摘要：當(dāng)前，跨國經(jīng)營活動的新特點、新變化給企業(yè)的外事出訪管理提出了新的思考，本文通過分析新時期企業(yè)外事出訪管理面臨的新形勢，研討企業(yè)外事出訪管理的內(nèi)涵，從精細(xì)化管理角度探索助力企業(yè)外事出訪管理提質(zhì)增效的方式方法，旨在促進(jìn)企業(yè)持續(xù)實現(xiàn)高品質(zhì)經(jīng)營，希望能給相關(guān)企業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：助力;外事出訪;增效;對策

中圖分類號：F276.1文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-2177（2021）07-0121-02

0引言[1]

《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》提出，“加快構(gòu)建以國內(nèi)大循環(huán)為主體、國內(nèi)國際雙循環(huán)相互促進(jìn)的新發(fā)展格局，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)行穩(wěn)致遠(yuǎn)、社會安定和諧，為全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家開好局、起好步?！?/p>

打造新發(fā)展格局，要牢牢把握國內(nèi)大循環(huán)這個“主體”，同時更好利用國內(nèi)國際兩個市場、兩種資源，不斷培育我國參與國際合作和競爭的新優(yōu)勢^[1]。作為國民經(jīng)濟(jì)的細(xì)胞，企業(yè)是市場經(jīng)濟(jì)活動的主要參與者，企業(yè)主動融入“雙循環(huán)”發(fā)展新格局，要在對外經(jīng)營活動中占領(lǐng)高地，需要持續(xù)關(guān)注新時期外事工作面臨的新形勢、新要求，不斷調(diào)整外事管理思路，探索外事出訪管理提質(zhì)增效的對策，助力企業(yè)涉外經(jīng)貿(mào)活動持續(xù)健康發(fā)展。

1企業(yè)外事出訪的概念

企業(yè)外事出訪是指企業(yè)因公務(wù)對外交往的需要，在獲得擁有外事審批權(quán)的管理單位批準(zhǔn)后，派遣團(tuán)組和人員出國（境）執(zhí)行出訪任務(wù)，主要包括國際會議、學(xué)習(xí)交流、科技合作、經(jīng)貿(mào)洽談、技術(shù)培訓(xùn)等活動。企業(yè)外事出訪管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)^[2]，科學(xué)規(guī)范開展企業(yè)外事出訪管理意義重大：

從企業(yè)內(nèi)部管理角度來講，建設(shè)科學(xué)完善的外事出訪管理制度，是構(gòu)建企業(yè)現(xiàn)代化治理體系的重要組成部分，企業(yè)通過綜合實施各類管理措施，可以高效保障業(yè)務(wù)部門的外事出訪任務(wù)，促進(jìn)出訪取得實質(zhì)性成效;通過綜合運(yùn)用多種管理工具，可以幫助企業(yè)分析成本從而找準(zhǔn)成本控制途徑，促進(jìn)節(jié)省企業(yè)開支;通過有效識別各類風(fēng)險，評估風(fēng)險防控措施，強(qiáng)化人員安全意識，確保外事出訪合法合規(guī)。

從企業(yè)對外發(fā)展戰(zhàn)略來看，外事出訪管理能力體現(xiàn)了企業(yè)的國際化水平。持續(xù)培育外事出訪管理能力，不僅可以有效幫助企業(yè)拓展世界市場，還可以為企業(yè)日后的良性發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)，提升企業(yè)的綜合競爭力，讓企業(yè)占有更多的市場份額^[2]。

2企業(yè)外事出訪管理面臨的新形勢

2.1國際形勢變化帶來新挑戰(zhàn)

經(jīng)濟(jì)全球化是歷史潮流，國際形勢的發(fā)展變化對企業(yè)國際經(jīng)營戰(zhàn)略布局、跨國經(jīng)營效益、在外人員及財產(chǎn)安全等構(gòu)成直接影響，因此，了解當(dāng)前國際形勢，評估其對企業(yè)外事出訪管理的影響具有重要意義。例如，外事手續(xù)中最重要的環(huán)節(jié)之一“簽證”，常常成為一國的“外交手段”，國與國之間微妙的外交關(guān)系常常體現(xiàn)在簽證手續(xù)的辦理環(huán)節(jié)中，保證簽證等外事手續(xù)的合規(guī)合法，顯得尤為重要^[2]。

