●劉歡李冬

前言

隨著信息化技術(shù)的普及與應(yīng)用，醫(yī)院信息化作為一種重要的戰(zhàn)略資源，不僅在醫(yī)療服務(wù)過(guò)程中彰顯了信息技術(shù)的巨大作用，在人事檔案管理中其信息化的重要性也日益凸顯。由于醫(yī)院專業(yè)人才、高學(xué)歷醫(yī)務(wù)技術(shù)人員職稱級(jí)別類別多，職稱考核與晉升不斷變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已無(wú)法滿足快速發(fā)展的需求。

因此，為加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，滿足人事檔案的不斷更新和管理效率，數(shù)字信息化建設(shè)在人事檔案管理中的運(yùn)用，可以很好解決傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理的局限性問(wèn)題。這樣就能夠很好地為廣大醫(yī)護(hù)工作者提供優(yōu)質(zhì)檔案管理服務(wù)。

一、數(shù)字信息化人事檔案管理的重要性

人事管理是任何一家單位的重要工作事項(xiàng)，而人事檔案管理是醫(yī)院人事管理的一項(xiàng)重要組成部分。因?yàn)?，每個(gè)醫(yī)院?jiǎn)T工的個(gè)人檔案是組成龐大的醫(yī)院人事檔案的最基礎(chǔ)資料，是醫(yī)院集中保存的特殊單個(gè)檔案，比較清楚地全面、歷史、客觀反映醫(yī)院?jiǎn)T工個(gè)人最真實(shí)情況，是其在職業(yè)生涯中的最有價(jià)值的反映。因此，我們應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮員工個(gè)人檔案材料的價(jià)值，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性和方便性。將人事檔案納入數(shù)字信息化管理范疇，充分利用信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)全院人事檔案信息和醫(yī)院內(nèi)部其它資源信息的共享、共用。真正做到人盡其責(zé)、人盡其能、人盡其用，保證醫(yī)院人才戰(zhàn)略方案順利實(shí)施，使檔案服務(wù)職能部門(mén)發(fā)揮更大作用，為醫(yī)院建設(shè)助一臂之力。

人事檔案實(shí)施信息化管理的難點(diǎn)，在于材料收集困難。將數(shù)字信息技術(shù)與檔案管理方法有效結(jié)合起來(lái)，改變傳統(tǒng)的采用紙質(zhì)載體進(jìn)行管理弊端?？筛鶕?jù)紙質(zhì)材料，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)功能，完善個(gè)人數(shù)字信息系統(tǒng)錄入，實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)分類，提取和編輯，顯然工作效率會(huì)大大提高數(shù)倍。數(shù)字檔案能夠更方便保存，還能方便查詢，有效提升了人事檔案的應(yīng)用效率，不僅成本低，還減少了工作量，降低了勞動(dòng)強(qiáng)度。另外，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案講行信息優(yōu)化與整合，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、分析，化繁為簡(jiǎn)，實(shí)施目錄管理，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊蛿?shù)字化的數(shù)據(jù)庫(kù)，提高醫(yī)院人事檔案管理效率。

二、數(shù)字信息化人事檔案管理中的細(xì)節(jié)問(wèn)題

（一）提高檔案管理人員信息知識(shí)的駕馭能力

數(shù)字信息化技術(shù)專業(yè)知識(shí)性較強(qiáng)，檔案管理人員需要有一定的信息化專業(yè)技術(shù)知識(shí)和對(duì)于信息的駕馭處理能力。過(guò)去，由于人事管理制度的差異，個(gè)別醫(yī)院缺乏規(guī)范的用人管理機(jī)制，在安排工作崗位時(shí)，存在人情困擾及照顧因素，對(duì)檔案管理人員專業(yè)性要求不高，一般由非專業(yè)人員從事檔案管理，致使檔案管理缺少嚴(yán)肅性，在一定程度上影響和制約了人事檔案管理的規(guī)范化運(yùn)作?；蛞蜇?zé)任心不強(qiáng)，管理知識(shí)欠缺，致使員工個(gè)人的信息檔案資料記錄不完整，保存過(guò)程中出現(xiàn)毀損或者丟失，導(dǎo)致很難找到準(zhǔn)確的個(gè)人信息，給評(píng)價(jià)考核依據(jù)帶了麻煩，造成了在選拔任用人才方面缺少公正和透明。

隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理需要具備多學(xué)科復(fù)合型專業(yè)技術(shù)型人才，不僅需要一定的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)和外語(yǔ)水平，同時(shí)還需要熟悉檔案管理方面的法律法規(guī)和政策要求，具備自主開(kāi)發(fā)人力資源信息的能力，通過(guò)檔案管理方面深層次的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，提高醫(yī)院人事檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，為醫(yī)院臨床醫(yī)療、教學(xué)科研、人才開(kāi)發(fā)工作服務(wù)，為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的人事資源信息共享服務(wù)。借助人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為醫(yī)院決策層提供人力資源信息，儲(chǔ)備人才信息，為更有效地利用人才資源提供幫助。

（二）建立有效的醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)

