文/西安石油大學(xué)圖書館 武文斌 朱媛 史啟明

期刊是圖書館文獻(xiàn)信息資源的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)知識(shí)擴(kuò)充、學(xué)術(shù)交流與成果展示、讀者休閑娛樂等功能的重要工具。大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子期刊、數(shù)據(jù)庫的廣泛使用使紙質(zhì)期刊的利用率有所降低。為完善期刊文獻(xiàn)保障體系，高校圖書館需要結(jié)合本校經(jīng)費(fèi)使用的實(shí)際情況，通過優(yōu)化紙質(zhì)期刊的選擇和采訪，與電子期刊互不重復(fù)、互為補(bǔ)充，從而使本館紙質(zhì)期刊形成有特色、有延續(xù)性的完整體系，提高紙質(zhì)期刊的使用率。本文主要針對(duì)高校圖書館紙質(zhì)期刊在采訪規(guī)范化方面進(jìn)行簡單地探討，以期提高師生對(duì)期刊資源使用的滿意度，為學(xué)校的學(xué)科建設(shè)和發(fā)展做好信息資源的強(qiáng)有力支撐。

一、建立高校圖書館紙質(zhì)期刊采訪業(yè)務(wù)工作規(guī)范化

期刊作為最新情報(bào)、動(dòng)態(tài)及前沿知識(shí)的載體，文章短小精悍具有時(shí)效性，是圖書館文獻(xiàn)信息資源的重要組成部分。實(shí)現(xiàn)期刊采訪職責(zé)、采訪原則等方面的規(guī)范化，保質(zhì)保量完成紙質(zhì)期刊的采訪是期刊管理工作中的核心和重點(diǎn)。

（一）高校圖書館紙質(zhì)期刊采訪人員崗位職責(zé)規(guī)范化。紙質(zhì)期刊采訪人員應(yīng)設(shè)立專人專崗。崗位職責(zé)需規(guī)范化：負(fù)責(zé)整理國內(nèi)外現(xiàn)期期刊的發(fā)行目錄；了解關(guān)注國內(nèi)外期刊的發(fā)行動(dòng)態(tài)；熟悉本校專業(yè)設(shè)置情況、了解重點(diǎn)學(xué)科分布情況及本校學(xué)科建設(shè)對(duì)文獻(xiàn)支撐的需求；根據(jù)文獻(xiàn)采購原則，制定計(jì)劃完成采集中外文現(xiàn)期期刊文獻(xiàn)資源的工作。

（二）期刊采訪目錄來源正規(guī)化?，F(xiàn)階段我國有正式出版刊號(hào)、公開發(fā)行的紙質(zhì)期刊約有一萬多種。期刊發(fā)行主要有郵局發(fā)行、期刊公司征訂代發(fā)、非郵發(fā)聯(lián)合征訂、自主發(fā)行等渠道。目前，高校圖書館紙質(zhì)期刊基本采用招標(biāo)期刊供應(yīng)公司的方式訂購。紙質(zhì)期刊采訪人員確定本館訂購中文期刊目錄的來源，主要是根據(jù)中國郵政發(fā)行的報(bào)刊發(fā)行征訂目錄及合作期刊供應(yīng)公司提供的征訂目錄。外文學(xué)術(shù)期刊主要是世界圖書出版公司和中國圖書出版公司及合作期刊供應(yīng)公司提供的期刊征訂目錄。同時(shí)，采訪人員通過對(duì)中文核心期刊目錄、知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫等電子數(shù)據(jù)庫多方面了解，科技期刊的發(fā)展變化，確保了紙質(zhì)期刊征訂目錄來源的正規(guī)化。

