王玉玲 朱銀培

摘 要本文在系統(tǒng)分析目前高校電子文件和檔案管理與應(yīng)用現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，指出高校在電子文檔管理與應(yīng)用方面在自身信息化建設(shè)中均存在明顯的短板和不足，提出有效措施，加強信息化和電子化建設(shè)，應(yīng)用新一代電子信息技術(shù)，推動高校電子文件和檔案與高等教育各項事業(yè)銜接融合并促進其快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞新時期 高等學(xué)校 電子檔案 信息化 應(yīng)用 研究

隨著電子化和信息化技術(shù)的發(fā)展，高科技的電子信息與技術(shù)已經(jīng)融入高校檔案管理與應(yīng)用工作的方方面面，深刻改變了檔案館管理模式和應(yīng)用技術(shù)，并成為高校檔案館事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的主要推動力。如何分析和看待高校檔案館電子信息化工作發(fā)展與電子檔案應(yīng)用現(xiàn)狀，解決由于設(shè)備、軟件等不足、檔案電子化程度較低，難以大面積推廣普及，阻礙高校電子文件和檔案管理與應(yīng)用的實際問題，檔案專業(yè)技術(shù)人員必須高瞻遠(yuǎn)矚，充分運用新思想、新觀念和新技術(shù)實現(xiàn)電子信息技術(shù)與檔案館工作深度融合，推動高校檔案事業(yè)信息化迭代發(fā)展，這是目前需要深入思考的現(xiàn)實問題。

一、分析傳統(tǒng)檔案管理和應(yīng)用存在的問題及缺陷

1.保存難度大。傳統(tǒng)的檔案庫房建設(shè)沒有那么嚴(yán)格，與普通辦公用房差別不大，檔案保存措施不利，防火、防潮、防盜、防霉、防水等“五防”功能不達(dá)標(biāo)，尤其是在南方，在回南天氣情況下，更不利于檔案的保管使用。

2.檢索查詢不方便。由于主客觀原因的存在，傳統(tǒng)檔案主要是依靠檔案人員手工進行收集、整理、管理和提供檔案利用，基本上都是純手工操作與管理，檔案人員的工作量相當(dāng)大且任務(wù)艱巨，傳統(tǒng)的檢索方式是檔案人員根據(jù)全宗目錄從一本一本的目錄中找出條目，根據(jù)條目再找出所需的檔案文件名，然后再根據(jù)所記錄的卷宗和頁碼到庫房里去查找，過程相當(dāng)費時、費力和煩瑣。

3.占用極大的存儲空間。傳統(tǒng)檔案管理，不一定是集中在高校綜合檔案室（館）由檔案專職人員統(tǒng)一管理，基本上每個二級學(xué)院（系）或科室都有自己所謂的單獨的資料室，由兼職人員負(fù)責(zé)，造成檔案資料零散存儲，占用面積大，查詢利用不方便。隨著時代發(fā)展和社會進步，高校各種檔案信息不斷增加，因形勢所迫很多高校就要專門出資建設(shè)檔案庫房等設(shè)施，存放自己的檔案實體，投資巨大。

4.二次利用不方便、不及時且利用率低。高校所形成的很多檔案總是要隔一年或者幾年才能整理完畢。比如：科技檔案、工程建設(shè)檔案等，一般都是等項目結(jié)束后才全部歸檔。但事實上檔案在二次利用的要求上是時間越早越好，成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的實用價值也越高。檔案收集歸檔時間拖延，在一定程度上就會影響檔案的利用效率、成果以及二次研發(fā)。同時，傳統(tǒng)模式下所形成的檔案，其利用起來也是相當(dāng)麻煩和煩瑣，首先要咨詢領(lǐng)導(dǎo)審批，然后還要登記備案，接著要在星羅棋布的檔案資料中搜索、查找，整個過程不可避免地會造成所用檔案不同程度的損壞，而且同一份檔案在同一時間段只能由一個人（或單位）借閱利用，其他查閱者只能等待此份檔案借閱完畢，歸還后才能再借用。

