文/陜西延長(zhǎng)石油集團(tuán)橫山魏墻煤業(yè)有限公司 李曉芳

煤炭企業(yè)的檔案管理主要是對(duì)企業(yè)內(nèi)部重要資料進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，同時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行利用，并提供其他的業(yè)務(wù)服務(wù)等。該項(xiàng)工作主要由企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門負(fù)責(zé)，在企業(yè)深化改革與快速發(fā)展的進(jìn)程中，企業(yè)檔案管理是重要工作之一。對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)而言，檔案管理的有效性直接與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益掛鉤，保證檔案的安全性，直接關(guān)系到企業(yè)的正常發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益。

一、檔案信息化管理的基本概述

檔案信息化管理主要是應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的重要信息以及資源處理及管理。該項(xiàng)工作將在國(guó)家檔案行政相關(guān)管理部門的統(tǒng)一組織下進(jìn)行，管理系統(tǒng)具有數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源接收、傳遞和存儲(chǔ)等一體化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)跨區(qū)域信息之間的共享。信息技術(shù)的融入，使企業(yè)檔案管理的模式發(fā)生了全新的變化。煤炭企業(yè)引入信息技術(shù)后，檔案管理的方法進(jìn)一步優(yōu)化，能夠?qū)Ａ繑?shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)?；幚?，進(jìn)一步提升煤炭企業(yè)檔案管理的效率。同時(shí)也給企業(yè)的檔案工作帶來更多發(fā)展機(jī)遇。信息化技術(shù)的融入，還能夠有效整合檔案管理部門業(yè)務(wù)，進(jìn)一步降低人力成本，減少人為因素的失誤率，進(jìn)一步促進(jìn)部門之間的溝通。能構(gòu)建更流暢的管理制度，強(qiáng)化流程的具體執(zhí)行力度，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)部門工作人員的工作主動(dòng)性和積極性，進(jìn)一步提升工作效率，有效降低檔案管理的運(yùn)營(yíng)成本，同時(shí)有利于保護(hù)數(shù)據(jù)安全，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

二、煤炭企業(yè)檔案管理信息化的主要特點(diǎn)

在企業(yè)發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，檔案管理工作是重要的一環(huán)，通過信息化技術(shù)來提高檔案管理的水平，能夠在更大程度上整合企業(yè)的綜合性檔案信息，進(jìn)一步提升管理的效率。針對(duì)發(fā)展過程中產(chǎn)生的海量數(shù)字資源，能夠?qū)崿F(xiàn)有效管理，為企業(yè)的決策提供重要參考。使煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)獲得了較大發(fā)展，并呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：

（一）檔案信息載體的原始性。檔案管理工作的對(duì)象門類較多，以原始文獻(xiàn)為主，在檔案信息化建設(shè)的過程中，尤其要重視信息的原始來源，確保后續(xù)的分析工作有據(jù)可依。企業(yè)內(nèi)部檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，是企業(yè)成長(zhǎng)的憑證，而各類資料的承載方式不一，除了書面文字，還有錄像帶、軟盤、磁帶、U盤等，在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化背景下，各類電子資源也越來越豐富，為了進(jìn)一步確保檔案信息化搭建之后信息原始載體的完整性，煤炭企業(yè)應(yīng)該設(shè)置專門的、存儲(chǔ)原始載體的資源庫，從而確保相關(guān)信息載體的原始性。

（二）檔案信息的豐富性。檔案資料信息資源的來源途徑較為廣泛，涉及人事管理檔案、煤礦生產(chǎn)檔案、行政管理文書等，門類龐雜，數(shù)量極多。在具體的信息化建設(shè)過程中，要注重保持檔案資料的豐富性，將各種不同來源的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子類文獻(xiàn)。同時(shí)，要注意具體的錄入方式，保持資料的多樣化。

（三）檔案資料的準(zhǔn)確性。檔案信息在記錄相關(guān)內(nèi)容的同時(shí)，在某個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻，相關(guān)內(nèi)容將對(duì)某個(gè)事件或決策產(chǎn)生巨大價(jià)值。因此，要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、摘錄，就必須保證其準(zhǔn)確性。在檔案信息化系統(tǒng)搭建過程中，進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入時(shí)要反復(fù)核對(duì)，進(jìn)一步降低錯(cuò)誤率。

（四）檔案資料的服務(wù)性。傳統(tǒng)的檔案管理方式在查詢方面極度不便，因此服務(wù)能力相對(duì)較差。搭建信息化管理系統(tǒng)之后，能夠進(jìn)一步減少繁瑣的工作流程，提高檢索效率，同時(shí)也可以通過計(jì)算機(jī)以及相關(guān)終端設(shè)備，為其他部門提供快捷的檔案檢索功能。

（五）資料的智能化。信息化檔案管理模式具有一定的智能化功能，大部分工作可以通過界面按鈕自動(dòng)完成進(jìn)一步提高工作效率。同時(shí)，還能夠針對(duì)不同需求進(jìn)行深度分析，減少檔案查詢以及中轉(zhuǎn)的時(shí)間成本，進(jìn)一步滿足各個(gè)部門對(duì)于各種檔案資料的不同需求。

