唐榮君

(貴州廣播電視大學 貴陽 550004)

一、基層電大教輔管理工作的現(xiàn)狀

開放教育教務工作管理平臺由上至下分為國開平臺、省校(分部)平臺、分校平臺和教學點平臺，該平臺在物理結構上分為國家開放大學和省級電大兩級，在管理權限上分為國開、省電大、地州市電大、教學點四級，系統(tǒng)結構如圖1所示?；鶎与姶?教學點)作為第四級管理平臺，日常教務、教輔管理工作是基于教學點平臺展開的。以貴州廣播電視大學為例，其教務管理工作模式由上至下分為國開總部、省校(貴州電大本部)、分校(地州市電大)、教學點(縣級電大及工作站)四個部分，截至2020年一共下設11個分校、84個教學點，基層電大數(shù)量多且分布廣?；鶎与姶?教學點)的日常教務管理工作通過國家開放大學教務管理平臺(CPS1.0)、貴州分部平臺、分校平臺和教學點平臺開展，涵蓋教務、學籍、考務三大業(yè)務模塊，涉及課程及教學資源、專業(yè)規(guī)則、學籍、考務、成績、畢業(yè)審核等內容。

圖1 電大教務管理系統(tǒng)結構圖[1]

基層電大(教學點)教務管理系統(tǒng)的有效業(yè)務模塊包括招生、課程、學籍、選課、考務、成績、畢業(yè)、收費、專業(yè)規(guī)則、免修免考等十個部分，具體如圖2所示。通過該平臺開展的上述教務管理工作基本停留在數(shù)據(jù)查詢與簡單錄入階段，系統(tǒng)操作友好性、智能性欠缺，過多的查詢條件會在無形中增加工作人員的負擔。

圖2 基層電大教務管理平臺界面

由于教務管理系統(tǒng)操作權限受限于國家開放大學，加上國開平臺缺乏自定義模塊，直接導致基層電大很多業(yè)務不能運用信息化平臺高效開展工作?；鶎与姶蠼梯o管理人員多為兼職且不固定，除了要完成上述教務管理系統(tǒng)涉及的業(yè)務工作，還要依托分校、省校、國開的各級各類學習、考試平臺開展日常教輔工作，包括國開學習網(wǎng)、省校考試管理平臺、國開考試管理平臺等，教輔工作人員及學生需要在不同平臺之間頻繁切換，稍有遺漏就會影響學生畢業(yè)。這些平臺往往獨立運行，服務器和運行管理都隸屬于不同部門，勢必會給基層電大教輔管理工作帶來實際困難。

二、基層電大教輔管理工作存在的問題

基層電大(教學點)除了常規(guī)教務管理工作以外，教輔工作主要涵蓋學生入學后的教務、學籍和考務相關具體工作，包括專業(yè)規(guī)則校對、班級課表、學期開課表、系統(tǒng)選課、國開學習網(wǎng)選課、課程考核形式核對、考試訂單、試卷號核對、考試通知單、成績查詢、查分查卷、學籍異動、學位外語考試、免修免考辦理等。筆者根據(jù)調研發(fā)現(xiàn)：目前，全國絕大多數(shù)基層教學單位的上述教輔管理工作均處于人工手動校對狀態(tài)，工作量巨大，由于缺乏信息化平臺的使用，工作過程中存在很多問題。

(一)信息查詢不便捷

在日常教輔工作中，基層電大(教學點)教輔管理人員需要掌握學生的全部基本信息，查詢所管理班級的專業(yè)規(guī)則數(shù)據(jù)、開課總表及班級課表，匯總查詢班級的學生成績，檢查各類學習網(wǎng)選課數(shù)據(jù)，校對審核各科目考核方式及試卷號，查詢學生繳費情況等。目前，這些查詢工作基于不同平臺，很多工作需要教輔管理人員手工檢查核對，信息查詢非常不方便，同時也容易導致查詢結果出錯。

