沈牡丹 范智新 王霞

摘 要：伴隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校檔案工作面臨新形勢(shì)新挑戰(zhàn)，結(jié)合華中科技大學(xué)檔案館近年來圍繞“三個(gè)體系”建設(shè)所做的積極探索，對(duì)如何多維度開展檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系建設(shè)，全面推進(jìn)高校檔案工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：三個(gè)體系;高校;檔案;信息化

2008年，時(shí)任國家檔案局局長楊冬權(quán)在檔案工作者年會(huì)上中提出建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系。2010年，楊冬權(quán)局長在全國檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上又提出了確保檔案安全保密的檔案安全體系。至此，“三個(gè)體系”檔案發(fā)展觀的理論框架初步形成。“三個(gè)體系”由檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系三部分構(gòu)成。檔案資源體系建設(shè)是基礎(chǔ)，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的根基;檔案利用體系建設(shè)是目的，是意義所在，是衡量檔案工作成效的標(biāo)準(zhǔn);檔案安全體系建設(shè)是保障，是檔案工作的生命線和底線。三者之間相互依存、相互促進(jìn)、共同發(fā)展[1]。

2016年，國家檔案局局長李明華在全國檔案館工作會(huì)議上進(jìn)一步提出，要著力提升服務(wù)能力，深化“三個(gè)體系”建設(shè)，大力推進(jìn)新形勢(shì)下檔案館工作，在檔案館工作中推進(jìn)兩辦《意見》的貫徹落實(shí)，核心就是要抓住檔案館的“三個(gè)體系”建設(shè)。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》也明確提出十三五期間我國檔案工作主要任務(wù)是有效推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，深化和拓展檔案利用服務(wù)，強(qiáng)化檔案安全保障等[2]。當(dāng)前，“三個(gè)體系”已成為全國檔案工作的指導(dǎo)思想和行動(dòng)指南，是檔案工作在新時(shí)期適應(yīng)新形勢(shì)的新舉措。

高校檔案作為檔案的分支，是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。高校檔案發(fā)揮著沉淀“學(xué)校記憶”、存史資政育人，圍繞中心工作、服務(wù)學(xué)校大局，提供憑證依據(jù)，服務(wù)師生校友等特殊職能。近年來，伴隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，各級(jí)巡視巡查工作的深入開展，社會(huì)各界對(duì)檔案的需求越來越強(qiáng)烈，高校檔案工作面臨新形勢(shì)新挑戰(zhàn)。高校檔案館如何建立和完善檔案工作“三個(gè)體系”，更好地為學(xué)校發(fā)展決策服務(wù)，更好地為師生校友服務(wù)，更好地防范安全風(fēng)險(xiǎn)，是高校檔案工作亟待解決的難題。筆者結(jié)合多年基層檔案工作的體會(huì)和近年來華中科技大學(xué)檔案館在“三個(gè)體系”建設(shè)方面的探索成果，談?wù)勍ㄟ^深化“三個(gè)體系”建設(shè)，推進(jìn)高校檔案工作的思考。

1 重視檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)

1.1 做好常規(guī)檔案接收工作

對(duì)教育部國家檔案局第27號(hào)令中明確規(guī)定的11大類涵蓋紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式的檔案，做好收集工作，明確歸檔范圍和歸檔時(shí)間，規(guī)范檔案移交手續(xù)。收集、統(tǒng)計(jì)因歷史原因未及時(shí)歸檔的檔案信息，積極與有關(guān)部門院系協(xié)商，主動(dòng)上門指導(dǎo)，督促缺檔材料的補(bǔ)交工作。

1.2 做好特色檔案征集工作

結(jié)合辦學(xué)特色，建立特色檔案庫。高校學(xué)者云集，眾多院士、科學(xué)家、教師在治學(xué)過程中產(chǎn)生了大量豐富寶貴的檔案?；趯W(xué)校辦學(xué)特色，華中科技大學(xué)檔案館建立名人檔案、教師業(yè)務(wù)檔案，主動(dòng)開展征集，豐富館藏資源。

結(jié)合熱點(diǎn)事件，征集檔案資源。2019年10月，第七屆世界軍人運(yùn)動(dòng)會(huì)在武漢舉行，本次軍運(yùn)會(huì)女子籃球項(xiàng)目在華中科技大學(xué)光谷體育館進(jìn)行，廣大師生校友參與、觀看了此次盛會(huì)，是華中科技大學(xué)師生文化生活中的一件大事。為記錄歷史，豐富館藏，檔案館在運(yùn)動(dòng)會(huì)結(jié)束后及時(shí)面向全校各單位、師生校友、社會(huì)各界人士征集反映第七屆世界軍人運(yùn)動(dòng)會(huì)有關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案資料，得到了師生校友的積極響應(yīng)，征集了一批珍貴的聲像檔案、實(shí)物檔案。

