王凌峰
(桂林電子科技大學(xué)商學(xué)院,廣西 桂林 541004)
漢語中的“制”是節(jié)制、限制,“度”是尺度、標(biāo)準(zhǔn)。制度是博弈規(guī)則,是規(guī)范個(gè)體交往行為的某種安排[1]。人類社會(huì)有多種組織類型,如商業(yè)組織、教育組織、公共管理組織(政府)、軍事組織(軍隊(duì))和非盈利社會(huì)組織等。組織由不同個(gè)體組成,組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與目標(biāo)實(shí)現(xiàn)要求全體成員共同遵守行動(dòng)準(zhǔn)則。特別是當(dāng)組織規(guī)模較大時(shí),業(yè)務(wù)復(fù)雜,人員較多,人情與經(jīng)驗(yàn)管理無法維持組織的正常與高效運(yùn)轉(zhuǎn),必須通過管理制度實(shí)現(xiàn)制度管理。因此,制度在微觀組織管理中的重要性在于通過引導(dǎo)、約束各級(jí)各類成員的行為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。制度在某種意義上即組織內(nèi)部的“法律”,制度設(shè)計(jì)的質(zhì)量在很大程度上決定著組織的競爭力。
從管理實(shí)踐看,很多組織的管理制度設(shè)計(jì)雖然看上去頗為完善,但在執(zhí)行過程中往往會(huì)出現(xiàn)制度—實(shí)踐脫耦(Policy-Practice Decoupling)[2]、管理制度軟化、制度空轉(zhuǎn)和制度失靈等現(xiàn)象[3]。葛新紅指出,很多企業(yè)投入大量的時(shí)間制定各種制度,如流程制度,文件手冊(cè)數(shù)百頁,方方面面詳細(xì)規(guī)定,但實(shí)際執(zhí)行效果往往不理想[4]。不僅僅是商業(yè)組織,其他類型組織也有同樣現(xiàn)象,如公共管理組織在政策執(zhí)行中的“上有政策,下有對(duì)策”和“有令不行,有禁不止”[5]現(xiàn)象。
“法善而不循,法亦虛器耳?!惫芾碇贫茸鳛榻M織內(nèi)部的“法律”,制度軟化,剛性下降,甚至形同虛設(shè),挑戰(zhàn)與腐蝕組織管理權(quán)威,更重要的是降低組織效率,最終削弱組織績效與持續(xù)競爭力。造成制度軟化、空轉(zhuǎn)甚至失靈的原因是多方面的,如制度執(zhí)行者主觀重視不夠、客觀能力不足等。其中一個(gè)重要的原因是管理制度設(shè)計(jì)存在缺陷,如設(shè)計(jì)制度時(shí)沒有考慮有效監(jiān)督的問題、制度執(zhí)行情況與執(zhí)行者個(gè)人利益的聯(lián)動(dòng)力度不夠等。除了少數(shù)責(zé)任心較強(qiáng)的人外,多數(shù)人會(huì)逐漸傾向于不做或少做,最終導(dǎo)致制度軟化、空轉(zhuǎn)甚至失靈。
目前國內(nèi)對(duì)組織管理制度設(shè)計(jì)的理論研究不多,筆者使用“管理制度+設(shè)計(jì)”“管理機(jī)制+設(shè)計(jì)”“制度+評(píng)價(jià)+標(biāo)準(zhǔn)”等關(guān)鍵詞,在國內(nèi)最大的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫中國知網(wǎng)中進(jìn)行檢索。從檢索文獻(xiàn)的主題分布看,多為對(duì)某個(gè)單位、行業(yè)具體制度設(shè)計(jì)的現(xiàn)象羅列、工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié),或多為政治、政黨制度以及政府監(jiān)管如何設(shè)計(jì)制度角度的討論。組織管理制度設(shè)計(jì)的學(xué)理分析文獻(xiàn)僅數(shù)十篇,比較零散?!豆芾碇贫鹊脑O(shè)計(jì)原理》是筆者檢索到的目前國內(nèi)對(duì)管理制度設(shè)計(jì)問題最系統(tǒng)的研究文獻(xiàn),但該書為經(jīng)濟(jì)學(xué)著作,沒有歸納總結(jié)管理制度設(shè)計(jì)中的高頻問題與最佳實(shí)踐,更沒有提出管理制度設(shè)計(jì)的診斷咨詢工具,雖然有助于對(duì)管理制度設(shè)計(jì)的學(xué)理認(rèn)識(shí),但對(duì)管理制度設(shè)計(jì)實(shí)踐的直接指導(dǎo)價(jià)值較弱[6]。張文健、孫紹榮提出:“管理者主要依靠各種行之有效的制度來對(duì)被管理者實(shí)施管理,所以制度的好壞對(duì)于管理活動(dòng)的成敗有著重要意義。目前,我國缺乏對(duì)管理制度設(shè)計(jì)的理論與方法的深入研究。”[7]管理制度設(shè)計(jì)仍然是國內(nèi)組織管理研究的一個(gè)薄弱點(diǎn)。
Scott將制度分為管控型系統(tǒng)(Regulative System,如法律、法規(guī)、政策、規(guī)章、契約和各種明文規(guī)則)、規(guī)范性系統(tǒng)(Normative System,如道德價(jià)值觀念)、文化認(rèn)知系統(tǒng)(Culture-Cognitive System,如習(xí)慣習(xí)俗傳統(tǒng))。本研究主要討論商業(yè)組織中的管控型系統(tǒng),即所謂的“正式制度”。具體是指商業(yè)組織中典型職能模塊的管理制度,如生產(chǎn)、品質(zhì)、研發(fā)、技術(shù)、營銷、客戶、采購、行政、后勤、人事、財(cái)務(wù)等,不討論公司整體層面的公司章程、公司治理結(jié)構(gòu)等基本制度。需要指出的是,盡管本研究主要討論商業(yè)組織,但實(shí)際上不同類型的組織管理制度設(shè)計(jì)具有很強(qiáng)的通約性。因此,本研究的基本觀點(diǎn)、邏輯與結(jié)論適用于各種類型的組織。
