趙桂倩 李 芳

推進學(xué)校后勤采購招標工作信息化的思考——以清華大學(xué)學(xué)生社區(qū)管理服務(wù)中心為例

趙桂倩 李 芳

[清華大學(xué)學(xué)生社區(qū)管理服務(wù)中心]

學(xué)校后勤招標工作具有涉及部門多、工作環(huán)節(jié)多、專業(yè)人員少的特點，且存在采購招標種類多、數(shù)量多、時間緊的狀況。鑒于招標工作規(guī)范性強、操作過程繁瑣、資料繁多、出錯不良影響大的諸多因素，借助信息平臺建設(shè)，推進學(xué)校后勤招標工作信息化，以提高工作效率和工作準確度是非常必要的。采購招標工作的信息化過程需要通過建立諸多模塊進行組合來實現(xiàn)，不僅為工作人員帶來便利，同時也可為招標工作積累經(jīng)驗和參考依據(jù)。

采購招標；信息化建設(shè)；效率；準確性

一、背景與問題

隨著國家互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)信息化進程不斷推進，各類信息化智能化系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)運而生，采購招標信息化建設(shè)也已成為新形勢下的工作思考。

清華大學(xué)學(xué)生社區(qū)管理服務(wù)中心（以下簡稱“中心”）為保障國有資金的合理使用，提高資金使用效率，依據(jù)《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》《政府采購非招標采購方式管理辦法》及《清華大學(xué)采購與招標管理規(guī)定》，制訂了中心的采購招標制度。每年涉及的采購招標項目近200項，由于采購招標工作流程繁瑣、規(guī)則性強、需要工作人員注意其中每個細節(jié)，完全靠人力來完成這些工作難免百密一疏，但如果出現(xiàn)錯誤，則會給單位造成較大損失和影響。

隨著信息時代的到來，工作信息化已經(jīng)成為提高工作效率、規(guī)范工作流程的重要手段。采購招標工作信息化已經(jīng)有很多應(yīng)用案例，例如北京市建設(shè)工程發(fā)包承包交易中心，鐵道部的“鐵道工程交易中心招投標平臺”，天津大學(xué)已經(jīng)實現(xiàn)跨區(qū)遠程電子評標等等。為了適應(yīng)新的要求、新的環(huán)境，提升工作水平，提高工作效率，對采購招標工作進行信息化管理，將產(chǎn)生重要的作用[1]。

二、采購招標項目管理信息化的意義

采購招標工作涉及環(huán)節(jié)多、審批結(jié)點多、文件制作規(guī)范，時間周期較長，這與不少招標項目的“時間緊、任務(wù)重”形成矛盾。另外，傳統(tǒng)招標方式與國家倡導(dǎo)的節(jié)約環(huán)保理念相背離。而采購招標信息化管理正是針對這一系列矛盾，簡化和完善工作流程，為招標工作的順利進展提供了很好的輔助作用。具體表現(xiàn)為以下幾個方面：

（一）縮短逐級審批時間

利用傳統(tǒng)方式開展采購招標工作，從計劃采購、立項審批、采購啟動，領(lǐng)導(dǎo)審批，到進入采購流程，涉及諸多溝通環(huán)節(jié)，有些需要口頭審批，有些需要書面審批。各項工作，都需要協(xié)調(diào)報告人和審批人的時間，在當(dāng)今工作節(jié)奏快、每個人都承擔(dān)多項工作的情況下，提高有效時間利用率就顯得非常重要。而信息化則減少了這些撰寫報告、報送報告、當(dāng)面匯報的過程，每個人都根據(jù)自己的時間安排進行系統(tǒng)填報，領(lǐng)導(dǎo)進行審批操作，從而大大了提高工作效率。

（二）采購招標相關(guān)文件模版化

招標工作中涉及到諸多法律法規(guī)問題，對文件的格式和內(nèi)容要求規(guī)范，如果不熟悉工作或者有所疏漏，很容易造成嚴重后果。但招標文件也有相對規(guī)范的模板，如果能夠嚴格按照模板來填寫，會給工作人員帶來準確性的保障和效率的提高，信息化給這個方面帶來了巨大的便利，利用系統(tǒng)后臺編寫好格式和通用文字，只需要把每個項目不同的方面設(shè)置成填寫項，提交后自動生成標準化格式的文件，切實體現(xiàn)信息化帶來的便利。

