王秀梅

[摘? ? 要] 隨著高校信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，軟件外包模式因其諸多優(yōu)勢(shì)而被高校廣泛運(yùn)用，同時(shí)也暴露出很多外包管理問題。文章分析了高校軟件外包存在的承包商選擇、建設(shè)主體責(zé)任不明、后期運(yùn)維不夠重視、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和信息安全等典型問題，針對(duì)這些問題，結(jié)合自身崗位的管理經(jīng)驗(yàn)提出優(yōu)化策略，從而達(dá)到軟件外包規(guī)范化管理的目的。

[關(guān)鍵詞] 高校信息化;軟件外包;項(xiàng)目管理

0? ? ? 引? ? 言

2014年，在一份關(guān)于《高等教育信息化發(fā)展?fàn)顩r》的調(diào)研報(bào)告中，通過對(duì)全國(guó)217所高校的應(yīng)用信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析得出，各高校信息系統(tǒng)已覆蓋全校各個(gè)業(yè)務(wù)層面，與此同時(shí)，外購與外包的程度也越來越高。[1]由此可見，外購和外包模式如今已在信息化建設(shè)中在發(fā)揮重要作用。高校軟件采購主要分為：購買市場(chǎng)上成熟的軟件產(chǎn)品（如：E-mail系統(tǒng)、科研工具軟件等）和采購按需定制開發(fā)的軟件（如：校園一卡通系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)部門的管理系統(tǒng)等）。從目前高校軟件項(xiàng)目采購數(shù)據(jù)來看，定制開發(fā)項(xiàng)目占80%以上，因此，為確保軟件外包過程順利實(shí)施和項(xiàng)目成功交付，各高校在信息化建設(shè)中均存在軟件外包項(xiàng)目的管理問題。

1? ? ? 高校軟件外包的現(xiàn)狀和軟件外包概念

高校信息化項(xiàng)目規(guī)劃是從宏觀視角出發(fā)，以教育部的《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》為指導(dǎo)，以應(yīng)用驅(qū)動(dòng)，統(tǒng)籌安排項(xiàng)目建設(shè)，依托信息化部門牽頭實(shí)施的工作機(jī)制。高校信息化部門雖然有一定的技術(shù)力量，但隨著信息化程度的提高，軟件外包不僅可以解決自行開發(fā)周期長(zhǎng)，成本高的問題，而且可以解決人力資源困境，優(yōu)化資源配置和促進(jìn)創(chuàng)新，讓信息化部門可以更加專注地為學(xué)校更核心的業(yè)務(wù)服務(wù)。

軟件外包是指企業(yè)為了專注核心競(jìng)爭(zhēng)力業(yè)務(wù)和降低軟件項(xiàng)目成本，將軟件項(xiàng)目中的全部或部分工作發(fā)包給提供外包服務(wù)的企業(yè)完成的軟件需求活動(dòng)。軟件外包內(nèi)容包括產(chǎn)品開發(fā)與運(yùn)維、產(chǎn)品支持、軟件升級(jí)和優(yōu)化等。

2? ? ? 高校軟件外包項(xiàng)目的管理流程

國(guó)內(nèi)外不同學(xué)者對(duì)軟件外包管理過程的劃分不盡相同，大多數(shù)研究是從承包方的角度，而我校信息化部門早在2015年就從發(fā)包方的視角制定了開發(fā)類項(xiàng)目管理試行辦法，將軟件外包項(xiàng)目管理流程劃分為5個(gè)階段，即：項(xiàng)目決策階段（S1）、項(xiàng)目招標(biāo)階段（S2）、項(xiàng)目實(shí)施階段（S3）、成果驗(yàn)收階段（S4）和后期運(yùn)維階段（S5）。每個(gè)階段對(duì)應(yīng)著具體的階段任務(wù)。

（1）項(xiàng)目決策階段，根據(jù)高校的信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，當(dāng)各業(yè)務(wù)部門提出建設(shè)需求時(shí)，信息化部門在明確需求基礎(chǔ)上，對(duì)功能專業(yè)性和技術(shù)要求較高、時(shí)間緊、經(jīng)費(fèi)大、人力資源占比重的項(xiàng)目，形成外包決策和業(yè)務(wù)部門成立外包項(xiàng)目小組，并編制項(xiàng)目可行性研究報(bào)告，進(jìn)行專家論證，完成學(xué)校項(xiàng)目審批和立項(xiàng)手續(xù)。

（2）項(xiàng)目招標(biāo)階段，依據(jù)政府采購制度和學(xué)校采購管理辦法，外包項(xiàng)目小組進(jìn)一步細(xì)化需求、主動(dòng)調(diào)研部分承包商情況和制訂招標(biāo)文件，對(duì)相應(yīng)的承包商進(jìn)行資格審查，并組織專家從技術(shù)解決方案的滿意度、開發(fā)進(jìn)度計(jì)劃、性價(jià)比等方面進(jìn)行綜合因素評(píng)估，給予競(jìng)爭(zhēng)力排名，挑選出最合適的承包商，另外就合同主要條款進(jìn)行商討，達(dá)成共識(shí)，簽訂委托開發(fā)合同。