第二次世界大戰(zhàn)后,美國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,與社會(huì)需求相適應(yīng),越來越多的大學(xué)開設(shè)管理類專業(yè),管理學(xué)專業(yè)教師人數(shù)增加,職稱評(píng)審、課題申請(qǐng)、教師考核等都需要研究者專業(yè)水平高低的區(qū)別性信息。與此同時(shí),管理學(xué)研究范式受自然科學(xué)研究范式的影響越來越明顯。為提高管理研究的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)性,管理學(xué)的主流研究越來越多采用實(shí)證研究方法,通過研究生教材與培養(yǎng)方案、博士論文等學(xué)科規(guī)訓(xùn)手段,在課題申請(qǐng)、論文發(fā)表、學(xué)位論文審核等諸多利益環(huán)節(jié),實(shí)證研究更容易被肯定,催生出大量符合實(shí)證研究的“標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品”[8]。
實(shí)證研究方法有諸多優(yōu)點(diǎn),但在理論構(gòu)建中,思辨研究方法作為歷史久遠(yuǎn)的非實(shí)證研究方法,有著實(shí)證研究方法所不具備的獨(dú)特價(jià)值[9]?;仡櫣芾韺W(xué)歷史,法約爾、巴納德等著名學(xué)者都沒有進(jìn)行現(xiàn)代意義的實(shí)證研究,而是在個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上采用思辨研究直接提出理論。二戰(zhàn)后,一些經(jīng)典管理學(xué)理論的提出也同樣如此。組織決策理論代表性人物馬奇指出:“理論思考(即思辨研究)是一種常見的研究形式……當(dāng)Jeffrey Pfeffer提出資源依賴?yán)碚?,Chris Argyris提出學(xué)習(xí)理論時(shí),并沒有報(bào)告經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù),而是直接闡述其理論。”[10]
彭榮礎(chǔ)指出,目前學(xué)界對(duì)思辨研究方法的概念尚無高共識(shí)度定義[11]。筆者認(rèn)為,所謂“思辨研究”,即研究者在本人經(jīng)驗(yàn)材料而不是通過某個(gè)可重復(fù)標(biāo)準(zhǔn)程序系統(tǒng)采集的經(jīng)驗(yàn)材料基礎(chǔ)上,基于個(gè)體直覺及理性認(rèn)識(shí)能力,對(duì)問題或者現(xiàn)象的本質(zhì)與規(guī)律進(jìn)行分析,提出觀點(diǎn)。所謂理性認(rèn)識(shí)能力,是指人類所具有的從現(xiàn)象中提取規(guī)則與規(guī)律的抽象思維和判斷能力。人類理性認(rèn)識(shí)能力從“類”的角度看,整體上高于地球上其他動(dòng)物,但個(gè)體之間的理性認(rèn)識(shí)能力又存在顯著差異。
思辨研究的局限性在于個(gè)體自身經(jīng)驗(yàn)、直覺、理性認(rèn)識(shí)能力等有顯著差異,故對(duì)于同一個(gè)問題,不同研究者進(jìn)行思辨研究的結(jié)論往往不同,研究的可重復(fù)性較差。“思辨法和科學(xué)方法相反,不強(qiáng)調(diào)客觀和實(shí)證性,所得結(jié)論不必建立在直接觀測和經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)之上,思考結(jié)果和實(shí)際事實(shí)之間的許多中間層次,研究者無法清晰表達(dá)思考的過程和步驟。這些特點(diǎn)帶來思辨結(jié)果的歧義性和不可檢驗(yàn)性?!盵12]
但是,從另一個(gè)角度看,上述特點(diǎn)恰恰是思辨研究的獨(dú)特價(jià)值所在[13]。首先,即使是自然科學(xué),思辨研究仍然不可或缺。愛因斯坦認(rèn)為科學(xué)家的工作可分為兩步:第一步是提出概念、前提和假設(shè)(公理),第二步是基于概念和前提假設(shè),推導(dǎo)出可以檢驗(yàn)的命題。第二步只要有相當(dāng)?shù)那趭^和數(shù)學(xué)基礎(chǔ)即可,但第一步卻只能依靠研究者的思辨研究能力,無法程序化、標(biāo)準(zhǔn)化。正是如此,著名科學(xué)哲學(xué)家波普爾指出:“科學(xué)進(jìn)步的真正危險(xiǎn)不在于科學(xué)會(huì)趨于終結(jié),而在于諸如缺乏想象力、誤信形式化和精確性,或者以某種形式出現(xiàn)的獨(dú)裁主義。”美國當(dāng)代著名物理學(xué)家、科學(xué)史家霍爾頓說:“給思辨設(shè)置障礙是對(duì)未來的背叛。”[14]其次,對(duì)于管理研究,思辨研究有一個(gè)實(shí)證研究不具備的獨(dú)特價(jià)值,即管理研究對(duì)象與管理研究者之間存在共情效應(yīng)。管理研究的主要對(duì)象是人,而研究者也是人,因此,研究者可以通過思辨研究對(duì)研究對(duì)象進(jìn)行代入共情思考,而實(shí)證研究無法做到?;谏鲜鲇懻?,本研究采用思辨研究方法對(duì)管理制度設(shè)計(jì)問題進(jìn)行探討。
人是管理中最活躍的因素,組織管理制度的約束對(duì)象歸根到底是個(gè)體,因此,管理制度設(shè)計(jì)的邏輯起點(diǎn)是個(gè)體。
1956年William Whyter在The Organization Man一書中討論了美國大公司管理人員在組織中表現(xiàn)出來的職場行為。該書把遵守組織制度、個(gè)人利益服從組織利益的成員稱為“組織人”。但現(xiàn)實(shí)世界中,組織人非常少,多數(shù)人屬于博弈人(Games Man)。所謂“博弈人”,即根據(jù)具體情況處理組織利益與個(gè)人利益關(guān)系的人。1976年Michael Maccoby訪談了200多名公司經(jīng)理人,發(fā)現(xiàn)采用權(quán)變策略的博弈人在組織中最容易實(shí)現(xiàn)利益最大化[15]。
