林臻珍

摘 要 當(dāng)下高校辦公室行政管理和服務(wù)上存在諸多問(wèn)題，如行政人員工作態(tài)度倦怠、辦事效率低下、服務(wù)意識(shí)淺薄等，不僅僅是由于傳統(tǒng)理念和體制上的束縛，還在于未能對(duì)辦公室的文化建設(shè)給予足夠的關(guān)注。辦公室文化建設(shè)不僅僅是高校內(nèi)部行政工作和服務(wù)水平的總體體現(xiàn)，還制約著其進(jìn)一步的發(fā)展，更是高校整體文化形象的重要組成部分。高校辦公室的文化建設(shè)從根本上要以人為本，以人文關(guān)懷為導(dǎo)向，從物質(zhì)文化、制度文化和精神文化三個(gè)層面上具體著手，并結(jié)合高校本身特有的人文文化優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而建設(shè)起穩(wěn)固、協(xié)調(diào)、高效、公平的辦公室文化。

關(guān)鍵詞 高校辦公室 文化建設(shè) 人文關(guān)懷 以人為本

中圖分類號(hào)：G647?????????????????????????????????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A??DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2021.12.007

Abstract At present， there are many problems in the administrative management and service of university office， such as the administrative staff's work attitude burnout， low efficiency， shallow service consciousness， which are not only due to the constraints of traditional ideas and system， but also due to the lack of enough attention to the cultural construction of the office. The construction of office culture is not only the overall embodiment of the internal administrative work and service level of colleges and universities， but also determines its further development， and is an important part of the overall cultural image of colleges and universities. The cultural construction of university office should be people-oriented， humanistic care oriented， from the material culture， system culture and spiritual culture， and combined with the unique humanistic and cultural advantages of universities， so as to build a stable， coordinated， efficient and fair office culture.

Keywords university office; cultural construction; humanistic care; people oriented

由于傳統(tǒng)高校辦公室行政管理和服務(wù)理念的僵化、欠缺所導(dǎo)致的行政人員辦事積極性不高、效率低下、服務(wù)意識(shí)淺薄、工作作風(fēng)不良等等問(wèn)題，不少論者都進(jìn)行了各方面的研究和提出了針對(duì)性的解決方案。但對(duì)于高校辦公室行政工作和服務(wù)的改進(jìn)，以往相對(duì)重視從具體規(guī)章制度上入手，而忽視了重要的高校辦公室文化層面的建設(shè)，從而導(dǎo)致行政人員長(zhǎng)期只盯著眼前的具體工作，而沒(méi)有形成較高的精神素養(yǎng)，逐漸消極、倦怠，這樣的做法顯然是不夠全面的。高校辦公室文化不僅僅是高校辦公室行政工作和服務(wù)水平的總體體現(xiàn)，還是高校整體文化建設(shè)中不可或缺的一部分，其文化精神的高低優(yōu)良不僅僅決定了其內(nèi)部行政服務(wù)水平的優(yōu)劣，還與整個(gè)高校校園文化息息相關(guān)，[1]因而是高校辦公室行政服務(wù)建設(shè)中的重點(diǎn)，需要進(jìn)行更深入的探索和研究。

1 立足角色層面，以人為本，抓住“人文關(guān)懷”的內(nèi)涵

一般而言，高校辦公室文化可以以下幾個(gè)方面來(lái)衡量和提升，即物質(zhì)文化、制度文化和精神文化等主要方面。[2]從物質(zhì)文化上而言，首先應(yīng)該營(yíng)造整潔、輕松、舒適的辦公環(huán)境，緩解辦公人員和來(lái)訪人員潛在的負(fù)面情緒，對(duì)相關(guān)技術(shù)設(shè)備應(yīng)予以完善和配套，滿足行政服務(wù)人員的辦公需求，更好地助力行政人員專心工作和提升服務(wù)水平。更進(jìn)一步而言，高校辦公室作為高校校園整體建設(shè)的一部分，其物質(zhì)文化建設(shè)應(yīng)根據(jù)學(xué)校校園的形象文化特點(diǎn)來(lái)予以建設(shè)和匹配，從而發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)特色，形成統(tǒng)一獨(dú)特的文化風(fēng)格。相對(duì)于其他幾個(gè)方面而言，物質(zhì)文化層面的建設(shè)比較容易實(shí)行，而且易于改進(jìn)和更換，往往可以一步到位，而制度文化和精神文化層面的建設(shè)則需要更長(zhǎng)期的培養(yǎng)和塑造，因此應(yīng)當(dāng)是高校辦公室文化建設(shè)的重中之重。

