吳 巖

(吉林省通化市二道江區(qū)人力資源和社會(huì)保障局 吉林 通化 134000)

檔案管理是各機(jī)關(guān)部門(mén)管理工作的重要部分，但目前在檔案管理工作仍存在一些問(wèn)題，需要管理者在工作中做出一些應(yīng)對(duì)與創(chuàng)新，來(lái)提高檔案信息管理工作的效率與合理性。本文將針對(duì)目前檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題，提出自己的幾點(diǎn)看法。

1.目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，部分領(lǐng)導(dǎo)、工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)信息積累、文本的謄寫(xiě)，只需要簡(jiǎn)單的關(guān)注與投入就能做好，不用當(dāng)成重要的工作來(lái)對(duì)待。但是，檔案工作對(duì)于人力資源的利用、工作效率的提高、人工成本的合理分配有著很大的幫助。這種輕視檔案管理的思想，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的需求，為檔案管理的合理性、有序性、高效性帶來(lái)了很大的阻撓，也導(dǎo)致了整個(gè)管理機(jī)構(gòu)的低效。

1.2 專(zhuān)業(yè)程度不足。當(dāng)前，大部門(mén)檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)與教育，業(yè)務(wù)水平不足，管理手段落后，對(duì)于信息的收集、整理、分析、匯總、統(tǒng)計(jì)的意識(shí)淡薄，甚至存在由其他崗位的工作人員兼職來(lái)做，這樣導(dǎo)致不專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員對(duì)檔案信息的敏感度不足，對(duì)一些重要信息的歸檔不及時(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作水平。這個(gè)問(wèn)題，也就導(dǎo)致了有些機(jī)關(guān)部門(mén)把檔案管理工作做成了“就是把檔案放進(jìn)檔案盒”的形式，對(duì)整個(gè)部門(mén)的管理工作都是非常不利的。

1.3 硬件落后。目前存在這樣的問(wèn)題，個(gè)別機(jī)關(guān)單位由于對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，甚至都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，也就造成了檔案易損壞、丟失，等到需要的時(shí)候，要么找不到，要么不好找；有的檔案管理部門(mén)甚至連基本的辦公電腦都沒(méi)有，這在信息化程度越來(lái)越高的當(dāng)今社會(huì)，簡(jiǎn)直是不敢想象的。檔案管理部門(mén)的硬件設(shè)施落后，也就導(dǎo)致信息資源利用不到位，極易造成管理工作的低能低效。

2.針對(duì)以上問(wèn)題的對(duì)策

2.1 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。做好檔案管理工作，要建設(shè)起專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，要選擇專(zhuān)業(yè)對(duì)口、業(yè)務(wù)水平足夠高的工作人員來(lái)從事，從業(yè)前要對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)與考核，要在基礎(chǔ)上就做到專(zhuān)業(yè)、高效；對(duì)于既有的檔案管理工作人員，要定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，要求其學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)、科學(xué)管理的方法與原則，提高工作效率與管理質(zhì)量，要與時(shí)俱進(jìn)；此外，還應(yīng)建立完善的考核機(jī)制，做到“有功必賞、有過(guò)必罰”，要讓從業(yè)人員充分提高積極性，避免一種思想的怠慢與輕視。

此外，還應(yīng)上級(jí)管理部門(mén)升華思想，采取更科學(xué)的管理方法，建立更完善的管理機(jī)制，由上而下的去改善當(dāng)前的檔案管理水平。

2.2 健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

2.3 改進(jìn)和完善檔案功能。使其記錄內(nèi)容全面、客觀(guān)、動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

2.4 采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。

2.5 做好檔案管理工作,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀(guān)念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度,樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度,發(fā)揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

總之，檔案管理提升工作是一項(xiàng)持續(xù)性、技術(shù)性，并帶有管理者管理藝術(shù)性的工作。檔案事業(yè)在中國(guó)有著悠久的歷史，但中國(guó)近代檔案工作起源比較晚，檔案人才與西方國(guó)家相比比較薄弱。中國(guó)企業(yè)檔案工作起步比較晚，現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位、大型國(guó)企企業(yè)、外資企業(yè)、大型民企中從事檔案工作的專(zhuān)業(yè)人手比較少，特別是基于信息時(shí)代的檔案管理工水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到發(fā)達(dá)國(guó)家水平。所以，當(dāng)前檔案管理工作的管理者與從業(yè)者要積極面對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，努力提高自身業(yè)務(wù)水平，勇敢的創(chuàng)新改革，提高各領(lǐng)域的檔案管理水平。