（江蘇醫(yī)藥職業(yè)學(xué)院信息中心，江蘇 鹽城 224005）

0 引言

教育部《2016年教育信息化工作要點》中明確提到“引導(dǎo)各級各類學(xué)校開展利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變教學(xué)模式、改進教學(xué)管理的數(shù)字校園/智慧校園應(yīng)用”。江蘇醫(yī)藥職業(yè)學(xué)院在建成公共數(shù)據(jù)交換中心、統(tǒng)一身份認證、統(tǒng)一門戶信息平臺三大平臺的基礎(chǔ)上，啟動了新一輪智慧校園建設(shè)，對學(xué)校全方位信息數(shù)據(jù)進行規(guī)劃治理，搭建學(xué)校大數(shù)據(jù)倉庫[1]，建設(shè)學(xué)校內(nèi)部質(zhì)量診斷與改進平臺。文章為做好內(nèi)部質(zhì)量診斷與改進平臺、一站式網(wǎng)上辦事大廳[2]等平臺的建設(shè)，對信息化平臺下如何再造流程進行深入剖析，從為師生服務(wù)、提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平等角度對流程重構(gòu)進行了積極探索和建設(shè)。

1 流程再造背景

1.1 流程再造是學(xué)校提高為師生服務(wù)水平的需要

一方面，學(xué)校信息化建設(shè)是進一步深化的迫切需要，學(xué)校雖然建成了統(tǒng)一門戶平臺，實現(xiàn)了一次身份登錄直接使用各系統(tǒng)，但跨部門業(yè)務(wù)仍需線下辦事，如學(xué)生在辦理諸如請假、休學(xué)、畢業(yè)審核、勤工儉學(xué)等事項時，仍需在多個部門之間奔跑；另一方面，學(xué)校正在進一步深化校企融合人才培養(yǎng)模式，學(xué)生成班建制到臨床教學(xué)醫(yī)院學(xué)習(xí)、生活，外聘管理人員無法納入學(xué)校人事管理系統(tǒng)中，缺少有效信息化管理流程平臺。因此，再造覆蓋教學(xué)醫(yī)院和學(xué)校一體化綜合信息化服務(wù)、管理新型網(wǎng)絡(luò)平臺迫在眉睫。

1.2 流程再造是學(xué)校提升服務(wù)能力的需要

一方面，學(xué)校在現(xiàn)有OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中，搭建部分業(yè)務(wù)流程，在一定程度上提高了辦事效率，但未從校級層面上對流程進行頂層設(shè)計，缺乏整體規(guī)劃；另一方面，目前學(xué)生日常學(xué)習(xí)、生活、服務(wù)等事務(wù)管理需求，大多仍是通過學(xué)院、班級QQ群、短信、微信群以及人工方式進行協(xié)助，建設(shè)涵蓋教師、學(xué)生、管理員，服務(wù)全員的流程平臺將有效提升學(xué)校服務(wù)能力。

1.3 流程再造是學(xué)校信息化平臺下內(nèi)部質(zhì)量管理的需要

根據(jù)教育部教職成司函〔2015〕168號文件要求，學(xué)校內(nèi)部質(zhì)量管理診斷與改進平臺需要統(tǒng)籌建設(shè)全校性業(yè)務(wù)流程平臺，通過把流程過程性數(shù)據(jù)納入學(xué)校大數(shù)據(jù)，以全校性數(shù)據(jù)統(tǒng)計表達全校服務(wù)質(zhì)量，以個人統(tǒng)計數(shù)據(jù)確定個人服務(wù)的量，從而更加客觀全面評價管理和服務(wù)質(zhì)量，促進學(xué)校人才培養(yǎng)質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量和管理質(zhì)量的循環(huán)提升。

2 對流程的再認識再規(guī)劃

2.1 信息化平臺下流程內(nèi)涵豐富和外延拓展

工藝流程和流水線流程中通常以不同的人(或部門)作為流程節(jié)點，這一模式適用于學(xué)校師生和部門辦事流程，但不是所有工作都必須在部門之間流轉(zhuǎn)，如部門內(nèi)部工作任務(wù)過程管理，往往就是以部門和個人為單位，不存在不同人員或不同部門之間的流轉(zhuǎn)過程；如教學(xué)過程質(zhì)量管理，是不同時間節(jié)點[3]下，質(zhì)量目標達成和自我診改，需要建設(shè)以時間為節(jié)點的流程，形成按時間節(jié)點工作任務(wù)完成情況的流程，實現(xiàn)管理和服務(wù)的透明化、量化，實現(xiàn)過程的自我管理、部門管理和學(xué)校監(jiān)管。

2.2 信息化平臺下流程特點

一是具備強內(nèi)聚性和弱耦合性，根據(jù)強內(nèi)聚、弱耦合的原則，合理確定流程業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)節(jié)點數(shù)；二是流程節(jié)點性質(zhì)的多樣性，既有以人員為節(jié)點的流轉(zhuǎn)辦事流程，又有以時間為節(jié)點的業(yè)務(wù)流程、自我診斷和改進流程；三是規(guī)劃不同層級流程；四是流程自閉性和可管性，實現(xiàn)對流程執(zhí)行效果、工作質(zhì)量的用戶評價和反饋，實現(xiàn)流程按時間節(jié)點進行過程性管理和診改。