對(duì)于制度文化和精神文化方面的建設(shè)，最根本的是要立足角色層面，以人為本，[3]營(yíng)造出以“人文關(guān)懷”為核心的文化內(nèi)涵和特征。首先，從角色層面來(lái)說(shuō)，高校辦公室無(wú)論其獨(dú)特性和復(fù)雜性如何，說(shuō)到底，仍是關(guān)于不同人群之間的分工和協(xié)調(diào)關(guān)系。在同一個(gè)行政體系中，這些人群扮演著不同的角色，承擔(dān)著不同的社會(huì)功能，因而想要高校以各個(gè)辦公室為基本單位的行政體系穩(wěn)固、流暢的運(yùn)轉(zhuǎn)，就需要從最基本的入手，讓每個(gè)角色層面最大限度完成自己的本職工作。這些角色層面，一般而言，分為個(gè)人層面、部門(mén)層面和學(xué)校層面。[4]從個(gè)人層面來(lái)說(shuō)，需要辦公室從上到下的成員互相協(xié)作，以辦公室領(lǐng)導(dǎo)為中心團(tuán)結(jié)辦公室的全體成員。領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮好帶頭作用，為成員樹(shù)立榜樣，形成高尚價(jià)值觀的認(rèn)同;成員要積極提升自我能力，互相協(xié)調(diào)完成工作任務(wù)，不為一己之私而擾亂整個(gè)團(tuán)體的工作。從部門(mén)層面來(lái)說(shuō)，就需要不同部門(mén)的辦公室之間相互協(xié)作，特別是校級(jí)辦公室與院系辦公室之間要保障信息溝通及時(shí)流暢，完成上通下達(dá)，連接內(nèi)外的效果。而從學(xué)校的整體層面而言，不僅僅要顧及學(xué)校整體的文化形象和利益，還要結(jié)合各單位部門(mén)的具體實(shí)際情況，保證學(xué)校整體行政服務(wù)體系的運(yùn)轉(zhuǎn)流暢。

除了從行政體系的角色層面出發(fā)，提高和改善高校辦公室文化還要堅(jiān)持以人為本，秉著人文關(guān)懷的主旨，堅(jiān)持人性化的原則。這里的“人”首先指的是高校行政體系內(nèi)部的各辦公室人員。對(duì)于這些人員的招聘、引進(jìn)、運(yùn)用和培訓(xùn)，都要從各方面加強(qiáng)，不僅要注重對(duì)新晉人員的政治思想品性、服務(wù)意識(shí)、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等諸多方面的考量和訓(xùn)練，還要對(duì)一些老同志、老干部倦怠、懶散、消極的工作和服務(wù)態(tài)度進(jìn)行糾正和改進(jìn)。其次，以人為本尤其要重視高校各單位部門(mén)辦公室的人員之間溝通和交流。[5]不同辦公室的工作職能、任務(wù)和重心雖然并不相同，但作為高校行政體系一個(gè)整體的不同組成部分，之間的互動(dòng)和協(xié)作辦公在所難免。各辦公室人員應(yīng)注重與其他行政人員的積極溝通，要本著尊重、平等、友善的心態(tài)與他人交往，平時(shí)要注意工作的態(tài)度與語(yǔ)氣，不能占著部門(mén)的優(yōu)勢(shì)地位頤指氣使、高高在上，應(yīng)當(dāng)減少與其他人員不必要的沖突和矛盾，不以自身利益和顏面為中心，而要以保障工作的順利開(kāi)展為重心。最后，以人為本的“人”還指代的是以全校師生為主的各類被服務(wù)群體。高校各單位部門(mén)辦公室除了日常服務(wù)于校內(nèi)眾多的師生群體，還經(jīng)常需要對(duì)接校外事務(wù)，面對(duì)校外形形色色的各類人員。面對(duì)這些復(fù)雜的人員，要具備耐心，細(xì)心溝通，對(duì)于困難和問(wèn)題要及時(shí)回復(fù)和解決，一方面要保障和維護(hù)好在校師生的總體利益，與師生處好關(guān)系，營(yíng)造出和諧的校園氛圍，一方面作為學(xué)校文化形象的直接體現(xiàn)，要在內(nèi)外群體面前樹(shù)立好自身的形象，以免造成對(duì)學(xué)校形象不必要的損害。

