呂 斌

基于高校酒店延伸一站式會議服務(wù)的一些思考

呂 斌

浙江浙大圓正酒店管理有限公司]

高校酒店在高校學(xué)術(shù)交流和接待服務(wù)中扮演著重要角色，基于酒店服務(wù)延伸一站式會議服務(wù)，已成為眾多高校接待單位關(guān)心的話題。本文從高校酒店的特殊屬性出發(fā)，詳細(xì)分析了高校酒店延伸一站式會議服務(wù)的必然性和可行性，并探討了疫情給學(xué)術(shù)會議行業(yè)帶來的影響以及如何使用智能技術(shù)助力學(xué)術(shù)會議等問題。

高校酒店；一站式會議；學(xué)術(shù)會議；智慧會務(wù)

近年來，隨著高校學(xué)術(shù)會議規(guī)格逐年增高和數(shù)量逐年增多，高校酒店在高校學(xué)術(shù)交流、會議研討、接待工作中扮演著越來越重要的角色，是高校文化交流活動的有力支撐。高校酒店必須認(rèn)清自身的特殊性，規(guī)避短處，發(fā)揮長處，主動對接校內(nèi)接待資源，以一站式會議為平臺，做好服務(wù)延伸和多元發(fā)展，從而更好地保障學(xué)校，服務(wù)社會。

一、高校酒店的特殊性

高校相對封閉的環(huán)境決定了高校酒店具有一定的特殊屬性，區(qū)別于社會上的酒店。

（一）事業(yè)性的管理體制

高校酒店提供服務(wù)的主要對象是學(xué)校及相關(guān)人員，高校酒店通常地處校內(nèi)或?qū)W校周邊，在管理上也通常納入學(xué)校的行政管理體系，在經(jīng)營目標(biāo)上，以“服務(wù)學(xué)?！睘榍疤?，兼顧高校社會效益與酒店經(jīng)營效益。

（二）固定化的酒店客源

高校酒店的客源相對固定，主要有以下幾類人員：一是來校參加各類學(xué)術(shù)論壇的人員，二是來校進(jìn)行交流訪問和參觀的人員，三是參加相關(guān)教育培訓(xùn)班的人員。高校酒店不能像社會酒店那樣自主選擇客源，這是由高校酒店的服務(wù)對象和經(jīng)營性質(zhì)決定的。

（三）半封閉式的酒店環(huán)境

國內(nèi)很多高校坐落于郊區(qū)大學(xué)城，離主城區(qū)較遠(yuǎn)，交通、人流和配套設(shè)施與城區(qū)相比均有一定差距。而很多高校酒店在校園范圍以內(nèi)，使得這類型的高校酒店受限于地理位置，不具備對外接待客源的優(yōu)勢。

此外，目前我國大部分高校酒店不論是在硬件設(shè)施、服務(wù)質(zhì)量，還是在經(jīng)營管理上，都難以和有著成熟運(yùn)營模式的社會酒店抗衡。有的高校酒店即便重新裝修提升了硬件設(shè)施水平，但管理水平和人員素質(zhì)等軟實(shí)力依然不盡人意，從而限制了高校酒店的發(fā)展。

二、高校酒店延伸一站式會議服務(wù)的必然性

高校承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科研發(fā)展和文化傳承的使命，而學(xué)術(shù)會議論壇承載著思想文化交流的功能，因而越來越頻繁地在高校舉辦。隨著國內(nèi)一些高水平大學(xué)提出了建設(shè)世界一流大學(xué)的目標(biāo)，在學(xué)術(shù)交流上也要求與國際接軌，舉辦的會議規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)不斷提升。在此趨勢下，國內(nèi)知名高校的會議服務(wù)也開始對標(biāo)國際學(xué)術(shù)會議，努力創(chuàng)新模式，提高專業(yè)化水平。

一個學(xué)術(shù)會議的組織既包含與主題內(nèi)容相關(guān)的工作，比如學(xué)術(shù)課題的確定、發(fā)言人和參會人員的邀請，會議論文的征集、評審和篩選等；也包括針對整場活動的支撐性服務(wù)，比如會場預(yù)訂和服務(wù)、會議資料制作、食宿交通、會后考察等系列安排；本文提及的會議服務(wù)主要指指這類支撐性服務(wù)。

