摘要:高校機(jī)構(gòu)知識庫只有嚴(yán)把學(xué)術(shù)信息資源質(zhì)量關(guān),才能體現(xiàn)自身服務(wù)功能與優(yōu)勢。文章對高校機(jī)構(gòu)知識庫的內(nèi)涵與特點(diǎn)進(jìn)行分析,研究影響機(jī)構(gòu)知識庫學(xué)術(shù)信息資源質(zhì)量的因素,以及設(shè)計(jì)信息質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)的方法,提出高校機(jī)構(gòu)知識庫學(xué)術(shù)信息資源的分階段質(zhì)量控制策略。
關(guān)鍵詞:機(jī)構(gòu)知識庫;信息資源;質(zhì)量控制
中圖分類號:G251文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
DOI:10.13897/j.cnki.hbkjty.2020.0022
[HJ2.2mm]互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步改變了學(xué)術(shù)交流環(huán)境,信息傳輸更為便捷,科研人員不再局限于以紙質(zhì)文獻(xiàn)為載體開展學(xué)術(shù)交互,而是傾向于借助各類信息技術(shù),以多元化的渠道促進(jìn)學(xué)術(shù)信息資源傳播。數(shù)字學(xué)術(shù)的日益繁榮,使得數(shù)字化學(xué)術(shù)資源規(guī)模不斷擴(kuò)大,數(shù)字化智力產(chǎn)品層出不窮,這在給學(xué)者帶來更多可借鑒信息的同時(shí),也使得網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)術(shù)資源的分布更加無序,迫切需要信息機(jī)構(gòu)做好學(xué)術(shù)信息資源組織、整理與存儲工作,確保數(shù)字化學(xué)術(shù)資產(chǎn)得到合理利用。機(jī)構(gòu)知識庫又稱為機(jī)構(gòu)典藏庫,是由信息機(jī)構(gòu)為滿足信息檢索、采集、長期存儲等需求,創(chuàng)建的集成多種數(shù)字化產(chǎn)品,以供廣大用戶使用的知識庫[1]。機(jī)構(gòu)知識庫是開放獲取運(yùn)動的產(chǎn)物,有助于數(shù)字化學(xué)術(shù)信息資源的長期保存,為科研人員高效獲取學(xué)術(shù)信息提供了平臺。筆者以國內(nèi)外研究文獻(xiàn)為對象,以主題詞檢索的方式,從中國知網(wǎng)、萬方、維普等網(wǎng)站獲取相關(guān)文獻(xiàn),輔以聚類分析工具,客觀分析國內(nèi)外機(jī)構(gòu)知識庫的研究進(jìn)展,了解機(jī)構(gòu)知識庫的理論、應(yīng)用軟件、建設(shè)實(shí)例等問題。基于此,本文歸納了高校機(jī)構(gòu)知識庫的特點(diǎn),研究學(xué)術(shù)信息資源的質(zhì)量控制策略,旨在解決學(xué)術(shù)信息資源的科學(xué)管理與利用問題,促進(jìn)機(jī)構(gòu)知識庫理論的豐富與發(fā)展。
1 高校機(jī)構(gòu)知識庫的內(nèi)涵與特點(diǎn)分析
隨著開放獲取運(yùn)動的深入推進(jìn),作為收集、存儲、共享學(xué)術(shù)資源的數(shù)據(jù)庫,機(jī)構(gòu)知識庫已經(jīng)被眾多高校與科研機(jī)構(gòu)關(guān)注與應(yīng)用。
1.1 機(jī)構(gòu)知識庫的內(nèi)涵
機(jī)構(gòu)知識庫(簡稱IR),是機(jī)構(gòu)知識管理的可靠來源,是促進(jìn)學(xué)術(shù)資源共享的平臺。國內(nèi)一些學(xué)者認(rèn)為,IR是采集、存儲單個(gè)或多個(gè)高校的知識資源的數(shù)據(jù)庫,在學(xué)術(shù)交流體系變革中發(fā)揮著重要作用[2]。通過分析國內(nèi)外對機(jī)構(gòu)知識庫的定義,可以將其劃分為兩類,CARL認(rèn)為IR是對多個(gè)機(jī)構(gòu)科研人員所創(chuàng)造智力產(chǎn)品的采集與整合,以保障內(nèi)外部終端用戶的無障礙使用,側(cè)重強(qiáng)調(diào)其開放、學(xué)術(shù)與機(jī)構(gòu)性[3];柯平等認(rèn)為IR是面向公眾開放的促進(jìn)知識產(chǎn)品傳播共享的系統(tǒng),側(cè)重強(qiáng)調(diào)其服務(wù)性[4]。筆者更傾向于第二種觀點(diǎn)。
1.2 高校機(jī)構(gòu)知識庫的特點(diǎn)
