林 津

（福建廣播電視大學，福建福州，350003）

在信息全球化的趨勢下，信息技術與通信技術以前所未有的深度和廣度滲透到了各個行業(yè)、各個領域。我國教師隊伍規(guī)模大、類別多、分布廣，傳統(tǒng)教師人事檔案在存儲方式、管理模式等方面都面臨著巨大的沖擊與挑戰(zhàn)，難以發(fā)揮檔案信息在教師隊伍科學、精準、有效管理方面的作用。為順應時代潮流，改革傳統(tǒng)信息管理模式，教育部早于2014 年啟動“全國教師管理信息系統(tǒng)”建設，該系統(tǒng)由國家、省級、市級、縣級、學校層面分層管理， 2017 年初已為全國1500 多萬教師建立了電子檔案，涵蓋教師個人基本信息、學習經歷、工作經歷、崗位聘任、教學科研成果等多方面內容。2018 年11 月中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中，明確干部人事檔案管理機構的職責包括：負責干部人事檔案的建立、接收、保管、轉遞，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔以及檔案信息化等日常管理工作。[1]新《條例》已經明確地把檔案信息化作為檔案管理工作的常規(guī)工作之一。如何高效地采集、維護與更新、有效整合人事信息，形成教師隊伍大數(shù)據(jù)，為人事決策提供有力支持，提升決策的科學性、針對性和有效性，是當下干部人事檔案管理亟待探討的問題，也是信息時代背景下高校人事檔案管理工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)。

一、高校干部人事檔案的含義

人事檔案，是在活動中形成的關于個人經歷和才德的表現(xiàn)，是以個人為單位由組織人事部門集中保存起來以備查考的人事材料。高校干部人事檔案，則是以高校教職工個人為主體，在教學、科研等活動中直接形成的，對教職工個體、教職工群體、高校及社會具有保存和利用價值的歷史紀錄，包括教職工的履歷材料、考核材料、學籍材料、黨團材料、科研材料、獎懲材料、任免材料等一系列與高校教職工個體活動有關的信息材料，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要依據(jù)，直接關系到高校一切教育決策以及教職工個人的切身利益。[2]

二、當前高校干部人事檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)的干部人事檔案材料，都是以“紙張”為存儲介質，由檔案管理員負責檔案日常管理工作。人工管理模式在檔案的收集、整理、保管、利用等方面都存在較多的局限性。[3]

（一）檔案材料收集難

干部人事檔案由履歷材料、考核材料、學籍材料、黨團材料等十大類組成，每一次的職務變動、工資晉升、年度考核等材料都需要及時歸入干部人事檔案中，數(shù)量、種類繁多。檔案材料的形成涉及組織、人事、教學、科研等多個部門，易出錯、易遺漏，需要對收集的材料反復進行檢查、核對，詳細做好臺賬，才能確保干部人事檔案材料的完整性。

（二）檔案材料整理難

根據(jù)干部人事檔案管理人員配備要求，每管理1000 卷檔案配備1 名專職工作人員。檔案卷數(shù)在1000 卷以下的單位，一般情況下只配備1 名兼職人員，負責單位所有干部人事檔案材料的收集、整理等，是一項非常繁雜而又細致的工作。

檔案材料整理由檔案管理員手動操作，重復操作次數(shù)多、枯燥，容易出現(xiàn)“張冠李戴”的問題，或是把同志A 的檔案材料誤放到同志B 的檔案材料中，或是把材料歸錯類，在上百成千的檔案或檔案柜中不易找出來。早期我國高校干部人事檔案采用16K 規(guī)格紙張，與現(xiàn)在國際標準公文用紙A4 規(guī)格存在大小差異，也給干部人事檔案材料的整理、裝訂帶來大量的重復性工作，降低了工作效率。

（三）檔案材料保管難

傳統(tǒng)干部人事檔案材料以“紙張”作為存儲介質，具有唯一性、不可恢復性，根據(jù)國家檔案業(yè)務規(guī)范的規(guī)定，對檔案庫房的溫度、濕度、光照強度等存儲環(huán)境有嚴格的要求。

