袁多麗

摘要：本文所談及的會(huì)議均指視頻會(huì)議，會(huì)議作為人們議事、溝通交流、優(yōu)化決策的一種普遍形式，已被越來越多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位廣泛利用。特級(jí)會(huì)議活動(dòng)保障管理是指通過高效管理提供“絕對(duì)”可靠和高品質(zhì)專業(yè)級(jí)別的會(huì)場音視頻服務(wù)，通過優(yōu)質(zhì)高效的軟服務(wù)和全環(huán)節(jié)單點(diǎn)故障業(yè)務(wù)不中斷的硬系統(tǒng)相結(jié)合，達(dá)到較高的音視頻會(huì)議性能指標(biāo)，做到音質(zhì)高保真，視頻高清晰，會(huì)議全程萬無一失。

關(guān)鍵詞：特級(jí)會(huì)議 ?高效 ?保障管理

1、導(dǎo)論

1.1 選題的背景及意義

新冠疫情已經(jīng)在全球持續(xù)了兩年多時(shí)間，我們很多無法見面的溝通和協(xié)作工作都是通過視頻的方式來解決。大到國家小到每一個(gè)家庭，視頻溝通已經(jīng)慢慢的融入了我們的工作及生活。視頻會(huì)議不僅僅只是一種商業(yè)工具，畢業(yè)典禮、觀看電影、看病、線上授課以及所有的互動(dòng)都可以通過視頻會(huì)議的方式進(jìn)行。隨著“十四運(yùn)”漸進(jìn)，公司級(jí)的特級(jí)會(huì)議活動(dòng)在我們工作中的比重日漸增多。如何高效做好特級(jí)會(huì)議活動(dòng)保障管理，對(duì)我們顯得尤為重要。

1.2 研究的重點(diǎn)及難點(diǎn)

面對(duì)每一次特級(jí)保障任務(wù)，臨時(shí)不確定因素太多，保障方案無法提早確定完成，給高效的會(huì)議保障管理工作造成了很大的困難。

2、會(huì)議管理的現(xiàn)狀

2.1會(huì)議相關(guān)概念

特級(jí)會(huì)議指公司全體領(lǐng)導(dǎo)班子參加的會(huì)議或者有外部領(lǐng)導(dǎo)來訪的會(huì)議，以及在外部場所臨時(shí)搭建會(huì)議系統(tǒng)完成重大活動(dòng)保障的會(huì)議。

2.2特級(jí)會(huì)議保障情況

圓滿完趙剛副省長來公司調(diào)研保障、公司黨組第五巡視組巡視黨委情況反饋會(huì)、四屆一次職代會(huì)、向“三秦楷?！睆埨淄緦W(xué)習(xí)動(dòng)員會(huì)、公司十四運(yùn)會(huì)和殘?zhí)貖W會(huì)供電保障工作動(dòng)員會(huì)、辛董來陜調(diào)研會(huì)、“一張網(wǎng)”融合等重大會(huì)議活動(dòng)保障管理工作。

2.3 會(huì)議管理現(xiàn)狀

目前公司內(nèi)所有會(huì)議預(yù)訂均采用在協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行線上預(yù)訂的方式進(jìn)行，由視頻組統(tǒng)一根據(jù)通道空閑狀態(tài)進(jìn)行會(huì)議審批，預(yù)訂會(huì)議一旦發(fā)布成功，會(huì)議信息就會(huì)同步到一體化會(huì)議管理平臺(tái)，所有參會(huì)單位的保障人員就會(huì)收到會(huì)議預(yù)訂的短信通知信息，然后通過會(huì)議調(diào)試群按主會(huì)場要求時(shí)間參加會(huì)議調(diào)試保障。目前公司內(nèi)所有的重大會(huì)議都采用行政會(huì)議平臺(tái)召開，會(huì)議使用“一主一備”的方式，主用專線平臺(tái)，備用數(shù)據(jù)平臺(tái)。

3、內(nèi)在保障機(jī)制構(gòu)建

3.1 明確管理工作目標(biāo)

構(gòu)建保障工作組織體系，明確保障內(nèi)容，落實(shí)人員責(zé)任，加強(qiáng)協(xié)同配合，制定應(yīng)急預(yù)案，確保在陜系列重要活動(dòng)音視頻和通信網(wǎng)絡(luò)絕對(duì)可靠、高品質(zhì)可用，實(shí)現(xiàn)音質(zhì)高保真、視頻高清晰的目標(biāo)，圓滿完成重要活動(dòng)音視頻、通信保障任務(wù)。