多數(shù)個(gè)體加入組織的根本動(dòng)機(jī)并非熱愛組織,而是因?yàn)榧尤虢M織后,其需要比單干更能得到滿足。個(gè)體的需要多種多樣,如經(jīng)濟(jì)收入、職業(yè)發(fā)展、精神需要、工作生活平衡等。個(gè)體加入組織后,個(gè)體利益與組織利益有時(shí)一致,有時(shí)不一致,如組織希望控制薪酬成本,而成員希望提高收入;或者在薪酬一定的情況下,組織希望成員多工作,而成員希望少工作。此外,個(gè)體與組織之間經(jīng)常存在信息不對(duì)稱現(xiàn)象,正因如此,個(gè)體可以與管理制度進(jìn)行博弈,個(gè)體除了通過遵守組織管理制度來獲得收益外,還可以通過規(guī)避或者選擇性執(zhí)行制度來損害組織利益,增加個(gè)體收益。
簡言之,個(gè)體是否遵守一個(gè)制度以及遵守到何種程度是個(gè)體與制度博弈的結(jié)果。如果個(gè)體認(rèn)為遵循制度得大于失,就會(huì)執(zhí)行制度;反之,則不遵循或者選擇性執(zhí)行制度。質(zhì)量良好的管理制度能夠激勵(lì)、引導(dǎo)、約束個(gè)體采用第一種策略追求個(gè)人利益,而盡量抑制第二種策略的存在空間。
18世紀(jì)的法國機(jī)械唯物主義哲學(xué)家拉美特利認(rèn)為“人是機(jī)器”。從類比意義上說,該觀點(diǎn)有合理的一面,人的思維、心理、意識(shí)、言行背后都有一套規(guī)則與規(guī)律,正如機(jī)器按照一定的法則運(yùn)行一樣。但是,人畢竟不是機(jī)器?!叭瞬皇菣C(jī)器”包含以下兩層含義。
第一,拉美特利討論的機(jī)器是狹義的機(jī)器,由齒輪、軸承、鏈條等機(jī)械構(gòu)件組成,不會(huì)空轉(zhuǎn),沒有情緒波動(dòng);而人是生物體,即使個(gè)體愿意遵循管理制度,但對(duì)于重復(fù)性高、不確定性低的場景,時(shí)間一長,大腦為了節(jié)約能量,提高信息處理效率,會(huì)用過去總結(jié)的信息預(yù)測未來。日常工作中,事故與意外畢竟是少數(shù),大腦很難一直保持緊張狀態(tài),個(gè)體會(huì)出現(xiàn)應(yīng)付、懈怠、疏忽等行為,進(jìn)而表現(xiàn)為管理制度軟化、空轉(zhuǎn)甚至失靈。
第二,行為經(jīng)濟(jì)學(xué)和心理學(xué)的大量研究表明,個(gè)體行為是理性與非理性的混合物。個(gè)體一般以理性行為為主,但某些情況下,感性、沖動(dòng)、僥幸等非理性因素勝過理性因素,個(gè)體會(huì)表現(xiàn)出偏離常態(tài)的非理性行為。例如,新聞報(bào)道有官員貪污數(shù)億元,卻沒有揮霍消費(fèi),僅僅是為了滿足自己的占有欲,或者其他扭曲的心理欲望;個(gè)別娛樂圈明星為尋找刺激竟在超市偷東西等。
面對(duì)有強(qiáng)烈自利動(dòng)機(jī),且與管理制度本質(zhì)上處于博弈關(guān)系,同時(shí)又并非機(jī)器,行為模式可能因感性、沖動(dòng)、僥幸等非理性因素而偏離常態(tài)的個(gè)體,如何設(shè)計(jì)管理制度才能盡量引導(dǎo)、激勵(lì)個(gè)體主動(dòng)遵守管理制度,減少組織管理中普遍存在的制度軟化、空轉(zhuǎn)甚至失靈現(xiàn)象?
管理制度的共性要素可以從以下兩個(gè)維度來理解:一是領(lǐng)域內(nèi)容維度,即不同管理制度的專門化內(nèi)容,如人事制度針對(duì)人力資源管理領(lǐng)域、財(cái)務(wù)制度針對(duì)財(cái)務(wù)領(lǐng)域,體現(xiàn)了制度與制度之間的差異性;二是共性要素維度,體現(xiàn)了制度與制度之間的普遍性。
根據(jù)管理的時(shí)間軸,組織內(nèi)部的各種管理制度在內(nèi)容方面可以抽象出目標(biāo)目的(Purpose)、約束對(duì)象(Person)、事人內(nèi)容(Do Things)、事人分工(Duty Division)、事人檢查(Check Status)、人員獎(jiǎng)懲 (Commend and Punish)、制度評(píng)估(Assessment)和制度修訂(Amendment)等8個(gè)共性要素,簡稱“管理制度八要素”。
管理制度八要素是按照一個(gè)管理活動(dòng)的時(shí)間邏輯軸展開的。目標(biāo)目的,即一個(gè)具體管理制度要解決的問題,為什么要出臺(tái)某個(gè)管理制度?約束對(duì)象,即管理制度面向的群體是哪些?事人內(nèi)容,即管理制度規(guī)定的各種任務(wù)如何做?事人分工,即管理制度規(guī)定的各種任務(wù)在不同個(gè)體、部門之間如何分工,以及采用何種技術(shù)手段提高執(zhí)行效率,減少個(gè)體懈怠與作弊的空間。事人檢查,即對(duì)制度執(zhí)行情況的監(jiān)督與核查,以便為人員獎(jiǎng)懲和制度修訂提供信息。人員獎(jiǎng)懲,即根據(jù)事人檢查的結(jié)果,對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或者處罰。制度評(píng)估,即制度實(shí)施一段時(shí)間后,對(duì)制度運(yùn)行效果進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。制度修訂,即根據(jù)制度評(píng)估收集的信息,對(duì)制度不足之處進(jìn)行完善,或者當(dāng)管理制度所依據(jù)的各類法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)變化時(shí),對(duì)制度進(jìn)行調(diào)整。