(二)交互操作不靈活

基層電大(教學點)教務管理平臺屬于國家開放大學教務管理平臺的第四級平臺，平臺操作權限受限，只能機械地錄入數(shù)據(jù)與查詢數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)分析及結果運用方面不夠靈活。查詢數(shù)據(jù)的時候，由于搜索條件太多導致基層教輔管理人員工作量加大。圖3為教學點學期開設課程查詢界面，其查詢條件多達16項。

圖3 教學點學期開設課程查詢界面

在日常教輔工作中，教師和學生往往要頻繁登錄多個平臺開展相關教輔工作。這些平臺相互獨立，用戶名和密碼各不相同，沒有統(tǒng)一入口，圖4顯示了貴州分部部分教輔平臺操作界面。

圖4 貴州分部部分教輔平臺操作界面

眾多的操作平臺無形中增大了教輔人員和學生的負擔，一項工作通常需要登錄查詢多個平臺才能完成，且各平臺操作較機械化，缺乏交互性。

(三)平臺數(shù)據(jù)難共享

由于各個操作平臺的數(shù)據(jù)庫相對獨立，數(shù)據(jù)接口未開放或半開放，導致各平臺之間數(shù)據(jù)很難共享，即使能導出相應數(shù)據(jù)，也需要經(jīng)過人工檢查、修改才能使用?；鶎咏梯o管理人員在查詢處理學生數(shù)據(jù)時需要格外仔細。例如，在補考訂單生成中，教輔人員需要將國開學習網(wǎng)、省校學習平臺等多個平臺的數(shù)據(jù)導出，人工校對學生成績，再按照需要補考的學生信息制作補考訂單提交省校教務部門。這樣的操作流程難免存在遺漏，每學期都有學生因此未能參加補考，導致不能按時畢業(yè)。

(四)材料遺失風險大

目前，各基層電大的各項材料基本處于人工手動操作狀態(tài)，并且很多材料均以紙質文件的形式留存。例如，學生每學期免修免考辦理材料、各專業(yè)班級規(guī)則表、開課大表、課程表、考試通知單、學生繳費收據(jù)等材料的保管方法原始，若保管不當，將進一步增大上述材料遺失的風險。

三、基層電大教輔管理工作的改進措施

針對基層電大(教學點)日常教輔管理工作存在的問題，結合筆者多年從事電大教務管理工作的經(jīng)驗，現(xiàn)提出如下改進措施。

(一)完善政策保障

為了更好更快地推進基層教務管理工作改革，管理者必須出臺相應政策以確保改革順利進行。各分部必須高度重視業(yè)務工作的改革，要以真抓實干的精神配以專班建設促進改革落地。筆者建議組建由省校、分校、教學點三級構成的專班小組，投入一定科研人員與經(jīng)費的同時出臺項目建設方案，進一步完善政策保障措施，力推改革。

(二)研究開發(fā)系統(tǒng)

要解決上述基層電大面臨的具體問題，最有效的辦法就是開發(fā)一套基于WEB操作完整的基層電大教輔管理系統(tǒng)，將相關業(yè)務工作有機整合，減少教輔管理人員日常工作內耗，提高效率，進一步減少和避免差錯的發(fā)生。

1.豐富平臺模塊功能

在開發(fā)WEB教輔管理系統(tǒng)之前必須仔細梳理基層電大現(xiàn)有的業(yè)務工作，并按照操作對象分為教輔界面、學生界面和后臺管理界面，盡可能方便操作人員查詢與管理數(shù)據(jù)。結合前文提到的具體問題，該WEB教輔管理系統(tǒng)需與國開教務管理系統(tǒng)的相關模塊進行關聯(lián)與整合。例如，學生注冊、學籍異動、畢業(yè)審核等業(yè)務需納入學籍模塊，專業(yè)規(guī)則、課程安排、免修免考辦理等業(yè)務需納入教務模塊，考試通知、成績查詢、補考安排等業(yè)務需納入考務模塊。另外，還應增加信息查詢、繳費管理、學習管理等模塊，建議各模塊組成如圖5所示。