3.2 確定組織架構(gòu)

組建音視頻和通信網(wǎng)絡(luò)保障工作組

3.3 編制保障方案

3.4 細(xì)化會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作是指會(huì)議的組織、保證和服務(wù)工作。開展會(huì)務(wù)工作，一般需要會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者、參加者和服務(wù)者三方面努力配合，共同促進(jìn)會(huì)議取得實(shí)效。會(huì)務(wù)工作的繁簡，與會(huì)議的內(nèi)容、級(jí)別有一定關(guān)系。一般來說，會(huì)議越大、規(guī)格越高、內(nèi)容越重要，會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容就越多，難度就越大。對(duì)于重大會(huì)議活動(dòng)，會(huì)務(wù)工作內(nèi)容尤其繁雜，要想保證會(huì)議管理工作效果的高效實(shí)現(xiàn)，必須成立專門的會(huì)務(wù)工作組來做好組織、籌備工作。

（一）會(huì)前超前籌措，精心準(zhǔn)備“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”

做好會(huì)場管理。這主要包括會(huì)場的布置及會(huì)議設(shè)備的調(diào)試等工作。會(huì)場的布置，包括主席臺(tái)的布置，發(fā)言席布置，會(huì)議室桌椅擺放布置，會(huì)議背景字幕等顯示。具體依會(huì)議性質(zhì)及會(huì)議要求而定。

（二）會(huì)中協(xié)調(diào)控制，科學(xué)管理做好會(huì)場各種設(shè)備的調(diào)試和維護(hù)工作，同時(shí)注意會(huì)議內(nèi)容的保密工作。

（三）會(huì)后及時(shí)總結(jié)與反饋

會(huì)議結(jié)束并不意味著保障工作的終結(jié)，編制會(huì)議記錄，總結(jié)保障過程的優(yōu)缺點(diǎn)，形成典型案例，以備后期工作參考。

4、實(shí)體案例

在公司外場某大廈召開特級(jí)會(huì)議，面對(duì)通道不具備，設(shè)備不齊全，人員不充足，由于疫情形式突變，導(dǎo)致會(huì)場布局形式、參會(huì)人員名單、會(huì)議議程突變，留給系統(tǒng)測試和演習(xí)的時(shí)間及其緊迫?，F(xiàn)場開通通道需滿足“雙設(shè)備、雙路由、雙電源”條件，音視頻連接圖如圖1：

根據(jù)現(xiàn)場環(huán)境和自身的優(yōu)劣勢來制定方案

一、工作目標(biāo)

構(gòu)建保障工作組織體系，明確保障內(nèi)容，落實(shí)人員責(zé)任，加強(qiáng)協(xié)同配合，制定應(yīng)急預(yù)案，確保在陜系列重要活動(dòng)音視頻和通信網(wǎng)絡(luò)絕對(duì)可靠、高品質(zhì)可用，實(shí)現(xiàn)音質(zhì)高保真、視頻高清晰的目標(biāo)，圓滿完成重要活動(dòng)音視頻、通信保障任務(wù)。

二、組織架構(gòu)

組建音視頻和通信網(wǎng)絡(luò)保障工作組，構(gòu)建“1+3+4”保障組織體系，在公司領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一指揮下開展保障工作。

“1”：總體協(xié)調(diào)組

“3”：音視頻系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡(luò)、信息網(wǎng)絡(luò)等3個(gè)保障工作組。

“4”：××1、××2、××3、××4等4個(gè)現(xiàn)場保障組。

（一）總體協(xié)調(diào)組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：根據(jù)公司保障工作安排，總體協(xié)調(diào)音視頻和通信保障工作，組織落實(shí)各項(xiàng)保障要求，監(jiān)督指導(dǎo)保障措施實(shí)施，協(xié)調(diào)處理重大事件，組織應(yīng)急處突，以及與公司領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)、與各單位溝通協(xié)調(diào)。

