文·戰(zhàn)英

黨的十九大將“推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”納入新時代中國特色社會主義基本方略。國家治理是一個總目標(biāo)性概念，它包括國家范圍內(nèi)政府、社會、企業(yè)這些多元主體在內(nèi)的治理[1]，涵蓋了經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)文明和黨的建設(shè)等各領(lǐng)域體制機(jī)制、法律法規(guī)安排。在國家大力推進(jìn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中，作為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)重要組成部分的檔案工作，也必然在國家治理體系建設(shè)范疇之內(nèi)。高校檔案治理能力提升對于服務(wù)國家檔案治理現(xiàn)代化建設(shè)，服務(wù)于建設(shè)中國特色社會主義大學(xué)、推進(jìn)“雙一流”建設(shè)都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。然而，在當(dāng)下高校檔案治理領(lǐng)域中，無論是相關(guān)理論體系研究、資源共建共享、服務(wù)互聯(lián)互通和檔案數(shù)據(jù)治理等方面還存在短板和弱項(xiàng)，制約著高校檔案治理能力的提升。

一、目前高校檔案治理存在的短板和弱項(xiàng)

（一）高校檔案治理理論體系不系統(tǒng)，相關(guān)理念未形成

理論是行動的先導(dǎo)，只有建立系統(tǒng)、科學(xué)的高校檔案治理理論體系，才能更好地指導(dǎo)高校檔案治理實(shí)踐。然而，國家治理現(xiàn)代化的理念尚是一個生長的有機(jī)體[2]，高校檔案治理研究更是處于起步階段。筆者以“知網(wǎng)”為檢索數(shù)據(jù)庫，以“檔案治理”為關(guān)鍵詞，以“主題”為檢索項(xiàng)，將發(fā)表時間截止到2020年4月9日，共檢索出291條記錄，其學(xué)術(shù)關(guān)注度指數(shù)自2017年來持續(xù)上升。將關(guān)鍵詞更改為“高校檔案治理”后，只檢索出19條記錄，學(xué)術(shù)關(guān)注度指數(shù)趨于平穩(wěn)，甚至在2017年還出現(xiàn)下滑。通過對這些學(xué)術(shù)研究成果的研讀，可以看出當(dāng)前學(xué)界對于宏觀層面的檔案治理研究關(guān)注較高，相關(guān)理論體系和實(shí)踐探索較為成熟、系統(tǒng)，如常大偉對檔案治理能力建設(shè)的演進(jìn)歷程、內(nèi)容體系構(gòu)建和推進(jìn)方略等進(jìn)行了探析[3]，金波提出要樹立檔案治理理念、強(qiáng)化檔案工作系統(tǒng)開放等5條舉措實(shí)現(xiàn)從檔案管理走向檔案治理[4]，同時還有很多學(xué)者如劉東斌、陳忠海等學(xué)者也進(jìn)行了相關(guān)研究，在此不一一列舉。但對高校檔案治理這一特定研究領(lǐng)域，相關(guān)成果較少，只有周坤順分析了現(xiàn)代大學(xué)制度視域下的高校檔案治理要求，提出了相應(yīng)的治理對策[5]?？傮w來看，高校檔案治理理論體系不夠成熟和完善，同時在實(shí)踐上也缺乏有示范作用的樣板高校，使高校檔案工作人員難以完成從“傳統(tǒng)檔案管理思維”向“現(xiàn)代檔案治理邏輯”理念的轉(zhuǎn)變。

（二）高校檔案資源共建共享能力不足

治理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)公共利益最大化。高校檔案治理則是最大限度挖掘高校檔案資源價值，實(shí)現(xiàn)包括社會、學(xué)校、檔案管理者、教師、學(xué)生、校友等在內(nèi)的各個行為主體公共利益最大化。其中，檔案資源的獲得感是衡量治理效益和公共利益實(shí)現(xiàn)的重要指標(biāo)之一。提升檔案資源獲得感的前提就是通過資源的共建共享，構(gòu)建豐富、多元、齊全、完整的“校內(nèi)+校際”的“大檔案”資源體系，為提升檔案資源獲得感奠定基礎(chǔ)。但囿于傳統(tǒng)檔案管理思維，當(dāng)前的高校檔案資源建設(shè)無論在校內(nèi)層面還是在校際層面都未能形成共建共享的工作格局。

