李景奇++卞藝杰

摘 要：隨著高校信息化的快速發(fā)展和高校管理理念的提升，傳統(tǒng)學(xué)工管理系統(tǒng)存在著靈活性不足、數(shù)據(jù)共享困難、互動(dòng)性不足及難以實(shí)現(xiàn)本研一體化等問題，急需以新的管理思想和理念進(jìn)行重新設(shè)計(jì)。本文首先總結(jié)了傳統(tǒng)學(xué)工系統(tǒng)存在的問題，然后借鑒知識(shí)管理思想，構(gòu)建了基于知識(shí)管理的“大學(xué)工”管理系統(tǒng)，分析設(shè)計(jì)了系統(tǒng)的總體功能結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)整合方式、業(yè)務(wù)信息流程，重點(diǎn)闡述了知識(shí)管理功能模型和知識(shí)采集流程的設(shè)計(jì)思路，以期為解決當(dāng)前高校學(xué)生管理信息化工作中存在的諸多問題提供借鑒。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；“大學(xué)工”管理系統(tǒng)；高校信息化；知識(shí)采集

中圖分類號(hào)：G40-057 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-8454（2015）13-0053-04

一、問題的提出

隨著高校信息化的發(fā)展，各高校都積極探索將信息化手段應(yīng)用于各項(xiàng)管理工作中，學(xué)工系統(tǒng)也成為數(shù)字校園的必建信息系統(tǒng)之一。然而傳統(tǒng)上局限于學(xué)工部門業(yè)務(wù)范圍的學(xué)工系統(tǒng)功能分散，管理困難，在實(shí)際工作中難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。傳統(tǒng)學(xué)工系統(tǒng)不足之處主要在于：

1.靈活性不足，流程難自定

學(xué)生工作的特點(diǎn)是事無(wú)巨細(xì)，紛繁蕪雜，工作流程經(jīng)常需要更改，業(yè)務(wù)需求不斷變化。而傳統(tǒng)學(xué)工系統(tǒng)，只依據(jù)單一部門一時(shí)的需求進(jìn)行開發(fā)，無(wú)法滿足層出不窮的新需求。

2.系統(tǒng)分割多，數(shù)據(jù)共享難

傳統(tǒng)學(xué)工系統(tǒng)中，學(xué)生工作各個(gè)階段的功能都構(gòu)建單獨(dú)的系統(tǒng)去完成，如學(xué)生報(bào)到就使用迎新系統(tǒng)，畢業(yè)離校時(shí)使用離校系統(tǒng)，平時(shí)就在教育管理系統(tǒng)中處理學(xué)生信息，而評(píng)獎(jiǎng)學(xué)金時(shí)又建立獎(jiǎng)學(xué)金系統(tǒng)，這樣多個(gè)學(xué)工子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享困難，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確。而且學(xué)生工作跨部門很多，由于部門職能的劃分，不同部門有著不同的管理方式和管理系統(tǒng)，跨部門的數(shù)據(jù)共享不能在多個(gè)部門之間無(wú)縫結(jié)合。

3.互動(dòng)性不足，網(wǎng)上交流難

傳統(tǒng)學(xué)工系統(tǒng)往往立足于管理，而很少考慮到學(xué)生的應(yīng)用需求，缺少專門的意見和建議收集功能。長(zhǎng)此以往，學(xué)生很少主動(dòng)去應(yīng)用學(xué)工系統(tǒng)，而管理者也無(wú)法通過(guò)信息系統(tǒng)去獲取學(xué)生對(duì)管理工作的需求。

4.本研不同步，管理較分散

傳統(tǒng)的學(xué)工系統(tǒng)，多數(shù)又分為本科生學(xué)工系統(tǒng)、研究生學(xué)工系統(tǒng)，分開管理。而由于研究生在高校中人數(shù)比例逐漸提高，單獨(dú)依靠研究生院管理已經(jīng)無(wú)法滿足研究生的需要。而且本科生與研究生在學(xué)生管理中也有許多相同之處，分開管理也造成了工作重復(fù)，資源浪費(fèi)。許多高校開始推進(jìn)研究生與本科生管理一體化，將學(xué)生相關(guān)工作職能進(jìn)一步整合。

