文/中陜核工業(yè)集團二一一大隊有限公司 賀娟玲

新時代辦公體系下，企業(yè)對檔案運用的方式發(fā)生了改變，僅僅提供紙質(zhì)檔案很難滿足企業(yè)應(yīng)用需求，因此，企業(yè)應(yīng)對地質(zhì)科技檔案進行信息化管理。從目前地質(zhì)科技檔案信息化管理來看，其面臨著諸多問題，導(dǎo)致地質(zhì)科技檔案信息化管理出現(xiàn)了嚴(yán)重的阻礙。企業(yè)應(yīng)立足于信息化發(fā)展，積極構(gòu)建檔案信息化管理模式，為滿足新時代地質(zhì)科技工作需求提供保障支持。

一、地質(zhì)科技檔案信息化管理內(nèi)容分析

（一）檔案管理逐漸向信息網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化過渡。新時代背景下，地質(zhì)科技檔案信息管理將由傳統(tǒng)的檔案管理向信息化管理過渡。在這種情況下，地質(zhì)科技檔案管理的內(nèi)容將會發(fā)生較大的變化。對于檔案管理而言，地質(zhì)科技檔案的價值并不是收藏，是為了工作所用。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，申請檔案程序復(fù)雜、限制因素多，這就致使檔案利用效率不高。而新時期的地質(zhì)科技檔案管理逐漸向信息化過渡，這對擺脫傳統(tǒng)檔案使用限制具有重要的作用。

（二）借助網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)自動化檢索。在長期的工作積累下，地質(zhì)科技檔案日益增多，想快速找到所需的檔案需要設(shè)置檢索工具才能實現(xiàn)。在傳統(tǒng)的企業(yè)信息檔案管理下，雖然也設(shè)置了檢索工具，但是相對于當(dāng)前計算機信息化檢索而言，有明顯的滯后性。當(dāng)前地質(zhì)科技檔案信息管理應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)自動化檢索，并形成搜集、儲存、利用為標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)信息檔案管理體系。

（三）紙質(zhì)檔案電子化管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案丟失情況，而且在互聯(lián)網(wǎng)辦公條件下很難進行互通，無法實現(xiàn)高效運用。因此，在信息化時代，地質(zhì)科技檔案信息化管理的主要內(nèi)容是向數(shù)字化發(fā)展，即將紙質(zhì)檔案通過電子掃描的方式，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案并進行存檔，以此提高檔案應(yīng)用效率。

二、地質(zhì)科技檔案信息化管理存在的問題分析

傳統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案管理向信息化管理過渡的過程中會面臨一些問題，主要包括以下幾點：第一，缺乏健全的管理體系。在檔案管理過程中出現(xiàn)借閱不規(guī)范、歸檔不規(guī)范、存儲不規(guī)范等不良現(xiàn)象，這些嚴(yán)重干擾檔案科學(xué)的應(yīng)用，甚至還會出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象；第二，缺乏信息化檔案管理人才。地質(zhì)科技檔案信息化管理需要專業(yè)的計算機人才，不僅要能夠熟練地使用計算機，而且還能利用計算機功能來實現(xiàn)檔案管理。從目前企業(yè)檔案信息化管理者來看，很多企業(yè)并不具備專業(yè)的信息化管理人才，加之對檔案管理的工作重視不足，檔案管理人員不穩(wěn)定，容易出現(xiàn)頻頻更換的現(xiàn)象，而這對于地質(zhì)科技檔案管理極其不利；第三，檔案信息化建設(shè)落后。隨著業(yè)務(wù)的增多，檔案也會越來越多，在這種情況下地質(zhì)科技檔案管理并不是傳統(tǒng)檔案管理模式下簡單地用計算機對檔案進行記錄、統(tǒng)計，而是形成現(xiàn)代化辦公所需要的電子檔案。但是由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持，也缺乏與之相匹配的軟件、硬件配備，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)落后，地質(zhì)科技檔案信息化管理出現(xiàn)了形式化的現(xiàn)象，沒有從根本上實現(xiàn)檔案信息化管理。

三、地質(zhì)科技檔案信息化管理路徑分析

（一）建設(shè)信息化管理系統(tǒng)。信息化管理不是某一個檔案管理程序的信息化，而是需要立足于檔案管理的各個環(huán)節(jié)，來實現(xiàn)檔案信息化管理。對此應(yīng)從以下幾點來建立檔案信息化管理系統(tǒng)：第一，地質(zhì)科技檔案信息化管理系統(tǒng)需要硬件、軟件支持。一方面要保證地質(zhì)科技檔案管理系統(tǒng)滿足容量需求，另一方面還要保證地質(zhì)科技檔案安全，避免出現(xiàn)管理漏洞，導(dǎo)致重要地質(zhì)科技檔案信息泄露。第二，地質(zhì)科技檔案信息化管理的主要目的是為了應(yīng)用，因此要提高檔案的利用效率。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)以實用性為主，保證使用者能夠盡快獲得所需檔案資料，進而滿足相關(guān)工作需求。第三，能夠?qū)崿F(xiàn)信息化處理功能。在地質(zhì)科技檔案信息不斷增多的情況下，檔案信息只有實現(xiàn)信息化處理才能實現(xiàn)對現(xiàn)有檔案的有機整合，按照一定的定義、流程來形成目標(biāo)處理結(jié)果，最終形成科學(xué)的信息化管理系統(tǒng)。

