李佳偉

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展和我國改革開放的不斷深入，信息化時(shí)代的步伐正在逐漸的推進(jìn)，各行各業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中都開始應(yīng)用信息化的方式來進(jìn)行管理，相較于傳統(tǒng)的管理方式來說采用信息化管理不單單能夠讓檔案管理變得更加精細(xì)，更重要的是能夠讓管理工作變得更加高效簡潔。因此本文將主要對我國的檔案信息化建設(shè)和檔案管理展開相應(yīng)論述。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理;思考;

正文：就目前現(xiàn)階段來看，檔案信息化建設(shè)是檔案管理中的一種重要的管理模式，并且這也是現(xiàn)階段我國社會(huì)未來發(fā)展的主要趨勢之一。近些年來隨著社會(huì)的發(fā)展和不斷地進(jìn)步，我國在檔案管理的過程當(dāng)中也取得了一定突破性的進(jìn)展，就現(xiàn)階段而言，我國在發(fā)展的過程當(dāng)中不斷地引入了一些先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)，方便對整體的管理效果起到一定的提升作用。并且檔案信息化建設(shè)和管理能夠讓檔案資源共享具有非常重要的意義，但是就目前的現(xiàn)狀來看，在實(shí)際工作開展的過程當(dāng)中仍然存在這一定的問題，這就需要相關(guān)的工作人員能夠不斷地加強(qiáng)這方面的研究，積極的采取相應(yīng)的措施來避免問題的出現(xiàn)，才能夠更好的讓檔案信息化建設(shè)更好的進(jìn)行下去。

一、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

相對來說檔案的信息化建設(shè)所包含的內(nèi)容是非常豐富的，單單從廣義的角度來看的話，檔案信息化管理工作設(shè)計(jì)的領(lǐng)域包含多個(gè)方面，如果將這些內(nèi)容和信息進(jìn)行一定的融合和整理，包含了許多的經(jīng)濟(jì)信息，文化信息以及社會(huì)信息等等一些方面，如果將這些內(nèi)容有效的整合在一起能夠讓資源共享的作用凸顯出來。其次從狹義方面來看的話，檔案信息化管理往往針對的是內(nèi)部的資料進(jìn)行適當(dāng)?shù)男畔⒒ㄔO(shè)和整理。采用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)能夠讓這些內(nèi)容實(shí)現(xiàn)更加良好的融合和整理，并且將這些信息作為主要的內(nèi)容來進(jìn)行歸納處理，方便接下來在應(yīng)用的過程當(dāng)中為社會(huì)大眾提供更加良好的服務(wù)，檔案信息化建設(shè)和檔案管理具有非常重要的作用，并且還能夠?yàn)樾畔⒌睦锰峁└訌V闊的平臺(tái)。因此可以看出檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容就是這些方面，只有將這些基本內(nèi)容把握住才能夠更好的為社會(huì)的信息建設(shè)而服務(wù)。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1數(shù)據(jù)異構(gòu)性

檔案信息在整理和管控的過程當(dāng)中往往存在著一定的異構(gòu)性，如果不能夠?qū)@些內(nèi)容和異構(gòu)性進(jìn)行有效的把握的話往往會(huì)導(dǎo)致各種個(gè)樣不同的數(shù)據(jù)在處理的過程當(dāng)中出現(xiàn)各種各樣的問題，相對于整體工作效率的提升來說具有非常嚴(yán)重的負(fù)面影響。因此可以看出如果不能夠?qū)@些數(shù)據(jù)異構(gòu)性進(jìn)行合理的處理的話往往就會(huì)導(dǎo)致在對檔案進(jìn)行整理的過程當(dāng)中出現(xiàn)各種各樣的問題。

2.2分散性強(qiáng)

檔案館往往是信息資源的直接擁有者，每天需要對大量的信息進(jìn)行處理，讓后再利用相關(guān)的設(shè)備對這些內(nèi)容進(jìn)行一個(gè)科學(xué)合理的劃分，蔥兒才能夠從最大程度上發(fā)揮出信息的價(jià)值。但是就目前現(xiàn)階段來看，信息內(nèi)容往往來源于不同的部門和單位，因此這就讓信息的分散性較強(qiáng)，只有不斷地去深入的挖掘信息才能夠讓檔案的價(jià)值得到發(fā)揮，同時(shí)這也是現(xiàn)階段所面臨的主要問題之一。通常在對檔案價(jià)值判斷的過程當(dāng)中往往存在著一定的主觀意識(shí)，但是同時(shí)也需要從客觀角度來進(jìn)行價(jià)值大小的判斷，就目前的現(xiàn)狀來看判斷方式難免會(huì)存在著一定的矛盾點(diǎn)，從而也會(huì)導(dǎo)致信息的價(jià)值難以得到充分的挖掘。因此可以看出現(xiàn)階段由于檔案信息化建設(shè)中所存在的問題在分散性強(qiáng)方面也有一定的體現(xiàn)。

三、檔案信息化建設(shè)和檔案管理的建議

3.1提升檔案管理人員的根本素質(zhì)