在校內(nèi)層面，檔案管理部門和各業(yè)務(wù)部門協(xié)同合作不足，分散于各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的原始電子檔案或因數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不匹配、或因安全管控有限制、或因系統(tǒng)不對接等原因無法實(shí)現(xiàn)向檔案管理系統(tǒng)的匯集歸檔，同時檔案管理部門形成的數(shù)字化檔案資源也不積極向業(yè)務(wù)部門共享，使校內(nèi)本應(yīng)統(tǒng)一保存和共享共用的“檔案資源”分散存儲，各為己用。在校際層面，由于各個高校的資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不同、分類各異，同時缺少宏觀層面的系統(tǒng)規(guī)劃，沒有校際間的檔案資源共享平臺，校際檔案資源共建共享更難推進(jìn)。校際層面共建共享局面不能形成，就會造成不同高校間數(shù)字化檔案資源重復(fù)建設(shè)。例如：針對上級部門普發(fā)文件的數(shù)字化掃描，除第一所完成高校外其他高校的掃描都相當(dāng)于重復(fù)建設(shè)，這是由于其他高校完全可以通過資源共享機(jī)制和相關(guān)共享平臺獲取第一所高校共享的數(shù)字化副本。

（三）高校檔案服務(wù)互聯(lián)互通能力不足

治理理念強(qiáng)調(diào)服務(wù)為先，倡導(dǎo)實(shí)行優(yōu)質(zhì)、高效、便捷、經(jīng)濟(jì)的服務(wù)模式。高校檔案治理的目標(biāo)之一便是構(gòu)建高校間互聯(lián)互通的檔案服務(wù)模式：利用者在移動互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，借助移動終端的檔案服務(wù)應(yīng)用程序，一鍵完成身份認(rèn)證并提交用檔需求，檔案管理者根據(jù)用戶需求提供相應(yīng)的檔案資源，滿足用戶需要。更為理想的狀態(tài)是：這種服務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)高校間聯(lián)通，為高校檔案服務(wù)統(tǒng)一入口，利用者通過一個應(yīng)用就可選擇不同學(xué)校并獲取相應(yīng)的檔案資源，而不是每利用一所學(xué)校的檔案就需要注冊、登陸不同的應(yīng)用，這種情況顯然提升了利用成本。高校檔案工作經(jīng)過十幾年信息化建設(shè)，服務(wù)質(zhì)量有了很大改觀，部分高校諸如南京大學(xué)、鄭州大學(xué)、中國石油大學(xué)（華東）都推出了在線網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，但這些在線服務(wù)只限于提供本校檔案資源，無法進(jìn)行跨校際服務(wù)，沒有形成服務(wù)互連互通格局，使跨校查檔需求不能通過一次滿足。比如，本科和研究生階段就讀于不同高校的同學(xué)，因工作或留學(xué)需要兩個階段的成績證明，就不能通過一個應(yīng)用或系統(tǒng)來滿足這兩個方面的需求。在服務(wù)互聯(lián)互通上，政府檔案服務(wù)走在了前列，浙江省在全國率先搭建全省國家綜合檔案館“異地查檔、跨館服務(wù)”工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”，這些創(chuàng)新之舉為高校檔案服務(wù)指明了方向。

（四）高校檔案數(shù)據(jù)治理能力不足

高校檔案作為學(xué)校辦學(xué)歷史、發(fā)展歷程、教書育人、科學(xué)研究的直接記錄，蘊(yùn)含著大量的原始數(shù)據(jù)信息，通過有效數(shù)據(jù)治理，這些數(shù)據(jù)信息能夠?yàn)楫?dāng)下治學(xué)、治校提供數(shù)據(jù)參考和決策依據(jù)，例如歷年招生錄取分?jǐn)?shù)的波動可以為高校制定新招生政策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。高校檔案數(shù)據(jù)治理是高校檔案事業(yè)發(fā)展的各方參與者在一定的法律、法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)框架內(nèi)通過協(xié)同合作的方式，綜合應(yīng)用各種數(shù)據(jù)治理工具和治理技術(shù)，規(guī)范高校檔案數(shù)據(jù)治理業(yè)務(wù)流程，構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)治理生態(tài)，激發(fā)高校檔案數(shù)據(jù)價值的過程[6]。從定義分析可知，高校檔案數(shù)據(jù)治理是一個動態(tài)過程，這個過程涉及到相應(yīng)治理主體、法規(guī)制度、治理工具、治理技術(shù)等多個要素，既包括宏觀層面的協(xié)同合作，又包括微觀層面的數(shù)據(jù)治理業(yè)務(wù)流程管理。

