文·于蓓

（作者單位：威海市檔案館）

歲末年初，新冠肺炎疫情突然發(fā)生并迅速波及全國(guó)，所涉范圍之廣、防控措施之強(qiáng)、社會(huì)影響之巨史無(wú)前例。在這次規(guī)?？涨暗闹卮蠓酪吖ぷ髦?，形成大量公共衛(wèi)生事件檔案資料。這些資料是在中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下全國(guó)人民上下一心、攜手戰(zhàn)疫，并迅速控制疫情、恢復(fù)生產(chǎn)的真實(shí)記錄，是國(guó)家治理體系和治理能力邁向現(xiàn)代化的真實(shí)反映，也是中國(guó)精神、中國(guó)力量、中國(guó)效率和負(fù)責(zé)任大國(guó)形象的集中體現(xiàn)。對(duì)檔案部門來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)規(guī)范收集這次疫情防控檔案，既是一次凸顯其重要性的機(jī)遇，也是一次嚴(yán)峻的考驗(yàn)，廣大檔案工作者應(yīng)樹立大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，既做好各級(jí)黨委政府、各部門（單位）防疫檔案建檔的指導(dǎo)工作，同時(shí)向社會(huì)各界廣泛征集群眾參與疫情防控檔案，做好歷史的記錄者、見證者，做好檔案資料的構(gòu)建者、守護(hù)者，完成社會(huì)賦予我們檔案人的神圣使命。

一、新冠肺炎疫情防控檔案形成的特點(diǎn)

新冠肺炎疫情防控檔案，是指在疫情防控及統(tǒng)籌推進(jìn)疫情防控與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展工作中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的原始記錄，與其他檔案相比，具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

一是形成的突發(fā)性。新冠肺炎疫情來(lái)勢(shì)兇猛，屬重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是一場(chǎng)同時(shí)間賽跑、與病魔較量的阻擊戰(zhàn)。由于這一阻擊戰(zhàn)是非常規(guī)工作，檔案的形成具有突發(fā)性。對(duì)檔案工作者而言，面臨新的組織領(lǐng)導(dǎo)體系、新的工作任務(wù)、新的環(huán)境和新的要求，其檔案制度建設(shè)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、溝通協(xié)調(diào)、檔案收集整理、鑒定歸檔等都無(wú)經(jīng)驗(yàn)可循，加上疫情檔案形成速度快、數(shù)量多，前期工作顯得倉(cāng)促和被動(dòng)。

二是資源的分散性。疫情防控工作是全民“戰(zhàn)疫”，從黨委政府到村莊社區(qū)基層組織，從機(jī)關(guān)到學(xué)校，從城市到農(nóng)村，各級(jí)組織、社會(huì)各界全民參與，涉及的領(lǐng)域多、范圍廣，因而防疫檔案資料形成于社會(huì)各個(gè)層面、各個(gè)行業(yè)，具有較強(qiáng)的分散性。再加上各部門一般沒有專職檔案人員，檔案資料往往滯于各個(gè)科室或個(gè)人手中，缺乏集中統(tǒng)一管理，造成檔案零亂分散。

三是類別的多樣性。疫情防控工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及部門、行業(yè)較多，形成的檔案類別呈多樣性。從內(nèi)容上看，有各級(jí)黨委政府的重大決策部署、實(shí)施方案、防控措施、工作報(bào)告等文書檔案，有醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)形成的防控治療和科研檔案，有各行各業(yè)形成的群防共管檔案，有宣傳橫幅、臨時(shí)出入證、各類藝術(shù)作品、個(gè)人工作日記等實(shí)物檔案；從形式上看，有照片、音視頻、電子文檔、網(wǎng)頁(yè)信息、網(wǎng)絡(luò)新媒體（微信、微博、短視頻等）檔案等。

四是收集的難度大。新冠肺炎是一種傳染性極強(qiáng)的疾病，醫(yī)務(wù)人員要全副武裝才能進(jìn)入病區(qū)一線，其他工作人員無(wú)法靠近，不能及時(shí)拍攝到醫(yī)務(wù)人員救治護(hù)理的工作場(chǎng)面，給檔案收集工作帶來(lái)限制和遺憾。疫情防控工作中，各地區(qū)、各部門及參與者都處于忙碌和緊張狀態(tài)，無(wú)暇顧及檔案的收集歸檔工作，有些部門為了自身工作方便，不愿將經(jīng)辦的文件材料移交，不同程度上影響了檔案的完整性。另外，民間形成的具有代表性的檔案難以掌握，收集難度比較大。

二、新冠肺炎疫情檔案收集與管理工作的建議

確保疫情防控檔案齊全完整不僅是疫情防控工作的現(xiàn)實(shí)之需，更是檔案部門的歷史之責(zé)，要充分認(rèn)識(shí)做好疫情防控檔案收集與管理工作的重要性，主動(dòng)介入、全程服務(wù)，記錄好抗擊疫情歷程，講好抗擊疫情故事。