（三）采購招標過程管理透明化

采購招標過程涉及到投標企業(yè)的篩選，而社會上也不乏招標單位個別人與投標企業(yè)勾結(jié)牟利的情況。而招標信息化，使得所有信息都在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺公開，相關(guān)過程完整記錄，相關(guān)人員都可以看到，降低了監(jiān)督門檻，擴大了監(jiān)督范圍，從而使采購招標過程更加透明化，有利于廉政建設(shè)和保護單位利益。

（四）采購信息歸檔完備，歷史數(shù)據(jù)查詢方便

采購信息化實現(xiàn)了項目從立項到采購結(jié)束各環(huán)節(jié)材料的電子化保存，完整地記錄了采購過程中的各項痕跡，包括參與的工作人員、領(lǐng)導(dǎo)的審批、采購招標文件、企業(yè)遴選信息，評委評審過程以及對成交企業(yè)的評價信息等資料。采購過程結(jié)束資料檔案即整理完成，節(jié)約人力，節(jié)省時間。采購系統(tǒng)基于B/S結(jié)構(gòu)（瀏覽器/服務(wù)器），里面的資料隨用隨查，不再受地點和時間的限制，采購數(shù)據(jù)的積累還可以為領(lǐng)導(dǎo)提供立項決策依據(jù)，保障立項內(nèi)容和周期合理科學(xué)。[2]

三、采購招標項目信息化管理的實踐探索

（一）采購招標工作流程梳理

概括起來，采購招標工作主要流程包括立項、采購招標公告、投標企業(yè)資格審查、采購招標文件制作、開標、評審、中標公示、簽署合同。

立項過程，根據(jù)中心招標采購制度規(guī)定，按項目的預(yù)算費用劃分采購招標形式，不同的形式有不同的立項程序。單位內(nèi)部的招標立項主要包括各級審批、指定工作小組成員、成立評審工作小組等；招標公告過程，主要是通過網(wǎng)絡(luò)等途徑對招標項目信息及投標注意事項進行公布，從而達到信息公開的目的；投標企業(yè)資格預(yù)審過程，一般由采購主管領(lǐng)導(dǎo)指派評委進行資格審查，綜合企業(yè)提交的資料和考察情況，推薦擬邀請投標企業(yè)；開標過程，到投標截止時間，通知投標企業(yè)相關(guān)開標事宜，現(xiàn)場投標人進行唱標；評審過程，請評委根據(jù)投標企業(yè)的報價和相關(guān)資料進行綜合評審，形成評審結(jié)論；中標成交通知，招標工作小組最終根據(jù)單位領(lǐng)導(dǎo)的意見通知中標企業(yè)簽訂合同。

（二）各環(huán)節(jié)信息化可行性分析

通過上述的過程描述，結(jié)合中心工作實際，部分環(huán)節(jié)可以通過信息化的手段進行處理，主要包括基層提出招標申請，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、單位領(lǐng)導(dǎo)逐級審批，招標工作小組上傳招標文件，待確定評委后提交評委信息，企業(yè)上報材料后在系統(tǒng)里提交企業(yè)資料，由領(lǐng)導(dǎo)審核，在評標過程中，通過信息系統(tǒng)填寫評委打分匯總表和招標評審報告，最后利用系統(tǒng)進行合同存檔。在合作一段時間后，還可以利用系統(tǒng)匯總和記錄對企業(yè)的評估信息。

（三）信息化平臺建設(shè)

根據(jù)采購工作需要，學(xué)生社區(qū)管理服務(wù)中心利用現(xiàn)有OA辦公系統(tǒng)（http://oa.myhome.tsinghua. edu.cn），開發(fā)了采購工作系統(tǒng)。系統(tǒng)依據(jù)工作實際情況設(shè)置不同管理權(quán)限，科室權(quán)限實現(xiàn)采購申請基本功能、采購招標管理員權(quán)限涉及采購招標工作全過程操作功能、領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限具有審批和查看采購招標全過程功能。該系統(tǒng)最初設(shè)立了采購申請模塊、招標文件管理模塊、企業(yè)庫管理模塊、評委庫模塊、采購評標模塊、采購模版與共享資源等模塊。經(jīng)過試運行后，又加入了手機短信提醒、計劃內(nèi)與計劃外采購審批、企業(yè)黑名單管理等模塊，各模塊按流程運轉(zhuǎn)如圖1：