2.2外事出訪管理內(nèi)涵快速擴(kuò)展

隨著企業(yè)廣泛、深度參與國際競爭，外事管理的內(nèi)涵和外延在不斷擴(kuò)展^[3]，綜觀當(dāng)前我國企業(yè)涉外管理現(xiàn)狀和跨國公司國際化發(fā)展歷程，企業(yè)涉外管理可以大致分為以下三個層級（圖1），它們分別是^[4]：

從圖1可以看出，企業(yè)外事出訪管理體系服務(wù)于企業(yè)國際化戰(zhàn)略目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建全局化、整體化、系統(tǒng)化的外事出訪管理體系，通過體系中各要素有機(jī)聯(lián)動促進(jìn)工作效能最大化，為企業(yè)各類對外經(jīng)貿(mào)交流活動提供有力支持。因此，企業(yè)外事出訪管理除關(guān)注人員資質(zhì)審查、出訪手續(xù)辦理、證照日常管理等一般事務(wù)外，還應(yīng)聚焦于機(jī)制效率、成本控制、風(fēng)險防控、收益評估和人員安全等領(lǐng)域。

3助力企業(yè)外事出訪管理提質(zhì)增效的對策

3.1突出“一盤棋”，統(tǒng)籌抓好制度建設(shè)

從管理控制角度來看，企業(yè)制度能有效控制下屬組織與成員的行為，是實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的一種基本手段。外事出訪具有較強(qiáng)的政治性、政策性，因此，企業(yè)必須注重發(fā)揮規(guī)章制度的剛性約束作用。企業(yè)要基于發(fā)展全局，從管理機(jī)制和實施程序兩個維度統(tǒng)籌設(shè)計外事出訪管理制度。一般而言，企業(yè)應(yīng)對外事出訪的管理權(quán)限、審批程序、職責(zé)分工等進(jìn)行規(guī)范化說明，并對涉及手續(xù)辦理、證照管控、文件留檔、紀(jì)律執(zhí)行、信息發(fā)布、風(fēng)險預(yù)防、糾正措施等實施程序予以明確，整體形成管理科學(xué)、運(yùn)行規(guī)范、可操作性強(qiáng)的外事管理體系，使管理人員始終自覺按照特定規(guī)則工作，達(dá)到事先控制的目的。

從工作效能角度而言，境外業(yè)務(wù)的不斷延伸對外事手續(xù)辦理效率及響應(yīng)速度提出了更高的要求，企業(yè)外事管理部門應(yīng)思考提高工作效率的對策。例如，利用企業(yè)內(nèi)部資源擴(kuò)充工作力量，在出訪任務(wù)較多的部門選拔經(jīng)辦員，對其實施職責(zé)范圍內(nèi)的專業(yè)培訓(xùn)，使其熟練掌握規(guī)范化的操作細(xì)則、紀(jì)律要求和證照安全保管方式等，熟練參與到所在部門的外事事務(wù)中。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)外事部門做好統(tǒng)籌管理，以點帶面，通過發(fā)揮外事管理職能綜合實施對各業(yè)務(wù)部門的有效督導(dǎo)和監(jiān)察，從整體上實現(xiàn)企業(yè)外事工作高效開展。

3.2突出“實效性”，主動思考降本增效

企業(yè)開展外事活動，必須要將成本因素考慮進(jìn)去。因此，企業(yè)外事工作要以總量把控、保障重點、嚴(yán)審細(xì)核、節(jié)儉高效為原則，爭取團(tuán)組“量少質(zhì)優(yōu)”。實現(xiàn)降本增效，首先要細(xì)化申報內(nèi)容，要求各出訪部門因事定人，從業(yè)務(wù)性質(zhì)、出訪目的、預(yù)期成效等幾個方面，綜合評估并申請具備實質(zhì)內(nèi)容的出訪任務(wù);其次是強(qiáng)化審批力度，企業(yè)外事部門要對任務(wù)的出訪目的、出訪內(nèi)容、日程飽滿度、費(fèi)用預(yù)算、預(yù)期成果等進(jìn)行綜合分析，評估任務(wù)的必要性，對團(tuán)組人數(shù)及在外停留天數(shù)進(jìn)行核定;最后是優(yōu)化出訪團(tuán)組，例如針對同一時間段前往同一區(qū)域執(zhí)行相近任務(wù)的團(tuán)組，應(yīng)探討并團(tuán)的可能性，從而精簡出訪規(guī)模，提升出訪實效。出訪后，還要按照 “三個對標(biāo)”把好審核關(guān)，即：審核該團(tuán)組實際出訪天數(shù)是否對標(biāo)批準(zhǔn)天數(shù)、實際行程是否對標(biāo)預(yù)期計劃、出訪成果是否對標(biāo)預(yù)期成績，檢驗實際出訪成效。

