李歡

摘 要：印章是高校履行職責(zé)、行使職權(quán)、對(duì)外聯(lián)系和進(jìn)行各種行政事務(wù)活動(dòng)的一種憑證和標(biāo)記，具有一定的合法性和權(quán)威性。高校辦公室的一項(xiàng)主要工作就是管理和使用學(xué)校黨委、行政的印章。高校的印章使用范圍廣、頻率高，印章管理和使用的規(guī)范與否，將直接關(guān)系到學(xué)校的形象與聲譽(yù)。本文將從高校印章管理使用過(guò)程中存在的問(wèn)題入手，結(jié)合工作實(shí)際，詳細(xì)分析研究并提出有效的建議及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校;印章;管理規(guī)范化

高校印章是一個(gè)單位履行職責(zé)、行使職權(quán)、對(duì)外聯(lián)系和進(jìn)行各種行政事務(wù)活動(dòng)的憑證和標(biāo)記，在學(xué)校的管理和其他社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中起著重要作用。印章管理使用人員需要明確高校辦公室印章的具體使用范圍，做好印章的保密保管和使用工作，落實(shí)用印審批程序，監(jiān)督印章移交過(guò)程，對(duì)印章的使用、更換和廢止要詳細(xì)記錄并做好歸檔工作。

一、高校印章的重要性

（一）高校印章具有法律性

印章是高校辦公室行政管理過(guò)程中，行政職權(quán)落實(shí)的重要憑證。高校印章都是由上級(jí)教育部門授權(quán)后在公安機(jī)關(guān)登記備案過(guò)的，對(duì)學(xué)校的各類公文及文件材料，包括合同、協(xié)議等負(fù)相應(yīng)的法律責(zé)任，只要在公文、文件上加蓋印章，文件就具有特定的法律效力，并且在“社會(huì)和政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，都負(fù)有法律責(zé)任和法律義務(wù)?！盵1]

（二）高校印章具有權(quán)威性

高校印章在實(shí)際使用過(guò)程中有著很嚴(yán)肅的權(quán)威性，印章的使用在一定程度上彰顯著高校的身份與地位。帶有學(xué)校印章的公文、證書、證明等有關(guān)材料，不僅僅彰顯法律效力，還表明了自身的權(quán)威性。

（三）高校印章具有標(biāo)志性

不同的單位有不同名稱的印章，不同印章標(biāo)志著不同的身份。高校印章一旦被使用，就表明了高校對(duì)內(nèi)對(duì)外行使自身權(quán)利的象征。只有文字材料上具備印章的痕跡，才能證明該材料是被高校所承認(rèn)的，這在一定程度上體現(xiàn)了高校印章的標(biāo)志性。

二、高校印章管理使用中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

（一）高校對(duì)印章管理不夠重視

在高校印章管理的實(shí)際工作中，存在高校辦公室印章管理使用人員對(duì)印章管理工作的不重視的情況，并且學(xué)校很多管理人員、教師、學(xué)生普遍認(rèn)為高校辦公室印章的使用只是一件小事情，僅僅只是登記、蓋章就可以了[2]。在用印過(guò)程中，印章管理工作人員如果說(shuō)明印章的使用需要遵循用印審批流程，高校很多管理人員、教師、學(xué)生都不理解，認(rèn)為這是完全沒(méi)有必要的。高校很多管理人員、教師、學(xué)生沒(méi)有意識(shí)到高校印章代表著學(xué)校的標(biāo)志和權(quán)威，并且印章的使用是具有法律效應(yīng)的。如果高校印章管理人員沒(méi)有認(rèn)真落實(shí)好高校印章的管理和使用工作，會(huì)引發(fā)學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

