鄭開元

（上海開放大學(xué)財(cái)務(wù)與資產(chǎn)管理部，上海 200433）

一、項(xiàng)目背景

隨著高校的發(fā)展，人員、科研項(xiàng)目規(guī)模的擴(kuò)大，國家經(jīng)費(fèi)投入總量的增大，報(bào)銷業(yè)務(wù)量也隨之增大。高校信息化建設(shè)也從數(shù)字化校園發(fā)展到了智慧校園，高校資金來源的多樣性以及資金使用管理的精細(xì)化，使得日常報(bào)銷工作量劇增。加上財(cái)務(wù)制度的進(jìn)一步細(xì)化和完善，財(cái)務(wù)報(bào)銷的流程也更加復(fù)雜，財(cái)務(wù)部門審核難度也大幅提高，為高校財(cái)務(wù)管理工作帶來了新的難題。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的建設(shè)和推行給這一難題帶來了解決的突破口，該系統(tǒng)在高校智慧校園的建設(shè)和財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中起到了重要作用，它打破了以往當(dāng)面審簽、柜臺報(bào)銷的固定模式，提供了隨時(shí)隨地的財(cái)務(wù)自助服務(wù)。該系統(tǒng)的建設(shè)和普及，不僅優(yōu)化了財(cái)務(wù)部門的服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)通過創(chuàng)新報(bào)銷方式使得財(cái)務(wù)部門對經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目可以做到實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)通過系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)出各職能部門所屬項(xiàng)目的執(zhí)行率，提高了高校財(cái)務(wù)管理工作的效率。

二、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷方式存在的問題

簡述傳統(tǒng)報(bào)銷方式的流程。第一，財(cái)務(wù)部門需要根據(jù)財(cái)政預(yù)算下達(dá)數(shù)分配好各個(gè)項(xiàng)目的具體金額，以經(jīng)費(fèi)本形式下達(dá)各預(yù)算執(zhí)行部門。第二，需要報(bào)銷經(jīng)費(fèi)的部門通過各經(jīng)辦人填寫相關(guān)的報(bào)銷憑證、暫借款憑證等紙質(zhì)單據(jù)，并帶好相關(guān)原始票據(jù)及經(jīng)費(fèi)本到財(cái)務(wù)部審核報(bào)銷。第三，財(cái)務(wù)需要核實(shí)原始票據(jù)、報(bào)銷金額、經(jīng)費(fèi)編號，檢查報(bào)銷單據(jù)是否填寫規(guī)范、資金來源是否填寫正確。第四，出納根據(jù)已審核的報(bào)銷憑證進(jìn)行付款，牽涉到勞務(wù)費(fèi)發(fā)放的還要審核被發(fā)放人員的個(gè)人信息是否正確。第五，將完成付款的憑證錄入財(cái)務(wù)賬套，打印會(huì)計(jì)憑證，經(jīng)審核后裝訂成冊存檔保存。

傳統(tǒng)報(bào)銷方式的整個(gè)過程需要各部門協(xié)同配合，投入大量的人力作為支撐。項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行進(jìn)度查詢也要等到整個(gè)傳統(tǒng)報(bào)銷流程完成后才可以查詢，由于有工作時(shí)間差以及完全通過人工在經(jīng)費(fèi)本上記錄統(tǒng)計(jì)經(jīng)費(fèi)執(zhí)行的情況，這樣一來可能會(huì)造成經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率統(tǒng)計(jì)的不及時(shí)和不準(zhǔn)確。如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的報(bào)銷方式，無法將財(cái)務(wù)工作更好地融入智慧校園中，就無法真正提高財(cái)務(wù)管理的水平。

三、高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)實(shí)例——以K大學(xué)為例

在學(xué)校智慧校園建設(shè)的基礎(chǔ)上，K大學(xué)著重開始財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)和推廣。在完成財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)前，已經(jīng)完成建設(shè)相關(guān)的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，保障網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的前期建設(shè)和后期正常投入使用。

首先，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)和校園網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行整合。通過底層數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)交換，讓校園網(wǎng)系統(tǒng)為學(xué)校教職工提供統(tǒng)一的登錄體驗(yàn)以及集成度更好的財(cái)務(wù)綜合服務(wù)。其次，進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算管理系統(tǒng)的建設(shè)，通過預(yù)算項(xiàng)目庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)學(xué)?！耙簧稀焙汀岸稀钡念A(yù)算申報(bào)工作。在財(cái)政預(yù)算批復(fù)下達(dá)之后，項(xiàng)目庫中公用經(jīng)費(fèi)、人員經(jīng)費(fèi)和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的數(shù)據(jù)就可以同步到財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為后續(xù)財(cái)務(wù)部分配項(xiàng)目的金額和明細(xì)做好基礎(chǔ)保障。

K大學(xué)財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)具體工作流程如下：

（一）財(cái)務(wù)部根據(jù)資金來源（含財(cái)政收入、納入預(yù)算的政府性收入、學(xué)費(fèi)返還和自籌經(jīng)費(fèi)）分配各項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)編號。根據(jù)上一年度各部門批復(fù)的預(yù)算明細(xì)將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)分別授權(quán)給各職能部門的負(fù)責(zé)人或各個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。

