宋佼佼 趙冉嬌

采購(gòu)需求計(jì)劃管理是招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的前期工作，其質(zhì)量直接影響著后續(xù)采購(gòu)活動(dòng)的成敗。采購(gòu)需求計(jì)劃管理時(shí)間是指從計(jì)劃申報(bào)通知發(fā)布開(kāi)始至到所有計(jì)劃審查結(jié)束移交招標(biāo)采購(gòu)的全過(guò)程。縮短采購(gòu)需求計(jì)劃管理時(shí)間既是提高計(jì)劃管理工作質(zhì)效的關(guān)鍵因素，也是整體提升物資供應(yīng)鏈管理質(zhì)量的迫切需求。

一、設(shè)定目標(biāo)

根據(jù)公司管理要求，結(jié)合公司近兩年非物資計(jì)劃管理實(shí)際情況，確定將非物資采購(gòu)計(jì)劃管理時(shí)間定為40天。

二、目標(biāo)可行性論證

（一）各項(xiàng)目單位非物資采購(gòu)計(jì)劃一次報(bào)送準(zhǔn)確率情況

對(duì)納入指標(biāo)統(tǒng)計(jì)的5個(gè)非物資批次采購(gòu)計(jì)劃管理時(shí)間進(jìn)行了階段分析統(tǒng)計(jì)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，非物資計(jì)劃申報(bào)流程中計(jì)劃申報(bào)與會(huì)后整理復(fù)核階段所占耗時(shí)較長(zhǎng)，需進(jìn)一步分析尋找主要癥結(jié)。

（二）尋找采購(gòu)計(jì)劃管理時(shí)間較長(zhǎng)的癥結(jié)所在

分析一：計(jì)劃申報(bào)階段

在非物資計(jì)劃管理“計(jì)劃申報(bào)”環(huán)節(jié)中，各項(xiàng)目單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集創(chuàng)建需求計(jì)劃，由于每年度所有采購(gòu)批次安排均于年初確定，報(bào)送計(jì)劃時(shí)間有固定范圍，數(shù)據(jù)比較穩(wěn)定，報(bào)送時(shí)長(zhǎng)沒(méi)有可壓縮空間。

分析二：計(jì)劃初審

在非物資計(jì)劃管理“計(jì)劃初審”環(huán)節(jié)中，主要工作包含計(jì)劃的整理、分類(lèi)、退改，以及審查會(huì)的前期溝通安排，受客觀因素影響較大，數(shù)據(jù)比較穩(wěn)定，預(yù)審時(shí)長(zhǎng)沒(méi)有可壓縮空間。

分析三：審查會(huì)階段

非物資計(jì)劃審查會(huì)期間主要負(fù)責(zé)計(jì)劃的審查退改，需退改計(jì)劃的條數(shù)將直接影響到審查會(huì)的效率;報(bào)送錯(cuò)誤主要分為計(jì)劃新增、計(jì)劃退回、計(jì)劃字段信息錯(cuò)誤、技術(shù)規(guī)范編制錯(cuò)誤、技術(shù)規(guī)范上傳錯(cuò)誤五類(lèi)，對(duì)各批次發(fā)生的各類(lèi)錯(cuò)誤發(fā)生情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，技術(shù)規(guī)范編制錯(cuò)誤占比遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他類(lèi)別錯(cuò)誤，達(dá)67.11%。

結(jié)論：“技術(shù)規(guī)范編制錯(cuò)誤多”是影響非物資采購(gòu)計(jì)劃審查效率的主要癥結(jié)，若該問(wèn)題能得到有效解決，審查會(huì)效率將明顯提升，具有可壓縮空間。

三、原因分析

確定目標(biāo)后，針對(duì)審查會(huì)階段和會(huì)后整理復(fù)核階段影響采購(gòu)需求計(jì)劃管理時(shí)間的“計(jì)劃及技術(shù)規(guī)范退改率問(wèn)題”這一主要癥結(jié)進(jìn)行了分析，共找到了8個(gè)末端原因，即“培訓(xùn)覆蓋面不夠”、“項(xiàng)目人員計(jì)劃業(yè)務(wù)熟悉度低、工作態(tài)度差”、“ECP系統(tǒng)不穩(wěn)定”、“ERP系統(tǒng)延遲”、“技術(shù)規(guī)范模板標(biāo)準(zhǔn)化程度低”、“計(jì)劃填報(bào)缺少標(biāo)準(zhǔn)化參考”、“計(jì)劃審查數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)”及“線(xiàn)下審查會(huì)議室環(huán)境過(guò)分嘈雜”。剔除“項(xiàng)目人員計(jì)劃業(yè)務(wù)熟悉度低、工作態(tài)度差”、“ERP系統(tǒng)延遲”、“ECP系統(tǒng)不穩(wěn)定”、“項(xiàng)目人員電腦系統(tǒng)問(wèn)題”這3個(gè)不可控的客觀原因，對(duì)剩余的5個(gè)末端原因進(jìn)行逐一確認(rèn)。

