●李燕昌榮于蔚

承擔(dān)著公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和機(jī)構(gòu)發(fā)展過程記錄職責(zé)的會(huì)計(jì)檔案在公立醫(yī)院檔案管理中占有舉足輕重的地位，當(dāng)前，公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作整體上處于薄弱狀態(tài)，會(huì)計(jì)檔案價(jià)值尚未充分發(fā)揮，需要從思想、技術(shù)、制度、人才等方面強(qiáng)化管理。

一、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理

（一）會(huì)計(jì)檔案管理重視度不夠

公立醫(yī)院管理者對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足，普遍認(rèn)為只要確保會(huì)計(jì)報(bào)表質(zhì)量和應(yīng)對(duì)檢查即可，既不將其納入議事日程也不作為業(yè)務(wù)評(píng)比項(xiàng)目，部分公立醫(yī)院沒有獨(dú)立的檔案管理部門，即使有也處于機(jī)構(gòu)邊緣，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的人、財(cái)、物投入不足。會(huì)計(jì)檔案整理基本由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，其他部門不清楚情況，只在處理經(jīng)濟(jì)糾紛、科研項(xiàng)目評(píng)審等時(shí)候才意識(shí)到重要性。此外，會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)，相關(guān)人員對(duì)其基本規(guī)程、歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)等知識(shí)和要領(lǐng)未完全掌握，易出現(xiàn)整理不規(guī)范等問題造成損失。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度和利用效率低

公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息化推進(jìn)滯后，難以滿足當(dāng)前需求。目前電子會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)際上僅限于存取會(huì)計(jì)相關(guān)電子材料、導(dǎo)入導(dǎo)出財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)等方面，只完成了部分信息化基礎(chǔ)性工作，尚未開發(fā)出能高效接收、管理和利用電子會(huì)計(jì)檔案的信息化管理系統(tǒng)，無法真正全面實(shí)現(xiàn)電子化處理會(huì)計(jì)資料必要的審簽程序，無紙化管理的網(wǎng)上經(jīng)辦、審核、審批等流程難以開展。因缺乏高效的電子會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)而無法打造良好的會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)云平臺(tái)，使會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)表等依然是手工編制，查檔時(shí)效率低、易出錯(cuò)。所謂“信息化”實(shí)際上只是將原人工填報(bào)變成機(jī)打資料，浪費(fèi)資源、占用空間，而含有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的光盤、磁性介質(zhì)等及其他電子資料未得到重視，普遍未及時(shí)全面歸檔，甚至出現(xiàn)軟件更換或升級(jí)后原有資料丟棄丟失等情況導(dǎo)致電子檔案內(nèi)容不完整。此外，會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)操作內(nèi)容多、權(quán)限配置不合理，影響檔案維護(hù)和查詢。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善、管理不規(guī)范

多數(shù)公立醫(yī)院沒有建立起大數(shù)據(jù)條件下完善的包含電子會(huì)計(jì)檔案管理和信息安全性等方面的會(huì)計(jì)檔案管理的制度化體系，管理不到位、不規(guī)范，難以滿足高質(zhì)量檔案管理要求。主要表現(xiàn)為：體現(xiàn)公立醫(yī)院行業(yè)特殊性的會(huì)計(jì)檔案管理項(xiàng)目缺失、標(biāo)準(zhǔn)不一，影響公立醫(yī)院整體運(yùn)行效果有效分析；會(huì)計(jì)檔案管理制度存在漏洞，管理不暢、存在盲區(qū)，部分制度執(zhí)行流于形式，管理質(zhì)量無法保證；電子會(huì)計(jì)檔案管理制度和業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)缺失，管理隨意性大，易出現(xiàn)電子資料儲(chǔ)存不完整、數(shù)據(jù)丟失等問題，影響其推廣利用；管理的安全隱患較多，檔案存放條件未完全達(dá)標(biāo)特別是電子會(huì)計(jì)檔案安全防護(hù)漏洞較大，易造成重大損失。此外存在紙質(zhì)與電子會(huì)計(jì)檔案管理不同步狀況，信息不一致，影響檔案價(jià)值。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理人員整體素質(zhì)不高

