葉濤

[摘 要] 近些年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷革新和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，人們逐漸進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)并非只是簡(jiǎn)單地促進(jìn)不同區(qū)域的交流與溝通，更重要的是大數(shù)據(jù)以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)作用于人們的工作、生活的方方面面，從一定意義上來(lái)講，大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)的優(yōu)勢(shì)是不言而喻的。文章對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理模式的變革進(jìn)行研究，為相關(guān)研究者提供參考。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)；新時(shí)代；職業(yè)技術(shù)學(xué)院；檔案管理工作；模式

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）09-0072-03

不同的學(xué)校都需要對(duì)本校人員的檔案進(jìn)行管理，而職業(yè)技術(shù)學(xué)院也是如此。為了保證高職各項(xiàng)工作更好地規(guī)劃和實(shí)施，職業(yè)技術(shù)學(xué)院需要有相對(duì)應(yīng)的檔案管理人員，對(duì)本校所有人員的檔案信息進(jìn)行記錄和整合。當(dāng)然，傳統(tǒng)的高職檔案管理工作往往采用人工記錄和整理的方式來(lái)進(jìn)行，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)后，檔案管理模式有了進(jìn)一步的變革，在一定程度上提高了檔案管理效率，促進(jìn)了高職管理工作更好地進(jìn)行。

一、高職檔案管理介紹及其利用大數(shù)據(jù)的重要意義

（一）高職檔案管理介紹

高職院校的檔案管理就是對(duì)高等職業(yè)技術(shù)院校教育教學(xué)過(guò)程的一種記錄與整合，其管理工作對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的發(fā)展具有相當(dāng)重要的意義。高職檔案管理具有以下幾方面的特征。

首先，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理與社會(huì)廣泛聯(lián)系，對(duì)于普遍高等職業(yè)技術(shù)院校來(lái)說(shuō)，其培養(yǎng)的是即將步入社會(huì)的技術(shù)型人才，同時(shí)高職教學(xué)階段也是師生進(jìn)行科學(xué)探究、鉆研的重要階段，高職本著培養(yǎng)社會(huì)實(shí)踐型人才的原則，將學(xué)生培養(yǎng)成為有能力的社會(huì)型人才。這也決定了其檔案管理的社會(huì)性，從一定意義上講，高等職業(yè)技術(shù)院校所培育的學(xué)生來(lái)源于社會(huì)，而又終將在畢業(yè)后走向社會(huì)，就在這樣一種循環(huán)的教育教學(xué)過(guò)程中，檔案記錄了一系列培養(yǎng)過(guò)程與方案。而對(duì)于普遍職業(yè)技術(shù)學(xué)院的科研探究和課題設(shè)計(jì)內(nèi)容，其都取材于社會(huì)，服務(wù)于社會(huì)，因此職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理具有社會(huì)性。其次，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理是系統(tǒng)且綜合的，其院校內(nèi)部的各種檔案材料內(nèi)容多樣，數(shù)量巨大，可以說(shuō)是比較系統(tǒng)的檔案管理類(lèi)型，當(dāng)然其檔案內(nèi)容除了包含有關(guān)教學(xué)活動(dòng)開(kāi)展的部分，還有一系列實(shí)踐與科研探究活動(dòng)的記錄與整合，檔案管理不僅僅需要體現(xiàn)出各個(gè)院校的教育教學(xué)管理形式，還需要記錄好教職工相應(yīng)的人事檔案信息，還有院校的財(cái)務(wù)信息檔案等，其檔案內(nèi)容是綜合且系統(tǒng)的。

（二）檔案管理利用大數(shù)據(jù)的重要意義

職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作是其院校管理工作中的重要內(nèi)容，只有將檔案管理工作妥善規(guī)劃，才可以更好地促進(jìn)高等職業(yè)院校發(fā)展和進(jìn)步。當(dāng)前隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，將檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)科技有效結(jié)合，對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作具有重要意義。

