王兵
對多條關(guān)鍵信息之間的關(guān)系進(jìn)行排序,應(yīng)優(yōu)先使用羅列、歸納等簡單方法,和短語、短句進(jìn)行陳述,而盡量少使用推理、演繹等復(fù)雜方法,及長句、復(fù)句進(jìn)行陳述
每年畢業(yè)季,大學(xué)生就業(yè)的話題就會被更多討論。其中,公關(guān)行業(yè)以相對旺盛的用人需求吸引了不少新人。不過,一些基礎(chǔ)能力準(zhǔn)備不足,比較典型的如溝通能力,這個公關(guān)人最常用、最重要的工作能力,卻讓部分行業(yè)新人感到頗有挑戰(zhàn)。
要知道,公關(guān)人幾乎是全天候地與各種工作對象保持溝通狀態(tài)。來說兩個溝通實例:實例1,有一次我去一所大學(xué)給學(xué)生做分享,開場時請幾位同學(xué)介紹自己,這個看起來比較簡單的互動卻讓我挺意外,因為大部分同學(xué)連自己名字都沒提到。實例2,一位行業(yè)新人申請加入我創(chuàng)建的群,我讓他進(jìn)群后介紹一下自己,然而他的介紹不僅沒有提到自己是誰,也沒有就職公司、負(fù)責(zé)什么工作等信息。
在近幾年的實際工作接觸中,我發(fā)現(xiàn)類似的情況并非個案或少數(shù),而是有一定的普遍性。為此,圍繞行業(yè)新人如何培養(yǎng)自己的溝通能力,我談幾點(diǎn)個人心得。
第一個工具是關(guān)鍵信息管理:一是對關(guān)鍵信息點(diǎn)或者信息條進(jìn)行梳理,即我們在溝通中要表達(dá)的關(guān)鍵信息包括哪幾點(diǎn)或者哪幾條?二是上述若干點(diǎn)或者條關(guān)鍵信息之間的關(guān)系是什么?然后根據(jù)關(guān)系進(jìn)行邏輯排序。三是從文字陳述上檢查單點(diǎn)或單條信息所要表達(dá)意思的準(zhǔn)確性與完整性。
當(dāng)中,我有一點(diǎn)比較深切的體會,對多條關(guān)鍵信息之間的關(guān)系進(jìn)行排序,應(yīng)優(yōu)先使用羅列、歸納等簡單方法,和短語、短句進(jìn)行陳述,而盡量少使用推理、演繹等復(fù)雜方法,及長句、復(fù)句進(jìn)行陳述。用一個A、B組對比的陳述例子來具體說明。A組的陳述:對于某某事,因為什么,還有什么,以及什么,但是什么,又如何,所以……;B組的陳述:對于某某事,我有幾個看法:1是什么,2是什么,3是什么……總的來說,就是什么……這個對比中,A組屬于使用推理和復(fù)句,而B組則使用的是羅列、歸納和短句。很顯然,對大部分人來說,B組會更容易準(zhǔn)確表達(dá),也更方便被理解。
第二個溝通工具是主謂賓檢驗。所謂主謂賓檢驗,就是當(dāng)我們把一組或一段文字寫好后,可以用劃分它的主語、謂語和賓語來檢驗、對照與我們真正想要表達(dá)的意思是不是一致的。它的使用場景,更適合使用了推理、演繹,和長句、復(fù)句進(jìn)行陳述的情況,會是更有助于提高溝通質(zhì)量和效率的補(bǔ)充方法。我曾經(jīng)多次遇到的一種情況是,不少有行業(yè)資深經(jīng)驗的人,在日常工作文件中寫出來的文字、語句,和其原本要表達(dá)的意思恰恰相反。這不僅會讓溝通不順暢,更會帶來一系列的不良影響。主謂賓檢驗這個方法,就是我應(yīng)對這種教訓(xùn)而采用的。
第三個工具是“5W1H”,即“何時何地何人因何如何做了何事”。它是幫助我們把關(guān)鍵信息點(diǎn)或者信息條陳述準(zhǔn)確、完整的最常用、最有效工具。我以前帶新人的時候,第一件事是讓其參與項目會議并寫會議紀(jì)要。如果事先不提供會議紀(jì)要模板,往往會寫得比較凌亂,諸多關(guān)鍵信息漏掉,寫錯的情況更多。而提供了會議紀(jì)要模板后,哪怕是新人,基本上也能在會后半小時到一小時就完成會議紀(jì)要,而熟悉會議背景或有經(jīng)驗的人,能在會議結(jié)束后即時完成紀(jì)要的撰寫,會議溝通的有效性能得到充分保障。這個會議紀(jì)要模板,就是采用了“5W1H”方法設(shè)計的,包括什么人參加了何時何地召開的什么主題內(nèi)容的會議,不同的人在會中分別承擔(dān)了什么角色,就什么事項進(jìn)行了討論,結(jié)論有哪些?后續(xù)需要由誰去做什么、什么時間完成……