圖5 WEB教輔平臺模塊構成圖

2.整合平臺數(shù)據(jù)共享

目前，各類教輔管理平臺眾多且入口不一，WEB教輔管理系統(tǒng)的開發(fā)必須關注并解決此問題，讓廣大基層教輔管理人員和學生從瑣碎的賬號密碼中解放出來，快速登錄各類平臺完成相應操作。在設計開發(fā)的過程中，該系統(tǒng)可以通過HTML超鏈接的形式在WEB教輔平臺中直達各類平臺，同時，可以運用Cookie設置記住各平臺賬號和密碼并完成自動快捷登陸。各平臺相關數(shù)據(jù)通過平臺管理員統(tǒng)一導入后臺，方便各模塊調用。

3.規(guī)范各類報表導出

由于基層電大各項工作存在連續(xù)性，每年都會面臨各類評估檢查。教輔平臺的使用會產(chǎn)生很多數(shù)據(jù)和文檔，這些材料組成教學檔案共同支撐各類檢查評估。以往的教學檔案材料五花八門，分別由不同的管理人員存放，查找打印非常不便且容易丟失。如果要通過教輔平臺的運用來規(guī)范各類數(shù)據(jù)報表的導出，就必須創(chuàng)建一個固定的文件夾系統(tǒng)，統(tǒng)一規(guī)范由平臺生成的各類文檔，使用含有學期標志的標準文件名命名，并對文檔設置安全保護，從而建立起一套完善的電子檔案，解決材料遺失風險大這一基層電大普遍存在的實際問題。[2]

(三)重視數(shù)據(jù)安全

開發(fā)系統(tǒng)在提升工作效率的同時也面臨數(shù)據(jù)泄露的風險，在系統(tǒng)運營過程中必須重視數(shù)據(jù)的安全性與保密性。安全是發(fā)展的前提，必須全面提高數(shù)據(jù)安全保障能力，構建貫穿整個系統(tǒng)的綜合立體的預防體系，以滿足各基層電大(教學點)的實際應用需求。數(shù)據(jù)利用和隱私保護本身存在矛盾，可以利用動態(tài)加密、多方安全計算、匿名化等技術實現(xiàn)兩者良好的平衡，解決數(shù)據(jù)應用過程中隱私保護問題的同時，加強系統(tǒng)操作日志的管理以及管理人員工作臺賬管理，有效將數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)篡改等安全風險降到最低。

四、結語

針對開放教育基層教輔管理工作存在的問題，設計研發(fā)教輔管理平臺能夠有效促進基層電大各項教輔工作的開展，提升工作效率，減少人為錯誤的發(fā)生。教輔平臺的研發(fā)具有很強的現(xiàn)實意義與使用價值。首先，教輔管理平臺的開發(fā)深入調研基層需求，解決實際問題，主動為基層電大教輔管理人員創(chuàng)造良好的管理平臺，為學生提供方便快捷的信息查詢功能。其次，管理規(guī)范化是一切工作的基礎，通過平臺研發(fā)可以保障管理制度有序高效執(zhí)行，進一步提高工作效率。第三，促進管理質量提高。計算機處理的對象是信息，在數(shù)據(jù)處理過程中出現(xiàn)的漏報、錯報、漏輸、錯輸?shù)葐栴}，是影響工作質量的關鍵問題。若要減少和避免這些錯誤，需在平臺開發(fā)中充分考慮錯誤校驗，增加相應的檢測功能，同時將數(shù)據(jù)處理作分層設計，強化各管理層、各管理人員的責任，保證信息采集的準確性。最后，促進基層管理人員對信息技術的掌握，提升各基層電大管理人員的整體管理水平與職業(yè)素質。[3]