（二）工作保障組

（1）音視頻系統(tǒng)保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負(fù)責(zé)制定音視頻會(huì)議系統(tǒng)保障方案，落實(shí)音視頻會(huì)議保障措施，開展聯(lián)調(diào)測試;負(fù)責(zé)活動(dòng)過程中的音視頻會(huì)議保障;負(fù)責(zé)制定音視頻會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案;負(fù)責(zé)音視頻會(huì)議系統(tǒng)故障應(yīng)急處理。

（2）通信網(wǎng)絡(luò)保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負(fù)責(zé)制定通信網(wǎng)絡(luò)保障方案;負(fù)責(zé)通信通道改造、新建實(shí)施工作，配合音視頻系統(tǒng)保障組聯(lián)調(diào)測試，滿足音視頻會(huì)議保障通信通道帶寬要求;負(fù)責(zé)活動(dòng)過程中的通信網(wǎng)絡(luò)、通信通道保障，制定通信網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急預(yù)案，配合開展應(yīng)急處置。

（3）信息網(wǎng)絡(luò)保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負(fù)責(zé)制定信息網(wǎng)絡(luò)保障方案;負(fù)責(zé)信息網(wǎng)絡(luò)配置、連通實(shí)施工作，配合音視頻系統(tǒng)保障組聯(lián)調(diào)測試，滿足音視頻會(huì)議網(wǎng)絡(luò)可靠性要求;負(fù)責(zé)活動(dòng)過程中的信息網(wǎng)絡(luò)保障，制定信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急預(yù)案，配合開展應(yīng)急處置。

（三）場景保障組

（1）××1現(xiàn)場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負(fù)責(zé)××1現(xiàn)場音視頻保障的組織、協(xié)調(diào)、指揮工作;負(fù)責(zé)到位監(jiān)測監(jiān)控現(xiàn)場音視頻系統(tǒng)運(yùn)行情況;負(fù)責(zé)配合公司其他保障工作組做好會(huì)場秩序保障、場景切換等工作;負(fù)責(zé)××4主會(huì)場現(xiàn)場音視頻系統(tǒng)突發(fā)事件的應(yīng)急處置。

（2）××2現(xiàn)場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負(fù)責(zé)××2現(xiàn)場音視頻保障的組織、實(shí)施;負(fù)責(zé)到位監(jiān)測監(jiān)控現(xiàn)場音視頻系統(tǒng)運(yùn)行情況;負(fù)責(zé)配合××4主會(huì)場現(xiàn)場音視頻保障組開展聯(lián)調(diào)測試、突發(fā)事件應(yīng)急處置等工作。

（3）××3現(xiàn)場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負(fù)責(zé)××3現(xiàn)場音視頻保障的組織、實(shí)施;負(fù)責(zé)到位監(jiān)測監(jiān)控現(xiàn)場音視頻系統(tǒng)運(yùn)行情況;負(fù)責(zé)配合××1主會(huì)場現(xiàn)場音視頻保障組開展聯(lián)調(diào)測試、突發(fā)事件應(yīng)急處置等工作。

（4）××4現(xiàn)場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負(fù)責(zé)××4現(xiàn)場音視頻保障的組織、實(shí)施;負(fù)責(zé)到位監(jiān)測監(jiān)控現(xiàn)場音視頻系統(tǒng)運(yùn)行情況;負(fù)責(zé)配合××1主會(huì)場現(xiàn)場音視頻保障組開展聯(lián)調(diào)測試、突發(fā)事件應(yīng)急處置等工作。

三、保障方案

（一）主會(huì)場音視頻會(huì)議保障

主會(huì)場會(huì)議保障工作相關(guān)子系統(tǒng)由電源系統(tǒng)、綜合布線、音頻系統(tǒng)、視頻系統(tǒng)、無線對(duì)講、網(wǎng)絡(luò)通道系統(tǒng)等組成。

5、結(jié)論

面對(duì)突變的會(huì)議議程或者布局形式，會(huì)前的方案準(zhǔn)備工作一定要多備幾套，另外需要高素質(zhì)的人員保障團(tuán)隊(duì)，更需要協(xié)調(diào)各方人員的鼎力配合，協(xié)調(diào)組的有條不紊，各個(gè)階段的工作相互關(guān)聯(lián)、相輔相成，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會(huì)影響到下一環(huán)節(jié)甚至整個(gè)會(huì)議。只有把各個(gè)環(huán)節(jié)的工作安排、部署好，銜接好，才能保證會(huì)議的高質(zhì)量、高效率及會(huì)議的圓滿成功。