隨著高校不斷擴大招生，高校教職工數(shù)量急劇增多，呈現(xiàn)類別多樣、流動頻繁的特點。高校不僅存放在職教職工的檔案材料，也存放退休教職工、辭職教職工未調走的檔案材料等，需占用大量的存放空間。紙質檔案材料也容易受到環(huán)境因素的影響，高溫、高濕、強光等都會加速紙張的氧化，紙張容易變得易碎，使用期限變短。此外，由于檔案保存時間長至幾十年，檔案材料也會出現(xiàn)字跡模糊、擴散等現(xiàn)象。隨著檔案材料翻閱次數(shù)的增多，檔案材料的破損率也隨之增高，這都是保管紙質檔案材料方面存在的問題。

（四）檔案材料利用難

干部人事檔案的重要價值，在于能夠提供真實的信息，作為單位考核嘉獎、考察任用等人事決策的依據(jù)。傳統(tǒng)干部人事檔案的管理采用人工管理模式，不借助現(xiàn)代科學技術手段，完全由檔案管理人員負責檔案管理工作。每當單位需要調取職工信息時，需要查閱大量的檔案材料，因很多檔案材料存在記載信息不一致的情況，需要一次又一次的翻看、查閱后進行詳細的記錄和對比，才能提取最準確的職工信息。這種管理方式無法提供快捷查詢，耗時費力且易出錯，不僅效率低下，還降低了人力資源的有效利用率。

三、高校干部人事檔案信息化的必然性

人事檔案的信息化，是指利用計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術、高速掃描技術等現(xiàn)代化技術手段，把傳統(tǒng)的紙質人事檔案通過掃描等方式轉化為電子檔案，將文字、圖紙、表格等檔案材料信息進行處理，實現(xiàn)檔案信息的高效利用和共享，進而為社會發(fā)展提供現(xiàn)代化服務。[4]

隨著信息時代的到來，信息資源在經濟社會中扮演著越來越重要的角色。高校人力資源的質量、數(shù)量決定著高校未來的發(fā)展，教職工人事檔案作為記錄教師個人成長經歷的信息資源，在高校人力資源管理方面的作用日益顯現(xiàn)。傳統(tǒng)人事檔案管理模式，檔案信息“孤立地”存放在檔案室里，沒有主動發(fā)揮檔案信息服務教學、服務科研的價值。利用現(xiàn)代計算機技術手段，建立完整的人力資源數(shù)據(jù)庫，打破檔案存儲時間和空間的限制，既能解決傳統(tǒng)檔案管理方式收集難、整理難、保管難等問題，又能方便、快捷地傳遞有效信息，降低人力資源成本，提高經濟效益，還可以實現(xiàn)對孤立信息的有效整合，為高校人才培養(yǎng)與人力資源配置等人事決策提供可視化支持，是未來檔案管理的研究、應用熱點。

據(jù)了解，中共中央組織部及全國多個省、市已經實現(xiàn)了領導干部人事檔案的信息化管理，國家標準化管理委員會已于2017 年公布《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》國家標準，規(guī)定了干部人事檔案數(shù)字化人員建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)備份、安全管理等各個環(huán)節(jié)的技術要求。[5]成熟的干部人事檔案信息化管理案例與先進的技術標準、手段，為干部人事檔案信息化的實現(xiàn)提供可行性保障。

此外，2018 年11 月，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，與1991 年頒布的《干部檔案工作條例》相比，新《條例》提出要提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系，明確增加了檔案信息化建設與信息資源開發(fā)的要求。人事檔案的信息化管理，既能有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式顯現(xiàn)出來的問題，又符合當下檔案管理的新政策，具有一定的時代必然性。

四、高校干部人事檔案信息化建議

高校人事檔案作為教職工個人成長經歷、學習經歷、工作經歷的重要記載材料，具有高保密性。高校人事檔案信息化建設，仍需嚴格按照干部人事檔案管理標準執(zhí)行，可以從以下幾個方面進行。