大量管理實(shí)踐表明,組織管理制度設(shè)計(jì)中,管理制度八要素容易出現(xiàn)以下幾個(gè)方面的高頻缺陷。而第一個(gè)基本要素“目標(biāo)目的”在管理實(shí)踐中出現(xiàn)問題的幾率不大,因?yàn)橐粋€(gè)管理制度要解決什么問題、達(dá)到什么目的容易明確與形成共識(shí),文字表述方面也相對(duì)簡單,此處不作討論。
約束對(duì)象設(shè)計(jì)中最常見的一個(gè)失誤是管理者沒有單列。所謂管理者單列原則,即如果一個(gè)管理制度涉及到人與人之間的利益分配時(shí),則應(yīng)將管理者與非管理者分成兩個(gè)群體處理,否則總會(huì)有管理者以權(quán)謀私,而一些非管理者也出于“西瓜偎大邊”或者“與己無關(guān)”的心理而默不作聲。例如,某高校一黨支部在某年年終評(píng)選支部優(yōu)秀黨員時(shí),該支部兩個(gè)黨員全票通過,但實(shí)際上兩人當(dāng)年基本上沒有參加過支部活動(dòng)。
事人內(nèi)容設(shè)計(jì)需要遵循描述明確、防操縱性強(qiáng)等兩個(gè)原則。描述明確,一方面是指事人內(nèi)容中的時(shí)間、空間、人物、動(dòng)作等要素描述清楚,無歧義與模糊之處。例如,很多組織的規(guī)章制度中,隨處可見諸如“禁止、不得、嚴(yán)肅處理”之類的文字,但違反后由誰來處理?具體如何處理?多長時(shí)間內(nèi)處理完畢等要素語焉不詳,導(dǎo)致處理人員尤其是管理者的自由裁量權(quán)太大,容易出現(xiàn)程序敷衍塞責(zé)、推脫甚至收取賄賂等現(xiàn)象。又如,很多管理制度要求“及時(shí)反饋”,那么,多長時(shí)間內(nèi)反饋為及時(shí)?怎么反饋(口頭、紙張、郵件、微信或者其他方式)?再如,“有事提前請(qǐng)假”之規(guī)定,那么,提前多久請(qǐng)假?意外事件不能提前請(qǐng)假,則事后多長時(shí)間內(nèi)補(bǔ)假?另一方面,必須納入超時(shí)處罰條款。不能采用“及時(shí)”“盡快”之類的模糊表述,超時(shí)規(guī)定要具體。當(dāng)然,超時(shí)限制并非越短越好,要與事件本身固有的難度、周期吻合。
防操縱性強(qiáng),是指提高事人內(nèi)容作假難度和信息透明度,從而使作弊行為容易被發(fā)現(xiàn),或者顯著降低作弊回報(bào)等。例如,17—18世紀(jì)英國政府雇傭輪船公司運(yùn)送犯人到澳大利亞,裝船前確認(rèn)犯人數(shù),結(jié)算運(yùn)費(fèi)。輪船公司為了多賺錢,盡量多運(yùn)送犯人,而輪船空間狹小,空氣污濁,犯人死亡率很高,輿論強(qiáng)烈。英國政府派人監(jiān)督,但監(jiān)督者被輪船公司賄賂,同流合污。而后,英國政府改為按下船犯人數(shù)結(jié)算,問題豁然而解。又如,很多公司要求員工請(qǐng)假時(shí)出具醫(yī)院證明,但員工可能提交假的醫(yī)院證明,或者賄賂醫(yī)生開具不實(shí)證明,而諸如肚子疼、頭疼之類的理由往往很難查證真?zhèn)巍A硗?,組織檢查人員也可能收受賄賂或者與作弊員工有特殊關(guān)系而助其蒙混過關(guān)。若將員工請(qǐng)假次數(shù)和累計(jì)請(qǐng)假時(shí)間與個(gè)人獎(jiǎng)金直接掛鉤,則公司不必審核員工請(qǐng)假理由的真?zhèn)?,絕大部分員工自然也會(huì)減少虛假請(qǐng)假的次數(shù)與時(shí)間。再如,某公司擬給懷孕員工發(fā)孕婦裝,管理辦法起草后報(bào)總經(jīng)理被否。起草人認(rèn)為管理辦法對(duì)申請(qǐng)、審批、押金等諸多環(huán)節(jié)都作了充分考慮,不理解被否原因。而總經(jīng)理則指出環(huán)節(jié)太繁瑣,直接取消了申請(qǐng)、審批、押金環(huán)節(jié),懷孕員工只需在人事部登記后直接到庫房領(lǐng)取即可。原因很簡單,多數(shù)員工不會(huì)冒領(lǐng),因?yàn)閼言袛?shù)月后體型自然會(huì)有變化,冒領(lǐng)容易被發(fā)現(xiàn)。另外,冒領(lǐng)孕婦裝帶來的負(fù)面損失(如個(gè)人信用與聲譽(yù)損失、處分罰款,甚至可能失去工作)遠(yuǎn)大于收益。
事人分工主要包括個(gè)體與部門之間權(quán)責(zé)明確、個(gè)體與部門之間銜接流暢等兩個(gè)方面的內(nèi)容。
多人合作中,個(gè)體權(quán)責(zé)不明確,則個(gè)體努力與個(gè)體所得之間關(guān)系的不確定性增加,個(gè)體工作投入度降低。例如,法國國家農(nóng)業(yè)研究所農(nóng)業(yè)工程教授Ringelman在拔河實(shí)驗(yàn)中發(fā)現(xiàn),隨著被試人數(shù)的增加,每個(gè)被試的平均用力減少,拔河時(shí)一方一人拉,平均出力63 kg;一方3人拉,平均出力53.5 kg;一方8人拉,平均出力31 kg[16]。再如,1978年中國經(jīng)濟(jì)體制改革,實(shí)現(xiàn)包干到戶、家庭聯(lián)產(chǎn)承包責(zé)任制后,農(nóng)業(yè)生產(chǎn)效率比集體食堂、人民公社時(shí)期大幅度提高。
多部門合作中,未能做到部門之間權(quán)責(zé)明確,是公司“部門墻”嚴(yán)重,九龍治水,互相扯皮,內(nèi)耗高、效率低的常見原因。所謂“部門之間權(quán)責(zé)明確”,即任務(wù)、時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)分解到各部門,且必須定時(shí)、定進(jìn)度推動(dòng)任務(wù)完成。如果未按標(biāo)準(zhǔn)完成任務(wù),則對(duì)相關(guān)人員和部門按照責(zé)任大小一并處罰,而不是各部門互相指責(zé),法不責(zé)眾,不了了之。當(dāng)然,限時(shí)執(zhí)行的時(shí)間要求應(yīng)與任務(wù)的難度、內(nèi)在周期吻合,不能一味求快或者“一刀切”。楊維松介紹了某地法院為解決一名法官存在的主觀性強(qiáng),選擇性執(zhí)行、消極執(zhí)行甚至收受賄賂等問題,將法院執(zhí)行流程分為多段,不同執(zhí)行團(tuán)隊(duì)各管一段流程,設(shè)置每一段流程的完成時(shí)限,配合業(yè)績考核,有效擠壓一名法官全程執(zhí)行的權(quán)力尋租空間,革除選擇執(zhí)行、消極執(zhí)行弊端[17]。