鑒于此，傳統(tǒng)學(xué)工系統(tǒng)面臨多種問題，這就必然需要建設(shè)一個(gè)統(tǒng)一管理、設(shè)計(jì)靈活、支持互動(dòng)的本研一體化的學(xué)工系統(tǒng)，本文稱之為“大學(xué)工”管理系統(tǒng)。

所謂“大學(xué)工”管理系統(tǒng)是相對(duì)于傳統(tǒng)的局限于學(xué)工部門的信息系統(tǒng)而言的，它將不再局限于某一部門或某幾個(gè)部門，而是包括所有與學(xué)生工作相關(guān)的部門。 “大學(xué)工”管理系統(tǒng)“大”的內(nèi)涵首先體現(xiàn)在它包括了全部類型的全日制學(xué)生，即本科生、碩士生、博士生，其次在于它包括了學(xué)生校園生活的整個(gè)生命周期。“大學(xué)工”管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程整合了以往存在于各個(gè)管理系統(tǒng)中的與學(xué)生工作相關(guān)的內(nèi)容，但這種整合還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，并不能保證實(shí)施的成功。為使“大學(xué)工”管理系統(tǒng)真正應(yīng)用到實(shí)際，必須引入知識(shí)管理的思想，從知識(shí)管理的角度規(guī)劃業(yè)務(wù)流程，從而提高系統(tǒng)的可用性。知識(shí)管理用于識(shí)別和協(xié)調(diào)組織中的集體知識(shí)來(lái)提升組織的競(jìng)爭(zhēng)力，并能增加創(chuàng)新能力和反應(yīng)能力[1]。它以系統(tǒng)的方法發(fā)現(xiàn)、選擇、組織、摘取信息，向需要知識(shí)的人傳遞有用的信息。知識(shí)管理包括對(duì)知識(shí)的整理、發(fā)現(xiàn)、編碼、存儲(chǔ)、交流及共享等，使知識(shí)資產(chǎn)能夠被充分利用，從而提高組織的智能水平和創(chuàng)新能力[2]。知識(shí)管理一般包括知識(shí)創(chuàng)造、存儲(chǔ)/索引、轉(zhuǎn)移和應(yīng)用這四個(gè)基本過(guò)程。高校信息系統(tǒng)隨著應(yīng)用時(shí)間增長(zhǎng)，信息不斷累積，具備了由信息向知識(shí)轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)信息數(shù)據(jù)的挖掘、歸納、總結(jié)，進(jìn)而形成能被用戶所利用的知識(shí)，系統(tǒng)中的日志記錄和工作記錄都有可能為下一輪工作提供良好的經(jīng)驗(yàn)。基于知識(shí)管理的“大學(xué)工”管理系統(tǒng)就是要將管理信息系統(tǒng)中所積累的知識(shí)進(jìn)行提取、展現(xiàn)和共享，以促進(jìn)“大學(xué)工”管理系統(tǒng)真正服務(wù)于校園里的各類用戶，促進(jìn)學(xué)生管理相關(guān)知識(shí)的共享和傳播，提高工作效率，降低工作成本。

二、基于知識(shí)管理的“大學(xué)工”管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

關(guān)于學(xué)生管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)論文很多，但大都只限于業(yè)務(wù)功能的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)，而很少關(guān)注學(xué)生管理全生命周期的總體流程及其實(shí)現(xiàn)途徑。要建立一個(gè)具有知識(shí)管理功能的“大學(xué)工”管理系統(tǒng)，需要打破部門界限，從學(xué)生工作的整體出發(fā)，來(lái)研究系統(tǒng)的功能和信息流程。

