馬婭婭

摘要：近些年來(lái)，我國(guó)信息化技術(shù)不斷完善，各種新型的智能化，數(shù)字化技術(shù)層出不窮，為我國(guó)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展和進(jìn)步打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。對(duì)于我國(guó)企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的重要性不言而喻，他能夠保障企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的穩(wěn)定，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)也能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門解決問(wèn)題打下堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)，保證企業(yè)的資源利用效率最大化。而將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之中，是時(shí)代發(fā)展的主流趨勢(shì)，它能夠節(jié)約工作的時(shí)間，降低工作的壓力，還能夠保障進(jìn)行檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率大幅度下降，為社會(huì)各行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文主要針對(duì)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用展開(kāi)分析，并且結(jié)合數(shù)字化應(yīng)用現(xiàn)狀提出相關(guān)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù)，檔案管理體系，應(yīng)用與問(wèn)題

一、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的必要性

檔案管理工作的重要性不言而喻，他能夠保障社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方法，以紙質(zhì)檔案為主，大部分的工作都是以人力進(jìn)行，這就導(dǎo)致檔案管理時(shí)檔案極容易出現(xiàn)破損丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致信息的利用效率不佳，而且還沒(méi)有辦法及時(shí)的進(jìn)行傳輸和應(yīng)用，無(wú)法將信息資源的作用最大化的利用起來(lái)。而將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到日常的工作之中，使整個(gè)檔案管理處于數(shù)字化體系的控制范圍之內(nèi)，形成便于儲(chǔ)存的電子檔案管理起來(lái)十分便捷，而且利用數(shù)字化進(jìn)行儲(chǔ)存，節(jié)約了空間和時(shí)間方便檢索，后期在進(jìn)行信息利用的時(shí)候也更加的簡(jiǎn)便利用效率更加高效，對(duì)于社會(huì)各行業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著積極的促進(jìn)作用，而且數(shù)字化技術(shù)能夠保障檔案的真實(shí)性和安全性，大幅度提高檔案管理的工作效率。

二、檔案管理數(shù)字化的問(wèn)題與現(xiàn)狀

早在上世紀(jì)90年代，檔案管理就已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，尤其是經(jīng)過(guò)近幾年來(lái)的發(fā)展已經(jīng)逐步走向成熟，但是在進(jìn)行手工管理向信息化方向轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，存在著諸多的問(wèn)題，需要進(jìn)一步的推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)的開(kāi)發(fā)與利用，這樣才能夠保障檔案管理數(shù)字化體系構(gòu)建的科學(xué)性和合理性，否則必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理的效率和質(zhì)量存在漏洞，對(duì)行業(yè)的發(fā)展造成影響。檔案管理數(shù)字化體系的構(gòu)建是一項(xiàng)漫長(zhǎng)的過(guò)程，無(wú)法一蹴而就，現(xiàn)存竊取問(wèn)題分析如下。

2.1數(shù)字化系統(tǒng)不健全

數(shù)字化系統(tǒng)不健全主要指的是在進(jìn)行管理的過(guò)程中，為了方便檔案的查詢和信息資源利用，建立起一個(gè)信息檢索和保存的系統(tǒng)，而該系統(tǒng)存在著一定的漏洞。長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展保證檔案管理的資料轉(zhuǎn)化為電子資料，能夠構(gòu)建一個(gè)數(shù)字平臺(tái)，為后續(xù)信息利用打下基礎(chǔ)，但是現(xiàn)如今僅僅能夠提供咨詢或者是查詢等等簡(jiǎn)單的服務(wù)，沒(méi)有綜合性對(duì)數(shù)字平臺(tái)進(jìn)行利用，導(dǎo)致整個(gè)應(yīng)用體系缺乏創(chuàng)新和深入研究檔案管理數(shù)字化體系仍然處于表面工作開(kāi)發(fā)深度不足。