1.提高檔案管理人員工作效率，減輕工作量

職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作內(nèi)容豐富多樣，傳統(tǒng)的檔案管理人員需要通過(guò)人工記錄整理的方式將各類(lèi)資源信息和數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行整合，這種檔案管理的形式效率低下，很容易出現(xiàn)由于人工失誤造成的數(shù)據(jù)整合錯(cuò)誤的現(xiàn)象，為院校檔案管理帶來(lái)巨大問(wèn)題，同時(shí)，如此巨大的檔案管理工作量對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也帶來(lái)了比較高的管理壓力。而大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各類(lèi)信息化軟件可以以其高效準(zhǔn)確的優(yōu)勢(shì)為職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作帶來(lái)巨大便利，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息化工具可以幫助管理人員有效抓取信息資源，合理將檔案信息分類(lèi)整合管理，處理效率極高。在這樣一種情況下，檔案管理人員可以有效利用大數(shù)據(jù)時(shí)代下的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將不同類(lèi)型的檔案資源合理分類(lèi)，一定程度上減少了工作人員的工作量，提高了檔案管理效率。

2.實(shí)現(xiàn)更為科學(xué)的檔案管理工作

不同于傳統(tǒng)的人工分析方法，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各所職業(yè)技術(shù)學(xué)院往往會(huì)采用智能形式的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)資源數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)整合，而這種智能的管理形式會(huì)使院校的檔案管理工作更為科學(xué)合理，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效分析，職業(yè)技術(shù)學(xué)院可以將種類(lèi)繁多的檔案內(nèi)容根據(jù)其具體內(nèi)容和主要特征進(jìn)行分類(lèi)，更加方便高職院校檔案管理人員進(jìn)行操作和管理。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式存在的主要問(wèn)題

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)發(fā)展的穩(wěn)定階段，而其在檔案管理工作中的應(yīng)用也是發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，在檔案管理模式與大數(shù)據(jù)充分融合的過(guò)程中，由于各方面因素，其檔案管理模式仍然存在一些問(wèn)題。

（一）相關(guān)院校、管理工作人員缺乏重視

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人們生活的方方面面都需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，而職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作更是如此，職業(yè)技術(shù)學(xué)院要想保證檔案管理工作的效果，就必須將管理工作與時(shí)代發(fā)展充分結(jié)合，讓管理工作體現(xiàn)出時(shí)代優(yōu)勢(shì)。然而，當(dāng)前院校以及相關(guān)管理工作人員并不能準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作數(shù)據(jù)化的重要性，部分管理人員仍有不重視甚至是不認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作變革的必要性的嚴(yán)重現(xiàn)象，導(dǎo)致其院校的檔案管理工作并不能夠與大數(shù)據(jù)背景緊密結(jié)合，不能很好地利用大數(shù)據(jù)時(shí)代下的網(wǎng)絡(luò)信息化優(yōu)勢(shì)來(lái)將資源數(shù)據(jù)進(jìn)行整合。

（二）相關(guān)管理人員基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，職業(yè)技術(shù)學(xué)院要求其檔案管理工作人員具有比較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，可以根據(jù)時(shí)代的具體要求，及時(shí)變革檔案管理方式，采用最為先進(jìn)的檔案管理模式為高職院校的管理工作提供有效支持。然而，縱觀各所職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理人員，不乏有其他部門(mén)輔助管理替代的現(xiàn)象，缺乏正規(guī)的專(zhuān)業(yè)化檔案管理人員的有效支持，而這些院校檔案管理工作兼職人員往往存在業(yè)務(wù)素質(zhì)較低的狀況，在面對(duì)巨大的數(shù)據(jù)信息量時(shí)往往無(wú)法準(zhǔn)確分類(lèi)整合，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用不夠了解，不能很好地將大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作做好[1]。

