張曉東 李新悅

從十幾年前國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議成立以來，檔案數(shù)字化就進(jìn)入了一個(gè)發(fā)展比較快的階段。由于國家政策上推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，在一些體制內(nèi)的單位里，檔案數(shù)字化程度已經(jīng)是一個(gè)檔案工作的評(píng)價(jià)指標(biāo)，而且曾經(jīng)有明確要求檔案數(shù)字化率達(dá)到多少的要求。所以在體制內(nèi)的檔案數(shù)字化具有行政驅(qū)動(dòng)力。政府購買檔案數(shù)字化的服務(wù)非常多，目前在檔案行業(yè)內(nèi)發(fā)展比較好的企業(yè)沒有一個(gè)不把檔案數(shù)字化作為主要業(yè)務(wù)的。

數(shù)據(jù)庫集資源組織、管理、共享于一體，在管理數(shù)據(jù)，操作效率，結(jié)果完整度方面都是有良好的表現(xiàn)的。檔案數(shù)據(jù)庫是各類檔案信息系統(tǒng)運(yùn)作的核心，更是檔案信息化工作中不可缺少的基礎(chǔ)工作！可以說，只要稍有規(guī)模的單位都會(huì)有這個(gè)需要，而政府和事業(yè)單位部門、檔案館需求尤其大。由此可見，檔案信息化管理的市場前景與其自身的價(jià)值是不容置疑的，做好這項(xiàng)工作就是抓住時(shí)代的風(fēng)口。

接下來，問題的關(guān)鍵就在于如何得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。領(lǐng)導(dǎo)支持是指領(lǐng)導(dǎo)充分理解檔案部門開展的檔案信息化項(xiàng)目并給予相應(yīng)的資源和支持。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是檔案信息化項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。關(guān)于為何將領(lǐng)導(dǎo)支持放在第一位，想必從事檔案工作的人都非常清楚，領(lǐng)導(dǎo)越重視、越支持，就意味著與之配套的保障資源（尤其是資金）越充裕，與其他組織或部門的溝通也就越順暢。例如，在文件檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型進(jìn)程中，澳大利亞國家檔案館發(fā)布的重要數(shù)字信息管理政策——《數(shù)字連續(xù)性2020政策》就明確將“由高級(jí)管理人員來推動(dòng)改革”（即得到領(lǐng)導(dǎo)重視）作為實(shí)施數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要行動(dòng)目標(biāo)。

檔案部門負(fù)責(zé)人首先應(yīng)當(dāng)有明確的目標(biāo)和清晰的思路，然后再以書面形式向領(lǐng)導(dǎo)解釋清楚四個(gè)問題，第一，檔案信息化項(xiàng)目的定位，解決“做什么”的問題;二是開展檔案信息化項(xiàng)目的必要性是什么，解決“為什么”的問題;三是開展檔案信息化項(xiàng)目的總體規(guī)劃和工作安排，解決“如何做”的問題;四是開展檔案信息化項(xiàng)目需要得到哪些配套的資源以及怎樣的幫助。這種書面報(bào)告應(yīng)簡潔明了，突出重點(diǎn)，尤其需要站在領(lǐng)導(dǎo)的立場上考慮問題。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)往往不會(huì)特別關(guān)注檔案信息系統(tǒng)的收集、管理、存儲(chǔ)等功能，而是更多地從用戶角度出發(fā)，想知道這個(gè)系統(tǒng)到底能有什么用，對(duì)于改進(jìn)當(dāng)前工作有何幫助。雖然各單位的實(shí)際情況和領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性千差萬別，不能一概而論，但可以確定的是，爭取領(lǐng)導(dǎo)的理解、重視和支持是開展檔案信息化工作必須邁出的第一步。前期的科學(xué)論證將為后續(xù)的項(xiàng)目實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。