3.3突出“專業(yè)化”，提升風(fēng)險防控能力

提升風(fēng)險防控能力是企業(yè)建立專業(yè)化外事出訪管理體系的基本要求。企業(yè)在緊推涉外業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，還必須要充分提高外事風(fēng)險識別能力，制定風(fēng)險防控措施。一是要隨時關(guān)注和掌握政府管理單位及相關(guān)使領(lǐng)館政策動態(tài)，確保派遣出訪的團(tuán)組審批程序及辦理手續(xù)完整，使企業(yè)一切外事活動符合政策規(guī)定;二是要嚴(yán)格開展出訪前教育，重點就停留天數(shù)、出訪目的地、涉外保密、證照安全、人身安全、禮儀形象及個人言論等進(jìn)行全面系統(tǒng)的宣貫教育，明確人員責(zé)任;三是對相關(guān)行程風(fēng)險進(jìn)行提示，如出行前應(yīng)充分考慮因天氣、機(jī)場臨時管控等可能影響航班正常的各類因素，從而提前優(yōu)化行程，確保按計劃完成出訪任務(wù);最后，通過及時發(fā)布目的地外事風(fēng)險預(yù)警信息及我國駐外使領(lǐng)館緊急聯(lián)系方式等，努力確保人員在外安全。

3.4突出“信息化”，實現(xiàn)數(shù)據(jù)精準(zhǔn)管控

一是發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢?，F(xiàn)代信息管理系統(tǒng)對培育企業(yè)在市場競爭中的優(yōu)勢發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，探討企業(yè)外事出訪管理的信息系統(tǒng)建設(shè)，對實現(xiàn)企業(yè)外事出訪數(shù)據(jù)精準(zhǔn)管控有著重要意義。例如，企業(yè)可以通過及時、準(zhǔn)確地保存各類出訪數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)的分類、匯總、分析，從而清晰地展示企業(yè)外事出訪活動發(fā)展軌跡，也為判斷今后工作開展方向提供參照。具體來講，企業(yè)可以通過比較分析不同類別出訪團(tuán)組的成本和收益，探索優(yōu)化出訪團(tuán)組結(jié)構(gòu)的辦法。

二是熟練使用各類辦公軟件?？梢酝ㄟ^使用各類符合工作需求的辦公軟件，實現(xiàn)對外事出訪工作的精確高效管控。例如，出訪量較大的企業(yè)，可通過辦公軟件制作工作臺賬，將團(tuán)組的出訪類型、出訪人員、出訪人數(shù)、簽證信息、證照歸還、總結(jié)提交及重要環(huán)節(jié)對應(yīng)的時間節(jié)點等做好登記，既可以發(fā)揮工作檢查單的作用，實現(xiàn)閉環(huán)管理，也有利于發(fā)現(xiàn)流程較長的環(huán)節(jié)，有針對性改進(jìn)工作方式，提高辦理效率。此外，還可利用辦公軟件實現(xiàn)境內(nèi)外工作人員在線共同辦公及資料共享等，實時探討工作方案，提升解決問題的能力。

參考文獻(xiàn)

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[2]史小薇.央企外事管理工作的挑戰(zhàn)與對策研究[J].商訊，2019（28）：163-164.

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[4]金曉平.涉外管理體系與公司國際化發(fā)展[J].公共外交（季刊），2017（4）：78-79.

（責(zé)編：陳靜姝）

作者簡介：董恒宇（1987—），男，四川樂山人，碩士研究生，中級經(jīng)濟(jì)師，研究方向：外事管理。