事人分工除了個(gè)體、部門層面的權(quán)責(zé)明確之外,還需要進(jìn)一步要求個(gè)體與部門之間的銜接流暢,以較低經(jīng)濟(jì)成本和時(shí)間成本完成任務(wù)。這屬于業(yè)務(wù)流程管理領(lǐng)域,研究與實(shí)踐都已經(jīng)非常成熟。20世紀(jì)90年代,Michael Hammer和James Champy在Reengineering the Corporation一書中提出業(yè)務(wù)流程再造(BPR,Business Process Reengineering)理論。但大多數(shù)情況下,徹底重塑流程的BPR過于激進(jìn),更多的是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化(BPI,Business Process Improvement)。BPR和其他一些領(lǐng)域中與流程相關(guān)的理論與技術(shù)(如行政領(lǐng)域Workflow工作流等)逐漸統(tǒng)一為業(yè)務(wù)流程管理(BPM,Business Process Management)。業(yè)務(wù)流程管理的理論研究很多,如流程形式化描述工具Petri網(wǎng)、國際業(yè)務(wù)流程管理聯(lián)盟(BPMI,Business Process Management Initiative)推出的業(yè)務(wù)流程建模語言(BPML,Business Process Modeling Language)、EDL-BP(Eindhoven Digital Laboratory for Business Processes)提出的BPM描述框架、IBM公司提出的持續(xù)業(yè)務(wù)流程管理(Continuous Business Process Management,CBPM)框架等。上述框架雖然嚴(yán)謹(jǐn)系統(tǒng),但比較復(fù)雜繁重,多數(shù)公司只需在傳統(tǒng)的5W1H分析基礎(chǔ)上,使用ECRS法對(duì)崗位分工進(jìn)行取消(Eliminate)、合并(Combine)、重排(Rearrange)、簡化(Simplify),即可完成大部分業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作。
沒有嚴(yán)格執(zhí)行的制度等于沒有制度?!睹献印るx婁章句上》云:“徒法不能以自行?!惫芾碇贫纫涞?,需要人來完成。管理制度設(shè)計(jì)的邏輯起點(diǎn)是人并非機(jī)器,具有強(qiáng)烈的自利動(dòng)機(jī),個(gè)體出于自利或者空轉(zhuǎn)、厭倦等原因,未必會(huì)自始至終嚴(yán)格執(zhí)行制度[3]。如果重規(guī)定、輕檢查,日積月累,制度自然會(huì)逐步軟化、空轉(zhuǎn),因此,事人檢查是管理制度設(shè)計(jì)中不可或缺的環(huán)節(jié)。
事人檢查經(jīng)常失真甚至形同虛設(shè),主要是由于以下3個(gè)方面的原因。第一,檢查環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)不足。缺少諸如制度出臺(tái)后何人負(fù)責(zé)何時(shí)檢查、違反制度如何處理、負(fù)責(zé)處理的個(gè)體或部門未按時(shí)處理又如何追究責(zé)任等問題的具體規(guī)定。第二,檢查方式抗操縱性差。若聽匯報(bào)、看材料、座談、個(gè)別談話等檢查是事先安排的,則容易作假,如材料注水、刻意安排座談人員,即使座談人員為檢查者自行選擇的,談話人也往往怕得罪人、被報(bào)復(fù),多談成績、少談問題,多談現(xiàn)象、少談個(gè)人。實(shí)地檢查也未必“眼見為實(shí)”。1998年,時(shí)任國務(wù)院總理的朱镕基前往安徽省蕪湖市南陵縣鵝嶺糧站視察該縣落實(shí)國家糧食收購政策的情況,央視《焦點(diǎn)訪談》欄目報(bào)道當(dāng)?shù)卣畯钠渌胤酵粨粽{(diào)運(yùn)1 031 t糧食到鵝嶺糧站,試圖蒙混過關(guān)。第三,檢查者懈怠疏忽甚至收受賄賂。
針對(duì)上述問題及其原因,應(yīng)提高事人檢查的有效性。第一,設(shè)計(jì)檢查制度應(yīng)明確人員權(quán)責(zé)和各環(huán)節(jié)完成工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。第二,隨機(jī)抽查。隨機(jī)抽查發(fā)現(xiàn)作假的概率高于固定檢查,且檢查者與被檢查者之間是一次性接觸,難以形成比較穩(wěn)定的賄賂信任與共謀關(guān)系,也有利于減少檢查者懈怠疏忽甚至收受賄賂的情況。隨機(jī)抽查已在國內(nèi)公共管理領(lǐng)域?qū)嵤?015年《國務(wù)院辦公廳關(guān)于推廣隨機(jī)抽查規(guī)范事中事后監(jiān)管的通知》提出,大力推廣“雙隨機(jī)、一公開”,在監(jiān)管過程中隨機(jī)抽取檢查對(duì)象,隨機(jī)選派檢查人員,抽查情況和查處結(jié)果要及時(shí)向社會(huì)公開。