1.總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

從管理的角度來(lái)看，學(xué)生工作可以按工作流程分為如下職能：錄取管理、迎新管理、教育管理、社團(tuán)管理、宿舍管理、獎(jiǎng)助貸管理、就業(yè)管理、離校管理。錄取管理主要包括：分班、編學(xué)號(hào)、分宿舍、發(fā)校園卡、建新生校園網(wǎng)賬號(hào)。迎新管理主要包括新生報(bào)到、新生繳費(fèi)、新生住宿、入學(xué)教育。教育管理包括了學(xué)生日常生活的一些較為零散的日常工作，如請(qǐng)假、寒暑假留校等工作。社團(tuán)管理主要是依據(jù)學(xué)生工作要求，學(xué)生自主管理自己，建立校、院、班三級(jí)學(xué)生干部體系，發(fā)揮學(xué)生的能動(dòng)性，積極營(yíng)造良好的校園活動(dòng)氛圍，加強(qiáng)學(xué)生社交能力的提高，并為校方提供基層學(xué)生信息，完成信息上報(bào)工作。宿舍社區(qū)管理主要包括學(xué)生調(diào)整宿舍以及宿舍活動(dòng)的開展等。獎(jiǎng)助貸管理包括獎(jiǎng)學(xué)金管理、助學(xué)金管理、助學(xué)貸款管理、綜合測(cè)評(píng)等功能，目的是通過(guò)獎(jiǎng)助貸激勵(lì)學(xué)生學(xué)習(xí)，減輕貧困學(xué)生生活壓力，減輕心理負(fù)擔(dān)。就業(yè)管理包括就業(yè)指導(dǎo)、舉辦招聘會(huì)、辦理就業(yè)協(xié)議。離校管理是為了提高學(xué)生離校效率，減輕學(xué)生離校負(fù)擔(dān)，通過(guò)信息共享，使學(xué)生能直接在網(wǎng)上辦理離校手續(xù)。

因此“大學(xué)工”管理系統(tǒng)可以根據(jù)其工作內(nèi)容分為八個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)通過(guò)系統(tǒng)管理功能進(jìn)行統(tǒng)一管理。其總體結(jié)構(gòu)如圖1所示。

2.業(yè)務(wù)整合設(shè)計(jì)

“大學(xué)工”管理系統(tǒng)各子系統(tǒng)應(yīng)從學(xué)生工作的全生命周期的角度來(lái)進(jìn)行整合。整合時(shí)以系統(tǒng)管理為基礎(chǔ)，管理協(xié)調(diào)各子系統(tǒng)的用戶、權(quán)限及相互之間的數(shù)據(jù)共享；以知識(shí)管理為靈魂，及時(shí)將在網(wǎng)上辦公時(shí)所積累的知識(shí)進(jìn)行歸集，使知識(shí)能在管理人員和學(xué)生之間共享，提高用戶使用能力，并能制定詳細(xì)的規(guī)章制度，保障信息系統(tǒng)的長(zhǎng)期持續(xù)應(yīng)用，具體如圖2所示。

3.信息流程設(shè)計(jì)

“大學(xué)工”管理系統(tǒng)也是學(xué)校整體管理信息系統(tǒng)的一部分，并不能將所有數(shù)據(jù)都納入其中。而對(duì)于外部數(shù)據(jù)，必須明確數(shù)據(jù)的提供者和使用者，以方便設(shè)計(jì)功能；而對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)，也應(yīng)該提前規(guī)劃，制定規(guī)章制度，落實(shí)責(zé)任，使系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中保證數(shù)據(jù)的正確性和完整性。系統(tǒng)業(yè)務(wù)信息流程如圖3所示。

