莫小潔

摘 要：以MPC公司的海外汽車KD項(xiàng)目為背景，探討海外汽車KD項(xiàng)目預(yù)算管理的重要性和問題，從項(xiàng)目成本估算及批準(zhǔn)、項(xiàng)目預(yù)算控制及變更管理、項(xiàng)目預(yù)算總結(jié)三方面提出海外汽車KD項(xiàng)目預(yù)算管理的建議。

關(guān)鍵詞：海外 汽車 KD項(xiàng)目 項(xiàng)目管理 預(yù)算管理

Discussion about the Budget Management of Overseas aAutomobile KD Project

Mo Xiaojie

Abstract：Taking MPC's overseas automobile KD project as the background， the article discusses the importance and problems of overseas automobile KD project budget management， and proposes overseas automobile KD projects from three aspects： project cost estimation and approval， project budget control and change management， and project budget summary， providing recommendations for budget management.

Key words：overseas， automobile， KD project， project management， budget management

1 項(xiàng)目預(yù)算管理的概念及其重要性

項(xiàng)目費(fèi)用成本管理是項(xiàng)目管理知識(shí)領(lǐng)域中的其中一個(gè)領(lǐng)域。項(xiàng)目費(fèi)用成本的管理也就是項(xiàng)目預(yù)算管理，即保證項(xiàng)目在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目目標(biāo)的過程。項(xiàng)目預(yù)算管理對(duì)項(xiàng)目的成功與否起著決定性的作用，它從各個(gè)方面反映了項(xiàng)目的戰(zhàn)略目標(biāo)、任務(wù)說明和實(shí)施計(jì)劃。項(xiàng)目預(yù)算管理的過程包括了四個(gè)環(huán)節(jié)，分別是成本分析、成本估算、成本預(yù)算和成本控制，如圖1所示。另外，項(xiàng)目預(yù)算還起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用，它是我們衡量資源實(shí)際使用和計(jì)劃使用情況的基準(zhǔn)。合理的制定和控制項(xiàng)目預(yù)算，使用科學(xué)的方法及時(shí)地檢查項(xiàng)目預(yù)算的實(shí)際使用情況，有利于項(xiàng)目經(jīng)理安排計(jì)劃和分配資源，制定項(xiàng)目績效評(píng)定標(biāo)準(zhǔn);根據(jù)預(yù)算使用情況和進(jìn)度完成情況的比較，評(píng)估項(xiàng)目如果能在項(xiàng)目范圍、預(yù)算和進(jìn)度安排內(nèi)完成工作，將是對(duì)士氣的極大鼓舞;即使不能，項(xiàng)目預(yù)算管理也有利于我們找出問題，避免項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化，幫助項(xiàng)目經(jīng)理分析已經(jīng)出現(xiàn)的問題，并給予提醒該注意的方面和區(qū)域。項(xiàng)目預(yù)算管理還可以客觀反映項(xiàng)目成本態(tài)勢，避免虛假的成本偏差，給管理層更真實(shí)科學(xué)的報(bào)告，是幫助其了解和監(jiān)控項(xiàng)目的極有力的工具。

2 海外汽車KD項(xiàng)目預(yù)算管理的特點(diǎn)和問題

MPC公司是一家大型的中中外合資汽車公司，為積極響應(yīng)國家“一帶一路”倡議，抓住世界汽車產(chǎn)業(yè)格局調(diào)整機(jī)會(huì)，近幾年來該公司積極開拓國際市場。根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略，目前MPC公司的海外項(xiàng)目模式主要有整車出口、KD合作生產(chǎn)和海外建廠這三種模式。其中，KD合作生產(chǎn)和海外建廠的模式都屬于KD項(xiàng)目類型。所謂KD項(xiàng)目，就是把整車打散成半成品或零部件出口，再由進(jìn)口國廠商在所在國以自行裝配方式完成整車制造并進(jìn)行銷售的過程。相比整車出口模式，KD項(xiàng)目模式的過程更復(fù)雜，項(xiàng)目管理難度更大。由于一個(gè)KD項(xiàng)目包含了國內(nèi)公司和海外KD公司需要完成的兩部分項(xiàng)目目標(biāo)，所以海外汽車KD項(xiàng)目需要同時(shí)考慮和管理國內(nèi)和國外兩個(gè)公司的項(xiàng)目預(yù)算。在項(xiàng)目預(yù)算估算、審批和控制的過程中需要兩個(gè)公司的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)保持充分的溝通。同時(shí)，因?yàn)閲鴥?nèi)公司和海外KD公司之間存在一定的商務(wù)關(guān)系，各類商務(wù)合同/協(xié)議中的報(bào)價(jià)和付款原則與項(xiàng)目的成本預(yù)算息息相關(guān)。常規(guī)的汽車產(chǎn)品項(xiàng)目批準(zhǔn)需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)利潤分析，只要分析的結(jié)果顯示凈現(xiàn)值和投資回收期等財(cái)務(wù)指標(biāo)達(dá)到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或者企業(yè)的期望，則項(xiàng)目確定為可行。由于海外汽車KD項(xiàng)目的特殊性，項(xiàng)目成本估算的準(zhǔn)確性將會(huì)影響到國內(nèi)公司的項(xiàng)目收益以及海外KD公司的銷售定價(jià)、銷量預(yù)測和財(cái)務(wù)利潤。