2.2數(shù)字化管理體系標(biāo)準(zhǔn)化不足

隨著科技的快速發(fā)展，各種新興技術(shù)可謂是層出不窮，尤其是信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為各行各業(yè)的發(fā)展都帶來(lái)了便利，在這樣的時(shí)代背景之下，各行業(yè)的自動(dòng)化智能化水平不斷攀升，但是發(fā)展速度的迅猛，并非全都是利處相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)建，沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，導(dǎo)致無(wú)法對(duì)日常的檔案管理數(shù)字化體系構(gòu)建進(jìn)行約束，使檔案收集與整理存在著一定的工作難度，還有可能造成資料上的缺失和遺漏。沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的流程和標(biāo)準(zhǔn)，自然無(wú)法將數(shù)字化技術(shù)的作用充分的發(fā)揮出來(lái)。

2.3缺乏專業(yè)人才

雖然近些年來(lái)各大高校和職業(yè)學(xué)院都開(kāi)始針對(duì)自身的教育體系進(jìn)行改革，向社會(huì)各界輸送大量的檔案管理型人才，但是由于發(fā)展的速度較快，人才的缺口仍然不斷的攀升，尤其是新型檔案的應(yīng)用和檔案管理的創(chuàng)新方向的人才缺口較大。很少有專門的大學(xué)設(shè)置檔案管理學(xué)專業(yè)，僅僅是其他專業(yè)學(xué)習(xí)該門課程，專業(yè)性不足，創(chuàng)新能力不足，導(dǎo)致各行業(yè)檔案管理數(shù)字化體系的構(gòu)建陷入了瓶頸和困境，很難滿足時(shí)代發(fā)展的需求。

三、數(shù)字化體系構(gòu)建改進(jìn)措施

3.1培養(yǎng)專業(yè)人才

對(duì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)行剖析不難發(fā)現(xiàn)人才是第一生產(chǎn)力，所以若是想構(gòu)建完善的電子檔案體系，就必須培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，要求人才學(xué)習(xí)數(shù)字化相關(guān)的技術(shù)，將其以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有機(jī)的融合到一起開(kāi)創(chuàng)檔案管理的新形式和新局面，人才培養(yǎng)可以從兩方面入手，首先針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，摒棄其傳統(tǒng)思想的束縛，勇于創(chuàng)新更新知識(shí)框架。這樣現(xiàn)有的管理人員就能夠提高自身的專業(yè)水平，使團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)新力和工作效率大幅度提高，另一方面要向社會(huì)各界吸納專業(yè)人才，以更加高昂的薪資待遇和明確的崗位進(jìn)行渠道為資本引進(jìn)人才，留住人才。

3.2加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

一個(gè)完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，能夠幫助數(shù)字化電子檔案體系的構(gòu)建，要求每一步電子檔案構(gòu)件都有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，可以作為依據(jù)，否則檔案管理建設(shè)的意義就無(wú)法發(fā)揮出來(lái)?？梢栽O(shè)置檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，流程，約束標(biāo)準(zhǔn)等等相關(guān)的規(guī)范準(zhǔn)則，健全相關(guān)體系，保證檔案管理信息的每一步操作流程都科學(xué)合理，能夠充分的利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行約束，將檔案管理數(shù)字化建設(shè)的作用充分的激發(fā)出來(lái)。

3.3健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

電子檔案大部分是以文字，文檔，照片，視頻，音頻等等方式為主，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著明顯的差別，進(jìn)行檔案構(gòu)件時(shí)，一般是采用人工錄入或者是掃描儀進(jìn)行保存，人工錄入效率較低，極容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，所以應(yīng)該通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)文檔變?yōu)殡娮游臋n，保證電子文檔的儲(chǔ)存不存在遺漏缺失的現(xiàn)象。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述對(duì)于我國(guó)的社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案管理的重要性不言而喻，因此必須將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理體系的構(gòu)建之中，逐步擺脫傳統(tǒng)檔案管理的困境和束縛，提高檔案管理的工作效率，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性和可靠性，將信息資源的利用效率最大化。

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