檔案管理人員是檔案信息最直接的接觸者，他們的素質(zhì)也將直接影響檔案信息的效果。在檔案管理人員整體素質(zhì)較低的情況下，不能正?；卮痖L期咨詢的問題，也不能利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。因此，在現(xiàn)階段的第一階段，必須注意保持檔案管理人員的素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理必須明確工作的意義和重要性，注重群眾服務(wù)，時(shí)刻做好自身定位，打破傳統(tǒng)思維的界限，積極擁抱優(yōu)秀的管理精髓。只有不斷提高自身素質(zhì)，才能為檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展提供可靠的保障。因此，檔案館還應(yīng)建立常態(tài)化的教育機(jī)制，為管理者提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使他們不斷改進(jìn)工作。就目前的現(xiàn)狀來看為了能夠讓檔案信息化建設(shè)工作得到更好的進(jìn)行，這就需要相關(guān)的工作人員和領(lǐng)導(dǎo)部門要不斷的加強(qiáng)這方面的重視程度，將提升管理工作人員的根本素質(zhì)作為主要的目的，通過這樣的方式來進(jìn)行改革和創(chuàng)新，確保檔案信息化管理能夠得到正常的進(jìn)行。

3. 2加強(qiáng)檔案信息化管理

在檔案信息管理過程中，要提前全面了解相關(guān)工作流程和內(nèi)容，始終保持認(rèn)真的工作態(tài)度。在計(jì)算機(jī)化的設(shè)計(jì)中，必須根據(jù)當(dāng)前的社會(huì)形勢和需要進(jìn)行規(guī)劃和制定。在檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)框架內(nèi)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的可擴(kuò)展性和靈活性，根據(jù)公司實(shí)際需要擴(kuò)展相應(yīng)功能，并定期更新軟件，使檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，為檔案工作提供信息。同時(shí)，要積極轉(zhuǎn)變信息檔案管理的管理模式。不同的管理模式效果不同，因此有必要根據(jù)檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行綜合分析，尋找合適的管理模式，推進(jìn)信息化管理，以最大限度地發(fā)揮其影響。并且通過這樣的方式也能夠讓檔案信息化管理的程度得到更好的提升。檔案室的資料檔案還可以根據(jù)檔案的時(shí)間來排列也可以按照一定的相關(guān)要求去進(jìn)行分類，從而來保證檔案室內(nèi)的檔案可以做到分的準(zhǔn)、分的細(xì)、分的精，從而保證以能夠更好的對檔案進(jìn)行最大程度上的保存。檔案信息記錄人員對于退役士兵的檔案信息應(yīng)該盡可能的保證對這些信息記錄的工整清晰，對于一些存放年代久遠(yuǎn)保存時(shí)間過長的軍人檔案資料，它們難免的會(huì)出現(xiàn)破損腐蝕的現(xiàn)象這時(shí)工作人員就應(yīng)該及時(shí)的對這些資料進(jìn)行修復(fù)補(bǔ)救最大程度上的修復(fù)這些陳年資料，對于一些已經(jīng)看不清的檔案應(yīng)該進(jìn)行備份確認(rèn)，從而來保證所存檔案的完整。除了這些，還要對所有的資料進(jìn)行編號(hào)存放，把編號(hào)粘貼在檔案袋上面，從而方便所需要時(shí)可以方便的查閱所需要查看的資料。同時(shí)，存放檔案的相關(guān)部門還需要盡可能的使用職能的手段，不斷地刷新檔案的內(nèi)容，讓檔案資料動(dòng)態(tài)化。

3.3完善技術(shù)支持和資金保障

管理技術(shù)的運(yùn)用是促進(jìn)正常管理的關(guān)鍵，充足的資源是使用先進(jìn)設(shè)備的關(guān)鍵。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)積極運(yùn)用科學(xué)技術(shù)和資源，為檔案信息化建設(shè)提供更多的保障。為了保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，必須繼續(xù)保證檔案資源的可靠性和安全性。為此，一方面要不斷優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)備，把信息建設(shè)資源納入日常財(cái)政支出。另一方面，要進(jìn)一步更新信息系統(tǒng)的軟硬件，以促進(jìn)檔案信息化在一個(gè)相對完善的環(huán)境中發(fā)展。這是我國檔案信息建設(shè)和管理的一個(gè)重要發(fā)展方向，是檔案信息建設(shè)效益的最大化。因此可以看出沒有資金的支持就難以讓信息化建設(shè)更好的進(jìn)行下去，缺乏資金的支持難以維持檔案信息化管理的正常建設(shè)，只有這樣才能夠讓資金充足才能夠讓技術(shù)得到充分的補(bǔ)充。

結(jié)束語：總而言之，為了能夠讓檔案管理的信息化程度得以不斷的提升，這就需要相關(guān)的工作人員能夠不斷地加強(qiáng)這方面的研究，加大資金的投入，提高信息化水平。同時(shí)在對檔案信息進(jìn)行管理的過程當(dāng)中也要牢牢地把握住存在的分散性強(qiáng)，以及數(shù)據(jù)異構(gòu)性的這兩個(gè)特點(diǎn)，避免出現(xiàn)的問題，從而才能夠讓檔案信息化管理得到更好的發(fā)展。

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