由于缺乏對(duì)海外汽車KD項(xiàng)目特點(diǎn)的理解和重視，MPC公司KD項(xiàng)目目前存在以下問題：（1）項(xiàng)目可行性研究階段，國內(nèi)公司和海外KD公司的職責(zé)分工不明確，項(xiàng)目成本估算不完整;（2）缺乏對(duì)客戶的控制，產(chǎn)品定義不清晰，項(xiàng)目范圍蔓延，項(xiàng)目變更控制不嚴(yán)，導(dǎo)致項(xiàng)目預(yù)算超出項(xiàng)目成本基準(zhǔn)計(jì)劃;（3）對(duì)當(dāng)?shù)卣?、法?guī)了解不夠，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)計(jì)不足，沒有考慮國外環(huán)境、政策和匯率變化對(duì)項(xiàng)目成本預(yù)算的影響;（4）產(chǎn)品數(shù)據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的首次發(fā)布準(zhǔn)確度不高，國內(nèi)驗(yàn)證不充分，增加項(xiàng)目的糾錯(cuò)成本;（5）沒有充分了解國際物流的規(guī)則和周期，導(dǎo)致項(xiàng)目物料和工裝發(fā)運(yùn)計(jì)劃失控，通過各種特殊手段（例如海運(yùn)改成空運(yùn)）來滿足項(xiàng)目計(jì)劃節(jié)點(diǎn)，額外增加項(xiàng)目成本。

3 海外汽車KD項(xiàng)目預(yù)算管理的建議

基于海外汽車KD項(xiàng)目的特點(diǎn)，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算管理，以確保項(xiàng)目在批準(zhǔn)的成本預(yù)算內(nèi)按計(jì)劃完成項(xiàng)目目標(biāo)和提高項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。

3.1 項(xiàng)目成本估算及批準(zhǔn)

在項(xiàng)目可行性研究階段，國內(nèi)公司和海外KD公司需要明確定義和鎖定項(xiàng)目開發(fā)范圍、產(chǎn)品、工裝開發(fā)策略、采購策略和雙方的職責(zé)分工并且簽字歸檔。基于這些前提條件，雙方公司組織相關(guān)區(qū)域進(jìn)行項(xiàng)目成本估算。總結(jié)MPC公司多個(gè)KD項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)，海外汽車KD項(xiàng)目的成本估算清單建議如表1所示（可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況適當(dāng)增減）。海外KD公司的項(xiàng)目財(cái)務(wù)利潤分析需在國內(nèi)公司的成本估算基礎(chǔ)上依據(jù)雙方公司商務(wù)談定的報(bào)價(jià)原則計(jì)算最終成本，同時(shí)計(jì)算海外KD公司的成本估算以及其它成本因素。這樣才能有合理的預(yù)算支持項(xiàng)目各項(xiàng)任務(wù)按計(jì)劃完成，并且確保整個(gè)項(xiàng)目盈利分析的完整性和準(zhǔn)確性。項(xiàng)目成本估算完成并經(jīng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)審核之后，將結(jié)合其它內(nèi)容形成項(xiàng)目可行性研究報(bào)告，國內(nèi)和海外KD公司需分別向本公司的執(zhí)委會(huì)/董事會(huì)申請批準(zhǔn)項(xiàng)目立項(xiàng)和預(yù)算下達(dá)。