建立人力資源信息管理系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化管理的基礎(chǔ)，即以信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院人力資源信息的高度數(shù)字化管理。為了使人力資源信息實(shí)現(xiàn)多方共享，負(fù)責(zé)醫(yī)院人力資源信息收集的管理部門(mén)不僅要保證信息數(shù)據(jù)的原始性及完整性，還應(yīng)確保信息數(shù)據(jù)的真實(shí)和準(zhǔn)確性。因此，醫(yī)院信息中心可結(jié)合醫(yī)療管理系統(tǒng)后臺(tái)運(yùn)行情況，建立關(guān)聯(lián)的人力資源HR系統(tǒng)，以人事檔案信息系統(tǒng)為支撐，構(gòu)建計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)分支系統(tǒng)。借助人事信息系統(tǒng)模塊，完善員工人事與崗位變更，工資與績(jī)效分配等更多信息。員工可實(shí)時(shí)登陸醫(yī)療管理系統(tǒng)，了解人事變更及工資調(diào)整信息，以及相關(guān)崗位設(shè)定情況。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及其質(zhì)控部門(mén)也可從系統(tǒng)中能清楚地掌握員工相關(guān)信息，方便落實(shí)醫(yī)務(wù)人員績(jī)效考核、專業(yè)能力考評(píng)等。

人力資源信息管理系統(tǒng)共享的核心價(jià)值在于有效減輕了人力資源管理者繁重的工作負(fù)擔(dān)，可從瑣碎事務(wù)中解放出來(lái)，將更多的精力用于管理其他業(yè)務(wù)，收集與積累更多其他共享人事信息。有針對(duì)性地對(duì)醫(yī)護(hù)人員、管理人員及其他崗位等人員進(jìn)行定性與定量考核，落實(shí)績(jī)效評(píng)估，從而使人事檔案信息化管理在人事管理中發(fā)揮有效的激勵(lì)作用。人事檔案的數(shù)字信息化運(yùn)用，不僅提升了自動(dòng)化效率，也大大地提高了工作效率。同時(shí)，人事檔案的數(shù)字信息化管理對(duì)醫(yī)院的戰(zhàn)略決策與持續(xù)發(fā)展起到了關(guān)鍵作用。醫(yī)院管理決策者通過(guò)這些數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)掌握醫(yī)院各領(lǐng)域的差異化發(fā)展過(guò)程，并及時(shí)調(diào)整與控制異常變化情況，進(jìn)而實(shí)施流程再造，調(diào)整發(fā)展思路及方向。

（三）牢牢把控人事檔案信息化管理的安全意識(shí)

人事檔案數(shù)字信息化管理的優(yōu)勢(shì)為我們帶來(lái)高效快捷的同時(shí)，也帶來(lái)了諸多安全上的問(wèn)題。涉及的人事信息量越多，內(nèi)容就越豐富，存在的風(fēng)險(xiǎn)就越大，對(duì)信息系統(tǒng)的要求也就越高。醫(yī)療互聯(lián)網(wǎng)的火熱，醫(yī)療信息泄露隱患頻出，醫(yī)院信息系統(tǒng)成為不法黑客攻擊的對(duì)象。因此，為規(guī)避潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，采用的操作系統(tǒng)軟件應(yīng)具有安全保護(hù)措施，具備網(wǎng)絡(luò)版反病毒功能。設(shè)置使用醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)默認(rèn)端口以防御黑客的攻擊。對(duì)凡是有效的人事檔案數(shù)據(jù)均采取數(shù)據(jù)災(zāi)備和數(shù)據(jù)庫(kù)鏡像備份，如，集中存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)離線存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)冷備份、異地鏡像備份、計(jì)算機(jī)操作入口身份認(rèn)證等手段將是保護(hù)醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)安全的最主要工作措施。

在醫(yī)院人事檔案的日常管理制中，為防止數(shù)據(jù)的丟失和泄密，計(jì)算機(jī)操作人員必須對(duì)存儲(chǔ)的重要數(shù)據(jù)材料及載體實(shí)施分類加密保護(hù)，以防損毀而帶來(lái)巨大的損失。檔案管理人員應(yīng)正確區(qū)分不便公開(kāi)的重要檔案資料和可公開(kāi)的能共享瀏覽資料，設(shè)置不同權(quán)限。此外，檔案管理人員還要認(rèn)真搞好電子檔案的及時(shí)梳理與常用計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作。正確處理紙質(zhì)人事檔案和電子數(shù)字信息人事檔案管理的相互關(guān)系。對(duì)紙質(zhì)檔案材料要注意防火、防水、防潮、防塵、防霉變、防鼠、防蟲(chóng)蛀、防氧化等；對(duì)電子數(shù)字信息檔案要注意防水、防潮、防塵、防輻射、防磁、防高溫、防盜、防病毒等工作，確保兩種人事信息檔案資料的完整性與安全性。

三、結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字信息化在人事檔案管理中的運(yùn)用對(duì)現(xiàn)代化醫(yī)院的人力資源信息管理工作具有十分重要意義。重視數(shù)字信息技術(shù)的運(yùn)用，是醫(yī)院人事檔案管理的一項(xiàng)重要工作。隨著醫(yī)學(xué)水平的不斷提高，醫(yī)院人事制度改革的推進(jìn)，醫(yī)院人才的流動(dòng)性增大，需要不斷提升人事檔案管理人員的工作效率，才能適應(yīng)和滿足改革發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作的需求。我們應(yīng)充分重視信息技術(shù)的引進(jìn)和運(yùn)用，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)融入到現(xiàn)代醫(yī)院的人事檔案管理工作中，提升工作效率和管理成效，進(jìn)一步發(fā)揮人事檔案信息化管理的作用，促進(jìn)醫(yī)院又好又快地持續(xù)健康發(fā)展。