xí)信息化管理知識(shí)，推動(dòng)醫(yī)院科研檔案管理更加規(guī)范高效。