（一）建立與原始紙質檔案一一對應的人事檔案數(shù)據(jù)庫

首先，建立人員基本信息集和檔案干部人事檔案信息目錄集。人員基本信息集包含教職工姓名、性別、民族、出生日期、身份證號碼等基本信息，并建立人員唯一標識，確保入庫人員的唯一性。干部人事檔案目錄信息集則包括檔案材料的類號、序號、材料名稱、材料形成時間及頁數(shù)等信息，并生成目錄唯一標識。[6]

第二，采用高清掃描技術與圖像加密技術等手段將紙質檔案掃描成高清圖像，并進行圖像優(yōu)化處理，原始檔案中帶有彩色照片、印章或帶有防偽標志的信息還應采用人工處理以保留最清晰的視覺效果。

第三，利用圖像識別技術，將掃描后的圖像信息轉化為可供檢索的文本信息。掃描的圖像信息與處理后的文本信息分別存入人事檔案數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)字化檔案信息的真實性與準確性，遏制涂改造假等情況發(fā)生。[7]

（二）整合教職工教學、科研信息，形成人事信息大數(shù)據(jù)

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，大數(shù)據(jù)為網(wǎng)絡互聯(lián)、互通時代帶來一次顛覆性的技術革命。大數(shù)據(jù)，是指無法在一定時間范圍內用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。

大數(shù)據(jù)具有四個基本特征。互聯(lián)網(wǎng)時代，人們通過網(wǎng)絡獲取海量信息的同時，在網(wǎng)絡虛擬世界也留下了“痕跡”，產生大量的信息，龐大的數(shù)據(jù)信息是大數(shù)據(jù)的基本特征。除了文本信息外，大數(shù)據(jù)還具有圖像、音頻、視頻、動畫等多樣的數(shù)據(jù)形式，數(shù)據(jù)種類繁多是大數(shù)據(jù)的第二個基本特征。隨著信息的無限增加，有效的信息相對越少，價值密度低是大數(shù)據(jù)的第三個基本特征。數(shù)據(jù)信息傳播范圍大、速度快，就必然要求高效的數(shù)據(jù)處理速度，處理速度快是大數(shù)據(jù)的第四個基本特征。能夠從互聯(lián)網(wǎng)海量的數(shù)據(jù)中，高效挖掘出有用的信息，是大數(shù)據(jù)的核心價值。[8]

傳統(tǒng)人事檔案只收集到教師個人的工作經歷、學習經歷、職稱經歷、獎懲經歷等信息，而教師作為高校開展教學活動的主體，在各種活動中形成的信息與信息之間都存在著密切聯(lián)系，只有系統(tǒng)地掌握教師的人事、教學、科研、健康情況等信息，才能更好地發(fā)揮教師專業(yè)特長、促進教師專業(yè)發(fā)展，提高高校人力資源配置的有效性。[9]

按照人事檔案有關認定依據(jù)，將分散在各職能部門的教學信息、科研信息整合，形成以人事信息為主，教學、科研等信息為輔的高校教師人事檔案數(shù)據(jù)庫。利用數(shù)字檔案加密技術、身份認證技術、區(qū)域控制技術等現(xiàn)代化技術手段，確保數(shù)字檔案的安全性。同時，還需建設安全、長期、穩(wěn)定的人事檔案數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。對人事檔案科學、合理地備份，以便人事檔案的長期保存與管理。

（三）搭建人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)分級、分層管理

整合后的高校人事檔案數(shù)據(jù)庫包含四大類信息，第一類為傳統(tǒng)干部人事檔案電子化的個人基本信息，包含教職工個人履歷材料、考察材料、學籍材料、職稱材料、黨團材料、獎懲材料、工資材料、任職材料等反映個人成長的基礎信息。第二類為教學信息，包含教職工的教學計劃、教學活動、教學評價、教學反思等內容，主要反映教職工的教學情況與水平。第三類為科研信息，包含教師所參與的科研課題與學術交流活動、發(fā)表論文情況等，主要反映教職工的科研水平與能力。第四類為健康信息，了解教職工心理健康與身體健康情況，是發(fā)揮人力資源優(yōu)勢的重要前提保證。

