紀(jì)建強(qiáng)/中國(guó)航空工業(yè)集團(tuán)公司西安飛機(jī)設(shè)計(jì)研究所

陳慧香 劉宸希/中國(guó)航空工業(yè)發(fā)展研究中心

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同管理在單位經(jīng)營(yíng)中的角色越來越重要。當(dāng)前很多單位規(guī)定1 萬元以上的財(cái)務(wù)支出必須簽訂合同，合同管理貫穿于單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的始終。由于合同管理幾乎涉及單位所有的部門及崗位，業(yè)務(wù)內(nèi)容復(fù)雜、種類繁多，而且規(guī)范的是單位與外部的交易往來，因此合同管理也是當(dāng)前單位存在問題較多的領(lǐng)域。為提升單位合同管理能力，防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)，本文以問題為導(dǎo)向，引入AOS （AVIC Operation System，以下簡(jiǎn)稱AOS）流程管理思想，在合同管理優(yōu)化方面進(jìn)行了大量有益的探索。

一、經(jīng)濟(jì)合同管理中存在的主要問題

為充分挖掘合同管理中存在的問題，以便針對(duì)性優(yōu)化改善，本文對(duì)近3 年航空工業(yè)所屬各單位審計(jì)、檢查中發(fā)現(xiàn)的合同管理問題進(jìn)行了認(rèn)真地梳理和剖析，發(fā)現(xiàn)各單位在經(jīng)濟(jì)合同管理方面普遍存在以下問題：

1.合同管理制度不健全，流程不規(guī)范。（1）缺少經(jīng)濟(jì)合同管理制度，或是相關(guān)制度老舊，長(zhǎng)期不修訂；（2）單位缺少固化的標(biāo)準(zhǔn)合同管理流程，業(yè)務(wù)人員根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和理解辦理業(yè)務(wù)，辦理過程隨意、主觀性強(qiáng)，人員流動(dòng)時(shí)相關(guān)業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效率受到較大影響。

2.合同管理崗位分工不明確，職責(zé)不清晰。具體表現(xiàn)有：（1）合同管理業(yè)務(wù)相關(guān)責(zé)任未細(xì)化到具體崗位，責(zé)任不清；（2）部分合同管理環(huán)節(jié)大家互相推諉，誰都不愿承擔(dān)責(zé)任；（3）多頭參與合同相關(guān)活動(dòng)，部門間溝通不到位，信息傳遞不暢，相互扯皮；（4）大量集體決策，頻繁采用會(huì)議評(píng)審或多部門聯(lián)簽，大家都負(fù)責(zé)，實(shí)際無人負(fù)責(zé)。

3.合同簽訂不規(guī)范。具體表現(xiàn)有：（1）先干活，后簽合同，一方面會(huì)使合同內(nèi)容邊界無保障，另一方面使合同價(jià)款及權(quán)益獲取處于被動(dòng)；（2）合同生效條件不明確，雙方出現(xiàn)爭(zhēng)議，有時(shí)出現(xiàn)執(zhí)行分歧，處理被動(dòng)；（3）合同文本不規(guī)范，有的合同要件不齊全，影響合同執(zhí)行效果；（4）供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系不健全，合同乙方選擇不規(guī)范，容易出現(xiàn)合同乙方因?qū)嵙Σ粔?、能力不足?dǎo)致質(zhì)量、進(jìn)度不能滿足業(yè)務(wù)要求，從而影響整個(gè)任務(wù)工作等風(fēng)險(xiǎn)，甚至為偽造、變?cè)焯摷俸贤峁┝藴卮病?/p>

4.合同執(zhí)行監(jiān)督不到位。具體表現(xiàn)有：（1）缺少經(jīng)濟(jì)合同運(yùn)行分析及報(bào)警機(jī)制，合同執(zhí)行過程跟蹤、反饋不及時(shí)，導(dǎo)致相關(guān)問題不能及時(shí)解決，合同拖期嚴(yán)重；（2）定期合同執(zhí)行通報(bào)模板不規(guī)范，未能反映公司全部合同情況，往往忽視以前年度簽訂未結(jié)束合同的執(zhí)行及收付款情況，不利于合同的閉環(huán)管理，容易形成“兩金”管理（存貨和應(yīng)收款項(xiàng)管理）的薄弱環(huán)節(jié)；（3）合同變更、終止頻繁，相關(guān)流程不明確。