一要積極跟進(jìn)，全程服務(wù)。檔案部門要充分履行職責(zé)使命，積極跟進(jìn)、靠前服務(wù)。檔案工作者要主動(dòng)全面了解疫情防控指揮部及相關(guān)職能部門的防疫情況，弄清工作流程和內(nèi)容，掌握疫情防控規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)防疫過(guò)程所產(chǎn)生的相關(guān)文件材料進(jìn)行認(rèn)真分析。在此基礎(chǔ)上合理制定疫情防控工作文件材料歸檔范圍，有針對(duì)性地指導(dǎo)、協(xié)助各條戰(zhàn)線上的疫情防控工作人員，做好檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，對(duì)疫情防控全過(guò)程檔案進(jìn)行跟蹤服務(wù)。

二要主動(dòng)出擊，廣泛收集。收集并保存疫情防控工作全過(guò)程形成的檔案資料是檔案工作者的職責(zé)所在，必須以高度的政治敏銳性和使命感，主動(dòng)出擊，廣泛收集。一是全過(guò)程收集。防疫檔案收集應(yīng)當(dāng)貫穿疫情防控工作整個(gè)過(guò)程，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要根據(jù)疫情防控工作文件材料歸檔范圍，全面下沉、緊扣重點(diǎn)，深入疫情防控職能部門，分類指導(dǎo)，精準(zhǔn)服務(wù)，確保在疫情防控和復(fù)工復(fù)產(chǎn)過(guò)程中形成的各類檔案得到及時(shí)有效收集。二是廣渠道征集。疫情期間，一些非政府組織、基層單位、志愿者和普通百姓形成的具有代表性的檔案無(wú)法按正常接收流程收集歸檔，但它們又是常規(guī)檔案的重要補(bǔ)充，因而檔案工作者要廣泛宣傳，借社會(huì)各界之力依法征集，確保疫情防控檔案材料齊全、完整，使疫情防控檔案更加立體、全面、豐富、生動(dòng)。

三要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)歸檔。疫情結(jié)束后，相關(guān)部門和單位要立即安排專人把握重點(diǎn)、集中收集、系統(tǒng)整理、及時(shí)歸檔。疫情防控文件材料的整理應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行分類整理，聲像檔案、實(shí)物檔案及病歷檔案等應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理，做到組件合理、分類準(zhǔn)確、排列有序、編號(hào)規(guī)范。其中各級(jí)黨委政府成立的防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組（指揮部）及辦公室為臨時(shí)機(jī)構(gòu)，下設(shè)若干個(gè)小組，將每小組作為一個(gè)機(jī)構(gòu)，整理時(shí)可按年度－保管期限－機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行；醫(yī)療衛(wèi)生防控機(jī)構(gòu)和疫情防控重要職能部門因承擔(dān)大量防控工作，形成的文件較多，可按年度－保管期限－問(wèn)題進(jìn)行分類整理。鑒于疫情防控工作較為重要，在今后較長(zhǎng)時(shí)間甚至在人類歷史中都有重要價(jià)值，保管期限原則上可以統(tǒng)一定為永久。經(jīng)規(guī)范整理的疫情防控檔案應(yīng)在疫情結(jié)束后2～3個(gè)月移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館，按照專題檔案設(shè)獨(dú)立全宗進(jìn)行管理。

四要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，構(gòu)建防疫檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)。為滿足長(zhǎng)遠(yuǎn)需求，要將疫情專題檔案納入檔案館信息化建設(shè)體系，做好文件材料的加工整理和著錄標(biāo)引、數(shù)字加工等，建立“新冠肺炎疫情防控專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”，實(shí)現(xiàn)全文檢索，為應(yīng)對(duì)未來(lái)可能發(fā)生的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案信息支撐。要積極探索運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)，提高疫情防控檔案管理的信息化水平。要加強(qiáng)疫情防控檔案信息資源共享，逐步將可公開的疫情防控檔案信息上傳網(wǎng)絡(luò)，提供遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)。

五要加強(qiáng)編研，優(yōu)化開發(fā)利用。在此次疫情防控工作中，多地檔案部門扛起責(zé)任擔(dān)當(dāng)、主動(dòng)奮力而為，利用2003年抗“非典”檔案資料為新冠肺炎疫情防控工作提供參考借鑒?；鹕裆?、雷神山兩座醫(yī)院“光速”建成使用，就是汲取了17年前小湯山醫(yī)院的成功經(jīng)驗(yàn)，檔案在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮重要作用正是源于對(duì)歷史記錄的有效收集。檔案部門要積極發(fā)揮檔案資政的重要作用，深入挖掘疫情防控檔案信息資源，加大編研力度，形成高質(zhì)量的史料和資政文章，及時(shí)報(bào)黨委、政府參閱，送相關(guān)部門參考，更好發(fā)揮檔案的資政輔治作用。