公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員整體專業(yè)水準(zhǔn)、工作水平等難以滿足高效管理要求，嚴(yán)重降低會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。主要原因：一是會(huì)計(jì)檔案管理行政建制缺乏，高素質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理人才缺乏，人員結(jié)構(gòu)性問題凸顯；二是激勵(lì)獎(jiǎng)懲和監(jiān)督管理機(jī)制不健全，一方面輕視管理成效使其在評(píng)比表彰、職務(wù)晉升、工資待遇等方面處于劣勢(shì)，另一方面監(jiān)管不完善出現(xiàn)管理盲區(qū)，造成工作動(dòng)力不足和責(zé)任意識(shí)缺失；三是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富、傳統(tǒng)檔案管理技能熟練但年齡較大、計(jì)算機(jī)技術(shù)較差的“老同志”與計(jì)算機(jī)技術(shù)較好、專業(yè)知識(shí)豐富但實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足、責(zé)任意識(shí)較差的“新同志”未實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、缺陷難改，隊(duì)伍整體實(shí)力未充分發(fā)揮；四是部分人員保密和法律意識(shí)淡薄。

二、強(qiáng)化和規(guī)范公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理

（一）自上而下提高會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)，提升“地位”

通過宣傳教育等方式，切實(shí)提升公立醫(yī)院管理者會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，用自上而下的方式推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理地位和質(zhì)量整體提升。財(cái)務(wù)部門和會(huì)計(jì)檔案管理人員要積極爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門支持，使其充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義，進(jìn)而真正在強(qiáng)化管理效能上下功夫。公立醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化檔案管理全局意識(shí)，可以成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由醫(yī)院主要負(fù)責(zé)同志或者黨委副書記、常務(wù)副院長擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任常務(wù)副組長，財(cái)務(wù)、檔案等部門主要負(fù)責(zé)同志參加領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在檔案管理部門，檔案管理部門主要負(fù)責(zé)同志兼任領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理小組，統(tǒng)一負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理工作。通過領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理等工作進(jìn)行調(diào)度，從組織架構(gòu)上完善會(huì)計(jì)檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，使這一工作切實(shí)納入到公立醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃和日常運(yùn)營活動(dòng)中。同時(shí)以領(lǐng)導(dǎo)小組為平臺(tái)，進(jìn)一步明確會(huì)計(jì)檔案管理的定位與價(jià)值，強(qiáng)化資源支持力度，及時(shí)解決各類問題、協(xié)調(diào)處理各方關(guān)系，建立起科學(xué)的檔案管理工作質(zhì)量考評(píng)和激勵(lì)制度，形成良好的會(huì)計(jì)檔案管理氛圍，從根本上保障工作順利推進(jìn)。

（二）加快建設(shè)和完善會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)，提升工作效能

公立醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理投入，強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同步推進(jìn)硬件設(shè)施與軟件系統(tǒng)的發(fā)展完善，在立足現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案資源數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，盡快建立高效、安全、順暢、便捷的會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)等平臺(tái)，并通過在會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)中制訂“授權(quán)——保密”策略等措施保障檔案真實(shí)性和相關(guān)電子數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形式的相通性、有序化，切實(shí)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上無紙化辦公和紙質(zhì)、電子信息資源同步留存，真正滿足各方需求和資源共享。及時(shí)更新升級(jí)網(wǎng)絡(luò)防火墻等電子檔案信息安全系統(tǒng)，避免被惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)被竊取、篡改、消除等；重視電子數(shù)據(jù)定期備份，避免因電腦等硬件設(shè)備損壞或系統(tǒng)升級(jí)出現(xiàn)漏洞等軟件問題造成資料損失；建立完善的會(huì)計(jì)檔案電子信息資料授權(quán)管理、保密等內(nèi)部安全管理機(jī)制，在推進(jìn)登錄制度管理、權(quán)限授予管理和密碼管理的同時(shí)，建構(gòu)起完善的內(nèi)、外網(wǎng)物理隔離與網(wǎng)絡(luò)隔離設(shè)計(jì)，進(jìn)一步確保電子檔案安全；強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存設(shè)施設(shè)備和軟件系統(tǒng)的保護(hù)性管理特別是電子信息備份儲(chǔ)存工作，進(jìn)一步完善電子會(huì)計(jì)檔案存檔程序，達(dá)到安全保存、方便查詢、便于監(jiān)管等多重良好效果。要特別重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度的建立和完善，在制定完善相關(guān)管理制度時(shí)，應(yīng)突出平臺(tái)系統(tǒng)安全性、電子檔案管理方式便捷性、運(yùn)作執(zhí)行流程順暢性、信息內(nèi)容真實(shí)性和制度約束有效性，確保管理落到實(shí)處，達(dá)到制度完善、流程優(yōu)化、執(zhí)行有力的良好效果，提升管理效率，更好助力解決突發(fā)問題以維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。