結(jié)合特殊時(shí)點(diǎn)，征集主題檔案。在國際檔案日來臨前，面向師生校友征集教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)等領(lǐng)域展現(xiàn)學(xué)校發(fā)展歷程和師生員工工作生活的照片。得到眾多在職和退休老師的支持，積極捐贈(zèng)。基于師生校友的捐贈(zèng)照片及部分檔案館館藏的照片，舉辦了“華中大記憶”2019年國際檔案日主題圖片展，通過新老照片的對(duì)比，展現(xiàn)學(xué)校發(fā)展變遷。

1.3 深入開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

結(jié)合新形勢(shì)下檔案工作的要求，面向?qū)W校兼職檔案員隊(duì)伍開展黨群檔案、教學(xué)檔案、科研檔案專題培訓(xùn)，同時(shí)組織人員深入院系、機(jī)關(guān)部處、課題組進(jìn)行專項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。先后制定和修訂了《華中科技大學(xué)檔案管理辦法》《華中科技大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法》《華中科技大學(xué)檔案編研工作辦法》《華中科技大學(xué)檔案數(shù)字化加工流程與規(guī)則》等三十多個(gè)規(guī)章制度和工作規(guī)范，編印成冊(cè)，發(fā)放全校各歸檔單位參照?qǐng)?zhí)行。多渠道增強(qiáng)檔案意識(shí)、推進(jìn)部門立卷，提高案卷質(zhì)量。

2 持續(xù)開展信息化建設(shè)，創(chuàng)建高校服務(wù)型檔案館

2012年，在前期深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，華中科技大學(xué)檔案館形成了《檔案信息化建設(shè)規(guī)劃》，檔案信息化建設(shè)被納入了學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃中。華中科技大學(xué)檔案信息化建設(shè)由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)與信息化辦公室統(tǒng)籌規(guī)劃，始終與學(xué)校信息化進(jìn)程協(xié)調(diào)同步。自2013年檔案信息化建設(shè)正式啟動(dòng)近以來，學(xué)校共投入檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)五百余萬元，信息化建設(shè)成效顯著。

2.1 檔案數(shù)字化加工持續(xù)推進(jìn)

華中科技大學(xué)檔案館采用外包的方式，按照“利用優(yōu)先”的原則，通過招標(biāo)采購專業(yè)公司開展數(shù)字化加工服務(wù)。截止到2019年底，已開展數(shù)字化加工建設(shè)工程五期，完成數(shù)字化加工700多萬頁，基本完成各類學(xué)生錄取名冊(cè)，畢業(yè)名冊(cè)、學(xué)位清冊(cè)、就業(yè)分配名冊(cè)的姓名著錄工作。工作人員往返庫房和辦公區(qū)查找檔案、提供利用的狀況得到了根本改變，極大提高了檔案利用的效率。

2.2 檔案管理系統(tǒng)持續(xù)更新

2013年，華中科技大學(xué)檔案館更新了檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)過近幾年持續(xù)深入地開發(fā)，最初的十大類分類的標(biāo)準(zhǔn)版管理系統(tǒng)，逐漸增加了“人事檔案管理”、“OA系統(tǒng)在線歸檔”模塊。

2.3 檔案服務(wù)體系持續(xù)完善

通過近年來持續(xù)的開發(fā)和完善，目前華中科技大學(xué)檔案館已形成基于“網(wǎng)上辦事大廳”“網(wǎng)上代辦系統(tǒng)”“中英文翻譯系統(tǒng)”線上線下相結(jié)合的服務(wù)體系。師生員工可登陸學(xué)校信息門戶“智慧華中大”的“網(wǎng)上辦事大廳”申請(qǐng)查閱檔案，預(yù)約辦理外校畢業(yè)的成績單。校友可利用“網(wǎng)上代辦系統(tǒng)”，遠(yuǎn)程申請(qǐng)查詢成績、查詢錄取名冊(cè)、辦理認(rèn)證證明、補(bǔ)辦檔案材料等多項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)，解決了傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式下外地校友、海外校友辦理檔案業(yè)務(wù)耗時(shí)耗力的難題。對(duì)來館現(xiàn)場辦理中英文翻譯的利用者，檔案館工作人員可借助“中英文翻譯系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)一鍵生成指定格式的中文成績證明，利用英文課程名稱庫自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)模板的英文證明的功能，實(shí)現(xiàn)立等可取，對(duì)比于通過人工錄入分?jǐn)?shù)、手工翻譯的傳統(tǒng)審核方式，利用者的等候時(shí)間大為縮短。

