徐兆柱

摘 要 隨著社會(huì)不斷發(fā)展和進(jìn)步，辦公自動(dòng)化和管理信息化的步伐越來(lái)越快，而傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)越來(lái)越不能適應(yīng)現(xiàn)代辦公管理的新要求。在這個(gè)問(wèn)題日漸突出情況下，進(jìn)行管理模式創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用，提高管理的質(zhì)量和效率，讓信息化更好的服務(wù)于辦公和管理，成為當(dāng)前十分必要和具有重大意義的研究熱點(diǎn)。本文意在拋磚引玉，提出現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公管理中的應(yīng)用的一些看法和研究，供大家借鑒和參考。

關(guān)鍵詞 信息技術(shù) 辦公管理 辦公模式

中圖分類號(hào)：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0745（2020）03-0047-02

現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展到今天已逐漸的成熟和更加的實(shí)用，讓辦公管理工作變得輕而易舉而不是高不可攀。信息技術(shù)讓天文級(jí)的數(shù)據(jù)流得到快速、有效的處理，實(shí)現(xiàn)了部門(mén)層級(jí)之間向扁平化、網(wǎng)絡(luò)化的方向過(guò)渡，最后變成柔性狀態(tài)下的組織形式，使得辦公效率明顯提升，而管理成本卻大幅降下來(lái)，因此，信息化系統(tǒng)推行和應(yīng)用到辦公管理之中，是大勢(shì)所趨，勢(shì)在必行的。

1 現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公管理中應(yīng)用所具備的特點(diǎn)和必要性

1.1 現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公管理中的應(yīng)用特點(diǎn)

其一，現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公管理中是具有及時(shí)性的，資料文件的管理，是各類信息往來(lái)的形式，上傳下達(dá)。其二，是具備指導(dǎo)性，辦公室需要管理的資料當(dāng)中，有許多都是國(guó)家政府的指導(dǎo)性政策和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批示文件，是下層開(kāi)展工作必須遵守的依據(jù)，對(duì)這些文件的管理具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。其三，是具備廣泛性。辦公室資料作為信息的傳遞工具，涉及到的對(duì)象幾乎包含了機(jī)關(guān)或者企事業(yè)單位和外界的方方面面，就有很大的廣泛性。其四，是具備連續(xù)性，辦公室管理資料還需要對(duì)所有工作進(jìn)行總結(jié)，以確保順利進(jìn)行所有工作，如今自動(dòng)化和信息化的發(fā)展及應(yīng)用無(wú)所不在，現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室資料管理工作中更加凸顯了其優(yōu)勢(shì)，例如各類的辦公軟件，而實(shí)踐也證實(shí)了現(xiàn)代信息技術(shù)是建設(shè)辦公室資料管理自動(dòng)化和信息化的關(guān)鍵。只有適應(yīng)當(dāng)下環(huán)境，與時(shí)俱進(jìn)，以辦公室資料管理工作特點(diǎn)為基礎(chǔ)，充分有效地發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，才可以有效地提高工作效率，促進(jìn)辦公室資料管理工作的順利開(kāi)展。[1]

1.2 現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公管理中應(yīng)用所具備的必要性

信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)化、辦公自動(dòng)化的步伐不斷的加快，傳統(tǒng)的、效率低下的辦公效率和辦公手段，越來(lái)越補(bǔ)難以滿足單位辦公管理的需求。同時(shí)，法律系統(tǒng)工作的改革進(jìn)一步深入，讓系統(tǒng)的環(huán)境發(fā)生很大的變化。更新理念進(jìn)一步完善辦公管理工作，成為當(dāng)前辦公管理工作的必然選擇。在這個(gè)前提背景下，創(chuàng)新管理的模式，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，提高辦公管理效果和效率，更好的服務(wù)各個(gè)部門(mén)系統(tǒng)，是一種必然的選擇。

現(xiàn)代的信息技術(shù)是各種信息處理和管理的技術(shù)總稱。普通的辦公業(yè)務(wù)管理，主要進(jìn)行大量起草文件、通知、公務(wù)處理、各項(xiàng)文本業(yè)務(wù)，接收外部文件的存檔、進(jìn)行查詢外來(lái)文件和部門(mén)文件，對(duì)文件進(jìn)行復(fù)制等等。信息技術(shù)的發(fā)展，正在改變和影響傳統(tǒng)職能部門(mén)的辦公管理的模式，讓運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化成為應(yīng)用投入使用越來(lái)越多，越來(lái)越得到廣大辦公人員認(rèn)可和喜愛(ài)的方式，采用電腦的文件處理軟件進(jìn)行創(chuàng)建各種文檔、復(fù)制、剪切和儲(chǔ)存各種文檔，采用其他自動(dòng)化先進(jìn)的設(shè)備，如傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等進(jìn)行的復(fù)制、傳遞、掃描文檔，或采用互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)進(jìn)行傳遞文檔，是辦公自動(dòng)化的最普遍、基本的特征，計(jì)算機(jī)的信息處理系統(tǒng)為使辦公系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化提供了一個(gè)功能強(qiáng)大的平臺(tái)。先進(jìn)的信息技術(shù)在辦公管理中的投入使用，起到了非常顯著的作用。主要體現(xiàn)在以計(jì)算機(jī)為中心和節(jié)點(diǎn)，運(yùn)用一整套的現(xiàn)代化辦公設(shè)備和先進(jìn)的數(shù)字通信技術(shù)，全面、廣泛、無(wú)死角、迅速地進(jìn)行整理、加工、收集、存儲(chǔ)、和利用信息，為科學(xué)的辦公管理和決策進(jìn)行服務(wù)和技術(shù)支持，從而達(dá)到提升辦公工作效率的目的。

