張錫坤

【摘要】本文針對辦公室檔案管理工作的效率，簡單介紹提升檔案管理工作效率的必要性，同時分析辦公室檔案管理工作效率提升的方式方法，希望可以借助本文為相關(guān)工作者提供理論幫助。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案管理;工作效率;提升途徑

辦公室的檔案有序性、完整性是推動單位發(fā)展的關(guān)鍵，同時對于單位的發(fā)展有一定的促進作用。對于辦公室檔案管理工作而言，應(yīng)當堅持基礎(chǔ)性的科學(xué)原則，并結(jié)合具體工作中的實踐性特征不斷完善并創(chuàng)新，從而保障辦公室檔案的綜合管理質(zhì)量，從而真正發(fā)揮檔案的管理綜合價值。辦公室檔案管理從目前來看，仍然存在許多缺陷與不足，例如管理效率不高、管理方式落后等。對此，探討辦公室檔案管理工作效率的提升途徑有重要意義。

一、做好辦公室檔案管理工作的必要性

（一）有利于相關(guān)工作的開展。眾所周知，檔案屬于單位非常重要的記錄性資料內(nèi)容，檔案內(nèi)容雖然各有不同，但是在重要性方面均有相似性。對于部分事業(yè)單位而言，檔案本身屬于保密性要求較高的機密文件，會直接決定企業(yè)、單位的業(yè)務(wù)是否可以順利開展。對此，對于辦公室檔案管理工作來看，只有充分意識到辦公室檔案管理的重要性并確保其可以順利實施，才可以更好地推動整個單位正常運行。例如，以人事檔案為例，人事檔案涉及每一個工作人員的發(fā)展歷程以及崗位以往和現(xiàn)狀，只有真正做好檔案管理工作，才可以確保后續(xù)的人事聘用科學(xué)合理。

（二）做好檔案資料管理工作。借助對重要檔案資料的針對性管理工作，可以確保單位工作效率得到顯著提升，其主要原因在于辦公室當中的資料文件屬于指導(dǎo)性的指令性文件，其對于不同部門的工作方式以及思路具備一定的指導(dǎo)性價值。對此，可以毫不夸張地說，辦公室檔案管理也是“領(lǐng)導(dǎo)”，其能夠促使單位工作更有序，及時杜絕相關(guān)問題的發(fā)生。另外，做好辦公室檔案管理還可以為后續(xù)的資料查閱提供幫助，尤其是在信息化時代，借助信息化檔案可以更好地實現(xiàn)信息的快速檢索與模糊性檢索，這些功能的實現(xiàn)可以直接為資料查閱提供便捷幫助。

（三）提高檔案資料的安全性。在辦公室檔案管理工作中，只有做好了辦公室檔案管理的針對性、層次性，才可以更好地提高檔案的資料查閱效益，以便于不同等級檔案需求人員及時查閱到相關(guān)的資料，并完成分級化管理。這樣的處理方式不僅可以提高檔案管理的整體工作效率，還可以提高部分重要檔案的保護性能力，提高檔案的安全性與保密性，推動部門長遠發(fā)展。

二、辦公室檔案管理工作效率的提升路徑

（一）完善檔案信息化管理系統(tǒng)。伴隨著信息化技術(shù)以及時代環(huán)境的不斷改變，檔案管理工作不斷發(fā)展創(chuàng)新，此時檔案管理工作會逐漸向著信息化的方向發(fā)展。借助先進的信息化系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的整體管理工作，可以將不同的檔案數(shù)據(jù)合理分組、合理儲存，從而提高辦公室檔案管理的整體工作效率。在這一基礎(chǔ)上，如何穩(wěn)定并持續(xù)提高檔案管理效率，就必然需要及時建立、應(yīng)用并不斷完善信息化管理系統(tǒng)，從而提高整個管理效率。在具體系統(tǒng)建設(shè)期間，需要從下面幾點著手：1.提升信息化管理意識。辦公室檔案管理工作的建設(shè)需要構(gòu)建一個全新的管理意識，及時突破傳統(tǒng)管理意識當中的各種缺陷，充分意識到檔案管理的重要性。強化檔案管理的整體水平，加大管理資金的投入，為檔案信息化管理提供保障。檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)期間，需要許多的設(shè)備、資金以及人力資源，此時需要做好資金方面的供應(yīng)，不同的檔案系統(tǒng)需要做好針對性的系統(tǒng)建設(shè)，對于事業(yè)單位而言，需要做好檔案管理、檔案采集、網(wǎng)上查閱三個系統(tǒng)的建設(shè)，并針對不同的管理需求、職責(zé)，做好材料的收集、鑒別以及整理、儲存，同時根據(jù)實際需求做好業(yè)務(wù)模塊的建設(shè)，如系統(tǒng)維護與業(yè)務(wù)管理。2.提升管理效率。在提供資金與基礎(chǔ)技術(shù)支持的同時，需要按照檔案管理的需求做好管理工作的合理落實。一方面，需要單位領(lǐng)導(dǎo)提高對于檔案管理的重視度，根據(jù)實際需求做好人事方面的調(diào)動以及資金方面的調(diào)整，從而提高管理的整體效率;另一方面，需要采取更加科學(xué)合理的方式落實管理工作，例如針對信息化系統(tǒng)做好管理體系的調(diào)整，從而提高管理的綜合效率。