如今國內(nèi)高校正在緊鑼密鼓地開展機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)工作,越來越多高校學(xué)者提高了對開放獲取的參與度,以圖書館為主體的機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)體系也得到不斷完善。統(tǒng)計(jì)表明,截至2017年底,在CALIS網(wǎng)站登記的高校機(jī)構(gòu)知識庫超過40家,在開放存取知識庫目錄(Directory of Open Access Repositories, 簡稱Open DOAR)注冊的高校機(jī)構(gòu)知識庫超過12家。高校機(jī)構(gòu)知識庫主要為本校師生提供服務(wù),建設(shè)目標(biāo)之一是完成對本機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)信息資源的采集與積累,實(shí)現(xiàn)知識成果的長期存儲,為科研人員使用提供便利。它具有開放性、學(xué)術(shù)性、互操作性等特點(diǎn),所采集的數(shù)字化資源學(xué)術(shù)性較強(qiáng),提供了互操作框架,可以讓用戶利用互聯(lián)網(wǎng)不受限制地訪問電子資源,在一定程度上改善了學(xué)術(shù)交流環(huán)境,提升了學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的整體競爭力。
1.3高校機(jī)構(gòu)知識庫的運(yùn)作流程
作為高校投入人力、物力與財(cái)力,為師生提供學(xué)術(shù)資源開放存取的場所,IR體現(xiàn)了高校的價(jià)值與特色[5]。掌握高校機(jī)構(gòu)知識庫的運(yùn)作流程,是開展學(xué)術(shù)資源質(zhì)量控制的起點(diǎn),如圖1所示。首先,科研人員登陸機(jī)構(gòu)知識庫注冊,并提交對應(yīng)的科研成果等學(xué)術(shù)資源。然后系統(tǒng)自動對這些資源進(jìn)行質(zhì)量評價(jià),系統(tǒng)設(shè)置學(xué)科帶頭人有權(quán)推薦優(yōu)質(zhì)的學(xué)術(shù)資源,同行之間也可以采用公開交流和評價(jià)的方式,綜合分析提交學(xué)術(shù)資源的質(zhì)量,系統(tǒng)會對這些評價(jià)進(jìn)行綜合排序,提取高質(zhì)量的學(xué)術(shù)資源。技術(shù)人員則會事先編寫用于保障學(xué)術(shù)資源規(guī)范化的元數(shù)據(jù),并將這些數(shù)據(jù)分類納入元數(shù)據(jù)庫中。最后系統(tǒng)根據(jù)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和綜合評議結(jié)果,將符合要求的學(xué)術(shù)資源加入機(jī)構(gòu)知識庫中。
2 影響高校機(jī)構(gòu)知識庫學(xué)術(shù)信息資源質(zhì)量的因素分析
通過對我國機(jī)構(gòu)知識庫網(wǎng)站的調(diào)研分析,發(fā)現(xiàn)目前我國高校機(jī)構(gòu)知識庫雖然逐漸增多,但普遍缺乏質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn),學(xué)術(shù)特色不足,自然失去了對用戶的吸引力[6]。要想做好質(zhì)量控制工作,就有必要了解影響高校機(jī)構(gòu)知識庫的因素,為制定質(zhì)量控制策略提供依據(jù)。
2.1 存儲成果的價(jià)值
高校機(jī)構(gòu)知識庫要想體現(xiàn)學(xué)術(shù)特色,其存儲的信息資源不僅需要具有學(xué)術(shù)價(jià)值,也要體現(xiàn)豐富性、全面性與可用性。高校不僅是教學(xué)機(jī)構(gòu),也是科研機(jī)構(gòu),這就要求機(jī)構(gòu)知識庫存儲的學(xué)術(shù)資源既要體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)特色,體現(xiàn)重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)優(yōu)勢,也要對教學(xué)、科研活動具有參考借鑒價(jià)值。對機(jī)構(gòu)知識庫存儲資源的來源、類型、存儲形式等,也有必要做出明確的規(guī)定。這是因?yàn)椴煌瑏碓磁c形態(tài)的學(xué)術(shù)資源,在質(zhì)量上存在較大差異,也在一定程度上決定著知識庫整體學(xué)術(shù)資源質(zhì)量的高低[7]。查全率是體現(xiàn)開放獲取程度的標(biāo)志,根據(jù)中科院機(jī)構(gòu)知識庫網(wǎng)絡(luò)平臺的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示,截至2018年8月,作為起步較早的高校機(jī)構(gòu)知識庫,中國人民大學(xué)IR的查全率僅為39%[8]。資源采集不全面,全文獲取率低,存儲資源比例失調(diào),無法發(fā)揮學(xué)術(shù)資源傳播共享渠道的作用,極大限制了國內(nèi)IR的發(fā)展。
