周瑜

摘要：隨著我國教育體制的不斷發(fā)展，高職院校近年來在進(jìn)行連續(xù)性的擴(kuò)招，學(xué)生的數(shù)量在急劇上生，這對校內(nèi)管理人員的管理能力也提出更高的要求，為了讓高職院校的管理工作進(jìn)行的更加順利，也為了督促學(xué)生更有效的進(jìn)行學(xué)習(xí)，很多高職院校逐漸在內(nèi)部設(shè)立教學(xué)秘書一職，這樣一來，不但能夠讓校內(nèi)的教學(xué)管理工作變得更加有序，還可以促進(jìn)整體教學(xué)質(zhì)量的提升，而本文則是就高職院校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用為議題展開論述。

關(guān)鍵詞：高職院校;教學(xué)管理;作用

引言

現(xiàn)如今，高職院校教學(xué)秘書的工作變得越來越繁重，可是校內(nèi)的相關(guān)人員卻沒有重視起教學(xué)秘書本身的作用，這樣不但會(huì)影響高職院校管理工作的進(jìn)步，還會(huì)為學(xué)生的發(fā)展帶來一定的負(fù)面影響，基于此，校內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合有關(guān)問題制定有效的應(yīng)對措施。

1高職院校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)分析

通常情況下，教學(xué)秘書在高職院校中會(huì)以教學(xué)院長或者是系主任的助手身份出現(xiàn)，其工作內(nèi)容基本上都是處理一些行政事務(wù)，由于這一職位相對特殊，負(fù)責(zé)的事務(wù)較多且有一定的繁雜性，在相關(guān)人員的選擇方面，應(yīng)該更加注重其責(zé)任心，這樣才能夠更好的完成有關(guān)的教學(xué)管理工作。在此基礎(chǔ)上，這一崗位人員的工作還有以下這樣幾個(gè)特點(diǎn)，首先，就是服務(wù)對象較為特殊，教學(xué)秘書的直接服務(wù)人群是學(xué)生和教師，要知道，高職院校學(xué)生和教師的數(shù)量是相當(dāng)龐大的，學(xué)生的個(gè)性又是千差萬別，如果教學(xué)秘書的工作能力達(dá)不到較高的水平，是很難應(yīng)對的，其次，教學(xué)事務(wù)比較復(fù)雜，教學(xué)秘書一職涉及的工作范圍相當(dāng)廣_[1]，因此，在其實(shí)際工作時(shí)，不僅要能夠理清基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，還需要其非常細(xì)心，面對一些突發(fā)事件能夠臨危不亂，且能夠及時(shí)想出應(yīng)對措施，最重要的一點(diǎn)是，要具備很強(qiáng)的責(zé)任心。最后，教學(xué)秘書的工作具有較強(qiáng)的原則性，教學(xué)秘書的工作是較為系統(tǒng)的，很多時(shí)候需要其處理問題時(shí)要具備很強(qiáng)的原則性，所以，在短時(shí)期內(nèi)，教學(xué)秘書的個(gè)人價(jià)值很難彰顯出來。與此同時(shí)，還需要教學(xué)秘書在工作中時(shí)刻保持清醒的頭腦，遇事要學(xué)會(huì)冷靜、客觀的進(jìn)行分析，這樣才能夠提高其工作的實(shí)效性。

2教學(xué)秘書在高職院校管理工作中的作用分析

2.1對教學(xué)環(huán)節(jié)起到一定的監(jiān)督作用

對于教學(xué)秘書而言，其管理工作的重點(diǎn)就是日常的教學(xué)工作，要想提高有關(guān)管理工作的實(shí)際效果，需要其實(shí)時(shí)的監(jiān)督每一個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)，一方面，通過對教學(xué)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，掌握教學(xué)工作實(shí)際展開的情況_[2]，并且對校內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行第一時(shí)間的匯報(bào)，一旦發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)問題，需要結(jié)合實(shí)際問題制定一些有效的應(yīng)對措施，以此來完善自身的工作。另一方面，對于高職院校新制定的規(guī)章制度，教學(xué)秘書在管理過程中要積極的將其落到實(shí)處，確保將相關(guān)規(guī)章制度的作用發(fā)揮出來。