2.4 移動(dòng)端檔案業(yè)務(wù)同步開展

華中科技大學(xué)檔案館微信公眾號(hào)2017年底上線運(yùn)行，PC端的多項(xiàng)服務(wù)功能同步在移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)。目前微信平臺(tái)關(guān)注人數(shù)已超過一萬人，平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生去向查詢、檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)上代辦、校史館網(wǎng)上預(yù)約、檔案利用解答互動(dòng)等功能。

目前，華中科技大學(xué)檔案館提供現(xiàn)場、電話、網(wǎng)站、校內(nèi)預(yù)約、網(wǎng)上代辦、微信公眾號(hào)等多種檔案查詢利用方式，滿足不同人群的檔案利用需求。

3 制度和技術(shù)建設(shè)兩手抓，保障檔案實(shí)體信息雙安全

檔案安全是檔案工作的生命線。華中科技大學(xué)檔案館緊抓制度建設(shè)，提高規(guī)范化管理水平，保障檔案實(shí)體安全;同時(shí)探索信息化建設(shè)下的技術(shù)支持，不斷為檔案信息安全提供保障。

3.1 積極推進(jìn)檔案制度化建設(shè)

華中科技大學(xué)檔案館組織專班編寫《華中科技大學(xué)檔案工作法規(guī)與制度匯編》，全書包含38個(gè)文件、辦法、流程須知，全面規(guī)范了檔案收集、整理、利用、編研，文物和陳列品管理，校史陳列館布展及參觀等各項(xiàng)工作，具有很強(qiáng)的操作指導(dǎo)性;編印《華中科技大學(xué)檔案館工作規(guī)范匯編》，該匯編主要包括黨的建設(shè)相關(guān)工作文件和檔案館內(nèi)部制度規(guī)范等方面的內(nèi)容，全書共20個(gè)文件，全面指導(dǎo)檔案館的各項(xiàng)黨政、行政工作。通過對(duì)檔案工作的建章立制實(shí)施依法治檔，保障檔案安全。

3.2 高度重視信息安全建設(shè)

加強(qiáng)服務(wù)器安全管理。華中科技大學(xué)檔案館檔案管理系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器均由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算中心托管，華中科技大學(xué)網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算中心是全國知名的一流網(wǎng)絡(luò)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施基地，擁有CERNET萬兆傳輸主干網(wǎng)絡(luò)、IBM大型機(jī)、小型機(jī)等信息設(shè)備，是全校網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的匯聚地，負(fù)責(zé)學(xué)校各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)信息安全。檔案館服務(wù)器在該中心可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控、定期安全掃描、每24小時(shí)一次備份，極大地保障了檔案信息的安全。

設(shè)置系統(tǒng)利用不同層級(jí)權(quán)限。為確保檔案管理系統(tǒng)的安全使用，華中科技大學(xué)檔案館將檔案信息劃分為不同的層級(jí)，根據(jù)使用角色設(shè)置使用權(quán)限。不同用戶擁有不同角色，不同角色賦予不同權(quán)限，非本人工作范疇內(nèi)的檔案不能查閱。同時(shí)，為防止檔案信息的泄露，系統(tǒng)訪問的區(qū)域也進(jìn)行了限制，使用者只能在指定區(qū)域內(nèi)才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的訪問[3]。

以上是華中科技大學(xué)檔案館近六年來所做的積極探索——在保障安全的前提下，做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，持續(xù)開展信息化建設(shè)，創(chuàng)建高校服務(wù)型檔案館，讓檔案工作發(fā)展成果惠及學(xué)校及廣大師生校友。

參考文獻(xiàn)

[1]張琦.“三個(gè)體系”：檔案安全躍上新高度[J].黑龍江檔案，2010，（5）：1.

[2]全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[J].中國檔案，2016，（5）：14-17.

[3]范智新，沈牡丹.開展檔案信息化建設(shè) 創(chuàng)建服務(wù)型檔案館——以華中科技大學(xué)檔案館為例[J].辦公自動(dòng)化，2018，（11）：53-55.

作者簡介

沈牡丹（1982-），女，漢族，湖北英山人，碩士研究生，華中科技大學(xué)檔案館、校史研究室辦公室主任，主要從事高校人事檔案管理、檔案服務(wù)利用的研究。

范智新（1976-），男，漢族，湖北松滋人，本科，華中科技大學(xué)檔案館黨總支書記、館長，校史研究室主任，主要從事檔案信息化的研究。

王霞（1983-），女，漢族，安徽全椒人，本科，華中科技大學(xué)檔案館職員，主要從事檔案管理、校史展覽的研究。