此外，當(dāng)前辦公中使用的辦公軟件較多，辦公方式也日益多樣化，對檔案利用的需求也不同，有的需要紙質(zhì)檔案，有的需要電子版檔案，有的需要在具體的辦公軟件中使用檔案信息等等。因此，在這種情況下，地質(zhì)科技檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具有兼容性，既能夠單獨使用檔案滿足一般性的需求，也能夠針對不同的使用情況滿足特殊性的需求。

（二）制定檔案信息化管理準(zhǔn)則。檔案信息化管理的實現(xiàn)需要遵循相應(yīng)的準(zhǔn)則，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)來完成檔案信息管理工作，應(yīng)制定相應(yīng)的地質(zhì)科技檔案信息化管理細則：第一，不同企業(yè)的企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營業(yè)務(wù)、檔案種類等存在明顯的差異，檔案管理準(zhǔn)則應(yīng)遵循自身的具體情況來建立，并形成與本行業(yè)相匹配的人員管理，以此達到提高地質(zhì)科技檔案信息化管理效率的目的。第二，制定檔案管理流程，使檔案管理工作系統(tǒng)化、科學(xué)化，比如嚴(yán)格按照紙質(zhì)、電子兩種方式進行地質(zhì)科技檔案存檔。第三，地質(zhì)科技檔案信息化管理應(yīng)具有靈活性，切勿生搬硬套，應(yīng)具有擴展性，能夠滿足多種辦公形式的應(yīng)用，尤其是能夠?qū)崿F(xiàn)和不同軟件的對接，保證多樣化的辦公需求。第四，應(yīng)確定檔案信息化技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理具有信息技術(shù)支撐，形成以計算機為主體的檔案信息管理體系，滿足當(dāng)前辦公應(yīng)用需求，提高檔案應(yīng)用效率。比如使用人員在申請檔案使用之后，可以通過計算機來實現(xiàn)檔案的查閱，而不需要通過到檔案室借閱。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化管理人才。通常情況下，檔案管理工作主要是進行紙質(zhì)檔案管理，并做好檔案的收集、儲存、借閱等相關(guān)工作。在這種檔案管理模式下很少涉及計算機，對管理人員綜合素質(zhì)要求也較低，但是隨著檔案信息化管理模式的出現(xiàn)，需要配備相應(yīng)的信息化管理人才。首先，要提高檔案管理人員思想意識，從傳統(tǒng)的檔案管理意識中擺脫出來，用信息化管理意識武裝頭腦，不斷提高自身工作能力，使之能夠滿足當(dāng)前地質(zhì)科技檔案信息化管理需求。其次，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理崗位及人才培養(yǎng)，對現(xiàn)有的檔案管理人員進行信息化檔案管理內(nèi)容培訓(xùn)，并制定檔案信息化考核制度來規(guī)范工作行為，為實現(xiàn)地質(zhì)科技檔案信息化管理提供保障。最后，檔案信息化系統(tǒng)對實現(xiàn)檔案管理信息化具有重要的作用，企業(yè)應(yīng)注重系統(tǒng)開發(fā)人員的培養(yǎng)，使其能夠根據(jù)企業(yè)目前檔案管理現(xiàn)狀來開發(fā)出適合地質(zhì)科技檔案信息管理的系統(tǒng)，保證所應(yīng)用的軟件具有穩(wěn)定性、實用性特點，還能根據(jù)行業(yè)變化進行不斷升級，從根本上解決企業(yè)信息化管理水平落后的局面，實現(xiàn)地質(zhì)科技檔案信息化管理水平的不斷提升。

（四）提升檔案信息化安全保障。檔案信息化管理中應(yīng)將信息安全放在重要的地位。在信息傳輸越來越便捷的情況下，如何實現(xiàn)信息安全管理并達到高效應(yīng)用顯得尤為重要，對此應(yīng)從以下幾點來構(gòu)建檔案信息安全屏障：第一，應(yīng)對現(xiàn)有地質(zhì)科技檔案存放房間進行管控整改。對具有安全隱患的區(qū)域進行修葺，并制定嚴(yán)格的準(zhǔn)入機制，從而防止無關(guān)人員進入，減少安全隱患。第二，做好計算機網(wǎng)絡(luò)維護工作。定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行監(jiān)測，對網(wǎng)絡(luò)存在的漏洞及時修復(fù)，并應(yīng)用專業(yè)的安全防護系統(tǒng)，防止黑客侵入破壞檔案管理系統(tǒng)。第三，規(guī)范檔案存儲介質(zhì)及存放設(shè)備。嚴(yán)格按照規(guī)范進行存儲存放，嚴(yán)防地質(zhì)科技檔案在存放過程中出現(xiàn)損壞，從而造成重要資料的丟失，為今后的工作帶來不便和不必要損失。第四，設(shè)置信息化檔案查閱權(quán)限。并不是企業(yè)任何人員都能隨意使用檔案，只有一些特定崗位才能使用，同時需要設(shè)置身份信息，如果其他人員查看檔案，需要提交申請才能開放使用，以此減少地質(zhì)科技檔案信息的流通范圍，降低地質(zhì)科技檔案信息安全隱患的發(fā)生。

四、結(jié)語

目前，地質(zhì)科技檔案信息化管理面臨著信息化專業(yè)人員缺乏、信息化管理機制不完善、沒有形成健全的檔案信息管理系統(tǒng)等問題。因此，應(yīng)立足于地質(zhì)科技檔案管理情況來制定符合地質(zhì)科技檔案信息化管理系統(tǒng)要求的準(zhǔn)則，培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化人才，并構(gòu)建安全的檔案信息化管理機制，形成科學(xué)、系統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案信息化管理體系，為實現(xiàn)地質(zhì)科技檔案信息化管理提供有利條件。