2.2 提交與審核者的資質(zhì)
當(dāng)開展某項(xiàng)工作或活動時(shí),相關(guān)主體必須具備對應(yīng)的資質(zhì)[9]。高校機(jī)構(gòu)知識庫的建設(shè),需要考慮學(xué)術(shù)資源提交者與審核人員這兩類主體的資質(zhì)。為了采集機(jī)構(gòu)內(nèi)成員具有價(jià)值的學(xué)術(shù)資源,高校可將資源提交者限定為本校師生,要求他們保障提交成果的規(guī)范、真實(shí)與原創(chuàng)性,具備獨(dú)立承擔(dān)責(zé)任的能力,不侵犯他人合法權(quán)益。而對于審核人員而言,其組成必須是學(xué)科專家、學(xué)科館員或經(jīng)驗(yàn)豐富的研究人員,要求具備學(xué)科專業(yè)知識,掌握信息技術(shù),能夠熟練制定學(xué)術(shù)資源質(zhì)量控制策略,能夠識別提交資源的學(xué)術(shù)價(jià)值與真實(shí)性。然而基于機(jī)構(gòu)知識庫的開放性特點(diǎn),使得在線提交的用戶較多,知識庫采集的資源數(shù)量龐大,提交過程中普遍缺乏實(shí)質(zhì)性審核,這就難以保障信息質(zhì)量。
2.3 政策標(biāo)準(zhǔn)與內(nèi)容維護(hù)
機(jī)構(gòu)知識庫在建立后需要做好管理、維護(hù)與優(yōu)化工作,以保障存儲內(nèi)容的可持續(xù)利用,避免發(fā)生數(shù)據(jù)丟失等意外。我國目前尚缺乏與機(jī)構(gòu)知識管理相關(guān)的政策,導(dǎo)致高校機(jī)構(gòu)知識庫在建設(shè)過程中標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范缺失[10]。有的高校機(jī)構(gòu)知識庫缺乏科學(xué)的管理制度,對后期管理投入不足,導(dǎo)致對學(xué)術(shù)資源的管理混亂,也影響到用戶的使用效果。隨著社會環(huán)境、國家政策、高??蒲蟹妒降葍?nèi)外部因素的變化,用戶對高校機(jī)構(gòu)知識庫的需求也在隨之變化。對機(jī)構(gòu)知識庫內(nèi)容的維護(hù)與更新,是維持知識庫資源豐富、可用性的必要手段。但一些高校機(jī)構(gòu)知識庫缺乏專人管理,對學(xué)術(shù)資源的維護(hù)與更新滯后,沒有及時(shí)修正不符合標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù),沒有刪除侵權(quán)內(nèi)容或過時(shí)信息,極大影響到知識庫的使用功能。
3 高校機(jī)構(gòu)知識庫學(xué)術(shù)信息資源質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)
對高校機(jī)構(gòu)知識庫進(jìn)行質(zhì)量控制,根據(jù)存儲學(xué)術(shù)信息資源設(shè)計(jì)對應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn),是高校管理者促進(jìn)機(jī)構(gòu)知識庫不斷完善,提高數(shù)字化資源管理水平的必要環(huán)節(jié)。
3.1 形式內(nèi)容質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)