圖中實(shí)框中所示為“大學(xué)工”管理系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)之間的信息流程關(guān)系，虛線框?yàn)橥獠肯到y(tǒng)。外部系統(tǒng)主要有圖書系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)及一卡通系統(tǒng)。學(xué)生在錄取后，首先進(jìn)行編學(xué)號(hào)，然后將學(xué)生信息發(fā)送給迎新、圖書、財(cái)務(wù)、一卡通、教務(wù)等系統(tǒng)，然后在迎新子系統(tǒng)中進(jìn)行第一次信息集成，將新生的繳費(fèi)、住宿等信息集中呈現(xiàn)，為新生提供了解報(bào)到的全方位的信息。學(xué)生入校后，便會(huì)涉及宿舍評(píng)估、調(diào)整，參加學(xué)生社團(tuán)，組織校園活動(dòng)，評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)以及申請(qǐng)助學(xué)金、助學(xué)貸款等活動(dòng)，而管理人員也需要及時(shí)獲取學(xué)生在校信息，經(jīng)常性地組織信息上報(bào)，以及通過(guò)一卡通系統(tǒng)監(jiān)控學(xué)生在校的異常情況。學(xué)生畢業(yè)時(shí)，畢業(yè)生信息便進(jìn)入了就業(yè)和離校子系統(tǒng)。離校子系統(tǒng)進(jìn)行了最后一次信息集成，將畢業(yè)生的欠費(fèi)、借還書、一卡通費(fèi)用、退宿舍等信息以可視化形式展示出來(lái)，為畢業(yè)生辦理離校手續(xù)提供方便。

三、知識(shí)管理模塊設(shè)計(jì)

1.知識(shí)管理功能模型

在“大學(xué)工”管理系統(tǒng)中，知識(shí)管理融入網(wǎng)上工作流程中，包括基于文件的文檔管理、基于數(shù)據(jù)的信息統(tǒng)計(jì)、基于日志的行為分析、基于互動(dòng)的交流管理。其功能模型如圖4所示。

（1）文檔管理：主要是對(duì)工作中形成的通知公告、管理規(guī)定、使用幫助等各種文件進(jìn)行分類管理，使之成為易于檢索，便于提取的顯性知識(shí)。用戶通過(guò)對(duì)文檔的調(diào)用，獲取關(guān)于系統(tǒng)的使用方法、業(yè)務(wù)流程等信息。

（2）信息統(tǒng)計(jì)：管理者可以通過(guò)信息統(tǒng)計(jì)功能，獲取統(tǒng)計(jì)報(bào)表，了解工作狀態(tài)，從而做出科學(xué)有效的決策。決策支持技術(shù)的發(fā)展也為管理者提供了更加智能化的決策輔助手段，通過(guò)對(duì)工作過(guò)程的可視化處理，以更為形象生動(dòng)、易于理解的形式展現(xiàn)出來(lái)。而通過(guò)模型庫(kù)的支持，更可以自動(dòng)獲取解決問題的參考方案，為決策提供更為科學(xué)堅(jiān)實(shí)的依據(jù)。

（3）行為分析：通過(guò)對(duì)日志的監(jiān)控，更大地發(fā)揮日志的價(jià)值。日志跟蹤為管理者提供了對(duì)異常用戶進(jìn)行監(jiān)控的手段，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況，及早做出準(zhǔn)備，防患于未然。日志查詢則為管理者和用戶提供了了解自己及他人網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)記錄的方式，以便及時(shí)改進(jìn)自己的網(wǎng)絡(luò)行為，提高信息化技巧。日志分析則為管理者智能化地提供系統(tǒng)及用戶在使用中存在的各種行為偏好，以便針對(duì)性地改進(jìn)業(yè)務(wù)工作流程。