圖1 各模塊按流程運轉(zhuǎn)圖

1.招標申請模塊

該模塊主要的功能是各級審批。主要包括如下功能：項目負責(zé)人發(fā)起，部門領(lǐng)導(dǎo)審批、單位領(lǐng)導(dǎo)審批。如果某一級的審批結(jié)果為不同意，則退回前一申請者，申請者可繼續(xù)在原申請界面進行修改，如果單位領(lǐng)導(dǎo)的審批結(jié)果為同意，則招標申請內(nèi)容為不允許修改。單位領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，系統(tǒng)會自動發(fā)送短信，對招標申請人和專職招標工作人員進行下一步工作提醒。圖2為科室采購工作的模塊：

圖2 科室采購工作模塊

2.招標文件上傳模塊

系統(tǒng)自動生成招標文件功能還在開發(fā)中，目前該模塊的功能實現(xiàn)采購文件上傳存儲在服務(wù)器中，方便評委自行登陸系統(tǒng)查看文件，可以做到為今后同類項目采購提供招標范本，保留歷史資料。

3.企業(yè)管理庫和評委庫模塊

該模塊實現(xiàn)企業(yè)資料電子化存檔，專家評委信息入庫存檔。模塊在系統(tǒng)建立初期數(shù)據(jù)量較大，企業(yè)資料包括營業(yè)執(zhí)照信息、資質(zhì)證書信息、安全生產(chǎn)許可證等相關(guān)商務(wù)內(nèi)容以及上述文件的掃描件。評委包括專業(yè)、單位、聯(lián)系方式等。企業(yè)庫與評委庫的建立，可以實現(xiàn)系統(tǒng)短信通知相關(guān)信息，同時，方便對企業(yè)進行評估，分析歷史合作信息以及黑名單企業(yè)管理等，評委庫還是系統(tǒng)實現(xiàn)自動分配評委功能的依據(jù)，同時記錄各個評委的參評情況。

4.采購評標模塊

該模塊可實現(xiàn)評審過程電子化記錄。系統(tǒng)正在開發(fā)線上評審功能，將來實現(xiàn)分區(qū)評審。目前，招標工作管理人員可系統(tǒng)編輯打印評分表，評委線下進行打分，工作人員在系統(tǒng)中填寫評委的打分明細，系統(tǒng)根據(jù)后臺設(shè)定計算規(guī)則，自動計算評委分數(shù)，并生成評委打分匯總表和評審過程報告。減少人工計算失誤和評審報告撰寫的工作量。

5.采購模版與存檔模塊

該模塊主要用于存檔各種文件資料，包括工程、服務(wù)、貨物采購招標公告和招標采購模版以及國家、學(xué)校相關(guān)采購招標法律法規(guī)。同時該模塊還在開發(fā)合同管理，合同線下完成簽字用印上傳存檔，存檔時登記合同類別，設(shè)置合同每期結(jié)款及合同到期提醒功能，并直觀顯示合同執(zhí)行進度。

（四）信息系統(tǒng)功能總結(jié)

信息系統(tǒng)模塊后臺可進行登陸設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)管理等功能，實現(xiàn)了項目申請及審批過程，評委自動分配，評分匯總和評審報告自動生成，企業(yè)后續(xù)評估等諸多功能的信息化處理，從而幫助工作人員縮短審批時間，保證評審計算準確率。系統(tǒng)完成全過程資料存儲，記錄各項評價信息，為以后的類似項目招標提供歷史資料，可以系統(tǒng)性地提高整個采購招標過程的工作效率。

[1]楊培飛,賀錦.基于信息化平臺的高校貨物和服務(wù)采購管理模式研究[J].實驗技術(shù)與管理,2019,36（11）:290-293.

[2]朱寶,賈沛,孫寧.初探新時代信息化環(huán)境對高校采購與招標的影響[J].中國管理信息化,2020,23（03）:224-226.

（責(zé)任編輯：楊書元）