遵守制度的行為需要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì);反之,則需要處罰。人員獎(jiǎng)懲制度設(shè)計(jì),需要遵循以下原則:獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)清晰、獎(jiǎng)懲輕重適當(dāng)、執(zhí)行責(zé)任明確、執(zhí)行超時(shí)處罰、獎(jiǎng)懲透明公開。
獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)清晰,即何種行為與后果有何種獎(jiǎng)勵(lì)或者處罰,判斷標(biāo)準(zhǔn)盡量客觀、不容易作假操縱,同時(shí)簡便易行,不宜太復(fù)雜。過于復(fù)雜的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn),意味著執(zhí)行獎(jiǎng)懲人員(通常是管理者)的自由裁量權(quán)大,有諸多解釋與選擇空間,出現(xiàn)腐敗與選擇性執(zhí)行行為的可能性也隨之增加。
獎(jiǎng)懲輕重適當(dāng),即獎(jiǎng)罰力度與獎(jiǎng)罰行為的性質(zhì)與后果要對(duì)應(yīng),不能過輕或者過重。獎(jiǎng)勵(lì)過輕無激勵(lì)作用,獎(jiǎng)勵(lì)過度增加組織成本,易出現(xiàn)對(duì)大的成績賞無可賞的困境。懲罰過輕難以起到威懾作用,甚至?xí)霈F(xiàn)個(gè)體“小罰換大利”的投機(jī)行為。2013—2019年,東北糧庫多次失火都發(fā)生在中央巡視組巡視前后,一部分確屬日常管理疏忽;另一部分則是掩蓋監(jiān)守自盜行為,個(gè)別糧庫工作人員收購劣質(zhì)糧食吃差價(jià),甚至偷賣糧食,再以糧庫失火為由掩蓋。如果失火處罰力度過輕,則以縱火掩蓋監(jiān)守自盜行為的收益更大,總會(huì)有人鋌而走險(xiǎn)。類似現(xiàn)象在清朝乾隆年間已經(jīng)出現(xiàn)過,乾隆派欽差大員清查地方糧庫虧空,地方官僚縱火燒倉,填補(bǔ)以往虧空,上報(bào)“火龍燒倉”。東部某省一鄉(xiāng)鎮(zhèn)要求一村建設(shè)一個(gè)村級(jí)文化中心。除了貧困村和人口較少的村外,村級(jí)文化中心面積要求不低于200 m2。一些村經(jīng)費(fèi)有限無法達(dá)到,為通過考核,臨時(shí)租賃民房湊夠面積要求,事后退租[18]。濫用“一票否決”權(quán)屬于懲罰過重的極端情況,由于典型性強(qiáng),此處單獨(dú)討論。一票否決只適用于過錯(cuò)重大,且個(gè)體完全承擔(dān)責(zé)任的情況。以礦難為例,多年來全國瞞報(bào)礦難人數(shù)的報(bào)道不少。目前規(guī)定超過某個(gè)遇難人數(shù),就會(huì)對(duì)主管官員升遷實(shí)行“一票否決”,因此,廠礦與主管官員往往共謀,欺上瞞下,弄虛作假。其實(shí),只要主管官員按規(guī)定進(jìn)行安檢,及時(shí)檢查廠礦整改情況,并在礦難發(fā)生后第一時(shí)間趕赴現(xiàn)場,如實(shí)上報(bào)傷亡數(shù),則該主管官員已充分履責(zé),應(yīng)免責(zé)或輕微處分即可,不應(yīng)采取“一票否決”,如此一來,主管官員便不會(huì)隱瞞礦難人數(shù)。
執(zhí)行責(zé)任明確,即負(fù)責(zé)執(zhí)行獎(jiǎng)懲的部門或人員的責(zé)任分解、時(shí)間先后與責(zé)任的主次和輕重緩急等信息清楚無誤,不存在打太極、互相推諉的情況。
執(zhí)行超時(shí)處罰,即負(fù)責(zé)執(zhí)行獎(jiǎng)懲的部門或人員未能按規(guī)定進(jìn)行獎(jiǎng)懲,則處罰負(fù)責(zé)執(zhí)行獎(jiǎng)懲的部門或人員。執(zhí)行超時(shí)的常見原因有:(1)工作繁多,個(gè)人時(shí)間管理意識(shí)與能力不足導(dǎo)致超時(shí);(2)不懂授權(quán),凡事親力親為或者獨(dú)攬大權(quán),時(shí)間精力不足而導(dǎo)致超時(shí);(3)刻意為之,如不愿得罪人,或者利益交換甚至收取賄賂,采用“拖字訣”,時(shí)間一長,風(fēng)頭一過,不了了之或者從輕處罰了事。
獎(jiǎng)懲透明公開,即對(duì)個(gè)體、群體與部門績效獎(jiǎng)懲的依據(jù)、原因和結(jié)果在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以規(guī)定方式向規(guī)定群體全面公開。
管理制度的作用是整合組織內(nèi)部的人、財(cái)、物、時(shí)間、空間資源,以達(dá)到某個(gè)目標(biāo)目的。因此,一個(gè)管理制度實(shí)施一段時(shí)間后,需要評(píng)估其是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)目的。管理制度評(píng)估可以分為制度體系評(píng)估與單一制度評(píng)估,此處討論單一制度評(píng)估。評(píng)估主體可以是最初發(fā)布管理制度的部門,也可以是組織內(nèi)部評(píng)估機(jī)構(gòu)或臨時(shí)工作小組(委員會(huì)),還可以是第三方機(jī)構(gòu)(人員)。
制度評(píng)估的內(nèi)容主要包括:(1)效果評(píng)估,即評(píng)估該管理制度在多大程度上實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)目的;(2)效率評(píng)估,即評(píng)估該管理制度在人、財(cái)、物、時(shí)間、空間上的投入與產(chǎn)出效率,一個(gè)管理制度既要達(dá)到預(yù)期目標(biāo)目的,又不能耗費(fèi)與產(chǎn)出不相符的人、財(cái)、物、時(shí)間、空間等;(3)效果與效率未達(dá)到預(yù)期的原因。從基層管理者、一線員工提出的抱怨和牢騷中發(fā)掘問題,這是制度評(píng)估的最佳信息來源。