（4）交流管理：從知識(shí)管理的角度來(lái)看，這是將隱性知識(shí)顯性化的一個(gè)過(guò)程。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)交流，將個(gè)人的知識(shí)轉(zhuǎn)化為公共知識(shí)，為所有用戶所共享。知識(shí)分享就是要將用戶自己所擁有的各種相關(guān)知識(shí)，以獎(jiǎng)勵(lì)或行政的手段，促進(jìn)個(gè)體知識(shí)向公共知識(shí)的轉(zhuǎn)化。業(yè)務(wù)問答則有利于溝通管理者與學(xué)生的思想，即有利于學(xué)生理解管理者的意圖，從而調(diào)整自己的行為，以實(shí)現(xiàn)更好的自我管理，又有利于管理者及時(shí)了解學(xué)生需求及問題所在，更好地改進(jìn)工作。精華推薦則是將業(yè)務(wù)問答及知識(shí)分享中積累的知識(shí)精華進(jìn)行分類歸集，以便于用戶更好地從已有的經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)技巧。

2.知識(shí)采集流程設(shè)計(jì)

知識(shí)采集基本流程應(yīng)該是：首先系統(tǒng)對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行知識(shí)歸納，將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為待審核知識(shí)材料， 然后對(duì)待審核知識(shí)進(jìn)行審核，然后對(duì)知識(shí)進(jìn)行組織后，將獲得的知識(shí)送入知識(shí)庫(kù)中存儲(chǔ)同時(shí)生成知識(shí)地圖和知識(shí)搜索引擎需要的相關(guān)信息， 這樣用戶就可以通過(guò)知識(shí)管理頁(yè)面獲取知識(shí)， 瀏覽知識(shí)地圖。具體流程如圖5所示。

知識(shí)采集過(guò)程中，原始數(shù)據(jù)包括業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的文檔資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，在線交流中產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)留言、在線聊天、討論，以及在線活動(dòng)中所產(chǎn)生的用戶日志。文檔資料通過(guò)分享設(shè)置，文檔所有者把自己文檔的鏈接分享到知識(shí)管理模塊，成為待審核知識(shí)材料。管理人員對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的各種可以公開的報(bào)表，也可以通過(guò)分享成為待審核知識(shí)。在線交流信息通過(guò)管理人員的主動(dòng)歸納，把交流信息歸納為問答主題。管理人員可以通過(guò)對(duì)日志數(shù)據(jù)庫(kù)的日志進(jìn)行分析，歸納出用戶的網(wǎng)絡(luò)行為特征，為業(yè)務(wù)活動(dòng)提供知識(shí)支持。知識(shí)審核分為兩種形式：一種是人工審核，由管理人員對(duì)待審核知識(shí)進(jìn)行人工判斷；第二種形式是條件判斷，可以把判斷條件預(yù)先設(shè)置，讓系統(tǒng)自動(dòng)審核。知識(shí)組織主要運(yùn)用分類法，將各種知識(shí)分為不同的類別，以方便用戶的獲取。最后是知識(shí)入庫(kù)，把知識(shí)存入到知識(shí)庫(kù)中。

四、總結(jié)

“大學(xué)工”管理系統(tǒng)在業(yè)務(wù)上支持本研一體化學(xué)生管理，在系統(tǒng)管理中以業(yè)務(wù)的全生命周期為基礎(chǔ)進(jìn)行業(yè)務(wù)整合，并引入知識(shí)管理的思想，有利于滿足高校日益提升的學(xué)生管理工作的需要。知識(shí)管理特別強(qiáng)調(diào)知識(shí)的分享，使組織成員在知識(shí)分享中共同學(xué)習(xí)，增長(zhǎng)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力。學(xué)生管理所面對(duì)的管理對(duì)象眾多，且是有著多元化需求、具備豐富知識(shí)、具有創(chuàng)新精神的新一代青年，“大學(xué)工”管理系統(tǒng)充分利用知識(shí)管理，將他們的知識(shí)和智慧應(yīng)用于學(xué)生管理工作上來(lái)，不但能提高管理效率，而且能減輕管理成本。學(xué)生管理部門可圍繞設(shè)計(jì)模型，對(duì)既有系統(tǒng)進(jìn)行整合，使之具備知識(shí)管理功能，也可基于“大學(xué)工”管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)一步開發(fā)，以滿足學(xué)生管理進(jìn)一步的需要。

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（編輯：楊馥紅）