總而言之，提升高校辦公室文化建設(shè)既要從整體角色層面考量各單位部門(mén)從個(gè)體到部門(mén)之間的角色和職能，使它們之間能夠相互協(xié)調(diào)、穩(wěn)固運(yùn)轉(zhuǎn)、高效辦公，還要立足于以人為中心，提升行政人員以服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)能力為核心的綜合素質(zhì)，而這最為關(guān)鍵的就是使各級(jí)人員掌握良好溝通的能力，面對(duì)不同群體都能夠耐心、細(xì)心、友善地處理好本職工作。

2 完善職責(zé)體系和考核機(jī)制，建設(shè)長(zhǎng)期穩(wěn)固的制度文化

確保高校行政服務(wù)體系的運(yùn)轉(zhuǎn)高效，不僅需要立足角色層面，以人為本，以人文關(guān)懷為視野，還需要制定切實(shí)具體的規(guī)章守則予以制度上的保障。這二者可以說(shuō)是一體兩面，互為表里的。因?yàn)槿狈χ贫缺Ｕ系娜宋年P(guān)懷只能流于大而無(wú)當(dāng)?shù)睦砟?，而缺乏人文關(guān)懷內(nèi)涵的制度規(guī)章將只是刻板僵化的條例，前者不能切實(shí)保障行政人員工作的權(quán)利，為行政人員全心全意工作和服務(wù)搭建穩(wěn)固的后勤保障平臺(tái)，后者不能使行政人員發(fā)揮自身的積極性、主動(dòng)性，去堅(jiān)信自身的信仰和理念，堅(jiān)決去履行自己的義務(wù)。制度建設(shè)不僅僅是具體條例的更改和變動(dòng)，而是需要形成持續(xù)長(zhǎng)久的文化建設(shè)，成為高校辦公室文化中不可或缺的部分。

一般來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)高校行政管理觀念上往往并不重視具體規(guī)章制度的建設(shè)，依靠的是各部門(mén)不成文的辦事習(xí)慣來(lái)解決和處理事情，這種習(xí)慣并不是完全沒(méi)有優(yōu)點(diǎn)，它其實(shí)是每個(gè)部門(mén)或辦公室中以往實(shí)踐所積累的經(jīng)驗(yàn)，但是如果遇到新問(wèn)題、新困難，就難以繼續(xù)依靠舊有的習(xí)慣和規(guī)則來(lái)處理，從而導(dǎo)致工作進(jìn)展不順暢和服務(wù)質(zhì)量的降低。因此，高校辦公室要想使行政服務(wù)的水平上升，不僅需要發(fā)揮好個(gè)體的主動(dòng)性和協(xié)調(diào)性，還需要維護(hù)好各辦公室之間和其內(nèi)部的生態(tài)環(huán)境，需要從規(guī)章制度層面上明確每個(gè)辦公室的職責(zé)，明確到哪個(gè)人負(fù)責(zé)哪件工作，從而化解所謂職責(zé)混淆、互相推諉的踢皮球現(xiàn)象，一來(lái)可以減少各部門(mén)之間、辦公室各人員之間的摩擦和沖突，二來(lái)有助于各人員明確自身的職責(zé)界限，可以更好地完成自己的本職工作。

職責(zé)體系的建立和完善，也需要相關(guān)的績(jī)效考核機(jī)制來(lái)予以搭配，因?yàn)橹挥袕膶?shí)際的獎(jiǎng)懲出發(fā)，才能有效約束行政人員對(duì)于規(guī)章制度的遵守，從而確保制度的穩(wěn)固施行。其次，有效的績(jī)效考核機(jī)制還具有激勵(lì)行政人員辦事積極性和提高服務(wù)意識(shí)的作用。對(duì)于年輕的新晉人員有鼓勵(lì)其積極性，提升其對(duì)工作和服務(wù)的認(rèn)同感和成就感的效果，對(duì)于老人員、老干部則具有消除其倦怠、消極工作態(tài)度的效果。這樣有助于在辦公室內(nèi)樹(shù)立平等、公平的文化環(huán)境。事實(shí)上，這種體系制度的建設(shè)不僅僅是一種約束、督促和警戒功能，還具有向上提升辦公室文化的積極作用。