確認(rèn)因素一：培訓(xùn)覆蓋面不夠

確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：未參培單位平均退改率比參培單位退改率高20%以上

對(duì)所有項(xiàng)目單位是否已參加過(guò)非物資計(jì)劃申報(bào)培訓(xùn)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，未參加過(guò)培訓(xùn)項(xiàng)目單位平均退改率比參培單位高0.83%<20%，為非要因。

確認(rèn)因素二：技術(shù)規(guī)范模板標(biāo)準(zhǔn)化程度低

確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：普通模板比結(jié)構(gòu)化技術(shù)規(guī)范模板退改率高80%以上

統(tǒng)計(jì)已編制應(yīng)用的結(jié)構(gòu)化技術(shù)規(guī)范模板與普通模板在使用中的退改率情況，普通模板比結(jié)構(gòu)化技術(shù)規(guī)范模板退改率高158.4%>>80%，滿(mǎn)足確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，為要因。

確認(rèn)因素三：計(jì)劃填報(bào)缺少標(biāo)準(zhǔn)化參考

確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：所有下發(fā)項(xiàng)目單位的文件中均無(wú)相關(guān)的參考標(biāo)準(zhǔn)或要求

經(jīng)對(duì)全年所有下發(fā)資料進(jìn)行調(diào)查，均未發(fā)現(xiàn)有關(guān)計(jì)劃填報(bào)的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范要求，為要因。

確認(rèn)因素四：計(jì)劃審查數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)

確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：審查數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)時(shí)長(zhǎng)與退改效率呈負(fù)相關(guān)

追蹤統(tǒng)計(jì)審查會(huì)議上計(jì)劃及技術(shù)規(guī)范退改流程所涉及的所有環(huán)節(jié)用時(shí)，為了驗(yàn)證此因素對(duì)目標(biāo)值的影響，設(shè)置不同的審查數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)時(shí)長(zhǎng)，測(cè)試不同的審查數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)時(shí)長(zhǎng)對(duì)退改效率的影響，經(jīng)驗(yàn)證，審查數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)時(shí)長(zhǎng)與退改效率呈負(fù)相關(guān)性，本因素對(duì)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)有實(shí)際影響，為要因。

確認(rèn)因素五：線(xiàn)下審查會(huì)議室的環(huán)境過(guò)分嘈雜

確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：脫離線(xiàn)下審查室退改率減少

2020年某批非物資集中審查會(huì)采用了線(xiàn)上審查的模式，脫離了線(xiàn)下審查室的環(huán)境。經(jīng)分析，脫離了線(xiàn)下審查室的嘈雜環(huán)境，計(jì)劃和技術(shù)規(guī)范退改率并沒(méi)有因此下降，不符合確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，為非要因。

通過(guò)以上末端因素確認(rèn)過(guò)程可知，影響計(jì)劃及技術(shù)規(guī)范退改率的主要原因包括：技術(shù)規(guī)范模板標(biāo)準(zhǔn)化程度低;計(jì)劃填報(bào)缺少標(biāo)準(zhǔn)化參考;計(jì)劃審查數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)。

四、制定并實(shí)施對(duì)策

（一）實(shí)施對(duì)策一：技術(shù)規(guī)范模板標(biāo)準(zhǔn)化程度低

全面梳理上級(jí)單位在非物資采購(gòu)需求計(jì)劃管理方面的服務(wù)主數(shù)據(jù)、采購(gòu)目錄、固化ID以及審查要點(diǎn)和要求，進(jìn)行分析和結(jié)構(gòu)化，根據(jù)各要點(diǎn)的更新頻率，建立定期或不定期的更新機(jī)制。

廣泛收集歷年來(lái)各個(gè)批次的反饋信息，總結(jié)并聯(lián)合各專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)、資深審查專(zhuān)家進(jìn)行討論分析，精準(zhǔn)確定技術(shù)規(guī)范結(jié)構(gòu)化模板及固化ID的可擴(kuò)大范圍，組織各專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)、變電/土建/營(yíng)銷(xiāo)/后勤等專(zhuān)業(yè)資深專(zhuān)家召開(kāi)技術(shù)規(guī)范結(jié)構(gòu)化模板及固化ID編審會(huì)議，擴(kuò)大技術(shù)規(guī)范結(jié)構(gòu)化模板和固化ID的覆蓋范圍。

