劉玉珍

（中國核電工程有限公司，福建 福州 350300）

設(shè)備竣工文件主要由設(shè)備質(zhì)量文件、出廠驗(yàn)收記錄及安裝運(yùn)行維護(hù)手冊等內(nèi)容組成，其形成貫穿了設(shè)備整個(gè)制造過程，內(nèi)容覆蓋了從設(shè)備開始制造到最終移交現(xiàn)場的各個(gè)階段形成的文件記錄，同時(shí)包含設(shè)備到場安裝、調(diào)試及運(yùn)行維修所需的各類圖紙及手冊說明。設(shè)備竣工文件的現(xiàn)場管理包含了文件的接收、審查、整改、移交及信息反饋等內(nèi)容，是現(xiàn)場設(shè)備竣工文件歸檔前的一項(xiàng)重要工作，本文據(jù)此展開探討。

一、設(shè)備竣工文件現(xiàn)場管理的現(xiàn)狀

核電設(shè)備繁多，對安全及質(zhì)量的要求極高，在電廠后期運(yùn)行中，設(shè)備竣工文件的質(zhì)量合格與否更是關(guān)系到核電廠的安全性、可靠性和經(jīng)濟(jì)性。要保障設(shè)備竣工文件的順利歸檔移交業(yè)主，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須對設(shè)備竣工文件的管理工作有充分的認(rèn)識。以福清核電項(xiàng)目為例，5、6號機(jī)組采用的“華龍一號”三代壓水堆核電技術(shù)是全球首堆，設(shè)備國產(chǎn)化的同時(shí)也意味著部分供應(yīng)商的更換，設(shè)備竣工文件管理程序的不斷升版，對文件的提交也產(chǎn)生了新的要求。在現(xiàn)場設(shè)備竣工文件管理工作中，我們也發(fā)現(xiàn)了不少問題，如文件提交歸檔滯后，文件內(nèi)容不完善，不同項(xiàng)目間檔案要求存在差異，檔案管理缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范意識等。從當(dāng)前情況來看，這些問題都對現(xiàn)場設(shè)備竣工文件的移交產(chǎn)生嚴(yán)重制約。

二、設(shè)備竣工文件現(xiàn)場管理工作中面臨的問題

（一）文件提交及歸檔滯后

按照設(shè)備竣工文件管理程序的規(guī)定，設(shè)備竣工文件的提交通常是設(shè)備到場后的半年內(nèi)，然而不少供應(yīng)商無法按照系統(tǒng)內(nèi)計(jì)劃的時(shí)間進(jìn)行文件的提交，或者提交后不符合歸檔要求，無法順利歸檔。究其原因，主要是兩種，一是缺乏對文件的重視。對很多供應(yīng)商來說，設(shè)備的制造、交付及現(xiàn)場安裝占據(jù)了他們工作的重心，對文件的管理存在輕視的心理，沒有對文件提交時(shí)間進(jìn)行管控。二是缺乏專業(yè)的文檔人員推進(jìn)設(shè)備竣工文件的提交工作。一些供應(yīng)商并沒有專門的檔案人員，而是由技術(shù)人員兼任，技術(shù)人員對核電檔案的提交標(biāo)準(zhǔn)理解不夠，導(dǎo)致文件格式方面不能滿足歸檔要求，電子文件無法通過線上預(yù)審，紙質(zhì)文件也相應(yīng)地?zé)o法及時(shí)提交到現(xiàn)場，或者是提交到現(xiàn)場后，紙質(zhì)文件整改困難，歸檔工作難以進(jìn)行。

（二）設(shè)備竣工文件內(nèi)容不完善

設(shè)備竣工文件通過線上預(yù)審后發(fā)到現(xiàn)場，理想狀態(tài)下是復(fù)核沒有問題，直接移交檔案部門進(jìn)行歸檔。但是實(shí)際工作中文件退改的現(xiàn)象約占三分之一。從現(xiàn)場的文件提交情況及后續(xù)檔案部門退回的情況中可以發(fā)現(xiàn)，有相當(dāng)一部分設(shè)備竣工文件退改是由于存在內(nèi)容不完善的問題。例如，缺少設(shè)備清單，這將導(dǎo)致文件無法與具體設(shè)備一一對應(yīng)起來；設(shè)備出廠驗(yàn)收會議紀(jì)要后面缺少紀(jì)要中所標(biāo)示的附件；文件材料有漏簽現(xiàn)象，竣工圖簽字不完整，備考表整理人檢查人未簽字；缺少應(yīng)有的設(shè)備包裝儲運(yùn)程序、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊等。這些文件的缺失，顯著地影響文件的歸檔進(jìn)度，若沒有及時(shí)整改，還有可能會影響后續(xù)的設(shè)備安裝及維護(hù)。

