（河北省疾病預(yù)防控制中心 河北 石家莊 050021）

2016年4月，本單位OA系統(tǒng)正式運(yùn)行，越來(lái)越多的文件以電子形式在OA系統(tǒng)中形成和辦理，而由此產(chǎn)生的大量電子文件的歸宿、保存利用問(wèn)題也日漸突出。本文通過(guò)對(duì)本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)模式、流程等情況進(jìn)行分析，試圖從歸檔方式和途徑的選擇等層面入手，探討實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中電子文件自動(dòng)歸檔的目標(biāo)。

1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)模式

本文中電子文件是指我單位在履行法定職責(zé)或處理日常事務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，通過(guò)OA系統(tǒng)生成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)。我單位OA系統(tǒng)的流程主要包括公文管理和信息管理等功能板塊。所有職工在中心OA系統(tǒng)中均為實(shí)名制唯一帳戶，從中心內(nèi)網(wǎng)通過(guò)帳戶和密碼可直接登錄訪問(wèn)，擁有電子文件處理的權(quán)限依據(jù)崗位職責(zé)來(lái)設(shè)定。由科室發(fā)起人選擇流程，經(jīng)過(guò)科室負(fù)責(zé)人、歸口部門(mén)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、承辦科室辦理等流程對(duì)文件進(jìn)行處理。所有通過(guò)OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的信息和文件的響應(yīng)和處理時(shí)間自動(dòng)生成，與流轉(zhuǎn)時(shí)間一致，電子文件處理每個(gè)節(jié)點(diǎn)的辦理人都可以使用單位OA系統(tǒng)提供的功能隨時(shí)跟蹤文件流轉(zhuǎn)情況，操作日志會(huì)隨時(shí)自動(dòng)記錄電子公文實(shí)時(shí)操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。目前，我單位已實(shí)現(xiàn)了收文辦理從簽收、登記、傳閱、承辦，發(fā)文辦理從擬稿、審核、簽發(fā)以及信息報(bào)送、情況報(bào)告和印章審批等流程全部在OA系統(tǒng)內(nèi)完成。文件傳輸也通過(guò)廣域網(wǎng)初步實(shí)現(xiàn)了電子化，下行文已可以全部通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接將電子文件傳輸?shù)绞屑?jí)疾控機(jī)構(gòu)，極大地提高了文件運(yùn)轉(zhuǎn)效率和管理水平。

2.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件歸檔模式

電子文件歸檔是指將具有參考和利用價(jià)值且辦理完畢的電子文件管理權(quán)限提交成為電子檔案的過(guò)程。不同單位的電子文件歸檔工作處于不同的發(fā)展階段，無(wú)紙化辦公條件成熟度高的單位，OA系統(tǒng)的電子文件實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)歸檔，這種模式考慮了電子文件的歸檔要求，通過(guò)電子公文管理系統(tǒng)全部信息按原貌直接在線接收歸檔至檔案管理系統(tǒng)，電子公文從制發(fā)、接收、發(fā)布，經(jīng)過(guò)歸檔模塊確認(rèn)歸檔環(huán)節(jié)，便保存在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，被確認(rèn)沒(méi)有保存價(jià)值的電子文件則可以刪除；大多數(shù)辦公自動(dòng)化剛剛起步的單位，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成并處理完畢的電子文件，僅下載后打印成紙質(zhì)版本，經(jīng)整理后形成檔案，其實(shí)并不是真正意義上的電子檔案，只是這些文件形成于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境中而已。我單位歸檔模式就屬于后者，建立了OA系統(tǒng)，也建立了檔案管理系統(tǒng)，但其實(shí)兩者均是孤立的，處于相互脫節(jié)狀態(tài)。OA系統(tǒng)僅實(shí)現(xiàn)了發(fā)起、審批、發(fā)布等流程，系統(tǒng)沒(méi)有自動(dòng)轉(zhuǎn)存功能，簽批發(fā)布后的電子公文仍保存在OA系統(tǒng)中，只能將電子文件拷貝到檔案管理系統(tǒng)中，編上檔號(hào)加以利用，這樣的OA系統(tǒng)只能算是一個(gè)辦文系統(tǒng)。

3.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件難以歸檔的原因

我單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行四年來(lái)，電子公文在形成、處理與傳遞流程運(yùn)行方面日漸成熟，已不存在什么技術(shù)障礙，而是越來(lái)越多電子公文的歸宿和保存、利用問(wèn)題日漸突出。大量的電子公文歸檔成為公文管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)的同時(shí)，也成為我單位公文管理工作中急需解決的問(wèn)題。由于我單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)者為兩個(gè)不同單位，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之初側(cè)重于文件的辦理流程，沒(méi)有與檔案管理流程形成一個(gè)有機(jī)整體。由于系統(tǒng)間的不兼容，不同系統(tǒng)環(huán)境下生成的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換困難。電子公文歸檔流程從制作、處理、歸檔、建立數(shù)據(jù)庫(kù)以及利用，都要依靠計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件。單位軟硬件環(huán)境往往不夠完善，面臨缺乏專業(yè)技術(shù)人才、技術(shù)裝備和電子軟件落后、電子文件歸檔意識(shí)等現(xiàn)實(shí)情況。如果在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間建立轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，或者在某個(gè)已存在的系統(tǒng)中增加歸檔功能模塊，均需要資金支持。

4.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件歸檔對(duì)策

4.1 檔案人員電子公文歸檔意識(shí)是基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好這項(xiàng)工作的前提，要在人財(cái)物方面給予大力支持，將本單位的電子文件歸檔納入工作規(guī)劃、列入績(jī)效考核，建立健全電子公文歸檔與管理制度、硬件安全管理制度、人才培養(yǎng)培訓(xùn)制度等。

4.2 鑒于我單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已建立運(yùn)行這一實(shí)際情況，制定由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為電子檔案管理提供支撐、為其開(kāi)發(fā)配置電子文件歸檔功能模塊；或者在檔案管理系統(tǒng)中增加歸檔功能模塊，進(jìn)行電子文件數(shù)據(jù)接收、審核檢查、信息補(bǔ)充等功能；還可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間建立電子檔案移交接收接口系統(tǒng)，通過(guò)電子文件歸檔接口，將歸檔電子文件進(jìn)行解析與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成檔案管理所要求的標(biāo)準(zhǔn)文本格式后，導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子公文的歸檔。

4.3 無(wú)論是通過(guò)增加歸檔功能模塊、還是開(kāi)發(fā)電子檔案移交接收接口系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)電子公文的自動(dòng)歸檔，都要從技術(shù)層面提供保障，比如信息加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、生物識(shí)別技術(shù)等，安全地、不失真地將目錄、原文和各種流轉(zhuǎn)信息等轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)。