（三）加快完善會(huì)計(jì)檔案管理制度體系，提升管理科學(xué)化規(guī)范化水平

公立醫(yī)院要真正將會(huì)計(jì)檔案管理作為自身標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的一項(xiàng)重要工程，進(jìn)一步加強(qiáng)管理制度體系建設(shè)特別是要完善和優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、查閱、保管、銷毀等方面的管理制度和策略，打造精細(xì)化管理機(jī)制實(shí)現(xiàn)管理各環(huán)節(jié)順利銜接運(yùn)轉(zhuǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案投入充足、工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、保存良好、內(nèi)容真實(shí)、資料完整、方便查閱、安全可靠，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)的飛躍。建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度的出發(fā)點(diǎn)是確保管理有章可循、有規(guī)可依，立足實(shí)際盡快建立完善、配套的操作規(guī)章、方案和規(guī)范，確保相關(guān)制度便于執(zhí)行、效果明顯，特別是在會(huì)計(jì)檔案資料的收集、移交、保管、借閱和銷毀等方面高效發(fā)揮制度作用，同時(shí)根據(jù)具體問題進(jìn)一步細(xì)化管理內(nèi)容和明晰責(zé)任，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理與醫(yī)療、經(jīng)濟(jì)等方面的聯(lián)系，以更加全面真實(shí)反映公立醫(yī)院發(fā)展歷程和運(yùn)轉(zhuǎn)情況。此外，在制度體系建設(shè)中要重視完善監(jiān)督方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，自源頭開始，落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理問責(zé)制及領(lǐng)導(dǎo)過問等制度，在理順職權(quán)的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化監(jiān)督管理和督查考核各項(xiàng)工作，將監(jiān)督結(jié)果記錄在案并及時(shí)提交、反饋至有關(guān)部門和人員，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣、高效整改，以良性的監(jiān)督體系促使公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員切實(shí)做到思想重視、歸檔及時(shí)、手續(xù)完備、移交全面、保管規(guī)范、查閱順暢、銷毀精準(zhǔn)。

（四）優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理人才隊(duì)伍，提升管理質(zhì)量

公立醫(yī)院應(yīng)科學(xué)設(shè)置獨(dú)立的會(huì)計(jì)檔案管理部門，盡力增加行政編制，并通過事業(yè)單位招聘、特殊人才引進(jìn)等方式招錄涵蓋會(huì)計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)管理、檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的優(yōu)秀高層次專業(yè)人才，優(yōu)化人員配備，理順引才育才機(jī)制，重點(diǎn)解決會(huì)計(jì)檔案管理人才知識(shí)、年齡結(jié)構(gòu)問題；建立健全會(huì)計(jì)檔案管理激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制和監(jiān)督體系，實(shí)時(shí)考核監(jiān)督檔案管理成效，表彰先進(jìn)并在職務(wù)職級(jí)晉升等方面優(yōu)先考慮，鞭策落后并對(duì)不思改正的人員依法依規(guī)予以調(diào)離、降薪、辭退等處理，正風(fēng)肅紀(jì)、強(qiáng)化效能。同時(shí)多關(guān)懷會(huì)計(jì)檔案管理人員，幫助解決困難，使其有榮譽(yù)感、歸屬感、成就感，真正引得進(jìn)、用得好、留得住人才；常態(tài)化開展會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)技能特別是電子會(huì)計(jì)檔案管理方面的培訓(xùn)，使有關(guān)人員更加準(zhǔn)確把握會(huì)計(jì)檔案管理特點(diǎn)、流程及信息技術(shù)運(yùn)用，不斷提升專業(yè)能力和信息化素養(yǎng)，提高隊(duì)伍綜合素質(zhì)和工作效率。此外要充分利用好老、新員工各自優(yōu)勢(shì)，讓前者向后者傳遞管理經(jīng)驗(yàn)方法和愛崗敬業(yè)精神、后者向前者灌輸信息技術(shù)和專業(yè)知識(shí)，互幫互學(xué)，從整體上提高學(xué)習(xí)熱情、強(qiáng)化崗位意識(shí)、增長工作本領(lǐng)、增強(qiáng)隊(duì)伍實(shí)力；加強(qiáng)保密管理和法制教育，增強(qiáng)人員保密和法律意識(shí)，切實(shí)維護(hù)會(huì)計(jì)檔案信息安全。會(huì)計(jì)檔案管理部門還應(yīng)實(shí)行崗位定期輪換制，既有效防止會(huì)計(jì)舞弊行為又確保會(huì)計(jì)檔案管理有效銜接、有序進(jìn)行。