具體來說，高校學(xué)術(shù)會議的會務(wù)流程是由會前、會中、會后等多個環(huán)節(jié)組成的。會前的準(zhǔn)備工作按時間順序包括：會議報備審核、接受報名、流程策劃、會議預(yù)算管理、公告通知、邀請嘉賓、參會人員吃住行的預(yù)訂、整理制作論文集、宣傳物料設(shè)計(jì)制作和會場布置。會中工作包括：會議注冊報到、食宿和交通的對接、會議現(xiàn)場的組織和服務(wù)。會后的工作則主要是會議資料的整理、歸檔、集結(jié)出版，會議支出結(jié)算等。由此可見，學(xué)術(shù)會議的會務(wù)工作綜合性強(qiáng)、工作量大，圍繞著物流、人流和信息流展開。如果是國際會議，外國參會者帶來的文化習(xí)俗差異將更加考驗(yàn)組織者的服務(wù)細(xì)致程度和應(yīng)變能力。

目前，很多國內(nèi)高校學(xué)術(shù)會議的組織習(xí)慣是主辦單位負(fù)責(zé)全部的工作。主辦單位一般是學(xué)校行政部門、科研相關(guān)部處、院系，或者以某個學(xué)科帶頭人牽頭的實(shí)驗(yàn)室或課題組。主辦單位不僅要做好與會議主題相關(guān)的內(nèi)容性工作，還要負(fù)責(zé)大量繁雜的事務(wù)性會務(wù)工作，通常加上部門全部人手和研究生都難以應(yīng)對。主辦單位往往疲于應(yīng)付事務(wù)性會務(wù)工作，無法集中精力做好會議內(nèi)容性工作。而負(fù)責(zé)會務(wù)的部門人員和學(xué)生由于缺乏會務(wù)經(jīng)驗(yàn)，組織專業(yè)性不夠，效率低，臨時應(yīng)變力差，常常造成會議活動組織很出現(xiàn)疏漏，從而影響會議效果。這種“親自上陣”的辦會模式從全校范圍來講是一種人力資源失調(diào)和浪費(fèi)，因辦會單位在一段時間內(nèi)不可能重復(fù)辦會，既不能有效積累辦會經(jīng)驗(yàn)，也不能讓學(xué)校的辦會水平得到提高。

而一般高校的會議場所主管部門附帶的服務(wù)功能，往往局限在會場內(nèi)的現(xiàn)場服務(wù)，還沒有真正介入會務(wù)籌備全過程的專業(yè)服務(wù)，導(dǎo)致很多高校自主承辦的會議論壇組織一直處于比較粗放的狀態(tài)。因此，將會議組織中的事務(wù)性工作與會議內(nèi)容性工作分離開來是較為合理的方式，即會議內(nèi)容性工作由主辦單位或高校教師帶領(lǐng)研究生承擔(dān)，事務(wù)性會務(wù)工作則由專業(yè)會議服務(wù)機(jī)構(gòu)來承擔(dān)，兼顧效率和效果。

近幾年，大型高校學(xué)術(shù)會議也出現(xiàn)過社會上的一些專業(yè)會務(wù)公司的身影，但由于其不熟悉校內(nèi)環(huán)境，工作溝通和資源整合能力不足，也不能充分服務(wù)于高校學(xué)術(shù)會議。而校內(nèi)的服務(wù)機(jī)構(gòu)在了解、體現(xiàn)和融合學(xué)校文化特色、整合校內(nèi)資源方面具有絕對優(yōu)勢，在服務(wù)學(xué)校的宗旨目標(biāo)之下，能更好地提供服務(wù)保障，發(fā)揮專業(yè)化水平。高校酒店作為校內(nèi)不可或缺的服務(wù)機(jī)構(gòu)，完全可以從自身擁有的住宿資源、餐飲資源及場館資源優(yōu)勢出發(fā)，破除高校酒店特殊性帶來的劣勢，積極對接、整合和盤活學(xué)校其他接待資源，轉(zhuǎn)變會議服務(wù)方式，延伸提供一站式會議服務(wù)，主動承擔(dān)起為學(xué)校和院系提供專業(yè)會議服務(wù)的職能，成為高校學(xué)術(shù)會議專業(yè)可靠的支撐力量。

三、高校酒店延伸一站式會議服務(wù)的可行性

高校酒店應(yīng)積極轉(zhuǎn)變經(jīng)營思路，改變以往單一只提供住宿房間、餐飲安排和會議場所的粗放式做法，打造一支專業(yè)化、高素質(zhì)的一站式會議服務(wù)團(tuán)隊(duì)，秉承“向上走一步，向下走一步”的服務(wù)理念，為高校學(xué)術(shù)會議提供全面、深度、精細(xì)、專業(yè)、智慧的一站式會議服務(wù)，借力信息化手段，實(shí)現(xiàn)高校酒店延伸一站式會議服務(wù)模式的轉(zhuǎn)型升級。