5.檔案損壞和丟失現(xiàn)象不斷。傳統(tǒng)檔案管理時常會發(fā)生檔案損壞、丟失情況，且修補成本很高，恢復(fù)原狀的可能性很小，檔案質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。完全依靠手工操作方式來收集、借閱檔案，不可避免地會發(fā)生丟失或損壞的現(xiàn)象。

6.不能形成信息網(wǎng)絡(luò)。傳統(tǒng)檔案整體管理步驟煩瑣，以手工操作為主，陳舊的紙質(zhì)實體檔案受客觀因素影響沒有及時掃描、備份和電子存檔，造成一定程度的損壞和丟失。新時期的檔案實體管理模式如果不能盡快形成信息網(wǎng)絡(luò)共享模式，同樣會對檔案管理、應(yīng)用與服務(wù)、對外交流會產(chǎn)生很大的不便，由此大大降低了檔案管理和服務(wù)利用的工作效率。

二、電子文件與檔案管理的重要性及優(yōu)勢因素

1.電子文件與檔案管理的重要性。當(dāng)前，我國各行各業(yè)都在大力推進“互聯(lián)網(wǎng)電子政務(wù)”的進程，電子商務(wù)市場逐步迎來高速發(fā)展的創(chuàng)新局面，對于高校而言，更是如此。為推進電子文件歸檔和電子檔案管理工作，促進電子商務(wù)和數(shù)字經(jīng)濟健康、快速發(fā)展，2018年12月，國家檔案局召開持續(xù)推進企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作暨第一批試點單位的試點工作中期檢查會暨第二批試點單位的試點方案評審會。國家檔案局副局長付華出席會議并對繼續(xù)扎實開展試點工作提出要求：各單位尤其是企業(yè)要充分認(rèn)識試點工作的重要性。試點工作積極探索電子文件歸檔和電子檔案管理的有效途徑、方式和方法，既可以為降低企事業(yè)管理成本提供支撐，也可以為國家進一步出臺相關(guān)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提供理論指導(dǎo)和實踐依據(jù)。

2.電子文件與檔案管理的優(yōu)勢。電子檔案管理的最大優(yōu)勢主要是節(jié)省大量的空間，便于保存查詢以及文檔備份，為做到萬無一失、安全保密，還可以在異地備份。檔案電子化運用計算機通過信息技術(shù)可以將大量的資料進行壓縮，儲存在網(wǎng)絡(luò)專用系統(tǒng)中或者是硬盤、光盤等設(shè)備里面，既節(jié)省了傳統(tǒng)的儲存空間，減少檔案庫房壓力，又方便查詢和利用，檔案數(shù)字化可使利用者及時地在網(wǎng)絡(luò)中搜索，只要線上申請并審核通過就可以進一步地查閱。同時，也不用擔(dān)心電子化的檔案會受到以往那些傳統(tǒng)的物理因素的破壞，可以長時間地進行更新儲藏與保存，其檔案管理的步驟越發(fā)簡潔、省時、省力，節(jié)約成本。所以電子檔案的管理擁有極大的優(yōu)勢。對于高校而言，各二級單位尤其是檔案館，實施電子文件和檔案管理更有利于提高文書檔案管理和服務(wù)效率。電子文件和檔案管理與應(yīng)用是通過信息化手段充分發(fā)揮磁盤和硬盤等的作用，對電子文件及文書檔案進行合理有效收集，并將其做好磁盤化處理，后續(xù)再通過計算機、手機等設(shè)備直接轉(zhuǎn)發(fā)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對其審核、閱覽、簽批、修改等處理，最后由檔案館專職人員對電子文件做好快速分類和歸檔。