（二）印章管理制度不健全

在高校印章管理使用工作中，沒(méi)有相應(yīng)的健全的印章管理規(guī)章制度可以遵照，導(dǎo)致高校辦公室經(jīng)常出現(xiàn)印章亂用現(xiàn)象。例如，印章使用隨意、審核把關(guān)不嚴(yán)、印章申請(qǐng)使用人沒(méi)有按照正常流程辦理審批手續(xù)，印章管理人員由于情面抹不開(kāi)，對(duì)一些不適宜蓋章或者沒(méi)有經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核合格的文件、材料也直接用印等。由于前期材料辦理審批手續(xù)不全，用印審核不嚴(yán)格，用印不規(guī)范等現(xiàn)象的頻繁發(fā)生，很難對(duì)高校辦公室印章使用管理工作人員進(jìn)行工作上的失責(zé)追究，導(dǎo)致印章管理工作沒(méi)有原則，過(guò)度靈活[3]。

如果高校的行政管理機(jī)構(gòu)發(fā)生結(jié)構(gòu)性變化，通常情況下會(huì)要求制作新的印章，并且相關(guān)人員需要按照歸檔要求將以前失效的印章進(jìn)行歸檔。但是在實(shí)際工作中，很多部門不僅沒(méi)有及時(shí)歸檔以前的舊印章，甚至存在印章新舊并用的情況，導(dǎo)致印章管理工作難以實(shí)際開(kāi)展[4]。甚至在印章實(shí)際使用過(guò)程中，存在一些印章使用人員為了圖便利，會(huì)要求印章管理人員在空白的紙上蓋章的情況，這些情況嚴(yán)重?fù)p害了高校辦公室行政管理的實(shí)際利益，存在很大的隱患。

（三）高校辦公室印章管理人員缺乏專業(yè)化知識(shí)

高校辦公室行政管理工作包括高校印章管理工作，需要相關(guān)印章管理人員具備很強(qiáng)的處理行政事務(wù)以及文秘事務(wù)的能力，可以很好地溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系上下。但高校辦公室行政管理人員往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)正式的崗前培訓(xùn)學(xué)習(xí)就直接上崗，甚至一部分高校辦公室行政管理人員并不是相關(guān)專業(yè)的人員。如果沒(méi)有專業(yè)的管章知識(shí)和相應(yīng)的法律常識(shí)，很容易出現(xiàn)公章亂用現(xiàn)象，從而造成公章管理的混亂，同時(shí)也會(huì)給學(xué)校的管理帶來(lái)一定的隱患。

三、改進(jìn)高校印章管理和使用的具體措施

（一）加強(qiáng)印章管理人員的重要性意識(shí)

要落實(shí)高校印章管理工作，首先需要讓高校辦公室管理工作人員從思想上認(rèn)識(shí)到高校印章的重要性，端正其對(duì)于高校印章的認(rèn)識(shí)。高校印章管理人員需要認(rèn)識(shí)到印章管理工作中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，結(jié)合高校辦公室印章管理工作的實(shí)際情況，從根源上控制隱患發(fā)生的可能。從思想上規(guī)范自身印章管理工作，嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度辦事，做好自己的本職工作，維護(hù)高校的印章使用安全。

在高校還可以開(kāi)展一些宣傳警示的教育活動(dòng)，讓教師們學(xué)習(xí)相關(guān)的法律知識(shí)，在更多的場(chǎng)合強(qiáng)調(diào)高校印章規(guī)范化管理的重要性，讓高校的管理人員、教師、學(xué)生都可以明白高校辦公室印章管理工作的意義，支持印章管理人員加強(qiáng)高校辦公室印章管理規(guī)范化，避免隱患的發(fā)生[5]。

