【摘要】在如今的對(duì)外貿(mào)易領(lǐng)域，英語(yǔ)外貿(mào)函電仍是占據(jù)主導(dǎo)地位的交流溝通方式，是建立外貿(mào)關(guān)系、進(jìn)行外貿(mào)商談及促成外貿(mào)交易的重要交流手段。本文基于“三位一體”英語(yǔ)外貿(mào)函電構(gòu)建方法對(duì)“7C”原則進(jìn)行深層次分類(lèi)，細(xì)化分析英語(yǔ)外貿(mào)函電理論撰寫(xiě)原則，同時(shí)基于實(shí)際情景，針對(duì)實(shí)際英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)提出細(xì)化的可行性策略分析，分步驟構(gòu)建實(shí)際英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)過(guò)程。

【關(guān)鍵詞】英語(yǔ)外貿(mào)函電;“7C”寫(xiě)作原則;實(shí)際情景;策略分析;步驟構(gòu)建

【作者簡(jiǎn)介】王志捷（1998-），男，江蘇南京人，西北農(nóng)林科技大學(xué)外語(yǔ)系，本科。

一、引言

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展及即時(shí)通訊技術(shù)的日趨成熟為貿(mào)易全球化提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐;電腦端及移動(dòng)端即時(shí)通訊軟件的井噴式出現(xiàn)為貿(mào)易全球化提供了可靠平臺(tái);公司為追求成本最低化及利益最大化大力推進(jìn)對(duì)外貿(mào)易常態(tài)化，貿(mào)易全球化趨勢(shì)日漸深入，商務(wù)英語(yǔ)亦隨此趨勢(shì)而在外貿(mào)溝通中扮演著重要角色。

基于長(zhǎng)途電話的昂貴費(fèi)用及耗時(shí)性，即時(shí)通訊軟件的即時(shí)短消息通訊、語(yǔ)音通訊或視頻通訊的功能局限性及非正式性，英語(yǔ)外貿(mào)函電依舊是外貿(mào)交流中占據(jù)主導(dǎo)地位的信息交換方式，其主要形式已基本完成了由紙質(zhì)英語(yǔ)外貿(mào)函電書(shū)信向電子英語(yǔ)外貿(mào)函電郵件的轉(zhuǎn)變，其書(shū)信結(jié)構(gòu)及內(nèi)容要求也隨著時(shí)代的變遷、技術(shù)的更迭及載體的更替發(fā)生了變化。近年來(lái)，有關(guān)英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)的理論及原則層出不窮，如通過(guò)詞塊理論進(jìn)一步探究英語(yǔ)外貿(mào)函電的語(yǔ)言特性等。本文將“三位一體”構(gòu)建方法及“7C”寫(xiě)作原則相結(jié)合，綜合細(xì)化分析撰寫(xiě)英語(yǔ)外貿(mào)函電應(yīng)遵循的基本理論規(guī)則，并基于理論規(guī)則結(jié)合實(shí)際情景構(gòu)建撰寫(xiě)英語(yǔ)外貿(mào)函電的基本步驟。

二、分析方法概述

1.“三位一體”英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)策略?！叭灰惑w”中的“三位”指代語(yǔ)言、語(yǔ)氣及內(nèi)容三個(gè)層面，基于這三個(gè)層面衍生出不同的策略構(gòu)建方式，即“語(yǔ)言組織策略構(gòu)建”“語(yǔ)氣表達(dá)方式策略構(gòu)建”與“內(nèi)容書(shū)寫(xiě)及表達(dá)策略構(gòu)建”?！叭灰惑w”英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)策略可與“7C”英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)原則相結(jié)合，細(xì)化分析外貿(mào)函電撰寫(xiě)的理論指導(dǎo)。

2.“7C”英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)原則?！?C”英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)原則基于著名的Grice及Leech針對(duì)商務(wù)英語(yǔ)提出的“合作原則”和“禮貌原則”構(gòu)建?！昂献髟瓌t”具體包括“質(zhì)量準(zhǔn)側(cè)”，“數(shù)量準(zhǔn)則”“相關(guān)準(zhǔn)則”及“方式準(zhǔn)則”;“禮貌原則”具體包括“得體”“慷慨”“贊譽(yù)”“謙遜”“一致”及“同情”六項(xiàng)準(zhǔn)則?！?C”原則取7個(gè)英文單詞的同一首字母“C”而成，具體指“Consideration”（體諒）、“Courtesy”（禮貌）、“Clarity”（清晰）、“Conciseness”（簡(jiǎn)潔）、“Correctness”（準(zhǔn)確）、“Concreteness”（具體）、“Completeness”（完整）。