（三）檔案管理技術(shù)有待完善

盡管大數(shù)據(jù)時(shí)代下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們生活中得到了廣泛的應(yīng)用，但就目前的技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，其在檔案管理技術(shù)方面仍存在一些問(wèn)題，其中，在職業(yè)技術(shù)學(xué)院的不斷發(fā)展過(guò)程中，各類(lèi)檔案內(nèi)容只會(huì)越來(lái)越豐富和多樣，而資源量也將越來(lái)越多，那么此時(shí)檔案管理技術(shù)最需要解決的一個(gè)問(wèn)題就是檔案庫(kù)房的承載量，即怎樣通過(guò)技術(shù)來(lái)將互聯(lián)網(wǎng)軟件的信息儲(chǔ)存量擴(kuò)大，保證高職院校的檔案信息可以及時(shí)有效地錄入保存。因此，檔案管理技術(shù)方面的問(wèn)題也作為大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的主要問(wèn)題，需要采取恰當(dāng)?shù)姆绞接行幚怼?/p>

（四）設(shè)備設(shè)施不夠完善

當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了以網(wǎng)絡(luò)模式為主的管理模式，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用也必將帶來(lái)極大的便利，當(dāng)前，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理模式將向著越來(lái)越先進(jìn)、越來(lái)越優(yōu)越的網(wǎng)絡(luò)模式發(fā)展。然而，檔案管理工作中網(wǎng)絡(luò)模式發(fā)展的趨勢(shì)與基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的現(xiàn)實(shí)情況卻并相差很多。目前，大部分職業(yè)技術(shù)學(xué)院的互聯(lián)網(wǎng)軟件、相應(yīng)設(shè)施設(shè)備并不夠完善，軟件設(shè)備并不足以滿足日益發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景中的檔案管理需求，由此帶來(lái)的問(wèn)題將在一定程度上對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作造成巨大影響。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下如何變革職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理模式

在國(guó)家大力發(fā)展科學(xué)技術(shù)的趨勢(shì)背景下，我們的時(shí)代逐漸由傳統(tǒng)的人工勞動(dòng)時(shí)代轉(zhuǎn)變?yōu)榇髷?shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)為人們帶來(lái)了更為新穎的體驗(yàn)，一切的生活和工作都需要依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)資源，學(xué)校的內(nèi)部管理工作也是如此。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代以來(lái)，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作開(kāi)始有了變化，而對(duì)于各所職業(yè)技術(shù)學(xué)院來(lái)說(shuō)，如何有效抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展契機(jī)，讓職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理模式進(jìn)一步變革是當(dāng)前高職院校管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，以下將針對(duì)具體措施進(jìn)行分析。

（一）以充分重視為前提，變革檔案管理模式

檔案管理工作是各個(gè)學(xué)校不同時(shí)期所必需的管理工作內(nèi)容之一，而當(dāng)高職院校的檔案管理工作與時(shí)代的發(fā)展契機(jī)相遇時(shí)，就將為職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作帶來(lái)很大的便利。因此，在大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來(lái)越普及的趨勢(shì)下，各所職業(yè)技術(shù)學(xué)院需要提起充分的重視，將時(shí)代發(fā)展與學(xué)校管理相結(jié)合，讓大數(shù)據(jù)更好地為檔案管理工作提供支撐和保障。所以說(shuō)，職業(yè)技術(shù)學(xué)院要想實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的變革，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視是模式轉(zhuǎn)變的前提[2]。

舉例說(shuō)明，職業(yè)技術(shù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)集體需要采取一系列及時(shí)有效的方法促進(jìn)檔案管理工作與大數(shù)據(jù)時(shí)代的融合，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理工作人員的培養(yǎng)與宣傳工作，以足夠的重視程度促進(jìn)檔案管理模式的變革[3]。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