5.合同管理信息系統(tǒng)功能銜接不暢。（1）缺少合同管理系統(tǒng)；（2）合同管理系統(tǒng)與其它系統(tǒng)如辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等不兼容；（3）合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)粗放，界面不友好，相關(guān)功能開發(fā)人性化不足，操作使用不方便。

6.其他相關(guān)問題。如部分合同不執(zhí)行網(wǎng)上審批流程，合同約定的業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后較長(zhǎng)時(shí)間不發(fā)起合同結(jié)算申請(qǐng)，合同歸檔不閉環(huán)等。

為解決上述問題，提升單位經(jīng)濟(jì)合同管理水平，本文引入了AOS流程管理思想。

二、航空工業(yè)AOS流程管理的核心理念

航空工業(yè)AOS流程體系以業(yè)務(wù)流程為主線，融合相關(guān)管理體系，將績(jī)效、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等各種管理要素與業(yè)務(wù)流程有機(jī)集成［1］，旨在增強(qiáng)單位的管理協(xié)同，提升單位的管理質(zhì)量和效率，以促進(jìn)單位持續(xù)、健康發(fā)展。其管理思想可歸納為以下幾點(diǎn)：

1.AOS流程管理體系主要由體系架構(gòu)和流程建模兩大部分構(gòu)成。

2.以業(yè)務(wù)為主體，以流程為主線，分層、分類架構(gòu)業(yè)務(wù)管理體系，繪制流程地圖，體系架構(gòu)設(shè)計(jì)打破了傳統(tǒng)的行政職能界限。所謂分類是指根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行橫向分類，所謂分層是指按照業(yè)務(wù)域、流程組、流程（復(fù)雜的流程繼續(xù)細(xì)分子流程）、步驟和活動(dòng)進(jìn)行層層分解。

3.在體系架構(gòu)的第三層即流程（或子流程）這一層級(jí)開展流程建模，繪制流程圖，描述詳細(xì)的操作過程。建模流程的上層架構(gòu)通過業(yè)務(wù)場(chǎng)景展示與內(nèi)外部利益相關(guān)者及不同業(yè)務(wù)之間的邏輯關(guān)系（如上下游關(guān)系、輸入輸出關(guān)系、支撐與影響關(guān)系等）。

4.流程建模充分融合相關(guān)管理工具，集成相關(guān)崗位配置、關(guān)聯(lián)制度、關(guān)鍵控制點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)提示、經(jīng)驗(yàn)傳承、上下游接口、模板表單等建模要素，顯性化和規(guī)范化相關(guān)業(yè)務(wù)流程，細(xì)化相關(guān)管理過程，規(guī)范相關(guān)人員的行為，以提高業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

5.流程建模過程也是構(gòu)建多維業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)庫的過程，如果把基本流程建模視作基本積木單位構(gòu)建的話，復(fù)雜流程建模即是根據(jù)管理需要對(duì)基本流程進(jìn)行串接創(chuàng)造的過程。

三、AOS 流程管理思想在經(jīng)濟(jì)合同管理中的具體應(yīng)用

AOS流程管理思想在經(jīng)濟(jì)合同管理的應(yīng)用過程中，首先將經(jīng)濟(jì)合同管理業(yè)務(wù)按照AOS流程體系管理架構(gòu)設(shè)計(jì)的思路進(jìn)行系統(tǒng)化和顯性化梳理，建立合同管理體系架構(gòu)，固化合同管理業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容（類別）［2］，然后按照AOS 流程體系管理的建模思路，對(duì)合同管理體系內(nèi)各具體合同管理流程進(jìn)行開發(fā)建模，將風(fēng)險(xiǎn)和合規(guī)管理等政策要求、相關(guān)管理制度、崗位職責(zé)、模板表單、上下游業(yè)務(wù)接口等融入合同管理流程，以細(xì)化合同管理過程、規(guī)范合同管理行為。