三、實(shí)際英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)理論規(guī)則分析

1.語(yǔ)言組織策略構(gòu)建。英語(yǔ)外貿(mào)函電由于其自身的商務(wù)溝通特點(diǎn)而具有語(yǔ)言使用上的獨(dú)特性，結(jié)合“7C”原則，其獨(dú)特性具體體現(xiàn)在“Clarity” “Conciseness” “Correctness”三個(gè)方面。

“Clarity”集中體現(xiàn)了函電語(yǔ)言組織及表達(dá)過(guò)程中絕無(wú)歧義及模糊含義的原則。清晰原則避免由于同一文段的不同理解而造成溝通誤解，導(dǎo)致貿(mào)易出現(xiàn)偏差。清晰原則集中體現(xiàn)了英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)的嚴(yán)謹(jǐn)性?！癆ccording to the requirement of our customers， we have a general set of standard for the testing results of pesticide residue provided for our suppliers.”這句話無(wú)語(yǔ)法及選詞等錯(cuò)誤，但由于句式結(jié)構(gòu)及不同主體的不同理解方式，所以會(huì)產(chǎn)生歧義，即“農(nóng)殘測(cè)定的標(biāo)準(zhǔn)是由客戶提出，作為客戶需求的一部分”還是“由于客戶的需求，我公司制定提出了一系列農(nóng)殘測(cè)定的標(biāo)準(zhǔn)并提供給我公司的供應(yīng)商”。兩種不同的理解方式中提出農(nóng)殘測(cè)定標(biāo)準(zhǔn)的主體不同，給收信人的理解造成了很大困難。這句話可改為：“Our customers have provided the standard required for our company. Here we enclose this standard for our suppliers reference.”

“Conciseness”集中體現(xiàn)了英語(yǔ)外貿(mào)函電語(yǔ)言組織及表達(dá)過(guò)程中絕無(wú)拖沓贅余，突出重點(diǎn)的原則。簡(jiǎn)潔原則確保能在最短的時(shí)間，通過(guò)最精簡(jiǎn)的語(yǔ)言表達(dá)出信函最核心的意思，避免收信方閱讀時(shí)間的增加以及耐心的消磨，進(jìn)而對(duì)雙方關(guān)系造成負(fù)面影響?！癐n terms of the anthocyanin content， according to the testing method provided by China Co.， Ltd.， the testing result should be reanalyzed.”這句話無(wú)語(yǔ)法及選詞錯(cuò)誤，但“In terms of”及“according to”引導(dǎo)的兩個(gè)非主句造成了整句結(jié)構(gòu)上的冗余，因而增加了收信人的閱讀時(shí)間，其需要表述的意思完全可以經(jīng)過(guò)凝練而變得更為簡(jiǎn)潔。這句話可改為：“According to the testing method of anthocyanin content provided by China Co.， Ltd.， the testing result should be reanalyzed.” 此外，簡(jiǎn)潔原則在實(shí)際的外貿(mào)函電撰寫(xiě)中，亦可由指定的外貿(mào)函電縮略術(shù)語(yǔ)實(shí)現(xiàn)，例如FOB、 CIF等。此外，如是日常通信溝通信函，語(yǔ)體嚴(yán)肅程度非“Frozen”或“Formal”，這一原則也可由眾多常用的溝通縮略詞實(shí)現(xiàn)，例如APSP等。

“Correctness”集中體現(xiàn)了英語(yǔ)外貿(mào)函電語(yǔ)言組織及表達(dá)過(guò)程中杜絕各種形式上的錯(cuò)誤，確保函電全文正確的原則。另一方面，“Correctness”亦針對(duì)英語(yǔ)外貿(mào)函電的語(yǔ)體特點(diǎn)進(jìn)行了要求。依照不同情景，語(yǔ)體由嚴(yán)肅到隨意劃分成以下五類(lèi)：“Frozen” “Formal” “Consultative” “Causal” “Intimate”，根據(jù)不同的實(shí)際溝通情景，英語(yǔ)外貿(mào)函電語(yǔ)體通常為“Frozen”，少部分可有“Formal”或“Consultative”。準(zhǔn)確原則是函電語(yǔ)言組織的基礎(chǔ)，任何其他語(yǔ)言組織甚至于語(yǔ)氣及內(nèi)容構(gòu)建層面上的原則都需基于準(zhǔn)確原則。

2.語(yǔ)氣表達(dá)方式策略構(gòu)建。英語(yǔ)外貿(mào)函電基于其自身構(gòu)建貿(mào)易往來(lái)關(guān)系、進(jìn)行商務(wù)交談或深層次溝通甚至談判等功能，其言語(yǔ)表達(dá)中使用的語(yǔ)氣至關(guān)重要，對(duì)構(gòu)建及維持雙方的友好關(guān)系發(fā)揮著不可或缺的作用。結(jié)合“7C”原則，其獨(dú)特性具體體現(xiàn)在“Courtesy” “Consideration”兩個(gè)方面。