3.運用電子信息技術(shù)有利于提高文書檔案管理的安全性和網(wǎng)絡(luò)共享性。傳統(tǒng)模式下的檔案管理與應(yīng)用，大部分單位的文書檔案都是采用紙質(zhì)材料保存的方式進行管理與服務(wù)，其弊病是紙質(zhì)材料極容易受到惡劣天氣和庫房溫、濕度等環(huán)境因素的影響，最終導(dǎo)致檔案質(zhì)量受損，尤其是我國南方地區(qū)及沿海地區(qū)，濕度更為顯著。當(dāng)前，企事業(yè)、機關(guān)單位都在積極使用電子信息化管理模式，通過OA等自動化辦公軟件將紙質(zhì)材料輸入到磁盤或硬盤等電子化設(shè)備上，利用計算機傳輸功能，可以大量減少紙張的使用數(shù)量，并更好地保證文書檔案的完整和安全性能。此外，提高電子化的文書檔案管理與應(yīng)用，有效避免了多余及不相關(guān)人員的參與，利用檔案信息借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及設(shè)備進行實時精準(zhǔn)送達(dá)，量化備份與存儲。

另外，實施電子文件與檔案信息化管理，有效提高網(wǎng)絡(luò)資源共享性。高校專職檔案人員在管理過程中運用計算機聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新、創(chuàng)建適合學(xué)校內(nèi)部資源共享功能的數(shù)據(jù)庫，并結(jié)合自身檔案管理所需要的數(shù)據(jù)庫來設(shè)置訪問權(quán)限，根據(jù)實際情況分別創(chuàng)建公共和私密數(shù)據(jù)兩種訪問端口，再按照文書檔案的形成時間、重要性、保密性以及其他具體屬性將其錄入到對應(yīng)的數(shù)據(jù)終端。應(yīng)用服務(wù)嚴(yán)格按照檔案管理條例對外公告，高校內(nèi)部人員和社會人員可根據(jù)需要申請各自所需的文書檔案閱覽審批程序，在特定時間與空間內(nèi)可直接通過計算機登錄端口查閱利用。同時，各需求用戶也可以根據(jù)需要通過檔案管理數(shù)據(jù)庫進行電子檔案閱讀或數(shù)字、圖片等截圖利用，極大地提高了學(xué)校電子檔案管理、應(yīng)用和服務(wù)效果。

三、高校電子文件與檔案信息化應(yīng)用管理舉措

1.加快電子文件和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與信息技術(shù)縱深發(fā)展。首先，高校要建立檔案管理的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、規(guī)范化管理制度和電子檔案管理工作機制。在條件允許的情況下，各高?？筛鶕?jù)自身學(xué)校特色成立專職的電子檔案管理部門，建立健全完整的電子檔案運轉(zhuǎn)機制。高校網(wǎng)絡(luò)中心和檔案館基于統(tǒng)一的管理制度與專用的電子檔案管理系統(tǒng)建立高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的檔案管理平臺，并負(fù)責(zé)其安全保密性，做到在統(tǒng)一的平臺上實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的有效收集與共享使用。

其次，高校應(yīng)做好歸檔電子文件性能、技術(shù)和安全保密處理，使電子信息化向縱深方向發(fā)展。結(jié)合本校實際情況，使電子文件與檔案在傳輸與存儲過程中向計算機內(nèi)嵌入不同內(nèi)涵指示標(biāo)的隱性條碼，做好電子文件的防偽與復(fù)制件之間的區(qū)別標(biāo)注與示意。在檔案管理與應(yīng)用工作中，高校檔案管理部門應(yīng)及時、精準(zhǔn)地將輸入隱性條碼的電子文件與檔案一并歸檔，將能夠有效防止電子文件與檔案被偽造、仿制，以維護電子文件的權(quán)威性、客觀性、真實性、合法性，提升電子文件的憑證作用、參考價值和原始性。同時，還可以利用信息化技術(shù)將特殊的電子文件與檔案設(shè)置成“只可讀”版本，不可以被復(fù)制、更改，更不能“編寫”或者照抄、照搬。