2.2在活動(dòng)中扮演組織者和溝通者的角色

教學(xué)秘書在實(shí)際的教學(xué)管理工作中，要學(xué)會(huì)定期對工作內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，同時(shí)，還要學(xué)會(huì)借鑒其他高職院校相關(guān)工作的成功經(jīng)驗(yàn)，這可以從根本上提升管理工作的效率。在高職院校展開各種活動(dòng)時(shí)，教學(xué)秘書扮演的角色除了是活動(dòng)的組織者，還是活動(dòng)過程中的重要溝通橋梁，這主要體現(xiàn)在這樣幾方面，首先，為了教學(xué)活動(dòng)展開的更加順利，前期的策劃工作就需要教學(xué)秘書參與進(jìn)來，因?yàn)槠涔ぷ餍再|(zhì)，必定對活動(dòng)中所涉及的環(huán)節(jié)更加熟悉，這樣一來，不僅能夠保障活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)有序的進(jìn)行，還可以讓活動(dòng)內(nèi)容更加豐富多彩。其次，要知道，活動(dòng)參與的人數(shù)非常多，活動(dòng)過程中不僅需要更部門人員積極的參與進(jìn)來，還需要其能夠相互合作，并與教學(xué)秘書進(jìn)行密切的配合，這樣才能夠讓教學(xué)活動(dòng)更加完整。此時(shí)若教學(xué)秘書做好溝通橋梁的工作，相信其一定能夠協(xié)調(diào)好學(xué)院與各部門之間的關(guān)系。

2.3對教學(xué)信息進(jìn)行管理

在高職院校中，教學(xué)秘書的職責(zé)范圍非常廣，加上其工作內(nèi)容的繁雜性，實(shí)際工作時(shí)一定會(huì)面臨多種多樣的教學(xué)信息，而教學(xué)信息的處理也并不是一項(xiàng)簡單的任務(wù)，一方面要整理一些基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)信息，整合完成后，需要將其錄入到電腦中，并進(jìn)行存檔保存，以便于后續(xù)的查找工作，雖然對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不需要多做加工，可是由于信息量的龐大，教學(xué)秘書整理起來也是需要耗費(fèi)很長時(shí)間的。另一方面，在高職院校組織科研活動(dòng)時(shí)，教學(xué)秘書需要全方位的參與進(jìn)來，并在相關(guān)人員的交流過程里做好記錄工作，將記錄整理完成后下發(fā)到各學(xué)院，除此之外，教學(xué)秘書還需要定期做好教學(xué)工作的總結(jié)，并且能夠結(jié)合教學(xué)進(jìn)度制定有針對性的教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)方案，以此來促進(jìn)校內(nèi)教學(xué)活動(dòng)的順利展開。

3提升教學(xué)秘書教學(xué)管理工作的途徑

3.1明確自身的工作職責(zé)

高職院校的教學(xué)秘書要想從根本上提升自身工作的實(shí)效性，就需要轉(zhuǎn)變自身的工作理念，對自己的工作職責(zé)更加明確，這樣的話，才能夠?qū)⑵鋬r(jià)值在教學(xué)管理工作中凸顯出來。綜合多方面因素，高職院校的教學(xué)秘書隊(duì)伍是不具有一定穩(wěn)定性的，相信這也是校內(nèi)管理工作難以提升的其中一個(gè)原因_[3]，部分教學(xué)秘書在工作過程中將工作內(nèi)容只是當(dāng)做一項(xiàng)必須完成的任務(wù)，缺少服務(wù)意識(shí)的同時(shí)，也不能夠積極的融入進(jìn)來，這樣很難提升管理效果。鑒于此，作為高職院校的教學(xué)秘書不但要發(fā)揮其工作的主動(dòng)性，還要明確自身的職責(zé)，這樣才能夠促進(jìn)其工作效率的提升，工作起來也會(huì)目的性更強(qiáng)。

3.2注重工作方式

某程度而言，教學(xué)管理既是一項(xiàng)普通的工作，也是一門藝術(shù)，因此，教學(xué)秘書在實(shí)際的工作中要注重工作方法，尤其是在與人溝通過程里要注意說話的技巧性，這也就意味著教學(xué)秘書要不斷提升自身的綜合素質(zhì)，在樹立良好工作態(tài)度的基礎(chǔ)上，待人處事要保持平和的心態(tài)，這對管理效率的提升極為有利，切記萬不可在工作中用冷漠的態(tài)度與人交流，這樣一方面無法拉近與人的距離感，另一方面，還會(huì)對教學(xué)管理的實(shí)效性產(chǎn)生很大的不利影響。

總結(jié)

綜上所述，高職院校的教學(xué)秘書在相關(guān)的教學(xué)管理工作中不僅是直接的參與者，更發(fā)揮著不可替代的作用，為此，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)人員一定要加強(qiáng)對教學(xué)秘書工作的認(rèn)識(shí)，而作為教學(xué)秘書，就更加要明確自身的職責(zé)，不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，只有這樣，才能夠進(jìn)一步推動(dòng)我國高等教育的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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