“Courtesy”及“Consideration”集中體現(xiàn)了函電語(yǔ)氣表達(dá)中尊敬禮貌、體恤對(duì)方的原則。禮貌及體諒原則確保函電在意思表達(dá)正確清晰、重點(diǎn)突出的基礎(chǔ)上，充分表示寫(xiě)信方的尊重，體現(xiàn)構(gòu)建貿(mào)易往來(lái)的誠(chéng)意?！癋or your information， goods are seriously damaged and we shall send you our claim APSP.” 這句話中的“For your information”及“we shall”的表達(dá)顯得冰冷而缺乏禮貌，可修改為：“We regret to inform you that goods are seriously damaged and we have to send you our claim APSP.”

3.內(nèi)容書(shū)寫(xiě)及表達(dá)策略構(gòu)建。英語(yǔ)外貿(mào)函電基于其自身貿(mào)易溝通交流的目的，其內(nèi)容組織亦富有自身的獨(dú)特特征。結(jié)合“7C”原則，其特點(diǎn)體現(xiàn)在“Completeness”及“Concreteness”兩個(gè)方面。

“Completeness”集中體現(xiàn)了函電構(gòu)建的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容完整性。結(jié)構(gòu)完整性很大程度上反映了外貿(mào)函電自身獨(dú)特的構(gòu)建特點(diǎn)。通用外貿(mào)函電構(gòu)結(jié)構(gòu)包括14個(gè)部分，其中7個(gè)為必要部分，7個(gè)為非必要部分。14個(gè)部分分別為：“Letterhead” “The Reference” “Date” “Inside Address” “Attention Line” “Salutation” “Subject Line” “Body” “Complimentary Close” “Signature” “Enclose” “c.c” “Name Initials” “P.S”。其中，第2、5、11、12、13及14項(xiàng)可根據(jù)具體情境增減。內(nèi)容完整性則確保函電表意完整，未缺漏重點(diǎn)。

“Concreteness”集中體現(xiàn)函電構(gòu)建具體原則，即可以表述明晰精確到施行細(xì)節(jié)的內(nèi)容絕不模糊表述。如“My flight arrives at 3：30 on Wednesday.”這句話應(yīng)修改為“My flight MU2858 arrives at Nanjing at 3：30 on this Wednesday.”

四、實(shí)際英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)步驟分析

基于上述函電撰寫(xiě)策略原則，英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)步驟可分為：

1. 通過(guò)來(lái)信或溝通情景確定撰寫(xiě)使用語(yǔ)體，基于語(yǔ)體使用不同風(fēng)格語(yǔ)言詞匯;2. 基于情景確定函電結(jié)構(gòu)，即14個(gè)信函部分的取舍;3. 基于自身交流溝通目的，根據(jù)上述具體寫(xiě)作策略原則填充信函具體內(nèi)容;4. 完成撰寫(xiě)復(fù)讀檢查時(shí)，應(yīng)注意語(yǔ)氣層面下禮貌及體諒原則的要求。

五、結(jié)語(yǔ)

結(jié)合實(shí)際情景下的英語(yǔ)外貿(mào)函電撰寫(xiě)相較于理論研究及紙面撰寫(xiě)較為復(fù)雜。想要完成優(yōu)質(zhì)函電撰寫(xiě)，鍛煉培養(yǎng)優(yōu)秀的撰寫(xiě)能力，需要學(xué)習(xí)者及從業(yè)者在掌握基本理論原則的基礎(chǔ)上，不斷在實(shí)際情景中磨煉撰寫(xiě)能力，積累不同情景下的撰寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)（很多情況下與理論知識(shí)相距甚遠(yuǎn)），才有極大可能成為優(yōu)秀的函電撰寫(xiě)人。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳倩，梅琳，何姍姍.借助詞塊理論推進(jìn)外貿(mào)函電的語(yǔ)言特征研究[J].文教資料，2018（21）：204-205.

[2]吳石梅.外貿(mào)函電撰寫(xiě)“三位一體”策略構(gòu)建探究[J].高教學(xué)刊，2020（24）：120-122.

[3]Grice H. P. Logic and Conversation[M]. New York： Academic Press， 1975：41-60.

[4]Leech Geoffrey. Principles of Pragmatics[M]. London： Longman， 1983：16.

[5]魏婷.商務(wù)英語(yǔ)外貿(mào)函電寫(xiě)作的語(yǔ)用原則及策略分析[J].甘肅廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2020（30）：44-48.