（二）完善管理制度體系。進一步強化檔案管理工作的制度體系是提高管理工作效率的重要途徑。從當前的事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀來看，無論是文件的內(nèi)容、形式方面，都存在一定程度的不齊全現(xiàn)象，存在相關(guān)的缺陷與不足，尤其是對于管理時間不長的單位，檔案管理工作意識并不強烈，此時管理手段的應(yīng)用比較落后，認為管理工作只是單純的資料統(tǒng)計，只需要做好資料的儲存，不需要考慮其他問題，在這一環(huán)境之下，必然會引發(fā)許多問題。對此，按照檔案管理工作的特殊性以及重要性，需要細化管理制度。首先，需要根據(jù)檔案管理工作人員的管理工作經(jīng)驗采集相關(guān)的建議，積極聽取建議以及管理中的實踐性問題，從而針對性補充與完善管理規(guī)章制度。其次，需要從管理工作中不斷探索與完善，確保管理規(guī)章體系的基礎(chǔ)完整，從而推動辦公室的檔案管理效率。最后，建設(shè)意見反饋機制。檔案管理的完善期間需要進一步改進與完善管理制度，并構(gòu)建管理工作意見的反饋機制，按照管理中提出的意見提出改進策略，并由管理人員進行評價，通過后實施。這一種反饋機制的發(fā)揮可以顯著提高檔案管理工作人員的工作積極性，并提高對于管理人員的個體尊重意識，讓檔案管理工作達到循環(huán)提升質(zhì)量的作用。

（三）不斷創(chuàng)新管理理念。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要不斷提高對于檔案管理工作的重視度，持續(xù)性強化單位對于檔案綜合性管理工作的重視度，尤其是在工作謀劃和部署實施等方面，需要不斷改進與完善。按照檔案管理工作的實踐性情況，采取積極主動的業(yè)務(wù)考核管理工作。除此之外，還需要針對獎勵與懲罰需求做好相應(yīng)的完善管理，針對管理工作者的工作需求提高重視，采取各種激勵機制提高其工作的主動性，并根據(jù)實際需求不斷完善與優(yōu)化工作環(huán)境、條件的便利性。在這一基礎(chǔ)上，需要嚴格落實監(jiān)督管理工作。管理人員本身也需要提高對于檔案管理工作的重視度，尤其是在信息化發(fā)展背景之下，需要根據(jù)實際的發(fā)展特征、改變現(xiàn)狀等因素調(diào)整與優(yōu)化自身業(yè)務(wù)水平，從而提高整體工作效率，推動單位長遠發(fā)展。

（四）強化管理人員素質(zhì)。導(dǎo)致檔案管理工作效率較低的原因非常多，普遍在于兩個方面：一方面，是外部環(huán)境、工作人員的素質(zhì)以及設(shè)備工具、監(jiān)督機制等方面，其中最為突出的便是人員方面的素質(zhì)問題，對于辦公室檔案管理工作而言，因為工作本身屬于一個高專業(yè)性的工作，再加上信息化設(shè)備的使用，所以辦公室檔案管理工作人員必須具備較強的專業(yè)素養(yǎng)。一般情況下，需要以固定的計劃實現(xiàn)對工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，同時還需要提高對職業(yè)道德的培訓(xùn)，并適當進行考核，對于工作表現(xiàn)突出的工作人員給予相應(yīng)的獎勵，實現(xiàn)激勵作用;另一方面，需要激發(fā)積極性。針對辦公室檔案管理工作人員需要做好相應(yīng)的激勵，在技術(shù)、思想等方面提供培訓(xùn)的同時，需要高度重視激勵政策的宣傳與落實，提高工作人員工作積極性以及能力提升的主動性。

（五）構(gòu)建意見反饋機制。在檔案管理工作不斷改進的同時，反饋機制的支持非常重要，這也確保檔案管理工作可以向著正確的方向、實際問題與需求之間的關(guān)系進行改進。檔案管理工作效率提升的同時，需要進一步強化與改善管理制度，同時落實管理工作的意見反饋機制，借助反饋機制實現(xiàn)對檔案管理工作中相關(guān)問題的及時檢查，并按照實際的問題以及現(xiàn)狀問題等提出相應(yīng)的管理意見，及時將意見反饋到管理人員處，管理人員再根據(jù)實際情況進行及時整改與優(yōu)化。但是，在反饋機制建設(shè)的同時，需要得到相應(yīng)的支持與高度重視，辦公室檔案管理人員需要提供積極的支持與配合，及時將意見進行反饋，真正帶動辦公室檔案管理工作人員保持相應(yīng)的工作積極性，從而促使檔案管理工作的效率以及工作質(zhì)量水平得到持續(xù)性提升。

三、總結(jié)

綜上所述，伴隨著我國經(jīng)濟水平的持續(xù)性提高以及電子信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的內(nèi)部檔案管理工作模式也在不斷完善和創(chuàng)新。在這一背景之下，辦公室檔案管理工作需要進一步提高自身的工作效率，確保檔案可以真正為其他的工作人員服務(wù)，在信息化技術(shù)的支持下，檔案管理工作會遭遇更多的挑戰(zhàn)、獲得更多的發(fā)展機遇。對此，在今后需要進一步提高相關(guān)管理工作水平，提高新技術(shù)、新方法的掌握與應(yīng)用，從而保障辦公室檔案管理工作效率持續(xù)提高。

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