劉 樂(lè)

(山東省北鎮(zhèn)中學(xué) 山東 濱州 256609)

前言

對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，辦公室是一個(gè)重要組成部分，主要作用是進(jìn)行各種文件和政策的上傳下達(dá)和事件處理，同時(shí)起到協(xié)調(diào)和溝通的效果。因此辦公室檔案文書(shū)管理工作是非常重要的，那么如何能夠完成好辦公室檔案文書(shū)的管理工作，對(duì)于提高辦公室檔案文書(shū)管理工作的效率有非常重要的作用。

1.辦公室檔案文書(shū)管理具備的特點(diǎn)

在辦公室的檔案文書(shū)管理工作者，具有以下幾個(gè)比較突出的特點(diǎn)：①進(jìn)行資料的收集和保管工作是檔案文書(shū)的主要工作。②辦公室檔案文書(shū)形成于辦公室文書(shū)工作也用于辦公室的檔案文書(shū)管理工作。③辦公室檔案文書(shū)種類(lèi)繁多且內(nèi)容比較復(fù)雜。針對(duì)這三個(gè)特點(diǎn)進(jìn)行具體分析[1]。

1.1 辦公室檔案文書(shū)對(duì)資料的收集和保管工作。通過(guò)檔案管理工作能夠?qū)v史的資料和信息進(jìn)行記載，保存真實(shí)的數(shù)據(jù)，為以后資料的借鑒和引用起到重要的作用[2]。檔案的管理具有很好的安全性和完整性，這是對(duì)以前人事和事件的過(guò)程進(jìn)行記錄，并且與相關(guān)文件和資料進(jìn)行管理。將它記錄在本子上，然后放入檔案袋進(jìn)行儲(chǔ)存，在管理中的主要環(huán)節(jié)有收集、編冊(cè)、管理、保存以及借閱。

1.2 文書(shū)的檔案形成與文書(shū)工作，也應(yīng)用在文書(shū)工作中。在進(jìn)行文書(shū)的管理工作中，主要包括以下幾方面的內(nèi)容[3]：①文件的搜集：②文件分等級(jí)；③文件的運(yùn)轉(zhuǎn)；④文件的催辦；⑤文件的承辦工作以及整理和歸檔等末期工作。通過(guò)文書(shū)檔案的方式，將其進(jìn)行記錄和儲(chǔ)存、保管以及檢索和使用等。檔案的形成與文書(shū)有很大的關(guān)系，他的質(zhì)量會(huì)直接影響檔案的質(zhì)量。

1.3 檔案文書(shū)的種類(lèi)比較復(fù)雜。由于檔案比較多，并且內(nèi)容也很繁雜，正因?yàn)闄n案文書(shū)具有這樣的特點(diǎn)，所以要想對(duì)它進(jìn)行全面了解和記錄需要進(jìn)行科技檔案、行政管理、會(huì)計(jì)檔案以及特種載體檔案等各方面的工作。文書(shū)檔案也具有多樣性的特點(diǎn)，其中包含上級(jí)相關(guān)的紅頭文件等，同時(shí)也包含單位相關(guān)的協(xié)議書(shū)、責(zé)任書(shū)、合同等資料。

2.提升辦公室檔案文書(shū)管理的對(duì)策

在辦公室檔案文書(shū)管理工作中，想要提高辦公室各種工作的效率和質(zhì)量就要不斷提高辦公室檔案文書(shū)管理工作的水平，在對(duì)辦公室檔案文書(shū)管理中，文書(shū)處理工作是所有工作中最重要的一項(xiàng)工作，辦公室工作能否順利開(kāi)展與辦公室檔案文書(shū)管理工作有著直接聯(lián)系。由于辦公室的檔案文書(shū)工作種類(lèi)比較多，管理起來(lái)也比較復(fù)雜，所以在辦公室檔案文書(shū)管理中具有一定的難度。為了提高檔案文書(shū)管理工作的質(zhì)量和效率，必須制定健全完善的管理體制，結(jié)合當(dāng)今的現(xiàn)代信息技術(shù)，比如采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工作和管理，具體從以下幾個(gè)方面開(kāi)展管理對(duì)策。