辦公管理工作的創(chuàng)新是出自于理念的創(chuàng)新，具有創(chuàng)新的意識(shí)是讓辦公管理有著鮮明的特點(diǎn)和更上一個(gè)臺(tái)階和水平的基本要求。在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，為所有工作變革和管理提供了強(qiáng)有力的支持，辦公管理工作理所當(dāng)然的要享受科技成果帶來(lái)的轉(zhuǎn)化應(yīng)用，吸取精華，為我所用，逐步實(shí)施，讓數(shù)字化、信息化和現(xiàn)代化來(lái)助力辦公管理水平的提升。

2 信息技術(shù)在管理中應(yīng)用的意義

2.1 現(xiàn)有資源整合

技術(shù)的實(shí)施和應(yīng)用，讓經(jīng)驗(yàn)資源、制度資源、文化資源、技術(shù)人力資源等集中在同一平臺(tái)上實(shí)施管理，可以相互增值和促進(jìn)，從而打造出發(fā)展的最佳環(huán)境，促進(jìn)各方面的發(fā)展。高效的積累內(nèi)在的技能、資源、經(jīng)驗(yàn)等，并對(duì)所有人開(kāi)放共享資源，應(yīng)用盡用，促進(jìn)辦公人員相互交流和學(xué)習(xí)，迅速提升業(yè)務(wù)能力，達(dá)到1+1大于2的效能。另外，在辦公系統(tǒng)自動(dòng)化里，還有兩種常見(jiàn)的表現(xiàn)形式：門(mén)戶網(wǎng)站和門(mén)戶系統(tǒng)，這是整合了隨意創(chuàng)作和應(yīng)用程序的工作場(chǎng)所協(xié)同的新興技術(shù)。這樣的技術(shù)整合了可擴(kuò)展框架和個(gè)性化集成信息平臺(tái)，它讓數(shù)據(jù)內(nèi)容、人員業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互動(dòng)。例如可以根據(jù)部門(mén)需要建立門(mén)戶系統(tǒng)，采用各種技術(shù)創(chuàng)立屬于門(mén)戶先進(jìn)的辦公電子系統(tǒng)。目前一些單位或部門(mén)已經(jīng)根據(jù)自身需求創(chuàng)建了門(mén)戶網(wǎng)站并投入了使用。[2]

2.2 信息傳播更快捷

及時(shí)發(fā)布各層級(jí)和基層單位的所有關(guān)于工作的信息，讓各項(xiàng)工作得以迅速的展開(kāi)?？焖偬嵘鱾€(gè)部門(mén)和處室工作計(jì)劃制定的綜合整理和上報(bào)，讓工作效率翻倍提高。在辦公管理的平臺(tái)和個(gè)人手機(jī)之間建立聯(lián)系，使辦公實(shí)現(xiàn)易操作化和異地化，促進(jìn)所有工作得到及時(shí)的落實(shí)。運(yùn)用大事記和工作信息的功能轉(zhuǎn)換，讓文件歸檔迅速，操作人員省時(shí)省力。辦公人員可以在平臺(tái)上進(jìn)行公平直接的探討和交流，有利于建立和諧的團(tuán)隊(duì)及營(yíng)造濃厚的文化氛圍。

2.3 規(guī)范工作流程

信息化的應(yīng)用使內(nèi)部工作實(shí)現(xiàn)透明化、公開(kāi)化，進(jìn)而讓人員行為和辦公流程更加規(guī)范，建立了一個(gè)可靠、協(xié)調(diào)、緊密的管理體制，使辦公室有動(dòng)力和活力，充滿生機(jī)。讓辦公人員權(quán)限清楚、責(zé)任明確、杜絕了推諉扯皮等現(xiàn)象的發(fā)生，這樣一來(lái)，辦公室工作執(zhí)行力和效率高效，流程愈加有序、規(guī)范，完全消除了信息傳播過(guò)程中的失真、延誤和堵塞，確保信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的送達(dá)。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)高速傳輸，不是頻繁的電話來(lái)督辦或詢問(wèn)每一項(xiàng)的工作進(jìn)度;工作人員可以方便的每天記錄工作心得和內(nèi)容，供領(lǐng)導(dǎo)層查看、修正和指導(dǎo)，省去了諸多的繁文縟節(jié);降低了人力、電力、紙張、設(shè)備等工作成本，節(jié)省了大部分精力、時(shí)間和資源。