（三）高校圖書館期刊遴選采訪原則明確化。期刊采訪人員取得征訂目錄后，通過對(duì)現(xiàn)有的館藏期刊和各學(xué)科專業(yè)分類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析得到各學(xué)科專業(yè)期刊的比例結(jié)構(gòu)，根據(jù)本校學(xué)科設(shè)置、學(xué)年工作的側(cè)重點(diǎn)變化，結(jié)合學(xué)科專業(yè)期刊的核心地位、影響因子、使用頻率等方面進(jìn)一步統(tǒng)籌分析遴選，制定出適合本校本館的采訪原則，最優(yōu)、最合理地完成紙質(zhì)期刊的采訪，為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)期刊的訂購科學(xué)化、合理化、有效化和規(guī)范化做好準(zhǔn)備。1.針對(duì)性、有效性、合理化原則。采訪工作要提前準(zhǔn)備，提早調(diào)研，做到有針對(duì)、有效率。高校圖書館的紙質(zhì)期刊服務(wù)首先要滿足師生教學(xué)、科研的需求，其次是豐富師生的課余生活、陶冶情操。紙質(zhì)期刊訂購比重，應(yīng)控制在滿足教學(xué)和科研的科技期刊約占70%～80%，娛樂性期刊約占20%～30%。了解學(xué)校的專業(yè)設(shè)置、學(xué)科特點(diǎn)、發(fā)展走向與最新進(jìn)展，掌握本校開設(shè)的各專業(yè)的核心期刊、重點(diǎn)期刊和特色期刊的組成、影響因子、發(fā)行動(dòng)態(tài)及變化，了解電子數(shù)據(jù)庫專業(yè)期刊的收錄情況等，及時(shí)調(diào)整合理確定紙質(zhì)期刊的訂購意向。分析師生對(duì)紙質(zhì)期刊的使用需求和頻率，結(jié)合館藏特色、年度經(jīng)費(fèi)確定好各學(xué)科專業(yè)所需期刊范圍，有針對(duì)、有側(cè)重、有協(xié)調(diào)地制定出科學(xué)的期刊館藏建設(shè)的訂購計(jì)劃。2.系統(tǒng)性、完整性原則。紙質(zhì)期刊采訪應(yīng)該遵循學(xué)科覆蓋的完整性，與重點(diǎn)學(xué)科有關(guān)的經(jīng)典、特色、重點(diǎn)、核心期刊收藏的系統(tǒng)化。參考本校訂購的電子期刊和電子數(shù)據(jù)庫適時(shí)調(diào)整紙質(zhì)期刊的訂購方向，調(diào)研本館紙質(zhì)期刊與讀者的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)適應(yīng)的程度及訂購期刊的使用率，建成重要文獻(xiàn)館藏有連續(xù)不斷檔，學(xué)科專業(yè)范圍廣泛有覆蓋，新鮮知識(shí)及時(shí)補(bǔ)充，休閑娛樂期刊做點(diǎn)綴的高質(zhì)量的館藏期刊體系。3.節(jié)約性原則。采訪工作既要關(guān)注期刊出版的動(dòng)向更要結(jié)合本校教學(xué)、科研等的實(shí)際需求，關(guān)注紙質(zhì)期刊的利用率，認(rèn)真調(diào)研期刊訂購效果并適時(shí)對(duì)訂單做出備注和調(diào)整，為下一年度的增訂或停訂做好準(zhǔn)備。在保障期刊訂購數(shù)量的同時(shí)，還需要從整體上提高訂購質(zhì)量，為學(xué)校的學(xué)科建設(shè)和發(fā)展做好支撐和保障，為學(xué)生的學(xué)習(xí)和科研助力，并達(dá)到滿足師生娛樂休閑需求的目的，從而提高期刊經(jīng)費(fèi)使用的高效性、節(jié)約性。4.個(gè)性化原則。采訪人員通過走訪本校各學(xué)科專業(yè)專家、學(xué)科帶頭人及重點(diǎn)讀者對(duì)期刊使用的需求，結(jié)合本館紙質(zhì)期刊收藏結(jié)構(gòu)及到館期刊的使用情況，對(duì)訂單做出備注和調(diào)整。同時(shí)加強(qiáng)宣傳，收集師生列出的自薦期刊目錄結(jié)合圖書館擬訂購的期刊目錄，針對(duì)性地征集讀者喜歡閱讀的期刊，滿足讀者合理的個(gè)性化的需求，從而提升讀者對(duì)圖書館的滿意度和紙質(zhì)期刊的利用率。