3 以為師生服務(wù)和提升質(zhì)量管理為中心流程建構(gòu)

3.1 再造流程層次規(guī)劃

根據(jù)流程節(jié)點內(nèi)涵不同和流程在學(xué)校工作中的重要程度，將學(xué)校業(yè)務(wù)流程規(guī)劃為3個層級，一是校級質(zhì)量控制流程，在學(xué)校質(zhì)量管理平臺實現(xiàn)校級層面流程，牽頭部門負責(zé)實現(xiàn)學(xué)校階段監(jiān)管和年度考核。二是事務(wù)管理流程，在學(xué)校一站式辦事大廳實現(xiàn)，發(fā)起部門責(zé)任人負責(zé)，以跨部門的事務(wù)流程為主，以不同部門（人員）為流轉(zhuǎn)節(jié)點，節(jié)點信息以填報為主；三是部門業(yè)務(wù)流程，在學(xué)校質(zhì)量管理平臺實現(xiàn)，部門層級包含部門內(nèi)部主要工作和個人崗位工作任務(wù)流程，以時間為節(jié)點，實現(xiàn)階段監(jiān)管和年度考核。

3.2 流程平臺建設(shè)初步設(shè)想

一是加強基礎(chǔ)平臺建設(shè)，提高信息集成度。加強學(xué)校數(shù)據(jù)治理建設(shè)，建設(shè)學(xué)校數(shù)據(jù)倉庫；二是加強學(xué)校網(wǎng)上一站式辦事大廳建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)校辦事流程，教師按入職、工作、離職過程規(guī)劃辦事流程，學(xué)生按入校、在校、離校、校友過程規(guī)劃不同階段辦事流程，建設(shè)辦事大廳手機端平臺；三是建設(shè)學(xué)校內(nèi)部質(zhì)量管理平臺，2018年實現(xiàn)線下全校內(nèi)部質(zhì)量管理考評流程。2019年各部門不同層次的業(yè)務(wù)流程都填報到內(nèi)部質(zhì)量管理平臺，業(yè)務(wù)流程以月份為節(jié)點，開展自我考核、自我診改、評價考核。

3.3 流程規(guī)劃和應(yīng)用三到位

3.3.1 流程規(guī)劃設(shè)計到位

一是充分溝通，流程規(guī)劃梳理到位，學(xué)校行文、質(zhì)管辦牽頭落實質(zhì)量管理平臺建設(shè)，部門負責(zé)人親自負責(zé)，按業(yè)務(wù)流程節(jié)點管理要求，結(jié)合部門年度工作目標，梳理部門年度所有工作，形成校級層面質(zhì)量管理業(yè)務(wù)流程和部門內(nèi)部業(yè)務(wù)管理流程。流程過程節(jié)點和結(jié)果指標具體、可控、可實現(xiàn)。

二是流程整合和網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃到位，從線下人工完成的事務(wù)流程，到網(wǎng)絡(luò)平臺下的事務(wù)流程，對不同部門同類事務(wù)流程進行規(guī)范合并，考慮建設(shè)適合全校通用的標準流程，同時還必須考慮流程執(zhí)行過程中中止、回退、上傳附件、自診、評價等環(huán)節(jié)。

3.3.2 流程管理規(guī)劃設(shè)計到位

一是學(xué)校質(zhì)管流程、事務(wù)管理流程和部門業(yè)務(wù)流程在節(jié)點采用人員組管理模式，加強節(jié)點應(yīng)用人員組規(guī)劃，建設(shè)科學(xué)合理的人員組，確保在流程不變的情況，通過調(diào)整人員組成員，使流程滿足人員不斷變化情況下的通用；二是事務(wù)管理流程采用閉環(huán)管理模式，實現(xiàn)發(fā)起人員隨時跟蹤流程進度，在流程結(jié)束時，進行流程事務(wù)辦事效率和效果評價；三是學(xué)校管理員、部門管理員對過程節(jié)點進行檢查管理，滿足工作階段性檢查和監(jiān)督；四是流程數(shù)據(jù)匯聚到學(xué)校大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫中，便于全校性統(tǒng)計分析。

3.3.3 方便師生應(yīng)用到位

一是PC端和企業(yè)微信移動端同步進行，將辦事大廳與微信企業(yè)對接，實現(xiàn)移動端辦事大廳應(yīng)用；二是流程應(yīng)用和宣傳同步到位，從公共數(shù)據(jù)交換中心中取得師生信息，實現(xiàn)師生基本信息有序管理，提供最簡便、最合理的使用說明，方便師生移動端應(yīng)用平臺添加和應(yīng)用。

4 再造流程順利應(yīng)用的保障

一是學(xué)校一把手領(lǐng)導(dǎo)親自抓；二是學(xué)校出臺政策文件，從管理制度上規(guī)范流程平臺的應(yīng)用，確保平臺持之以恒得到應(yīng)用；三是做好再造流程更新和維護服務(wù)工作。

5 結(jié)語

流程再造實現(xiàn)了學(xué)校服務(wù)和管理的規(guī)范化、標準化和可控化，使工作目標更加具體，過程更加可控，方便了師生應(yīng)用，提升了服務(wù)質(zhì)量和辦事質(zhì)量，提升了共同管理、融合管理質(zhì)量。