（3）項(xiàng)目實(shí)施階段，外包項(xiàng)目小組要配合承包商按計(jì)劃完成開發(fā)工作（包括詳細(xì)需求分析、設(shè)計(jì)、編碼、模塊測(cè)試、集成測(cè)試等），設(shè)定里程碑，并監(jiān)控外包項(xiàng)目開發(fā)過程，判斷實(shí)際進(jìn)度和計(jì)劃是否相符，直至完成開發(fā)任務(wù)。

（4）成果驗(yàn)收階段，對(duì)已開發(fā)完成的軟件進(jìn)行上線試運(yùn)行，外包項(xiàng)目小組組織召開驗(yàn)收會(huì)，對(duì)交付的成果（包括軟件、源代碼、文檔等）進(jìn)行驗(yàn)收和歸檔，檢驗(yàn)成果是否符合需求，形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。對(duì)存在不足的情況形成協(xié)商意見，要求限期糾正，完成最終驗(yàn)收后，承包商還需對(duì)用戶進(jìn)行軟件操作的培訓(xùn)。

（5）運(yùn)行維護(hù)階段，在軟件上線運(yùn)行后，難免會(huì)出現(xiàn)一些漏洞，這就需要承包商對(duì)軟件不間斷地進(jìn)行升級(jí)和完善。通常雙方約定第一年的運(yùn)維技術(shù)服務(wù)均屬于免費(fèi)服務(wù)，此后，為繼續(xù)保障系統(tǒng)正常運(yùn)行，學(xué)校還需向承包商采購后續(xù)運(yùn)維服務(wù)。

3? ? ? 高校軟件外包項(xiàng)目管理中存在的問題

隨著信息化建設(shè)的不斷深入，高校軟件外包項(xiàng)目的管理制度也在逐步完善，但在項(xiàng)目管理過程中仍存在不少值得重視的問題。

3.1? ?承包商選擇存在風(fēng)險(xiǎn)

高校雖有一些大型開發(fā)項(xiàng)目，但大部分屬于中小型應(yīng)用開發(fā)項(xiàng)目，預(yù)算經(jīng)費(fèi)少，很難吸引到高端外包公司，[2]而小承包商的資質(zhì)參差不齊，前瞻性發(fā)展理念和集成架構(gòu)的規(guī)劃能力不足，這些給項(xiàng)目建設(shè)帶來未知的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2? ?與承包商溝通協(xié)調(diào)不充分，項(xiàng)目實(shí)施受限

高校在建設(shè)一些業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，職能部門僅提出需求，對(duì)軟件項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)和建設(shè)環(huán)節(jié)參與度不夠，信息化部門往往承擔(dān)全面建設(shè)的重任。另外，高校與承包商之間溝通不到位，導(dǎo)致建設(shè)過程漫長(zhǎng)，效率低下，投入使用后效果不理想，難以真正發(fā)揮效能。

3.3? ?項(xiàng)目后期運(yùn)維管理不足

項(xiàng)目管理小組往往只關(guān)注到項(xiàng)目的啟動(dòng)、實(shí)施過程和交付驗(yàn)收，卻對(duì)運(yùn)維階段的工作沒有給予足夠重視。在軟件上線后，真正的軟件運(yùn)行情況和使用數(shù)據(jù)、用戶體驗(yàn)感和軟件信息更新等方面的運(yùn)維服務(wù)管理還有待改善。

3.4? ?知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)益歸屬不明確

外包合同是保護(hù)當(dāng)事雙方權(quán)益，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保障項(xiàng)目順利實(shí)施的有效手段，但在合約條款中，僅明確服務(wù)部分（服務(wù)范圍、開發(fā)周期、服務(wù)費(fèi)用等條款）和技術(shù)部分（技術(shù)參數(shù)、性能檢測(cè)等），高校作為發(fā)包方不太重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)益，存在知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不明確問題。

3.5? ?信息安全存在隱患

高校信息化的安全涉及網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用、用戶等多方面，在軟件外包過程中，承包商不可避免地要接觸到用戶數(shù)據(jù)和信息，如果安全意識(shí)薄弱，則存在信息數(shù)據(jù)庫敏感信息泄露隱患。

4? ? ? 軟件外包項(xiàng)目管理的優(yōu)化策略

在實(shí)踐中通過對(duì)以上管理問題的分析研究，形成了有針對(duì)性的優(yōu)化方案。

4.1? ?綜合評(píng)估承包商實(shí)力

針對(duì)不同項(xiàng)目規(guī)模，可通過公開招標(biāo)方式或競(jìng)爭(zhēng)性磋商采購方式確定承包商，高校除對(duì)承包商的技術(shù)解決方案、開發(fā)計(jì)劃、性價(jià)比進(jìn)行評(píng)分外，對(duì)后期運(yùn)維、成功案例、公司信譽(yù)等綜合因素分析評(píng)估。此外，還要對(duì)承包商的質(zhì)量保證體系進(jìn)行考察，要求具有CMM的認(rèn)證，確保承包商能提供高水平的開發(fā)、有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格，選擇出未來有長(zhǎng)期合作能力和可持續(xù)的運(yùn)維升級(jí)服務(wù)能力的承包商。