（四）高校圖書館期刊招標(biāo)流程規(guī)范化。由于經(jīng)費(fèi)的削減，紙質(zhì)期刊價(jià)格不斷上漲，電子期刊和電子數(shù)據(jù)庫經(jīng)費(fèi)投入的比重加大等原因，更加要求紙質(zhì)期刊采訪工作與招標(biāo)公司對(duì)接需及時(shí)，加強(qiáng)期刊供應(yīng)商的審核，在招標(biāo)文件及供貨合同的起草等方面做好前期調(diào)研和準(zhǔn)備。1.招標(biāo)文件起草規(guī)范化、細(xì)致化。招標(biāo)文件起草必須符合《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《合同法》及其他有關(guān)法律法規(guī)的要求，合法化、規(guī)范化；招標(biāo)文件起草內(nèi)容細(xì)致化。明確招標(biāo)項(xiàng)目具體的采購內(nèi)容和服務(wù)內(nèi)容及違約規(guī)定。特別是對(duì)期刊的來源和質(zhì)量、到刊周期、到刊率及訂準(zhǔn)率要做出具體要求，明確制定違約賠償條約。以上約定一旦產(chǎn)生問題，要求供應(yīng)商提供相應(yīng)的證明材料說明是出版社的原因還是供應(yīng)商的問題，否則可要求供應(yīng)商按約定賠償；對(duì)供應(yīng)商出現(xiàn)的違約行為，圖書館有權(quán)終止合作。2.期刊供應(yīng)商審查嚴(yán)格化。期刊采訪人員要積極與招標(biāo)公司對(duì)接招標(biāo)工作，對(duì)期刊供應(yīng)商的資質(zhì)審核要嚴(yán)格化，對(duì)其所提供的服務(wù)范圍的規(guī)定明確化。通過參加期刊供應(yīng)商舉辦的訂購會(huì)、與合作過的期刊供應(yīng)商相處情況及走訪兄弟院校了解供應(yīng)商的口碑等方面對(duì)有實(shí)力、有潛力的期刊供應(yīng)商做出中肯的意見，并提供給招標(biāo)公司作為審查供應(yīng)商的資質(zhì)時(shí)的依據(jù)。本館采購的要求、方式、條件、程序確定好后可以針對(duì)有實(shí)力有潛力的期刊供應(yīng)商發(fā)布公告、通告或邀請(qǐng)函。招標(biāo)公司資質(zhì)審查之后選定幾家有實(shí)力的期刊供應(yīng)商作為投標(biāo)單位來進(jìn)行應(yīng)標(biāo)，并組織專家對(duì)應(yīng)標(biāo)書進(jìn)行公正、公平的評(píng)價(jià)，最后選定中標(biāo)單位，并與之簽訂采購協(xié)議。3.建立科學(xué)評(píng)標(biāo)體系。建立科學(xué)的評(píng)標(biāo)體系，使期刊采購經(jīng)費(fèi)通過招標(biāo)的方式獲得較好的經(jīng)濟(jì)利益，科學(xué)地考慮供求雙方的利益，做到真正的雙贏。如果過分地強(qiáng)調(diào)低折扣價(jià)格，中標(biāo)的供應(yīng)商提供的服務(wù)也必然會(huì)打折扣，從而造成期刊質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量和到刊率等方面出現(xiàn)問題。招標(biāo)工作中，由圖書館專家（最好是館長）先發(fā)言定下基調(diào)，把采訪工作的特殊性、重要性以及對(duì)折扣的辯證認(rèn)識(shí)提出來，引導(dǎo)評(píng)標(biāo)小組的專家、成員在注重書商的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效果的基礎(chǔ)上再結(jié)合考慮折扣。4.加強(qiáng)采購招標(biāo)的監(jiān)督防范。圖書館對(duì)于那些假借他人名義進(jìn)行投標(biāo)、串通投標(biāo)；通過行賄或者其他弄虛作假的方式謀取中標(biāo)的供應(yīng)商應(yīng)拉入“黑名單”，對(duì)以次充好、量價(jià)不符的情況要提前設(shè)置約束機(jī)制，采取有效措施進(jìn)行防范。

二、實(shí)現(xiàn)高校圖書館紙質(zhì)期刊現(xiàn)期期刊驗(yàn)收工作規(guī)范化

高校圖書館紙質(zhì)期刊驗(yàn)收設(shè)立專人專崗，及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商對(duì)配送期刊履行合同約定的情況，嚴(yán)格把控，及時(shí)驗(yàn)收保證期刊采訪工作圓滿完成。

（一）嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)期期刊“實(shí)到實(shí)登”的原則。訂購清單是驗(yàn)收的重要依據(jù)。對(duì)供應(yīng)商配送到館的期刊嚴(yán)格核對(duì)送刊批次、件數(shù)、種冊(cè)數(shù)是否與配送清單一致；逐一核對(duì)配送清單與實(shí)際到館期刊是否一致，按實(shí)際到館期刊數(shù)量及時(shí)錄入本館系統(tǒng)。

（二）及時(shí)糾錯(cuò)反饋。根據(jù)實(shí)際到館期刊的情況對(duì)出現(xiàn)的刊頻、刊名、價(jià)格等的變化，做出備注及時(shí)反饋給采訪人員。對(duì)實(shí)際到館期刊與供應(yīng)商配送清單不符情況，及時(shí)批注并聯(lián)系供應(yīng)商解決。

（三）查漏補(bǔ)缺原則。對(duì)于出現(xiàn)延期、錯(cuò)刊、漏刊的情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通催缺補(bǔ)配。

三、結(jié)語

圖書館紙質(zhì)期刊采訪是一項(xiàng)環(huán)環(huán)相扣的工作，制定并執(zhí)行詳細(xì)的規(guī)范可以推動(dòng)采訪人員高效地工作；通過不斷優(yōu)化資源建設(shè)策略和本館藏刊結(jié)構(gòu)，突出紙質(zhì)期刊的特色化、精準(zhǔn)化，提高紙質(zhì)期刊的使用和管理，提高師生的滿意度，為學(xué)校的學(xué)科建設(shè)和發(fā)展做好信息資源的強(qiáng)有力支撐和保障。