從制度文化上而言，制定和完善相應(yīng)的職責(zé)規(guī)章和制度，規(guī)范行政人員的具體職責(zé)，避免職責(zé)混亂導(dǎo)致的工作問(wèn)題和矛盾，僅僅只是最為基礎(chǔ)的一步。因?yàn)?，制度文化的形成并不是一蹴而成的，而是需要辦公室全體成員從上至下對(duì)制度形成堅(jiān)定的信仰和默契，從而從內(nèi)心產(chǎn)生認(rèn)同，自愿去遵守和踐行其中的規(guī)章條例，而不是僅僅因?yàn)樾问缴匣蚶ι系目剂咳?duì)待，這就需要辦公室成員長(zhǎng)期持久地貫徹和踐行。因此，對(duì)制度文化的建設(shè)不能朝令夕改、因人而異、因事情大小而異，而應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行、平等對(duì)待，確保制度長(zhǎng)期穩(wěn)固的運(yùn)行，從而使民主、公平、平等的制度文化在高校辦公室內(nèi)扎根發(fā)芽，進(jìn)而更好地促進(jìn)和激勵(lì)辦公室成員的工作和服務(wù)的積極性。

3 提升文化建設(shè)，樹(shù)立人文關(guān)懷的辦公室文化精神

物質(zhì)文化和制度文化的建設(shè)是辦公室文化建設(shè)的基本要求，而精神文化則是辦公室文化建設(shè)的目標(biāo)導(dǎo)向。物質(zhì)文化和制度文化的確立和完善，最根本的是要形成引領(lǐng)辦公室人員不斷團(tuán)結(jié)、前進(jìn)、奮斗的精神文化。

從精神文化方面來(lái)說(shuō)，根本上要在思想政治層面以中國(guó)特色社會(huì)主義的共同理想為導(dǎo)向，以堅(jiān)決培育和踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀為主旨，發(fā)揚(yáng)群眾集體的改革和創(chuàng)新精神，并以此來(lái)培養(yǎng)和塑造辦公室行政人員的精神素養(yǎng)，指導(dǎo)高校辦公室的精神文化建設(shè)，形成以人文關(guān)懷為核心的辦公室文化;其次是要以民主、平等、公平的原則為工作準(zhǔn)則，對(duì)工作中的獎(jiǎng)懲、升遷等具體問(wèn)題要一視同仁，維護(hù)好行政人員的積極性，形成公平、平等的辦公室文化;再次，是要強(qiáng)調(diào)職業(yè)道德、團(tuán)隊(duì)意識(shí)和溝通技巧，確保行政服務(wù)人員守法守規(guī)，認(rèn)真、熱誠(chéng)、和善地服務(wù)全校師生等群體，并與同事之間保持良好的溝通關(guān)系，形成團(tuán)結(jié)協(xié)作、高效統(tǒng)一的團(tuán)體，形成高效、協(xié)調(diào)、和諧的辦公室文化;最后，要立足各自學(xué)校辦校的獨(dú)特理念，彰顯高校自身獨(dú)特的、具有人文魅力的校園文化精神。

可以看出，精神文化與辦公室文化中的物質(zhì)、制度層面建設(shè)是不可完全分開(kāi)的，因?yàn)楹笳呤乔罢叩幕A(chǔ)和保障，前者是后者成效的集中體現(xiàn)和表達(dá)，而又反過(guò)來(lái)促進(jìn)物質(zhì)文化和制度文化的發(fā)展。因此，對(duì)于辦公室文化的建設(shè)，不應(yīng)該有所偏廢，而應(yīng)該從物質(zhì)、制度、精神幾個(gè)層面同時(shí)入手，形成互相合力、互相協(xié)調(diào)、互相共進(jìn)的文化建設(shè)體系。此外，辦公室文化建設(shè)尤其需要結(jié)合高校辦公室自身的特殊性，實(shí)事求是，從多個(gè)方面去優(yōu)化高效辦公室的行政體系，提升高校辦公室的行政人員的服務(wù)態(tài)度和水準(zhǔn)，提高各辦公室之間的協(xié)調(diào)、溝通能力和辦事效率，從而最終建設(shè)起穩(wěn)固、協(xié)調(diào)、高效、公平的辦公室文化。

總而言之，高校辦公室文化既是一所學(xué)校精神氣質(zhì)的集中體現(xiàn)，是學(xué)校精神文化的重要組成部分，也是學(xué)校物質(zhì)和制度建設(shè)的精神土壤，對(duì)學(xué)校整體建設(shè)都有舉足輕重的影響，因此不得不予以重視。但高校的辦公室文化并非一朝一夕能夠塑造完成的，是其整個(gè)行政體系中具體物質(zhì)組成、人員素質(zhì)和行為，以及相關(guān)規(guī)章制度綜合、長(zhǎng)期呈現(xiàn)出來(lái)的，因而需要從以上幾個(gè)方面具體切實(shí)的改進(jìn)和完善，并長(zhǎng)期貫徹施行，才能最終由內(nèi)而外地顯現(xiàn)出高校辦公室獨(dú)特的文化精神，為高校整體文化建設(shè)助力。

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