對機(jī)構(gòu)成員提交的信息進(jìn)行形式內(nèi)容審核,涉及是否符合采集范圍、是否符合內(nèi)容格式標(biāo)準(zhǔn)、是否重復(fù)提交等方面。每個(gè)機(jī)構(gòu)知識庫可以根據(jù)自身建設(shè)實(shí)際,合理規(guī)定采集存儲學(xué)術(shù)資源的內(nèi)容范圍。但機(jī)構(gòu)知識庫對提交范圍的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)并不是固定的,而是根據(jù)高校學(xué)科建設(shè)情況、用戶需求變化趨勢而變化的[11]。例如,我校圖書館以服務(wù)教育科研為主,為了保障知識庫學(xué)術(shù)資源的合理配置,需將教學(xué)科研資料作為采集主體,減少檔案、期刊等資料的采集。若提交的學(xué)術(shù)信息符合要求,還需要進(jìn)一步判斷是否重復(fù)提交,最后對資源類型、文件格式等進(jìn)行審核。由于終端用戶使用軟件的差異,機(jī)構(gòu)知識庫管理者可以擬定針對常見應(yīng)用軟件的格式標(biāo)準(zhǔn),以方便用戶下載與使用。
3.2 學(xué)術(shù)內(nèi)容質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)
高校機(jī)構(gòu)知識庫對學(xué)術(shù)信息內(nèi)容的質(zhì)量審核,需要委托學(xué)術(shù)專家從學(xué)術(shù)規(guī)范、學(xué)術(shù)價(jià)值等角度開展,或者隨機(jī)委派同一領(lǐng)域的學(xué)科帶頭人參與學(xué)術(shù)內(nèi)容質(zhì)量評定,這是保障機(jī)構(gòu)知識庫整體學(xué)術(shù)水平的重要措施。根據(jù)不同機(jī)構(gòu)知識庫的特色,每個(gè)知識庫在學(xué)術(shù)資源采集范圍與質(zhì)量審核方面不存在共性,因此對學(xué)術(shù)質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì),需要管理者根據(jù)實(shí)際情況擬定。高校機(jī)構(gòu)知識庫不僅需要延續(xù)傳統(tǒng)的同行審議模式,設(shè)計(jì)符合要求的同行學(xué)術(shù)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn),也需要邀請更多學(xué)科專家參與其中,不斷對學(xué)術(shù)資源質(zhì)量評價(jià)指標(biāo)進(jìn)行修改完善,保障納入真實(shí)、優(yōu)質(zhì)的學(xué)術(shù)信息資源,提高學(xué)者對機(jī)構(gòu)知識庫價(jià)值的認(rèn)同度。
3.3 元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)
元數(shù)據(jù)用于描述信息資源的基本屬性,方便從大量數(shù)據(jù)中提取內(nèi)容特征,保障不同資源的互操作性與長期存儲。元數(shù)據(jù)包括描述性、管理性、結(jié)構(gòu)性等多種類型,高校機(jī)構(gòu)知識庫必須要明確不同元數(shù)據(jù)的互操作標(biāo)準(zhǔn),并建立對應(yīng)的元數(shù)據(jù)庫[12]。機(jī)構(gòu)成員在自行提交學(xué)術(shù)信息資源過程中,對其提交內(nèi)容的元數(shù)據(jù)描述,也多為提交者自行輸入的,這就不可避免會出現(xiàn)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。為此,機(jī)構(gòu)知識庫管理者要設(shè)置統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)規(guī)范,明確可使用的元數(shù)據(jù)范圍,保障輸入的標(biāo)準(zhǔn)化,避免拼寫錯誤等細(xì)節(jié)問題。機(jī)構(gòu)知識庫管理者也要根據(jù)通用的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),做好元數(shù)據(jù)的編輯、審核與更新工作。
4 高校機(jī)構(gòu)知識庫學(xué)術(shù)信息資源的質(zhì)量控制策略
對學(xué)術(shù)信息資源的質(zhì)量控制,貫穿于高校機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)全過程中。為了保障學(xué)術(shù)信息資源質(zhì)量控制效果,筆者結(jié)合機(jī)構(gòu)知識庫存儲實(shí)際與運(yùn)營流程,采用分階段質(zhì)量控制方法,制定資源提交階段、審核階段、使用階段的對應(yīng)策略,建構(gòu)了學(xué)術(shù)信息資源質(zhì)量控制模型,以全方位保障機(jī)構(gòu)知識庫的資源質(zhì)量(如圖2所示)。
4.1 資源提交階段