傳統(tǒng)的職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作要求相應(yīng)工作人員具備比較高的分析管理能力，能夠針對(duì)各類(lèi)檔案信息進(jìn)行合理分類(lèi)劃分。數(shù)據(jù)時(shí)代以來(lái)，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作除了需要相關(guān)管理工作人員擁有一定的分析管理能力，還需要其具備軟件應(yīng)用能力和數(shù)據(jù)處理能力，能夠有效利用當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，這就需要針對(duì)目前的檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行不斷優(yōu)化建設(shè)，積極引進(jìn)更為優(yōu)秀的管理人員，在網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)與數(shù)據(jù)管理分析等不同方面實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化，以最優(yōu)的人才隊(duì)伍促進(jìn)最好的檔案管理。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化管理人才隊(duì)伍建設(shè)是很有必要的。

例如，職業(yè)技術(shù)學(xué)院可以提高高職院校檔案管理人員的招聘門(mén)檻，以更為嚴(yán)格的要求錄用真正優(yōu)秀的人才，以擇優(yōu)錄取的方式實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的高效性。同時(shí)，對(duì)于在職檔案管理人員，職業(yè)技術(shù)學(xué)院需要適時(shí)組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)講解幫助工作人員熟悉軟件操作步驟和方法，讓工作人員能夠以更加準(zhǔn)確、高效的方法運(yùn)用軟件實(shí)現(xiàn)檔案管理，保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)緊跟時(shí)代發(fā)展要求。

（三）增強(qiáng)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)管理技術(shù)交流

當(dāng)前，各所職業(yè)技術(shù)學(xué)院普遍都會(huì)設(shè)置檔案管理工作內(nèi)容，而不同高職院校的檔案管理工作在一定程度上是共通的，可以相互借鑒，取長(zhǎng)補(bǔ)短，以實(shí)現(xiàn)自身檔案管理工作的最優(yōu)化。因此，職業(yè)技術(shù)學(xué)院可以以虛心學(xué)習(xí)的態(tài)度積極借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，不斷完善自身技術(shù)缺陷，保證檔案管理工作更加高效和準(zhǔn)確。

舉例說(shuō)明，職業(yè)技術(shù)學(xué)院可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)的部門(mén)對(duì)國(guó)內(nèi)外相關(guān)檔案管理技術(shù)進(jìn)行了解和分析，不斷總結(jié)自身院校的管理技術(shù)，同時(shí)注重對(duì)于國(guó)內(nèi)外相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)與交流，保證檔案管理技術(shù)與時(shí)代發(fā)展共同進(jìn)步，通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)，讓職業(yè)技術(shù)學(xué)院在先進(jìn)管理技術(shù)方面能夠有自己的一片天地，通過(guò)技術(shù)支撐實(shí)現(xiàn)檔案管理模式變革。

（四）適當(dāng)增加資金的投入

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)人才有較高的要求，所以人工的作業(yè)方式對(duì)于檔案的整理和分類(lèi)需要的資金投入要更多，尤其是對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備方面的投入。但是，目前大部分高職院校并沒(méi)有加大對(duì)檔案管理的資金投入，由此帶來(lái)的管理工作發(fā)展困難的問(wèn)題屢次出現(xiàn)，所以在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，如果想要使本校的檔案管理工作更上一層樓，就需要保證相應(yīng)的資金投入力度，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在保證檔案管理工作資金充足以及人才儲(chǔ)備充分，物資基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善的前提下，才能讓管理模式真正實(shí)現(xiàn)一定意義上的變革。所以說(shuō)，對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院來(lái)說(shuō)，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的變革，必須通過(guò)增加資金投入這種方式，來(lái)引導(dǎo)高職院校在管理變革的情況下提高效率和管理效果，從而推動(dòng)高職院校向更好的目標(biāo)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人們將迎來(lái)一系列變革，而對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響作用十分巨大，尤其是在院校檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)軟件的發(fā)展和應(yīng)用越來(lái)越廣泛，其將為職業(yè)技術(shù)院校的檔案管理工作提供巨大便利，因此，各所院校有必要針對(duì)檔案管理模式的變革措施展開(kāi)探討，最終實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高職院校穩(wěn)步發(fā)展。

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