還有，由于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在高校的廣泛普及，高校電子文件與檔案管理也得到與時俱進的快速發(fā)展，電子檔案應(yīng)用技術(shù)日益取代傳統(tǒng)的檔案管理模式和應(yīng)用服務(wù)。現(xiàn)代電子信息技術(shù)的縱深發(fā)展無形中都在促使電子檔案從收集、整理、歸檔、存儲與應(yīng)用向著快速、便捷、高密度、高質(zhì)量、高效率和安全保密的方向發(fā)展。唯一受到質(zhì)疑的電子化檔案，一旦受到外來的攻擊其資料便可以簡單地被竊取的可能性都在日益消除，這更有助于實現(xiàn)高校信息資源共享。而且，電子文件與檔案的發(fā)展空間廣闊，檔案保存的時間進一步延長，電子檔案數(shù)據(jù)庫存儲的數(shù)據(jù)類型也日益廣泛且存儲容量也不斷增大。

2.做好電子文件與檔案的安全保密管理。高校檔案館經(jīng)過鑒定、甄別，一旦確定電子文件與檔案的憑證性和價值作用，就要高度重視解決電子文件與檔案的安全與保密問題。總體而言，做好安全保密性措施是推動高校電子檔案管理迅猛發(fā)展的重要保證。過去傳統(tǒng)的高校檔案管理方式大多都違背了檔案信息服務(wù)的公開和透明原則，其服務(wù)宗旨屬于紙上談兵，脫離高校師生與社會大眾的實際情況，其管理方法和應(yīng)用只是滿足于高校領(lǐng)導(dǎo)層的個別查閱利用，大部分檔案都是嚴(yán)密的封存在檔案存儲機構(gòu)或庫房，使得高校普通教職工和學(xué)生很難充分地利用檔案信息資源，查找一份已畢業(yè)離校學(xué)生的學(xué)籍信息，需要咨詢多個部門和多個人員，沒有充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值和作用，為高校建設(shè)發(fā)展提供支撐和助力。在科技信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速普及的今天，高校領(lǐng)導(dǎo)層已逐步認(rèn)識到檔案信息資源在學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展中的重要性，更注重把科技檔案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力為地方經(jīng)濟和社會服務(wù)的成效，檔案的作用越來越不可忽視。當(dāng)前，高校檔案管理和應(yīng)用信息化技術(shù)的策略不斷升級，電子檔案保護加密系統(tǒng)也正在日益改革創(chuàng)新與發(fā)展，致使高校電子檔案的應(yīng)用安全性、保密性更嚴(yán)謹(jǐn)，為電子文件與檔案的普及和應(yīng)用保駕護航，逐步實現(xiàn)了高校在安全環(huán)境下進行電子檔案信息傳遞、共享與應(yīng)用需要的快速發(fā)展。

3.不斷提升檔案人員綜合素質(zhì)和專業(yè)技能是做好檔案應(yīng)用服務(wù)的基礎(chǔ)。促進高校檔案管理尤其是電子檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的前提條件，就是盡快提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，尤其是計算機操作技術(shù)，同時也要提升校內(nèi)專、兼職檔案管理人員的崗位職責(zé)、權(quán)利、義務(wù)和同等待遇。首先，高校應(yīng)加強自主培養(yǎng)和積極引進專業(yè)檔案管理人才“雙軌制”，全面加強檔案管理人員學(xué)科專業(yè)的優(yōu)化配置結(jié)構(gòu)與組合，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)和后續(xù)教育逐步提升檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力。每年度都要開展有針對性的檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，以此來滿足檔案管理人員尤其是兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平、職稱評審和晉級需求。其次，對檔案管理人員進行技術(shù)與能力考核，為了做好安全和保密工作，建立電子檔案管理人員獎懲機制，強化電子檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和健康心理的自主提升意識。

綜上所述，隨著信息技術(shù)和社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，新時期檔案管理工作需要不斷采用更加高效的管理技術(shù)和方法，認(rèn)真分析對比電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理上的共同點和差異性，區(qū)分兩者之間不同的優(yōu)勢和劣勢，更好地完善電子檔案管理與應(yīng)用措施。在智能化和自動化的時代背景下，通過計算機網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)對電子文件與檔案信息資源進行延伸和拓展，充分發(fā)揮電子檔案在高校教育教學(xué)、行政管理、人才培養(yǎng)中的應(yīng)用功能，最大限度地發(fā)揮電子檔案的應(yīng)用價值，為高等教育事業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展助力。