隨著管理實(shí)踐的不斷變化,管理制度也需要與時(shí)俱進(jìn),不斷修訂。管理制度修訂有以下兩種常見情形。
一是評(píng)估修訂。一個(gè)好的管理制度,必須具有評(píng)估修訂條款,明確多久進(jìn)行一次評(píng)估(如每3年進(jìn)行一次評(píng)估修訂)、誰提出和誰組織(通常為發(fā)布管理制度的部門,也可以成立專門工作小組)、多長時(shí)間完成,以及如何公開信息等。二是完善修訂。在管理制度執(zhí)行過程中,可能會(huì)出現(xiàn)一些特殊情況,需要立即進(jìn)行完善,如合法合規(guī)性的更新等。法規(guī)除了國家法律法規(guī)外,還包括行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。
為打擊組織內(nèi)部的官僚習(xí)氣,釋放一線員工創(chuàng)造力,可以考慮類似于歐美公共管理領(lǐng)域的創(chuàng)制權(quán),有若干名(如3~5名)員工聯(lián)名即可要求組織考慮是否更新管理制度的某個(gè)條款。為了防止個(gè)別員工濫用創(chuàng)制權(quán),可以限制員工一年使用創(chuàng)制權(quán)的次數(shù)。
在經(jīng)濟(jì)成本、技術(shù)條件允許的情況下,盡量采用各種非人格的工具、設(shè)備等技術(shù)系統(tǒng)執(zhí)行管理制度,減少人的介入。技術(shù)系統(tǒng)沒有空轉(zhuǎn)懈怠、個(gè)人私利,不會(huì)弄虛作假、收受賄賂,因此,技術(shù)系統(tǒng)是管理制度效率倍增器。技術(shù)系統(tǒng)在管理制度執(zhí)行過程中最突出的3個(gè)作用是抑制超時(shí)行為、減少弄虛作假行為和確保信息公開。
第一,抑制超時(shí)行為。當(dāng)事人活動(dòng)較為繁雜時(shí),需要采用各種技術(shù)手段提高個(gè)體與部門的工作效率。通過技術(shù)系統(tǒng)可以采集流程執(zhí)行進(jìn)度與責(zé)任信息,并予以同步公開,有效監(jiān)督個(gè)體與部門按時(shí)完成工作任務(wù)。目前,最典型的事人活動(dòng)技術(shù)系統(tǒng)是由計(jì)算機(jī)、通信、互聯(lián)網(wǎng)三大技術(shù)構(gòu)成的數(shù)字化管理系統(tǒng)。例如,員工向其他部門領(lǐng)導(dǎo)或者員工提出某個(gè)需要處理的事件后,對(duì)方由于工作繁忙或者一些私利打算(如遇到對(duì)己或者對(duì)利益相關(guān)人員不利的局面時(shí),試圖不了了之;或者與某些特定人員有矛盾,故意拖延不辦等),遲遲未處理,員工又不方便屢屢催問,導(dǎo)致流程執(zhí)行效率下降。員工之間和部門之間出現(xiàn)內(nèi)耗,是組織運(yùn)行效率降低的常見原因。若能在IT系統(tǒng)中實(shí)時(shí)查看流程進(jìn)度,如果沒有制度允許的特殊情況,超過限時(shí)規(guī)定的,系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì),并將其與周期性考核和收入直接掛鉤,形成從上到下一視同仁的管理制度執(zhí)行閉環(huán),則此類現(xiàn)象自然會(huì)大大減少。
第二,減少弄虛作假行為。技術(shù)系統(tǒng)作為物化存在,沒有情感與私利,可以有效地減少弄虛作假行為。典型的技術(shù)系統(tǒng)如數(shù)據(jù)采集終端+物聯(lián)網(wǎng)+互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)組合,可以實(shí)現(xiàn)7×24小時(shí)平臺(tái)化管理。例如,安徽鵝嶺糧庫事件中,若采用技術(shù)系統(tǒng)對(duì)糧庫進(jìn)行在線監(jiān)管,則將大大增加作弊難度。又如,軍隊(duì)在營房門口設(shè)立面部識(shí)別儀、酒精檢測儀,并與互聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)連接,自動(dòng)記錄何人何時(shí)出入營區(qū),則能杜絕人情游說等違紀(jì)做法,使軍紀(jì)執(zhí)行更加嚴(yán)格有效。除地震、臺(tái)風(fēng)等不可抗力之外,如果在檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)系統(tǒng)出現(xiàn)故障,則認(rèn)為被檢查者違反管理制度。如此規(guī)定的原因是,盡量保證技術(shù)系統(tǒng)無故障持續(xù)運(yùn)行,且消除以技術(shù)系統(tǒng)故障為由逃避檢查的投機(jī)行為。媒體對(duì)此多有報(bào)道,如調(diào)查方要求調(diào)取監(jiān)控錄像時(shí),被告知監(jiān)控系統(tǒng)出現(xiàn)故障之類的新聞。
第三,確保信息公開。管理制度的有效執(zhí)行應(yīng)以客觀、全面、及時(shí)為基本前提。絕大多數(shù)組織成員天然具有掩藏對(duì)其不利信息的自利動(dòng)機(jī),一些組織成員也可能利用崗位賦予的權(quán)力謀取私利,因此,管理制度執(zhí)行過程中,要盡可能做到客觀、全面、及時(shí)公開信息,以減少信息分散化、碎片化[19]。信息公開要強(qiáng)調(diào)以互聯(lián)網(wǎng)方式面向所有人無差別公開,杜絕采用辦公室公示等容易操縱的小范圍公開方式。例如,住宅小區(qū)物業(yè)管理公司往往會(huì)設(shè)定巡視路線,但一些保安經(jīng)常漏巡或者不去,由于監(jiān)督者可能懈怠,或者與個(gè)別保安私人關(guān)系良好而睜一只眼閉一只眼,導(dǎo)致監(jiān)督效果不佳。一些住宅小區(qū)設(shè)置了保安巡視指紋打卡系統(tǒng),管理人員和其他保安都可以實(shí)時(shí)看到巡視信息,使保安無法再偷懶,一些管理人員也無法偏袒隱瞞。