4.2? ?采用多主體建設(shè)機(jī)制，完善項(xiàng)目管理體系

高校應(yīng)以需求為牽引，以用促建，統(tǒng)籌部署，合理確定項(xiàng)目定位，避免盲目建設(shè)。職能部門和信息化部門要明晰責(zé)任，達(dá)成共識(shí)，職能部門除提出需求，信息化部門負(fù)責(zé)搭建技術(shù)支撐平臺(tái)外，還要共同梳理項(xiàng)目業(yè)務(wù)和邏輯、評(píng)估承包商、協(xié)同參與軟件外包事務(wù)[3]，建立有效的多主體建設(shè)機(jī)制。在軟件整個(gè)開發(fā)周期，信息化部門起到協(xié)調(diào)承包商和職能部門的橋梁和紐帶作用，形成內(nèi)、外部雙向協(xié)同協(xié)作工作流，實(shí)現(xiàn)信息共享，既共享外包收益，也共擔(dān)外包風(fēng)險(xiǎn)，有效地推動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施，實(shí)現(xiàn)高校和承包商雙贏。為提高項(xiàng)目成功率，還需完善項(xiàng)目管理體系，健全項(xiàng)目管理制度，組建優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，做好決策管理、開發(fā)維護(hù)管理和應(yīng)用管理，提升管理效益。建立定期溝通機(jī)制，通過會(huì)議、狀態(tài)報(bào)告等途徑及時(shí)跟蹤進(jìn)度，監(jiān)控外包項(xiàng)目的執(zhí)行過程，檢查和考核里程碑階段的交付物，進(jìn)度偏離時(shí)及時(shí)糾偏，控制變更，并實(shí)時(shí)提供應(yīng)急預(yù)案，直至按時(shí)按質(zhì)完成項(xiàng)目。

4.3? ?重視項(xiàng)目運(yùn)維管理

在軟件運(yùn)維階段，承包商除制定基本運(yùn)維方案外（如：性能分析和優(yōu)化、系統(tǒng)巡檢、應(yīng)急故障處理、系統(tǒng)安全檢查等方面），另就軟件使用狀態(tài)、資源使用情況形成運(yùn)維分析報(bào)告，作為軟件升級(jí)依據(jù)。而高校項(xiàng)目管理員不僅配合和監(jiān)督承包商的運(yùn)維工作，還應(yīng)積極跟蹤問題，增強(qiáng)運(yùn)維的主動(dòng)性，進(jìn)一步分析用戶數(shù)據(jù)，提升用戶體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)功能擴(kuò)展，提供人性化、個(gè)性化服務(wù)。

4.4? ?加強(qiáng)權(quán)益保障意識(shí)

合理的合同是高校軟件外包成功的關(guān)鍵，合同中除要明確服務(wù)部分和技術(shù)部分外，還要明確商務(wù)部分。例如，保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬和違約責(zé)任等，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的全部研究成果（不限于軟件代碼和文檔）的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和軟件著作權(quán)約定歸高校所有。

4.5? ?強(qiáng)化安全保護(hù)，提升安全保障能力

建立安全管理制度，重視數(shù)據(jù)保護(hù)，制定信息采集、存儲(chǔ)、傳輸、刪除等管理規(guī)則，完善安全事件預(yù)警預(yù)防及應(yīng)急處置機(jī)制。在項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)階段提供安全檢測(cè)和建議，當(dāng)發(fā)現(xiàn)存在安全風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，第一時(shí)間調(diào)整改進(jìn)，避免項(xiàng)目定型后再修改而增加二次開發(fā)成本，影響開發(fā)時(shí)效。對(duì)承包商在項(xiàng)目實(shí)施過程中接觸到的所有數(shù)據(jù)信息和資料要求嚴(yán)格保密，并簽訂保密協(xié)議;另外，可適時(shí)對(duì)承包商進(jìn)行信息安全審計(jì)。

5? ? ? 結(jié)? ? 語

學(xué)校信息化建設(shè)的目標(biāo)是以信息技術(shù)提升教學(xué)、科研和管理服務(wù)質(zhì)量和水平，提高學(xué)校的整體軟實(shí)力，為推進(jìn)高?！半p一流”建設(shè)做出貢獻(xiàn)。對(duì)信息化部門而言，既要立足師生需求，提供優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，又要從廣度和深度方面提供高效、優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的信息化服務(wù)。作為外包方，我們要在外包項(xiàng)目全生命周期中，實(shí)施規(guī)范化的項(xiàng)目管理，對(duì)項(xiàng)目的工期、進(jìn)度、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行追蹤，確保每個(gè)外包項(xiàng)目的質(zhì)量。

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