從目前高校檔案事業(yè)發(fā)展來看，各方參與主體檔案數(shù)據(jù)治理觀念沒有形成，普遍存在重管理、輕治理，重憑證、輕數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，尚沒有意識到檔案數(shù)據(jù)價值的重要作用；同時，檔案數(shù)據(jù)治理是新生事物，相應(yīng)的法規(guī)制度不夠系統(tǒng)和完善，使高校檔案數(shù)據(jù)治理缺乏相關(guān)依據(jù)，只能各自摸索；治理工具和治理技術(shù)相應(yīng)技術(shù)門檻要求過高，如異構(gòu)數(shù)據(jù)的收集、數(shù)據(jù)挖掘、動態(tài)建模與可視化這些都對參與者有著較高要求，也成為橫亙在高校檔案數(shù)據(jù)治理水平提升前面的一道門檻。所有這些都制約著高校檔案數(shù)據(jù)治理水平的提升，使高校檔案數(shù)據(jù)治理能力不足，難以形成“共建共治共享”數(shù)據(jù)治理格局，嚴(yán)重影響檔案數(shù)據(jù)價值的發(fā)揮。

二、 高校檔案治理體系建設(shè)和治理能力提升的途徑

（一）完善高校檔案治理理論體系，健全高校檔案治理制度與標(biāo)準(zhǔn)，樹立檔案治理理念

在國家治理現(xiàn)代化大環(huán)境下，高校檔案工作內(nèi)涵、外延、邊界和科技含量都發(fā)生了深刻的變化，這些變化使提升高校檔案治理能力建設(shè)迫在眉睫。但高校檔案治理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要一套與國家治理現(xiàn)代化大背景相適應(yīng)的科學(xué)理論進(jìn)行闡述和指導(dǎo)；需要與國家依法治國、依法執(zhí)政、依法治校建設(shè)大環(huán)境相協(xié)調(diào)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行約束；更需要高校檔案治理的各方主體，要盡早完成從“檔案管理”到“檔案治理”的理念轉(zhuǎn)變。然而，理論體系的完善非朝夕之功，法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的健全也非一蹴而就，思維觀念的轉(zhuǎn)變更非一時之事。在理論研究層面，需要相關(guān)學(xué)者持續(xù)研究，分析其成因、原理，探尋其措施、路徑等，教育和檔案行政管理部門要予以引導(dǎo)，加大對相關(guān)研究的支持力度，同時也要結(jié)合高校檔案管理者的工作實(shí)踐，注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，以理論指引實(shí)踐，用實(shí)踐檢驗(yàn)理論水平，通過多方互動，共商共研，形成學(xué)者主導(dǎo)、政府引導(dǎo)、高校踐行的理論研究多元參與體系。在制度建設(shè)層面，要以《檔案法》修訂為根本遵循，教育主管部門、檔案行政管理部門和各高校多方齊抓共管、努力構(gòu)建起完善的高校檔案治理制度和標(biāo)準(zhǔn)庫。

（二）加強(qiáng)高校檔案資源共建共享，構(gòu)建檔案治理資源基礎(chǔ)