（二）建立健全的高校印章管理制度

高校印章管理人員需要堅(jiān)守自身的原則底線，拒絕過(guò)度靈活使用印章情況的發(fā)生。根據(jù)工作需要，校領(lǐng)導(dǎo)刻制簽名章一枚，學(xué)校法人代表刻制簽名章一枚，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一管理。新成立、更名的在編單位印章刻制，由學(xué)校辦公室根據(jù)上級(jí)單位和公安部門的相關(guān)程序要求統(tǒng)一辦理，各級(jí)各類印章只得刻制一枚。學(xué)校黨委印章、行政印章、學(xué)校鋼印、學(xué)校法定代表人簽名章、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽名章和其他校級(jí)業(yè)務(wù)專用章由學(xué)校辦公室統(tǒng)一保管[6]。學(xué)?？蓞⒄諊?guó)家的印章管理辦法，并且根據(jù)本校的實(shí)際工作需要來(lái)制定學(xué)校內(nèi)部的印章管理規(guī)章制度。印章管理人員必須嚴(yán)格按照學(xué)校的印章管理規(guī)章制度辦事，規(guī)范自己的實(shí)際管理工作行為，在具體工作中注意原則性和靈活性的轉(zhuǎn)換。

例如，在辦公室印章在借用過(guò)程中，辦公室印章專管人員必須隨同監(jiān)督印章的使用過(guò)程，并且在當(dāng)天下午的17：30以前將辦公室印章歸還。印章管理人員應(yīng)注意印章的日常保養(yǎng)，定期清洗，確保印文字跡清晰。如發(fā)生印章遺失，印章使用單位應(yīng)立即向?qū)W校辦公室報(bào)告，按公安機(jī)關(guān)的相關(guān)程序要求備案，并按照《中華人民共和國(guó)印章管理辦法》第十一條規(guī)定申請(qǐng)重制印章。

（三）完善高校印章的用印審批程序

高校應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范用印審批制度，并且在實(shí)際工作進(jìn)程中不斷完善用印的審批程序。一般用印程序，由用印申請(qǐng)人提交申請(qǐng)，由所在學(xué)院或部門審批后，報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可用印。其中，分管校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為應(yīng)提交學(xué)校主要負(fù)責(zé)人審批的，應(yīng)經(jīng)學(xué)校主要負(fù)責(zé)人審批同意方可用印。例行事項(xiàng)用印程序，由業(yè)務(wù)主管的部門提交申請(qǐng)，單位主要負(fù)責(zé)人審批同意方可用印，一般用印程序僅適用于日常工作中長(zhǎng)期存在、需大量使用校級(jí)印章的事項(xiàng)。若涉及到學(xué)校的合作協(xié)議、采購(gòu)合同、科研項(xiàng)目等材料的用印，則應(yīng)制定專門的用印審批程序，并且報(bào)相關(guān)的部門和領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可用印。學(xué)校公文的用印程序，按照學(xué)校公文管理相關(guān)規(guī)定報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽批后用印。所有用印審批程序均已紙質(zhì)文字批準(zhǔn)為依據(jù)，做到層層管理、逐層批準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行用印登記，所有紙質(zhì)材料要做到妥善保存，以備核對(duì)時(shí)用到。

（四）加強(qiáng)高校辦公室人員印章管理培訓(xùn)

加強(qiáng)高校辦公室人員印章管理專業(yè)培訓(xùn)，可以通過(guò)對(duì)印章管理知識(shí)體系和法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，讓高校辦公室印章管理人員對(duì)印章管理工作有新的認(rèn)識(shí)，增進(jìn)印章管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。加強(qiáng)高校辦公室人員印章管理專業(yè)培訓(xùn)，從而完善高校辦公室印章的審批制度和用印登記。印章管理工作人員在經(jīng)過(guò)印章管理專業(yè)培訓(xùn)之后需要嚴(yán)格遵守印章管理的工作原則，拒絕一切不合理要求[7]。

四、總結(jié)

鑒于高校印章在學(xué)校整體運(yùn)行過(guò)程中的重要作用，高校印章的管理工作需要被重視，避免印章濫用現(xiàn)象發(fā)生。在印章管理使用的過(guò)程中，需要及時(shí)吸取工作經(jīng)驗(yàn)，不斷完善印章管理工作中的不足之處，改進(jìn)印章管理工作的措施和手段，結(jié)合高校辦公室的實(shí)際情況去優(yōu)化印章管理的規(guī)章制度，提高高校辦公室印章管理的規(guī)范化，提升高校辦公室的法律風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，進(jìn)一步保證高校的合法權(quán)益不被侵犯。

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