（二）部門負(fù)責(zé)人通過選擇經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目授權(quán)功能模塊，將可授權(quán)的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目授權(quán)給報(bào)銷經(jīng)辦人。項(xiàng)目可以整體授權(quán)也可以部分經(jīng)費(fèi)授權(quán)，通過部分授權(quán)可以有效地控制經(jīng)費(fèi)使用的額度，防止經(jīng)辦人未按照預(yù)算要求隨意報(bào)銷項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。

（三）經(jīng)辦人通過創(chuàng)建報(bào)銷單功能模塊，可以選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行報(bào)銷操作。逐條錄入報(bào)銷事由、發(fā)票金額、公務(wù)卡刷卡信息和時(shí)間、電子發(fā)票信息、國內(nèi)差旅信息、暫借款信息等原始信息。信息錄入后經(jīng)辦人保存并提交報(bào)銷憑證至財(cái)務(wù)部，隨后打印紙質(zhì)憑證并附上原始單據(jù)依次由相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行流轉(zhuǎn)簽字后即可在財(cái)務(wù)大廳進(jìn)行現(xiàn)場投遞。

（四）財(cái)務(wù)部定時(shí)開箱進(jìn)行報(bào)銷憑證審核。通過掃碼直接獲取報(bào)銷憑證的電子信息進(jìn)行審核，審核結(jié)果和流轉(zhuǎn)進(jìn)度可隨時(shí)在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)上查詢。審核完成后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成報(bào)銷憑證并推送至出納處進(jìn)行后續(xù)付款。

四、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)帶來的優(yōu)勢

（一）加強(qiáng)預(yù)算管理，有效地推進(jìn)預(yù)算執(zhí)行

當(dāng)經(jīng)辦人開啟報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)，網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)會(huì)把經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的額度進(jìn)行實(shí)時(shí)扣減，這樣能及時(shí)反映出該項(xiàng)目的實(shí)時(shí)余額和實(shí)時(shí)執(zhí)行進(jìn)度。與傳統(tǒng)方式做對比不存在時(shí)間差，可以隨時(shí)查到最新最準(zhǔn)確的項(xiàng)目執(zhí)行率，也不會(huì)出現(xiàn)由于人工操作或統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤造成該項(xiàng)目的余額數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差。相關(guān)負(fù)責(zé)人可以通過該系統(tǒng)隨時(shí)查詢預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和經(jīng)費(fèi)支出情況，通過掌握的實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)信息隨時(shí)調(diào)整和布置工作及時(shí)完成預(yù)算執(zhí)行。

（二）規(guī)范報(bào)銷流程，及時(shí)傳遞財(cái)務(wù)信息

網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)通過信息化的手段嚴(yán)格控制了報(bào)銷流程，對所有需要填寫的信息以及附件進(jìn)行了嚴(yán)格地把控，通過統(tǒng)一的格式流程標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求各經(jīng)辦人按照財(cái)務(wù)規(guī)章制度和財(cái)務(wù)工作流程進(jìn)行操作，保障了資金使用的安全和規(guī)范。通過網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)對比電子發(fā)票管理信息庫，有效地避免使用同一張電子發(fā)票進(jìn)行重復(fù)報(bào)銷的情況，在規(guī)范報(bào)銷流程的同時(shí)加強(qiáng)了內(nèi)控管理。財(cái)務(wù)部門在管理上、報(bào)銷部門在使用上，較以往傳統(tǒng)的報(bào)銷方式更加清晰、明確和及時(shí)的傳遞財(cái)務(wù)信息。

（三）有效提高了支付環(huán)節(jié)的工作效率

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)突破了傳統(tǒng)報(bào)銷方式對于時(shí)間和地域的要求，財(cái)務(wù)部可以根據(jù)提交的電子文檔完成預(yù)審，待收到紙質(zhì)單據(jù)核實(shí)無誤后可以立即進(jìn)入支付階段，這個(gè)過程避免了經(jīng)辦人在現(xiàn)場長時(shí)間等待的情況，節(jié)省了辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)過程的周期。在支付環(huán)節(jié)，出納可從系統(tǒng)中批量導(dǎo)出相關(guān)的支付信息，核對數(shù)據(jù)確認(rèn)無誤后可以批量導(dǎo)入財(cái)政專網(wǎng)進(jìn)行支付工作，有效地提高了支付工作的效率。

（四）對接校園網(wǎng)系統(tǒng)，安全性較高

通過對接校園網(wǎng)系統(tǒng)不僅僅實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄，而且降低了網(wǎng)絡(luò)安全隱患，避免了黑客直接攻擊獲取信息數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)。從規(guī)范財(cái)務(wù)操作流程上，帶來了更好的平穩(wěn)性和安全性。

五、K大學(xué)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)踐中出現(xiàn)的主要問題

（一）此次K大學(xué)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的上線使用，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校網(wǎng)上報(bào)銷、暫借款申請等標(biāo)準(zhǔn)流程，但是暫時(shí)未與學(xué)校的辦公流程大廳進(jìn)行對接，無法通過電子簽名形式進(jìn)行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)審核，后續(xù)的領(lǐng)導(dǎo)簽字環(huán)節(jié)還是需要報(bào)銷人員來回跑動(dòng)。