傳統(tǒng)人事檔案管理模式，主要依靠檔案管理員手工完成檔案的收集與整理工作，效率低，耗時久。為了保證檔案材料收集、整理的高效性、準確性，將人事檔案信息管理系統(tǒng)與校內教學、科研等部門的管理系統(tǒng)對接，自動獲取經本人填報，職能部門、二級學院審核的教職工教學、科研、繼續(xù)教育、獎懲等信息。

基于共享理念與信息化管理模式搭建人事信息管理系統(tǒng)，按照檔案管理規(guī)定分級開放查閱檔案權限。由教職工或需求部門提出申請，經人事組織部門審核，“限時、定內容”對查閱者開放閱讀權限，通過減少查閱紙質檔案降低檔案的保管難度，提高檔案材料的利用率。

（四）繼續(xù)開發(fā)人事信息管理系統(tǒng)功能，實現(xiàn)檔案信息的可視化

大數(shù)據(jù)的意義不在于掌握大量的數(shù)據(jù)信息，而在于對數(shù)據(jù)信息進行專業(yè)化處理，挖掘數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，實現(xiàn)信息的增值。人事檔案信息化建設，不僅在于順應信息時代數(shù)字化趨勢，更是要發(fā)揮檔案信息服務教學、服務科研、服務社會的功能。信息化的人事檔案數(shù)據(jù)庫，涵蓋高校教職工人事基本信息、教學信息、科研信息、健康狀況等信息。因此，要實現(xiàn)檔案信息的服務功能，則需要側重開發(fā)人事信息管理系統(tǒng)的應用性、實用性功能。

首先，需要開發(fā)數(shù)據(jù)庫的分析功能，實現(xiàn)人事檔案信息可視化管理。傳統(tǒng)檔案管理模式，教職工的人事信息是“靜止的、孤立的”，人事檔案信息價值處于被動發(fā)揮的狀態(tài)。數(shù)字化的教職工人事檔案信息，可以輕松實現(xiàn)檔案管理的可視化。如高校教師的專業(yè)分布、年齡與職稱分布、任教情況等，都可以以圖表的形式直接呈現(xiàn)。這就是檔案信息化的優(yōu)勢之一，將“枯燥、乏味”的檔案數(shù)據(jù)直觀化、對比化，幫助決策者逐步重構教師管理方式、改造教師管理流程。

其次，側重開發(fā)數(shù)據(jù)庫的預測功能，為高校人事決策提供科學依據(jù)。借助現(xiàn)代技術手段對人事檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分類、匯總，準確分析高校現(xiàn)有人員情況，合理調配學校人力資源，能科學地對人力資源進行管理，優(yōu)化高校師資隊伍建設，實現(xiàn)教師治理體系與治理能力現(xiàn)代化。如高校決策者可以根據(jù)教職工的專業(yè)結構、職稱結構、年齡結構及實際教學需求等的分析結果，調整職工崗位以發(fā)揮專業(yè)特長、制定招聘計劃等。

（五）加強數(shù)字化檔案信息安全管理

數(shù)字化檔案與原始檔案具有相同的保密等級，同樣要注重環(huán)境安全、設備安全與訪問控制。干部人事檔案數(shù)字化環(huán)境除了要符合防高溫、防潮、防光等八防要求外，還應該安裝監(jiān)控設備監(jiān)控數(shù)字化過程。除此之外，檔案數(shù)字化用到的計算機、掃描儀、圖像處理軟件等軟、硬件設備都應該符合涉密規(guī)定，不連接公共網(wǎng)絡。檔案信息管理系統(tǒng)采用分級管理，嚴格控制用戶的訪問權限，生成用戶訪問日志。

五、結束語

信息時代對高校人事檔案管理帶來挑戰(zhàn)的同時也帶來機遇，檔案信息化建設作為一項系統(tǒng)工程，社會效益無法在短期內實現(xiàn)，高校需要根據(jù)實際情況宏觀部署、逐步推進。在初期階段，檔案管理仍須采用“雙軌”管理模式，即傳統(tǒng)紙質檔案管理模式與信息化檔案管理模式并行，既能保護珍貴的紙質檔案材料，又能發(fā)揮人事檔案在教育管理中的激勵與鞭策作用，更好地服務于社會。