（三）不同項(xiàng)目檔案要求存在差異

對供應(yīng)商來說，同一個(gè)供應(yīng)商編制設(shè)備竣工文件的大都是同一批人，而一個(gè)供應(yīng)商可能同時(shí)給多個(gè)核電項(xiàng)目供貨，各個(gè)項(xiàng)目間的文檔格式要求又不盡相同，雖然內(nèi)容要求大致不變，但是細(xì)節(jié)上卻各有區(qū)分，例如：對文件套數(shù)的要求、文件裝訂的要求、文件目錄的編制要求、文件電子版的附件要求等等。由于不同項(xiàng)目對格式的要求存在差異，供應(yīng)商編制時(shí)出現(xiàn)混淆，文件提交時(shí)出現(xiàn)偏差，用甲項(xiàng)目的要求做乙項(xiàng)目的文件，導(dǎo)致文件提交后還需要進(jìn)行整改。

（四）缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范意識

無論是文件的提交方還是接收方，在文件出現(xiàn)不合格情況的時(shí)候，雖然雙方都在推動(dòng)整改事宜，但是仍然存在缺乏良好的風(fēng)險(xiǎn)防范意識的情況。一是部分供應(yīng)商交接工作時(shí)沒有文檔部分工作的交接，當(dāng)人員崗位調(diào)動(dòng)、離職，而文件尚未提交或尚未整改完成，出現(xiàn)問題需要改動(dòng)時(shí)，前面的溝通過程沒有記錄，無法查證，造成了返工現(xiàn)象；二是不注重電子文件的存檔備份，有的供應(yīng)商因?yàn)殡娔X損壞，存儲內(nèi)容丟失，無法找到原始的電子文件，還要重新進(jìn)行編制，拉長了文件整改的時(shí)間；三是未考慮長時(shí)間未歸檔的風(fēng)險(xiǎn)，文件只要未到檔案庫房，就可能在外出現(xiàn)損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，長時(shí)間未完成整改，還可能因?yàn)闄n案的管理程序升版，要求有變，增加整改內(nèi)容及整改難度，尤其是面對國外供應(yīng)商，本就存在文化及語言差異，溝通不太順暢，若是過程中檔案要求又進(jìn)行了升版，整改更是困難。

三、加強(qiáng)設(shè)備竣工文件現(xiàn)場管理的有效措施

（一）積極溝通，促進(jìn)文件提交及歸檔按計(jì)劃進(jìn)行

根據(jù)不同的供應(yīng)商制定適當(dāng)?shù)臏贤ú呗?，確保與其的溝通行之有效。對于已經(jīng)通過了線上預(yù)審，但紙質(zhì)版文件仍無法歸檔的供應(yīng)商，應(yīng)要向他們說明，線上預(yù)審的通過并不能完全保證紙質(zhì)文件能夠完全符合歸檔要求。電子審查無法判斷紙質(zhì)文件是否為原件，且部分供應(yīng)商提交預(yù)審的文件與最終提交的文件并不是同一套。對文檔工作不重視或者整改不積極的供應(yīng)商，需要解釋的是，設(shè)備竣工文件不僅只是文件，從商務(wù)方面來說，檔案的提交與歸檔，最終還關(guān)系到合同款項(xiàng)的支付，這是無法忽視的問題。文件未按時(shí)提交，或者未按時(shí)整改，就無法拿到現(xiàn)場文檔部門簽發(fā)的歸檔審核單，無法發(fā)起支付申請。此外，我們也要打破原本較為封閉的管理模式，保障信息的正確傳遞，也有助于消除工作中的誤解。定期梳理設(shè)備竣工文件提交計(jì)劃及實(shí)際提交情況，超期未提交的合同包信息反饋給項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行跟蹤督促，尋求上級部門的協(xié)助，增進(jìn)與供應(yīng)商的溝通，對文件的及時(shí)提交歸檔都有良好的促進(jìn)作用。