高校機(jī)構(gòu)知識庫需要事先對外發(fā)布學(xué)術(shù)信息提交政策,讓機(jī)構(gòu)成員了解上傳要求,進(jìn)而根據(jù)規(guī)范提交學(xué)術(shù)成果。在提交者的身份審核方面,除了允許本??蒲腥藛T提交學(xué)術(shù)資源,也可以鼓勵在校大學(xué)生上傳優(yōu)秀學(xué)術(shù)成果,保障不遺漏任何有價(jià)值的信息。例如,中科院文獻(xiàn)情報(bào)中心機(jī)構(gòu)知識庫(NSL OpenIR)規(guī)定符合內(nèi)容提交范圍規(guī)定的人員,在NSL OpenIR中注冊并獲得提交授權(quán),就可以提交內(nèi)容。提交者應(yīng)該保障學(xué)術(shù)信息的規(guī)范、完整與真實(shí)性,符合特定的存儲格式,提交后不得隨意更改。機(jī)構(gòu)管理者則應(yīng)該具有元數(shù)據(jù)編輯與管理能力,能夠預(yù)測元數(shù)據(jù)使用中存在的問題,并制定對應(yīng)的元數(shù)據(jù)操作規(guī)范指南,方便提交者閱讀并依規(guī)操作。同時(shí)采用開源軟件平臺,設(shè)定系統(tǒng)可以識別的資源類型與范圍,明確資源文檔格式要求,做好提交資源的存儲與備份工作,保障不因?yàn)檐浻布h(huán)境的改變,引發(fā)學(xué)術(shù)信息資源損壞或無法讀取的尷尬。
4.2 資源審核階段
對于已經(jīng)提交的學(xué)術(shù)信息資源,機(jī)構(gòu)知識庫管理人員要進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量審核,借助各種智能化工具提高審核的可靠性。資源提交涉及文檔上傳、元數(shù)據(jù)錄入等步驟,而這兩個(gè)操作也是質(zhì)量審核的重點(diǎn)。為了保障元數(shù)據(jù)錄入的便利與準(zhǔn)確性,管理者要設(shè)置一些控制程序,如減少錄入步驟、自動生成日期、設(shè)置可供選擇的規(guī)范化錄入字段等,以減少錄入工作量,提高學(xué)術(shù)資源提交效率。對提交學(xué)術(shù)資源的質(zhì)量審核,主要是做好元數(shù)據(jù)與文件格式的質(zhì)量控制工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)提交過程中存在的錯誤,以內(nèi)容提交表達(dá)的形式呈現(xiàn)審核結(jié)果,要求提交者予以修改更正,保障提交的內(nèi)容符合規(guī)范。
4.3 資源使用階段
高校機(jī)構(gòu)知識庫對已經(jīng)收錄的學(xué)術(shù)信息資源,需要定期進(jìn)行維護(hù)與更新,及時(shí)刪除不符合要求的資源,對保密期限已過的特色資源進(jìn)行開放共享,對接收到新版本的存儲資源,要合理處理舊版本,根據(jù)需要選擇是否保留或刪除。這個(gè)階段涉及元數(shù)據(jù)、學(xué)術(shù)內(nèi)容與知識版權(quán)等方面的質(zhì)控,除了采用同行隨機(jī)審議的方式,還需要知識庫管理者做好用戶數(shù)據(jù)采集工作,了解既有資源的查看、下載與使用率,并將用戶使用情況作為評價(jià)學(xué)術(shù)資源質(zhì)量的指標(biāo)之一。管理者也要承擔(dān)對存儲資源格式規(guī)范性、鏈接有效性等內(nèi)容的定期檢查工作,保障開放共享的資源不涉及版權(quán)糾紛,或者保證得到原作者授權(quán)后方可傳播,對于質(zhì)量審核的最終結(jié)果要及時(shí)反饋給提供者,以便其結(jié)合需要進(jìn)行修改和完善。
5 結(jié)語
機(jī)構(gòu)知識庫是開放獲取運(yùn)動的產(chǎn)物,是體現(xiàn)高校學(xué)術(shù)資源特色的重要平臺。如今國內(nèi)高校機(jī)構(gòu)知識庫蓬勃發(fā)展,為廣大學(xué)術(shù)工作者獲取信息提供了便利。而在機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)過程中,應(yīng)該全方位考慮質(zhì)量控制問題,制定科學(xué)的學(xué)術(shù)信息資源質(zhì)量控制指標(biāo),建立常態(tài)化存儲資源質(zhì)量控制機(jī)制,總結(jié)分析學(xué)術(shù)信息資源質(zhì)量方面的問題,掌握用戶的需求變化情況,這是保障機(jī)構(gòu)知識庫良性運(yùn)作的基礎(chǔ),也是提高用戶信任度的必要途徑。
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作者簡介:陳旭(1980-),男,福建醫(yī)科大學(xué)圖書館助理館員。研究方向:信息資源及學(xué)科服務(wù)。