管理制度設(shè)計(jì)診斷與改進(jìn)評(píng)分工具的基本思路為:(1)每個(gè)評(píng)價(jià)內(nèi)容的評(píng)分為0、1、2分,0分表示最差、1分表示尚可、2分表示很好,個(gè)別評(píng)價(jià)內(nèi)容的評(píng)分為0、1分,0分表示無,1分表示有;(2)不同評(píng)價(jià)內(nèi)容的評(píng)分合成規(guī)則采用簡單加法。構(gòu)建管理制度設(shè)計(jì)優(yōu)劣評(píng)分表,并將其作為管理制度設(shè)計(jì)診斷與改進(jìn)評(píng)分工具,可直接用于管理實(shí)踐。為了稱謂方便,將管理制度設(shè)計(jì)診斷與改進(jìn)評(píng)分工具命名為“管理制度八要素診斷表(2020)”(見表1)。如今后再改進(jìn),則以改進(jìn)年度更新命名即可。
表1 管理制度八要素診斷表(2020)
表1中的評(píng)價(jià)分?jǐn)?shù)無法確定是否服從正態(tài)分布,故不采用百分制的優(yōu)良中差分?jǐn)?shù)標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)為:0~20分為差、21~25分為合格、26~30分為中、31~35分為良、36~40分為優(yōu)。
歐美管理研究長期存在管理理論與實(shí)踐脫節(jié)的現(xiàn)象[20]?!睹绹芾韺W(xué)會(huì)學(xué)報(bào)》(AMJ)和《美國管理科學(xué)季刊》(ASQ)分別在2001、2002和2007年出版專輯討論管理研究與實(shí)踐脫節(jié)現(xiàn)象。郭重慶指出,管理研究與實(shí)踐脫節(jié)問題在中國同樣存在,管理研究相當(dāng)程度上陷入了“自娛自樂”的尷尬處境[21]。中國管理研究國際學(xué)會(huì)創(chuàng)會(huì)主席、美國管理學(xué)會(huì)前任會(huì)長徐淑英在《負(fù)責(zé)任的商業(yè)與管理研究:愿景2030》宣言中呼吁開展“負(fù)責(zé)任的管理研究”[22],鼓勵(lì)商學(xué)院的管理研究從追求科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)性向?qū)嵺`連帶性、生產(chǎn)切題性轉(zhuǎn)向,以解決管理研究與實(shí)踐脫節(jié)問題。
如何才能開展“負(fù)責(zé)任的管理研究”?徐淑英指出,管理學(xué)很多經(jīng)典理論(如目標(biāo)設(shè)定理論)都是具體問題導(dǎo)向,建議多以管理實(shí)踐問題為研究選題,而不是過度依賴從文獻(xiàn)中挖掘研究選題[23]。制度軟化、空轉(zhuǎn)甚至失靈是組織管理實(shí)踐中普遍存在的突出問題,理論研究不多且不夠系統(tǒng)。基于“負(fù)責(zé)任的管理研究”理念提出的管理工具可直接應(yīng)用于各類組織的管理制度設(shè)計(jì)實(shí)踐。
思辨是知識(shí)發(fā)現(xiàn)或理論構(gòu)建過程,不是知識(shí)證明或理論檢驗(yàn)過程[24]。思辨過程本身是主觀的,但思辨提出的結(jié)論與觀點(diǎn)能夠通過實(shí)證方法進(jìn)行檢驗(yàn)。實(shí)證研究不僅不能取代思辨研究,實(shí)際上,實(shí)證研究經(jīng)常需要以思辨研究作為先導(dǎo)環(huán)節(jié)。樊景立等學(xué)者指出:“實(shí)證方法更多地用于理論檢驗(yàn),而不是理論生成,發(fā)展新理論?!盵25]因此,后續(xù)可以從理論檢驗(yàn)與實(shí)踐應(yīng)用兩個(gè)方面進(jìn)行探討。
理論檢驗(yàn)方面,思辨方法是構(gòu)建理論的重要方法,但不能檢驗(yàn)理論,可以采用三角互證方法對(duì)管理工具進(jìn)行檢驗(yàn)。Denzin將三角互證法進(jìn)一步分為以下4種方法:方法論三角互證法(采用不同研究方法研究同一個(gè)問題)、研究者三角互證法(不同研究者采用同一種方法進(jìn)行研究)、數(shù)據(jù)三角互證法(在一項(xiàng)研究中采用不同的數(shù)據(jù)來源)和理論三角互證法(采用多種理論解釋同一個(gè)研究結(jié)果)[26]。后續(xù)可以采用以下4種方法檢驗(yàn)本研究觀點(diǎn)。(1)對(duì)多個(gè)案例采用質(zhì)性研究方法(如扎根方法)進(jìn)行研究[27],將研究結(jié)果與本研究結(jié)果進(jìn)行對(duì)比。(2)采用主流的“假設(shè)—檢驗(yàn)”方法。針對(duì)本研究結(jié)果提出若干假設(shè),如對(duì)于某個(gè)管理制度涵蓋的管理活動(dòng),控制影響管理活動(dòng)績效的其他變量后,管理制度評(píng)價(jià)得分與管理活動(dòng)績效線性正相關(guān)或者非線性正相關(guān)。(3)采用本研究提出的管理工具改進(jìn)某個(gè)管理制度,定性比較改進(jìn)前后管理活動(dòng)績效的變化情況。(4)進(jìn)行學(xué)術(shù)社區(qū)群體檢驗(yàn)。呂力指出:“(管理學(xué))理論可以不依靠經(jīng)驗(yàn)可靠性而在思想市場贏得勝利?!盵28]換言之,可通過學(xué)術(shù)社區(qū)群體檢驗(yàn)而確立其地位。研究者采用思辨研究或弱程度實(shí)證研究(如小范圍的訪談與調(diào)查等)提出理論,進(jìn)入思想市場后,逐漸被學(xué)術(shù)社區(qū)關(guān)注,進(jìn)而被廣泛引用,最終進(jìn)入教材,馬斯洛需求層次理論就是一個(gè)實(shí)例。應(yīng)用實(shí)踐方面,可以采用本研究提出的管理工具分析和評(píng)價(jià)某個(gè)具體的管理制度,并改進(jìn)管理制度。