隨著信息化建設(shè)在高校中的不斷推進(jìn)，各高校目前已經(jīng)進(jìn)入以服務(wù)為導(dǎo)向的智慧校園建設(shè)階段。高校建設(shè)需要不斷創(chuàng)新，兼容整合各類資源，優(yōu)化管理流程，充分融合移動互聯(lián)、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)、新理念。高校作為中外學(xué)術(shù)交流、活動承辦的重要平臺，每年承辦超過百場、涉及十萬人次會務(wù)活動，海量的會務(wù)信息、角色種類、數(shù)據(jù)資料等勢必要投入巨大的資源作為支撐，如何借助移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)整合校內(nèi)外資源、發(fā)掘平臺價值、提高服務(wù)體驗(yàn)已成為了會務(wù)服務(wù)關(guān)注的焦點(diǎn)。

（一）建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心，優(yōu)化數(shù)據(jù)管理

酒店的接待服務(wù)和會議服務(wù)都圍繞著“人流”，人流即數(shù)據(jù)，基于此筆者提出建立高校接待數(shù)據(jù)中心的設(shè)想，實(shí)現(xiàn)會務(wù)數(shù)據(jù)、酒店接待數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯集，平臺化管理，提高酒店服務(wù)和會務(wù)后端管理的便捷性。

（二）打造標(biāo)準(zhǔn)化的會務(wù)流程體系，節(jié)省會務(wù)組織成本

建立高校會務(wù)系統(tǒng)平臺，靈活適用于各種會務(wù)活動，滿足會務(wù)體系中發(fā)布、報名、審核、與會、總結(jié)、生活服務(wù)等全周期業(yè)務(wù)需求，打造標(biāo)準(zhǔn)化會務(wù)流程體系。

（三）以科技創(chuàng)新推動服務(wù)升級

利用移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等最新技術(shù)優(yōu)化會務(wù)流程體驗(yàn)，助力打造新“互聯(lián)網(wǎng)+會務(wù)”系統(tǒng)，以新技術(shù)為驅(qū)動推動智慧化服務(wù)體驗(yàn)提升，彰顯服務(wù)品牌價值，引領(lǐng)高校會務(wù)信息化潮流。

四、疫情之下，智能技術(shù)助力學(xué)術(shù)會議

2020年，受“新冠”肺炎疫情影響，會展業(yè)成為遭受沖擊最大的行業(yè)之一。特別是上半年，學(xué)校大量大型會議選擇延期或取消，校門緊閉，接待活動無從開展。但另一方面，也意味著下半年可能出現(xiàn)會議量和團(tuán)隊(duì)接待量階段性井噴。疫情帶來了挑戰(zhàn)，更帶來了變革和機(jī)遇.疫情期間，會議行業(yè)涌現(xiàn)了大量的智慧會議案例，針對會議三大場景，結(jié)合大數(shù)據(jù)、云傳播、直播等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)“云端會議”，為今后高校智慧學(xué)術(shù)會議的舉辦提供了一定的參考價值。

（一）學(xué)術(shù)大?，F(xiàn)場連線，人不到會觀點(diǎn)到會

現(xiàn)場連線技術(shù)突破距離的限制，實(shí)現(xiàn)多種線上互動：如嘉賓演講畫面投放大屏，學(xué)術(shù)報告分享零距離；在線互動問答，彈幕提問即時互動，包括留言、點(diǎn)贊、分享等；主會場、分會場多地實(shí)時連接，音視頻互聯(lián)，場景交互實(shí)時分享。

（二）百人會議到萬人會議，線上線下輕松切換

利用直播推流服務(wù)器，提供攝像機(jī)接口、PC和控臺音頻接口，實(shí)現(xiàn)會議現(xiàn)場視頻的網(wǎng)上高清直播，參與嘉賓可以通過掃描二維碼或點(diǎn)擊鏈接的方式觀看現(xiàn)場直播。此外，還可以支持微博分發(fā)、主流直播平臺、微信嵌入、PC端直播、媒體轉(zhuǎn)發(fā)、APP嵌入，跨PC/手機(jī)觀看視頻，不限制人數(shù)觀看視頻流量，從百人會議到萬人會議，從會議現(xiàn)場到大小屏幕，均可輕松切換。

（三）在線觀看+存儲回顧，實(shí)時分享宣傳推廣

通過專業(yè)直播技術(shù)和導(dǎo)播團(tuán)隊(duì)支持，授課實(shí)現(xiàn)多屏同步，實(shí)時分享，全終端適配觀看，各大直播平臺輕松鏈接，增加活動曝光量。此外還能做到會議全程現(xiàn)場錄制，全程視頻和照片記錄，提供會議后的直播觀看相關(guān)數(shù)據(jù)流量統(tǒng)計(jì)報告。

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（責(zé)任編輯：趙永奎）