3.2 項(xiàng)目預(yù)算控制及變更管理

項(xiàng)目批準(zhǔn)立項(xiàng)之后，根據(jù)各自公司董事會(huì)或執(zhí)委會(huì)決議，項(xiàng)目預(yù)算管理員組織各區(qū)域確認(rèn)預(yù)算數(shù)據(jù)并編制項(xiàng)目投資預(yù)算使用計(jì)劃，將項(xiàng)目總成本估算分配到具體的工作項(xiàng)上。然后在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，嚴(yán)格根據(jù)預(yù)算使用計(jì)劃控制各項(xiàng)費(fèi)用的申請和支出。具體控制流程如圖2所示。項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行過程中，需根據(jù)公司的審批權(quán)限制定相應(yīng)的項(xiàng)目預(yù)算申請審批流程，通過電子信息系統(tǒng)進(jìn)行審批和記錄項(xiàng)目預(yù)算的使用。隨著項(xiàng)目進(jìn)度的推進(jìn)，項(xiàng)目預(yù)算管理員定期發(fā)布預(yù)算執(zhí)行狀態(tài)，各區(qū)域嚴(yán)格控制本區(qū)域的預(yù)算，如出現(xiàn)預(yù)算不足，區(qū)域負(fù)責(zé)人分析預(yù)算差異原因，如果是由于項(xiàng)目范圍和策略發(fā)生變更導(dǎo)致的預(yù)算變化，需要在雙方公司達(dá)成一致的基礎(chǔ)上分別按各自公司的審批權(quán)限進(jìn)行預(yù)算變更申請審批。前面提到海外汽車KD項(xiàng)目的預(yù)算和商務(wù)合同/協(xié)議是有關(guān)聯(lián)的，所以項(xiàng)目預(yù)算在執(zhí)行過程中，需要建立預(yù)算費(fèi)用池，將對(duì)外商務(wù)合同報(bào)價(jià)的總費(fèi)用金額作為費(fèi)用池的控制目標(biāo)，對(duì)跨池子預(yù)算調(diào)撥嚴(yán)格管控。項(xiàng)目預(yù)算變更如涉及跨費(fèi)用池調(diào)撥，需同步評(píng)估是否需要調(diào)整對(duì)外商務(wù)合同價(jià)格。

3.3 項(xiàng)目預(yù)算總結(jié)

項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目管理組織項(xiàng)目各區(qū)域驗(yàn)收本區(qū)域提交的采購申請單，由預(yù)算管理員逐一進(jìn)行關(guān)閉，項(xiàng)目完全關(guān)閉后，公司財(cái)務(wù)凍結(jié)項(xiàng)目預(yù)算。項(xiàng)目管理需進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況的總結(jié)分析，整理和記錄項(xiàng)目成本基準(zhǔn)計(jì)劃、各項(xiàng)目預(yù)算條目的實(shí)際發(fā)生額、預(yù)算變更、追加和調(diào)撥歷史，建立項(xiàng)目預(yù)算數(shù)據(jù)庫，作為下一個(gè)項(xiàng)目成本估算的參考依據(jù)。商務(wù)方面，還需對(duì)比項(xiàng)目實(shí)際支出總額和商務(wù)合同/協(xié)議的報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)，跟蹤和推動(dòng)相關(guān)合同款項(xiàng)的付款到賬。

4 結(jié)語

目前國內(nèi)汽車市場競爭激烈，越來越多的汽車企業(yè)決定通過KD項(xiàng)目的模式將中國的汽車產(chǎn)品推向世界，全面參與全球汽車市場的競爭。因此，對(duì)海外汽車KD項(xiàng)目管理提出了更高的要求。其中，項(xiàng)目預(yù)算管理對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的成功起著至關(guān)重要的作用。由于海外汽車KD項(xiàng)目的特殊性，中國汽車企業(yè)需要根據(jù)海外汽車KD項(xiàng)目的特點(diǎn)以及自身的情況制定相應(yīng)的預(yù)算管理和控制機(jī)制，以此確保項(xiàng)目工作的順利推進(jìn)，并且將項(xiàng)目成本控制在項(xiàng)目計(jì)劃范圍內(nèi)，從而支持公司產(chǎn)品在國外市場的競爭和戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)施，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的最終目標(biāo)。海外汽車KD項(xiàng)目的預(yù)算管理需要重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目可行性研究階段產(chǎn)品范圍、項(xiàng)目策略和職責(zé)分工的定義，以及項(xiàng)目預(yù)算和項(xiàng)目合同/協(xié)議的一致性。同時(shí)，項(xiàng)目過程中的變更也需要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，任何變更都要考慮商務(wù)方面的影響。隨著國際環(huán)境的變化，海外汽車KD項(xiàng)目預(yù)算管理的方式和方法也要不斷的調(diào)整和持續(xù)改進(jìn)，這樣才能適應(yīng)海外汽車項(xiàng)目的發(fā)展，讓中國的汽車產(chǎn)品在全球市場上走得更遠(yuǎn)和更穩(wěn)。

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