（二）由于網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)不是重新開賬套時(shí)就使用的，在系統(tǒng)上線前使用傳統(tǒng)報(bào)銷模式期間產(chǎn)生的憑證無法反饋至該系統(tǒng)，各部門無法看到之前經(jīng)費(fèi)使用的完整數(shù)據(jù)。

（三）目前網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)在前期系統(tǒng)設(shè)計(jì)上主要是為了解決報(bào)銷過程中的通用問題。系統(tǒng)上線后發(fā)現(xiàn)可能存在某些業(yè)務(wù)會(huì)有特殊情況的產(chǎn)生，如果還是使用固定模板流程辦理業(yè)務(wù)的話可能會(huì)更加麻煩，會(huì)影響到部分報(bào)銷業(yè)務(wù)的順利開展。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)計(jì)的科學(xué)性和實(shí)用性有待進(jìn)一步改善。

六、下一步的優(yōu)化和改進(jìn)

（一）新增電子簽章管理，開通網(wǎng)上流轉(zhuǎn)功能。結(jié)合智慧校園的規(guī)劃，將網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)中的審批流程和辦公流程大廳進(jìn)行對接，通過辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)每一步報(bào)銷過程，采取電子簽名的方式替代傳統(tǒng)紙質(zhì)簽名的方式簡化報(bào)銷的簽字環(huán)節(jié)，減少了經(jīng)辦人來回跑的次數(shù)、等待簽字的周期等，進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷的流程，讓用戶有更好的使用體驗(yàn)感。

（二）升級網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)AI智能模塊。系統(tǒng)板塊主要是升級AI發(fā)票識別與稽核平臺，通過該平臺內(nèi)置的多個(gè)通用稽核點(diǎn)（涵蓋市面上包含增值稅發(fā)票、定額、飛機(jī)火車汽車等通用票種），全面提高學(xué)校財(cái)務(wù)部門的審核質(zhì)量，輸出稽核結(jié)果供財(cái)務(wù)審核業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人作為審批參考或者直接作為審核結(jié)果。硬件板塊升級自助智能報(bào)賬終端，通過增加智能掃描終端設(shè)備的點(diǎn)位，報(bào)銷人不用跑到財(cái)務(wù)大廳現(xiàn)場遞交材料，可以在就近點(diǎn)位投遞已通過AI智能云審核的材料。

（三）結(jié)合財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)工作定期優(yōu)化網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)。隨著學(xué)校事業(yè)的發(fā)展，財(cái)務(wù)工作的進(jìn)步、信息化建設(shè)的逐漸完善，學(xué)校網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)也要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)根據(jù)業(yè)務(wù)的調(diào)整進(jìn)行相關(guān)優(yōu)化工作。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的宗旨就是不斷簡化流程、方便財(cái)務(wù)報(bào)銷和審核工作，盡量縮短報(bào)銷過程的整個(gè)周期。財(cái)務(wù)部門也要及時(shí)根據(jù)系統(tǒng)流程的調(diào)整召集相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)或定期推出實(shí)務(wù)操作手冊，提高報(bào)銷人對財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷業(yè)務(wù)的了解，以及鞏固實(shí)務(wù)操作的能力。定期回訪了解系統(tǒng)的使用情況，通過收集的用戶反饋意見可以作為下一階段系統(tǒng)改進(jìn)的參照。

（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)專用網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。財(cái)務(wù)工作由于牽涉到大量資金數(shù)據(jù)和個(gè)人收入信息。為了確保資金安全、防止敏感信息外漏以及登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)人員的權(quán)限把控，建議采用安全性較高的鋪設(shè)財(cái)務(wù)專網(wǎng)的方式布置，或者通過學(xué)校信息辦規(guī)劃財(cái)務(wù)專用VLAN建立財(cái)務(wù)專用局域網(wǎng)。使用專網(wǎng)、專管、專用的模式，增強(qiáng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全性，從而有效地降低泄露機(jī)密信息的可能性，保障了財(cái)務(wù)資金的安全。

七、結(jié)論和建議

通過智能化高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的推行，適應(yīng)了智慧城市建設(shè)和智慧校園建設(shè)的潮流。隨著社會(huì)的發(fā)展、高校業(yè)務(wù)的拓展，學(xué)校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的工作量會(huì)不斷地增多，網(wǎng)上報(bào)銷的普及和不斷的優(yōu)化，既可以提升財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量、又可以提高財(cái)務(wù)工作效率，同時(shí)通過信息化的手段保障了資金使用的清晰度，方便監(jiān)管部門做好監(jiān)督工作。在下一階段工作中，需要不斷的升級相關(guān)硬件設(shè)備作為基礎(chǔ)保障，同時(shí)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的新需求進(jìn)行歸納和總結(jié)，進(jìn)一步優(yōu)化和完善系統(tǒng)，從而提升財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)代化水平。