2.1 建立規(guī)范化的檔案文書(shū)管理體系。在目前的辦公室檔案文書(shū)管理中，檔案的管理和文件的管理分別屬于兩個(gè)部門(mén)，因此在管理起來(lái)存在許多問(wèn)題，不利于檔案文書(shū)的管理，也很難進(jìn)行文件的前期管理。因此我們要革新制度，建立一個(gè)新的檔案文書(shū)管理體系，將文件管理的前期工作歸為檔案管理工作者，確保文件的有形成和處理，并方便查閱，使這些工作形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，方便進(jìn)行管理。在辦公室檔案文書(shū)的管理中，建立科學(xué)有效的管理程序，細(xì)化管理流程，使之更具有操作性。并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守所制定的相關(guān)制度，避免出現(xiàn)濫發(fā)文件以及發(fā)生無(wú)效文件的現(xiàn)象。

2.2 提高檔案文書(shū)的收集能力。在辦公室檔案文書(shū)的管理中，想要工作做得好，基礎(chǔ)就要打的好。什么事管理工作的基礎(chǔ)？材料的收集就是基礎(chǔ)。要抓緊提高辦公室檔案文書(shū)收集能力，從而提升檔案文書(shū)管理水平，具體措施有以下幾種①對(duì)檔案文書(shū)進(jìn)行分類(lèi)收集和保存，確保格式規(guī)范，分類(lèi)清晰整齊。②規(guī)范收文的程序。③對(duì)資料進(jìn)行目錄編號(hào)，入庫(kù)的檔案應(yīng)盡可能齊全完整。特別要注意凡在辦公室活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的公文、材料、電報(bào)、簿冊(cè)、圖表、會(huì)議文件、聲像照片等均應(yīng)在工作結(jié)束后，由綜合科立卷，交檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。

2.3 提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)辦公室檔案文書(shū)的進(jìn)出工作加強(qiáng)控制力度。將文書(shū)處理工作作為基礎(chǔ)，規(guī)范工作程序，建立完善的收發(fā)文件程序，提高相關(guān)管理工作人員的素質(zhì)，從而提高管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，引進(jìn)信息化管理技術(shù)對(duì)技術(shù)人員的素質(zhì)提高有很大的幫助。

2.4 引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)在我國(guó)的傳播的時(shí)間比較短，應(yīng)用于檔案管理也是近幾年才開(kāi)始廣泛實(shí)行的，相應(yīng)的檔案管理軟件就十分的缺乏，事業(yè)單位需要與自己情況相配套的檔案管理軟件，來(lái)支持檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理的設(shè)備落后會(huì)影響管理的相關(guān)工作，所以事業(yè)單位的檔案管理工作需要先進(jìn)的設(shè)備，支持檔案管理的科學(xué)化。電子檔案的使用是我國(guó)檔案管理的一個(gè)新的起點(diǎn)，事業(yè)單位的檔案管理想要提高水平，不妨考慮利用電子檔案先進(jìn)的檔案技術(shù)，利用電子檔案的各種有利方面，減少日常檔案管理繁瑣的工作程序，同時(shí)能夠極大的節(jié)約資源，完整的保存重要的檔案資料。

結(jié)束語(yǔ)

總之，辦公室的日常工作比較復(fù)雜，所以導(dǎo)致檔案文書(shū)管理工作的內(nèi)容也比較復(fù)雜，應(yīng)該積極采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高辦公室檔案文書(shū)管理工作，對(duì)于辦公室檔案文書(shū)的管理工作也應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行模式和技術(shù)的改革，實(shí)現(xiàn)信息化辦公室檔案文書(shū)的管理。同時(shí)加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)提升，提高檔案文書(shū)管理制度，從而促進(jìn)辦公室整體業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量，提高業(yè)務(wù)水平。