2.4 提升工作效率

信息化的應(yīng)用可讓使用單位內(nèi)部和外部信息傳遞的環(huán)節(jié)省去、速度飛升，讓工作實(shí)現(xiàn)即時(shí)化?？梢愿咝У膮f(xié)同多部門(mén)工作，也可以給各手機(jī)終端發(fā)工作信息，使得可以在任何時(shí)間與人員保持穩(wěn)定、準(zhǔn)確、密切的工作聯(lián)絡(luò)。辦公人員可以及時(shí)完整的查看分配給自己的工作任務(wù)及進(jìn)度，以便作出合理安排。省去了復(fù)印、打印和分發(fā)的繁多環(huán)節(jié)，做到了溝通和傳遞無(wú)任何費(fèi)時(shí)和費(fèi)力，也節(jié)省了大量的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)省時(shí)省力和高效率的工作。[3]

3 信息技術(shù)在管理中應(yīng)用的步驟

3.1 統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步實(shí)施

信息化管理和建設(shè)是項(xiàng)新的系統(tǒng)工程，在信息化應(yīng)用中，立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃目標(biāo)，要堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步實(shí)施的原則，讓信息化具備可持續(xù)的發(fā)展，讓每個(gè)應(yīng)用階段都能效益最大化。辦公管理的信息系統(tǒng)在應(yīng)用時(shí)，根據(jù)實(shí)際需要，進(jìn)行新功能加載，總體原則不能輕易變化，要始終具有整體的思維，讓各個(gè)小項(xiàng)目都進(jìn)入整體統(tǒng)籌規(guī)劃中，服務(wù)于整體的管理需求。只有有了整體規(guī)劃設(shè)計(jì)后，才能有效的防止各部門(mén)數(shù)據(jù)不相同情況的發(fā)生，為全面數(shù)據(jù)分析和匯總打下基礎(chǔ)?？梢怨?jié)省資源，降低成本。

3.2 工作流程數(shù)據(jù)化

實(shí)現(xiàn)信息化辦公的過(guò)程就是讓工作流程數(shù)據(jù)化的過(guò)程。進(jìn)行信息化應(yīng)用時(shí)，需要相當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)來(lái)保證信息化的應(yīng)用。數(shù)據(jù)思維要始終保持，只有準(zhǔn)確和充分的數(shù)據(jù)支撐，才能創(chuàng)造出合適的、高效率的辦公流程。要依照部門(mén)管理實(shí)際的情況和信息制造的過(guò)程來(lái)決定實(shí)施具體的步驟，每一個(gè)步驟都要以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，逐步走向深入，使信息化應(yīng)用的數(shù)據(jù)可以層級(jí)提取，保證由低級(jí)向高級(jí)實(shí)現(xiàn)平滑的過(guò)渡。

3.3 分步落實(shí)，兼顧長(zhǎng)遠(yuǎn)

根據(jù)不同類別，不同層級(jí)的企業(yè)或公司信息化的現(xiàn)實(shí)狀況，進(jìn)行認(rèn)真分析，要進(jìn)行分步落實(shí)，才是降低成本和減少投資風(fēng)險(xiǎn)的最佳辦法。有效的分步落實(shí)便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)矯正，從而把損失降到最低。要對(duì)急需進(jìn)行信息化應(yīng)用的項(xiàng)目?jī)?yōu)先安排，對(duì)于不緊急、不重要的計(jì)劃可延后;同時(shí)，分步進(jìn)行能按階段對(duì)效益進(jìn)行評(píng)估，減少周期冗長(zhǎng)而可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。信息化的發(fā)展飛速，技術(shù)更新變短，信息化應(yīng)用項(xiàng)目要長(zhǎng)短兼顧，以適應(yīng)未來(lái)多元化的需要。在做好了整體規(guī)劃之后，為日后系統(tǒng)的兼容性、擴(kuò)展性等因素進(jìn)行透徹的分析。[4]

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的大前提和大背景都使得辦公管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變勢(shì)在必行。統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步實(shí)施，使工作流程數(shù)據(jù)化;分步落實(shí)，兼顧長(zhǎng)遠(yuǎn)，讓信息化的應(yīng)用更好地服務(wù)于現(xiàn)代辦公管理的需求，推進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代辦公管理的規(guī)范化和高效率，適應(yīng)信息時(shí)代的潮流，實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王彥華.現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響及對(duì)策[J].中國(guó)科技投資，2019（04）：149+232.

[2] 吳萍.信息化時(shí)代下提升辦公室檔案管理效率的路徑[J].城建檔案，2020（08）：34-35.

[3] 童文凌.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：118+120.

[4] 張健.現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響及對(duì)策研究[J].卷宗， 2020，10（05）：11.

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