（六）檔案資料的資源共享性。網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)跨部門、跨區(qū)域、跨時(shí)空的資料共享，用戶可以通過相應(yīng)的接口來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的調(diào)取、閱讀，尤其是對(duì)于一些集團(tuán)以及跨地區(qū)辦公的公司而言，信息化模式的檔案管理能夠提高資源共享的效率。

（七）檔案資料的資源安全性。通過信息化建設(shè)能為檔案管理工作提供安全保障。由于企業(yè)涉密資料較多、技術(shù)含量較高，如一些自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)等均屬于企業(yè)商業(yè)機(jī)密，甚至關(guān)乎國(guó)家層面的經(jīng)濟(jì)利益。因此，檔案信息化管理工作必須通過行之有效的措施做好保密工作，搭建更規(guī)范的保密制度，有效保證內(nèi)部機(jī)密數(shù)據(jù)信息的安全。

三、煤炭企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀分析

（一）沒有建立精細(xì)化的檔案管理信息化系統(tǒng)。目前許多煤炭企業(yè)開始引用信息化檔案管理模式，但是還沒有完全改變傳統(tǒng)的“粗放型”管理方式，在信息化管理的過程中，正在努力走向“集約化管理”的全新模式。從具體的執(zhí)行層面來看，有許多煤炭企業(yè)沒有做好宏觀層面的信息化系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)，在煤炭的開采安全、生產(chǎn)監(jiān)控與企業(yè)檔案管理之間，沒有構(gòu)建完整的、體系化的信息共享系統(tǒng)。因此不同部門之間的系統(tǒng)數(shù)據(jù)還不能實(shí)現(xiàn)及時(shí)匹配和轉(zhuǎn)換，從而影響了運(yùn)行的效率。與此同時(shí)，電子類檔案資料的實(shí)際利用率并不高，在具體的工作開展中，如果僅僅通過目錄卡或庫卡進(jìn)行查找，有可能出現(xiàn)遺漏。而且這個(gè)過程也難以盤點(diǎn)具體的庫存以及流轉(zhuǎn)情況，不能精確地核實(shí)借閱行為。

（二）基層工作人員的信息化管理意識(shí)相對(duì)薄弱。大多數(shù)煤炭企業(yè)的管理重點(diǎn)在于生產(chǎn)任務(wù)的完成上，對(duì)于檔案管理工作上的忽視，將檔案信息化管理工作認(rèn)為就是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)錄入，沒有將整個(gè)企業(yè)內(nèi)部的信息化管理，建成一體化、自動(dòng)化以及網(wǎng)絡(luò)化的管理新模式，在很大程度上影響了網(wǎng)絡(luò)化的價(jià)值，同時(shí)基層管理人員應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行管理的意識(shí)較差、技能較弱，只能開展基礎(chǔ)工作，這在很大程度上制約了信息化的推進(jìn)。

四、煤炭企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的具體策略

（一）將信息化發(fā)展列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，在人、財(cái)、物方面給予大力支持，全方位推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)。要進(jìn)一步提高煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，首先要重視檔案信息化管理工作的開展，將信息化管理工作納入企業(yè)的宏觀發(fā)展規(guī)劃中，在人、財(cái)、物方面給予大力支持，建立一支綜合素質(zhì)水平較高的專業(yè)人才隊(duì)伍，為信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，企業(yè)管理者以及檔案管理工作者應(yīng)樹立堅(jiān)定的法制意識(shí)，以《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)為指導(dǎo)，全力開展檔案信息化管理工作，提升基層工作人員的自覺性。另外，還要做好信息化基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作流程進(jìn)行規(guī)范化管理，搭建一個(gè)完整的網(wǎng)絡(luò)層次，有效實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地域的檔案信息共享機(jī)制，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。

（二）建立部門之間的協(xié)同機(jī)制，進(jìn)一步明確檔案管理部門的職責(zé)，保障檔案資料收集的完整性。檔案管理是一個(gè)較為細(xì)致且牽涉較多實(shí)際技術(shù)的具體工作，在建設(shè)期間要將各種形式的資料轉(zhuǎn)化為電子資料，以圖片、文件等形式進(jìn)行存儲(chǔ)，要確保相關(guān)信息記錄的真實(shí)性，保證前、中、后期資源提交以及信息存儲(chǔ)的安全性。因此，應(yīng)該對(duì)團(tuán)隊(duì)的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，從負(fù)責(zé)人到具體工作人員，明確其具體的責(zé)任、權(quán)利與義務(wù)，從而確保相關(guān)工作的穩(wěn)步實(shí)施。如果出現(xiàn)了意見分歧，檔案信息化管理的牽頭部門及負(fù)責(zé)人，應(yīng)當(dāng)綜合各方信息進(jìn)行整合反饋，做好各個(gè)方面的協(xié)調(diào)工作，從而促進(jìn)該項(xiàng)目順利進(jìn)行。另外，還要建立各部門之間的配合機(jī)制，促進(jìn)資源收集的高效性。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，特別是將相關(guān)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，為煤炭企業(yè)的發(fā)展注入了全新的動(dòng)力。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，能夠進(jìn)一步優(yōu)化煤炭企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步提高工作效率和服務(wù)職能，提升檔案管理的整體水平，促進(jìn)企業(yè)更快更好發(fā)展。