（一）以AOS 架構(gòu)理論為指導(dǎo)，系統(tǒng)化梳理合同管理業(yè)務(wù)，搭建合同管理體系

借鑒航空工業(yè)AOS架構(gòu)理論，結(jié)合單位的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，按照經(jīng)濟(jì)合同管理的業(yè)務(wù)性質(zhì)或管理特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)分類和邏輯分層，搭建合同管理體系，該體系的主要作用是系統(tǒng)化和顯性化公司的合同管理業(yè)務(wù)，明確合同管理主體。如某科研院所在認(rèn)真梳理及專項(xiàng)剖析單位歷年完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同后，按照部門維度和業(yè)務(wù)維度，建立了2 層、7 類42 個(gè)具體業(yè)務(wù)流程的合同管理體系。具體如圖1所示。

合同管理基本流程包括經(jīng)濟(jì)合同談判管理流程、合同招標(biāo)管理流程、合同簽訂管理流程、合同驗(yàn)收管理流程、合同變更/終止/中止管理流程、合同結(jié)算管理流程和合同歸檔管理流程等7個(gè)一級(jí)流程。由于所有合同的閉環(huán)管理幾乎都涉及相關(guān)的合同談判、簽訂、驗(yàn)收、結(jié)算及歸檔等環(huán)節(jié)，招標(biāo)和變更/中止/終止合同管理流程也在多種合同中可能會(huì)涉及，因此將基本流程作為流程管理的基本單元進(jìn)行管理。該7個(gè)通用基本流程主要是支撐各專項(xiàng)合同管理流程和通用合同管理業(yè)務(wù)流程的管理，其他流程相關(guān)步驟可借鑒通用基本流程。該部分流程的責(zé)任主體是合同歸口管理部門，流程所有者是其主管領(lǐng)導(dǎo)。

圖1 某科研院所經(jīng)濟(jì)合同管理體系架構(gòu)

專項(xiàng)合同管理流程是根據(jù)該單位的業(yè)務(wù)類型和管理特點(diǎn)設(shè)計(jì)的，具有突出的個(gè)性業(yè)務(wù)特征。專項(xiàng)合同管理流程涉及收入業(yè)務(wù)合同管理流程、外協(xié)業(yè)務(wù)合同管理流程、基建技改業(yè)務(wù)合同管理流程、采購業(yè)務(wù)合同管理流程和服務(wù)業(yè)務(wù)合同管理流程等5類一級(jí)流程，每類一級(jí)流程又細(xì)分子流程，如外協(xié)業(yè)務(wù)合同管理流程包括型號(hào)外協(xié)合同管理子流程、科研外協(xié)合同管理子流程、產(chǎn)品外協(xié)合同管理子流程等。5類業(yè)務(wù)共設(shè)計(jì)了31個(gè)具體業(yè)務(wù)子流程。各類具體合同根據(jù)業(yè)務(wù)的主管部門明確責(zé)任主體，相關(guān)部門的主管領(lǐng)導(dǎo)是流程所有者。

通用合同管理流程主要針對(duì)單位各部門都有可能涉及的業(yè)務(wù)進(jìn)行設(shè)計(jì)，如委托合同管理流程、無定額合同管理流程等，共涉及4 個(gè)業(yè)務(wù)流程。由于各個(gè)部門都可能用到該類業(yè)務(wù)流程，因此該類合同管理流程也由合同歸口管理部門的主管領(lǐng)導(dǎo)作為流程所有者，其責(zé)任主體按照“誰申請(qǐng)、誰負(fù)責(zé)”的機(jī)制進(jìn)行管理，實(shí)際合同申請(qǐng)使用部門為具體合同的責(zé)任主體。

（二）融合多種管理要素，靈活建模

1.引入AOS 流程建模思路，開展具體業(yè)務(wù)流程建模

吸收AOS流程管理建模理念，在合同管理體系架構(gòu)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，按照“輸入—業(yè)務(wù)執(zhí)行—輸出”的邏輯主線，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理的各個(gè)具體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化的建模處理，明確各項(xiàng)合同管理業(yè)務(wù)的具體操作步驟、流程，及對(duì)應(yīng)的責(zé)任主體，固化落實(shí)相關(guān)的治理依據(jù)和風(fēng)險(xiǎn)管控要點(diǎn)，系統(tǒng)化和顯性化端到端的業(yè)務(wù)管控過程。具體建模示意如圖2所示。