（二）實(shí)施對(duì)策二：建設(shè)非物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化體系

運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析，梳理標(biāo)準(zhǔn)化范圍，得出高頻使用的服務(wù)主數(shù)據(jù)詞條，初步形成可進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目清冊(cè)，經(jīng)非物資采購(gòu)計(jì)劃資深審查專(zhuān)家從專(zhuān)業(yè)技術(shù)角度進(jìn)行分析、判斷，確定出當(dāng)前擬進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目清單。

開(kāi)展專(zhuān)業(yè)協(xié)同，確定標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)實(shí)施方案。在確定了擬標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目清單的基礎(chǔ)上，召開(kāi)多次專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化方案研討會(huì)議，并借鑒上級(jí)單位物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)應(yīng)用成果和經(jīng)驗(yàn)，形成了非標(biāo)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)方案。非物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)體系包括項(xiàng)目分類(lèi)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范書(shū)標(biāo)準(zhǔn)（固化ID和固化模板）和計(jì)劃詞條標(biāo)準(zhǔn)三大部分。其中，項(xiàng)目分類(lèi)是基礎(chǔ)，技術(shù)規(guī)范書(shū)標(biāo)準(zhǔn)是核心，計(jì)劃詞條是紐帶。

（三）實(shí)施對(duì)策三：計(jì)劃審查數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)

優(yōu)化完善計(jì)劃管理工作流程。結(jié)合上級(jí)關(guān)于區(qū)域集中式遠(yuǎn)程視頻審查要求，調(diào)整部署遠(yuǎn)程視頻審查流程，將計(jì)劃審查室從“線(xiàn)下”搬到“線(xiàn)上”，采用“總-分-總”的形式，即審查會(huì)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立主會(huì)場(chǎng)，各項(xiàng)目單位設(shè)立分會(huì)場(chǎng)，主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)之間通過(guò)視頻軟件相互鏈接開(kāi)展連線(xiàn)審查。同時(shí)在審查會(huì)前制定詳細(xì)的排期表，會(huì)議期間執(zhí)行叫號(hào)與視頻全程監(jiān)控機(jī)制， 保障會(huì)議秩序和效率。

優(yōu)化完善線(xiàn)上申報(bào)系統(tǒng)，升級(jí)非物資需求計(jì)劃ERP申報(bào)系統(tǒng)功能，完成采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)體系的上線(xiàn)應(yīng)用管控，將采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)三大部分的管理維護(hù)工作由線(xiàn)下轉(zhuǎn)為線(xiàn)上，解決數(shù)據(jù)多源頭造成的前后不一致、管理維護(hù)不便等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)“一張表”關(guān)聯(lián)查詢(xún)、一鍵點(diǎn)選生成采購(gòu)計(jì)劃信息、自動(dòng)關(guān)聯(lián)校驗(yàn)等功能，實(shí)現(xiàn)非物資計(jì)劃與招標(biāo)詞條的貫通，實(shí)現(xiàn)非物資計(jì)劃與招標(biāo)的高效協(xié)同。

五、效果檢查

通過(guò)各項(xiàng)措施在非物資采購(gòu)計(jì)劃管理工作中的日常運(yùn)用，極大的縮短了非物資采購(gòu)需求計(jì)劃管理時(shí)間。根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析，2020年采購(gòu)批次整體計(jì)劃管理時(shí)間縮短至39.8天。

結(jié)論：非物資采購(gòu)需求計(jì)劃管理時(shí)間由QC活動(dòng)前的45.2天縮短至活動(dòng)后的39.8天，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)值。

1. 宋佼佼，女，漢族，1984年8月，陜西西安，工作單位：國(guó)網(wǎng)陜西省電力公司物資公司，研究方向：物資管理，本科，高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，單位所在地：陜西省西安市碑林區(qū)友誼東路308號(hào)，郵編：710000

2. 趙冉嬌，女，漢族，1989年6月，陜西西安人，工作單位為國(guó)網(wǎng)陜西省電力公司物資公司，研究方向?yàn)槲镔Y管理，碩士研究生，職稱(chēng)為工程師，單位地址陜西省西安市友誼東路308號(hào)，郵編710000。