（二）細(xì)化日常審查工作

作為非專業(yè)技術(shù)人員，設(shè)備檔案管理人員無法識別文件中的各種數(shù)據(jù)是否真實(shí)完整，但是我們?nèi)匀豢梢赃\(yùn)用簡單易行的方法初步保障設(shè)備竣工文件內(nèi)容的完整度及可用性。首先，檢查文件的項(xiàng)目名稱、合同號及設(shè)備的合格證與設(shè)備制造過程的文件是否相符，是否標(biāo)注了設(shè)備清單信息；其次，設(shè)備竣工文件大致都分為質(zhì)量卷與安裝卷，除去部分大宗材料的設(shè)備竣工文件，安裝卷幾乎是所有設(shè)備的竣工文件都要包含的內(nèi)容。如果供應(yīng)商提交的一份文件只有質(zhì)量卷相關(guān)內(nèi)容，沒有安裝卷或安裝卷相關(guān)內(nèi)容，作為設(shè)備竣工文件管理人員就要引起注意，詢問供應(yīng)商未提供這些文件材料的原因。另外，出廠驗(yàn)收會議紀(jì)要中常常會帶有一些附件，要注意檢查這些附件是否齊全。還需要注意的是，文件中空白的地方是否都做了畫線處理，是否存在漏簽現(xiàn)象，設(shè)備竣工圖是否是竣工狀態(tài)，加蓋的竣工章及簽字是否符合程序要求。通過以上這些手段，在文件到場之后，初步保障文件達(dá)到可移交至檔案部門的狀態(tài)，降低文件退改率，提升文件歸檔的速度。

（三）提升文檔管理人員業(yè)務(wù)水平，積極進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)反饋

要進(jìn)一步完善設(shè)備竣工文件的管理工作，提升檔案的管理水平，還應(yīng)當(dāng)不斷提升文檔管理人員的業(yè)務(wù)水平，完善文檔管理理念。對內(nèi)通過定期的內(nèi)部學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)新的程序要求，不同項(xiàng)目間互相交流問題及經(jīng)驗(yàn)，減少差異，充分調(diào)動(dòng)文件管理人員的工作積極性，激發(fā)文件管理人員發(fā)揮自身的潛力，與其他的工作人員相互協(xié)作，提升內(nèi)驅(qū)力競爭力；對外通過對供應(yīng)商的文檔人員進(jìn)行培訓(xùn)，宣貫檔案要求，重點(diǎn)對重要設(shè)備的供應(yīng)商及文件批次數(shù)量較多的供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)，從源頭上提升文檔的質(zhì)量。在日常工作中重視經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的登記反饋，通過對日常工作中遇到的問題情況進(jìn)行歸類，記錄相關(guān)影響、工作中意識到的風(fēng)險(xiǎn)、遇到的挑戰(zhàn)和改進(jìn)機(jī)會，提出建議和行動(dòng)方案，積極進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)反饋，形成經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊，使小改進(jìn)累積成為大改進(jìn)。這些累積的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可以貫穿運(yùn)用在設(shè)備竣工文件管理的整個(gè)過程，提高設(shè)備竣工文件管理的效率與效果。

（四）樹立風(fēng)險(xiǎn)意識與責(zé)任意識

在設(shè)備竣工文件現(xiàn)場管理工作中，應(yīng)對及處理不合格文件是主要且重要的工作內(nèi)容。在不合格文件產(chǎn)生的時(shí)候，企業(yè)必須清楚文件如果沒有及時(shí)歸檔，有怎樣的風(fēng)險(xiǎn)，這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)對現(xiàn)場設(shè)備安裝是否有影響，是否會是業(yè)主的關(guān)注重點(diǎn)。設(shè)備竣工文件的安全是設(shè)備竣工文件現(xiàn)場管理工作的底線，企業(yè)必須要降低長時(shí)間未歸檔帶來的風(fēng)險(xiǎn)。通過分析文檔歸檔的緊迫程度，排出整改的優(yōu)先級，對重要設(shè)備重點(diǎn)關(guān)注，重點(diǎn)跟進(jìn)。樹立責(zé)任意識，實(shí)行一人負(fù)責(zé)制，即同一合同包產(chǎn)生的設(shè)備竣工文件由同一人進(jìn)行負(fù)責(zé)，由文件到場接收移交到不合格文件整改，全程跟進(jìn)，積極尋求所需要的各種資源以推進(jìn)文件的歸檔。只有將風(fēng)險(xiǎn)意識與責(zé)任意識深化且融入日常工作中，才能使設(shè)備竣工文件的管理風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

四、結(jié)語

核電是一個(gè)龐大的項(xiàng)目，人員眾多，分工詳細(xì)，每個(gè)人所從事的只是這個(gè)項(xiàng)目里很小的一部分工作，但是聚沙成塔、聚水成涓，就是無數(shù)人的細(xì)微力量，成就一個(gè)核電項(xiàng)目。設(shè)備竣工文件作為核電檔案的一部分，也應(yīng)從細(xì)微處著手，做好檔案管理工作。作為核電設(shè)備竣工文件現(xiàn)場管理人員，不僅要有檔案專業(yè)知識，還需要多進(jìn)行思考與總結(jié)，通過一定的措施來提升工作的執(zhí)行力度，提升設(shè)備竣工文件的管理水平，探索出一條適合自身發(fā)展的檔案管理之路。