圖2展示了每個(gè)基本業(yè)務(wù)模塊的流程建模思路，適用于基本合同管理模塊、通用合同管理模塊和專項(xiàng)合同管理模塊的具體業(yè)務(wù)流程建模。其中，通用合同管理流程和專項(xiàng)合同管理流程建模時(shí)在相應(yīng)的步驟和環(huán)節(jié)，可根據(jù)需要直接調(diào)用合同基本流程模型（可根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行微調(diào)），快速完成該流程建模。

2.合同基本流程模塊化，隨取隨用

根據(jù)合同管理業(yè)務(wù)及體系架構(gòu)的特點(diǎn)，在流程建模時(shí)可根據(jù)各層業(yè)務(wù)合同的具體定位，開展積木搭建式流程建模［3］。即首先按照AOS 流程積木建模思想，融合多種管理要素，進(jìn)行合同基本流程建模（基礎(chǔ)積木單元開發(fā)），任意合同基本流程模塊均可直接調(diào)用，融入通用合同管理流程和專項(xiàng)合同管理流程模塊的相關(guān)步驟（按需進(jìn)行積木組合，搭建心儀產(chǎn)品）。基本流程模塊如圖3所示。

3.編寫流程作業(yè)指導(dǎo)書，明確操作指南

綜合前述2 個(gè)步驟的相關(guān)成果，針對(duì)每個(gè)具體合同管理流程，結(jié)合合同管理容易出現(xiàn)的問題細(xì)化合同管理過程，優(yōu)化合同管理責(zé)任主體、文本模板、分析報(bào)警及通報(bào)管理等管控要素，將其固化到相關(guān)管控流程或模板和表單中，優(yōu)化合同管理流程，編寫合同管理業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書，作為每項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作指南。通過合同管理作業(yè)指導(dǎo)書，一方面精細(xì)化合同管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，另一方面規(guī)范化相關(guān)責(zé)任人員的操作行為，同時(shí)為優(yōu)化合同管理信息系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。流程作業(yè)指導(dǎo)書的成果如圖4所示。

圖2 基本流程模塊化示意圖

圖3 基本流程模塊化示意圖

圖4 XX合同管理業(yè)務(wù)流程作業(yè)指導(dǎo)書示例圖

四、AOS 流程思想在經(jīng)濟(jì)合同管理中的應(yīng)用評(píng)價(jià)及未來展望

AOS流程管理思想在合同管理中的應(yīng)用，提升了單位的合同管理水平和綜合管理能力，某研究所通過在合同管理過程中引入AOS流程管理思想，在以下方面得到了明顯改善：

1.通過大量合同管理治理制度的梳理和優(yōu)化，公司進(jìn)一步修訂和完善了合同管理制度，優(yōu)化了制度設(shè)計(jì)，同時(shí)將優(yōu)化后的制度通過作業(yè)指導(dǎo)書固化到流程之中，不僅解決了制度設(shè)計(jì)問題，同時(shí)為制度的貫徹執(zhí)行提供了載體，有利于制度的落地。

2.經(jīng)過大量溝通和研討，明確了合同管理相關(guān)崗位的分工及具體職責(zé)，對(duì)于解決前述合同管理因責(zé)任不清而互相推諉、多頭參與等扯皮問題起到了積極的推動(dòng)作用。

3.通過優(yōu)化模板、表單，明確了合同的文本要件及管控要素，為規(guī)范合同管理人員的行為、解決合同管理問題提供了指導(dǎo)，降低了合同風(fēng)險(xiǎn)。

4.作業(yè)指導(dǎo)書明確了相關(guān)合同管理業(yè)務(wù)的具體步驟、上下游接口和操作指南，使單位員工對(duì)具體合同管理業(yè)務(wù)的使用和理解更加有效，不僅提高了工作效率，而且提高了工作質(zhì)量，同時(shí)進(jìn)一步明確了合同管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和優(yōu)化需求，為下一步優(yōu)化合同管理信息系統(tǒng)提供了支撐。

實(shí)踐證明，合同管理中引入AOS 流程管理思想，通過合同管理體系搭建及流程建模，使合同管理更加系統(tǒng)、規(guī)范，對(duì)于解決合同管理中普遍存在的問題、細(xì)化合同管理過程和優(yōu)化合同管理信息系統(tǒng)、提升單位的合同管理和綜合管理能力具有借鑒意義，AOS流程管理思想在合同管理能力提升等專項(xiàng)管理領(lǐng)域?qū)⒋笥兴鶠椤?/p>