共建共享理念是新形勢下推動各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要指南[7]。高校檔案資源共建共享要統(tǒng)籌校內(nèi)和校際兩個層面，從校內(nèi)和校際兩方面著手，構(gòu)建檔案資源共建共享的高校檔案資源體系建設(shè)工作格局。校內(nèi)檔案資源的共建共享是前提和基礎(chǔ)，其中電子檔案資源共建共享是首要之舉。各學(xué)校在制定發(fā)展規(guī)劃，特別是信息化建設(shè)規(guī)劃時，要通盤考慮電子檔案資源歸檔問題。在具體實(shí)施中針對不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)要制定精準(zhǔn)方案，充分考慮歸檔范圍、歸檔時間、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等技術(shù)要求，形成以在線歸檔為主，線下移交為輔的電子檔案資源歸檔方式，力爭實(shí)現(xiàn)電子檔案集中統(tǒng)一保管，打造檔案資源的共建格局。同時，檔案管理部門要對匯集的電子檔案資源和形成數(shù)字化檔案資源在確保安全的基礎(chǔ)上分級、分類，實(shí)現(xiàn)對各業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)共享，對于能夠公開的檔案信息資源要主動公開共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源的雙向流動。校際檔案資源共建共享是檔案資源共建共享工作發(fā)展的高級階段，在實(shí)現(xiàn)校內(nèi)檔案資源共建共享基礎(chǔ)上，通過加強(qiáng)校際間協(xié)同合作，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一建設(shè)，建立集中的校際檔案資源云共享平臺，各高校能夠通過該平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資源的上載、共享和分發(fā)機(jī)制，并通過區(qū)塊鏈技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的溯源，形成高等教育“大檔案”資源庫。

（三）促進(jìn)高校檔案服務(wù)互聯(lián)互通，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)高校檔案服務(wù)體系

高校檔案服務(wù)互聯(lián)互通是檔案資源建設(shè)共建共享的目的之一，在高校檔案服務(wù)方面，教育主管部門和檔案行政管理部門要加強(qiáng)主導(dǎo)，各高校要加強(qiáng)協(xié)同，遵循協(xié)同式智慧檔案信息服務(wù)理念[8]，通過統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，構(gòu)建高校間聯(lián)合數(shù)字檔案服務(wù)中心，各參與高校均為該中心的服務(wù)提供者，由此實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校統(tǒng)一的對外服務(wù)窗口。服務(wù)中心應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案證明辦理、檔案信息查詢，一次即可完成涉及多所高校的檔案服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)協(xié)同服務(wù)效應(yīng)最大化。同時還應(yīng)為包括教育部學(xué)位與研究生教育發(fā)展中心在內(nèi)的各部門、各單位提供統(tǒng)一的學(xué)位認(rèn)證服務(wù)，以及為全國高等學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心等部門提供統(tǒng)一的成績驗(yàn)證審核服務(wù)，改變現(xiàn)有通過郵箱進(jìn)行驗(yàn)證的分?jǐn)?shù)工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)一網(wǎng)通辦。

（四）提升高校檔案數(shù)據(jù)治理能力，打造優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)

高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定程度之后，數(shù)據(jù)資源將成為高校重要的資產(chǎn)，而有效的數(shù)據(jù)治理是數(shù)據(jù)資產(chǎn)形成的必要條件[9]。高校檔案數(shù)據(jù)治理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)、數(shù)據(jù)質(zhì)量保障、數(shù)據(jù)價值挖掘、數(shù)據(jù)長久保存和數(shù)據(jù)安全防護(hù)等各個方面。其中數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)是前提，平臺建設(shè)要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)模型，實(shí)現(xiàn)多源異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的接收、歸檔數(shù)據(jù)的自動歸置和數(shù)據(jù)的剔重；數(shù)據(jù)質(zhì)量保障是手段，存在于不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù)往往存在一定差異，在數(shù)據(jù)接入時要對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式；數(shù)據(jù)價值挖掘是核心，要通過數(shù)據(jù)的分類、聚類以及關(guān)聯(lián)技術(shù)，充分運(yùn)用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，將潛在的檔案數(shù)據(jù)信息最大限度挖掘出來，并將數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換成知識信息，為決策制定、工作參考提供數(shù)據(jù)和知識服務(wù)。數(shù)據(jù)長久保存和數(shù)據(jù)安全防護(hù)是關(guān)鍵，只有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的長久保存，才能保障數(shù)據(jù)長久的發(fā)揮價值，要綜合運(yùn)用多種技術(shù)手段，建立多套安全機(jī)制，保障數(shù)據(jù)的齊全、完整和可用性，實(shí)現(xiàn)長久利用。