黃夢(mèng)華

摘? 要：本文以所在單位電子新聞檔案管理模塊建設(shè)為例，就專業(yè)檔案功能模塊建設(shè)準(zhǔn)備、需求分析、功能設(shè)計(jì)以及實(shí)施和測(cè)試階段的重點(diǎn)工作內(nèi)容進(jìn)行了論述，指出系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)以資源合理利用、全流程管理、內(nèi)容安全可控為原則，明確具體開發(fā)需求、著力做好歸檔流程設(shè)計(jì)及模塊試運(yùn)行工作。

關(guān)鍵詞：高校檔案;電子新聞檔案;信息化工作

Abstract： At present，archivists has accumulated some experience in the construction of Archives management system，especially for electronic administrative documents management. However，in the construction of the management module of electronic business Archives，there is still little experience. Taking the construction of electronic news Archives management module as an example，the author discusses the key works of the functional module construction preparation，demand analysis，function design，implementation and testing stage，and points out that the system construction should be based on the principles of rational utilization of resources，whole process management and keep safe. At the same time，we should clarify the specific needs and focus on filing process design and module trial operation.

Keywords： University Archives; Electronic news Archives; Informatization business

高校新聞檔案是指校內(nèi)外新聞人員在新聞采編、排版、審發(fā)過程中產(chǎn)生的關(guān)于新聞事實(shí)的報(bào)紙、期刊、審核材料、采訪錄音、筆記、影像資料等，經(jīng)過整理、分類，交檔案人員保存的原始記錄[1]。

高校新聞檔案不僅是高校宣傳報(bào)道工作的歷史記錄，更是各個(gè)時(shí)期高校產(chǎn)、學(xué)、研發(fā)展的真實(shí)、系統(tǒng)的記錄[2]。因此，對(duì)高校新聞檔案進(jìn)行規(guī)范化管理十分必要。

目前，國(guó)家層面尚無針對(duì)專業(yè)檔案的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，在中國(guó)知網(wǎng)中以“新聞檔案”“高校新聞檔案”為主題詞分別進(jìn)行檢索，也未見系統(tǒng)或功能模塊建設(shè)相關(guān)的學(xué)術(shù)成果。僅王馨藝[3]、李正平[4]、帥紅[5]、王紅霞[6]、王飛雪[7]、馬力媛[8]等從新聞數(shù)碼照片的管理、新聞檔案信息化工作的重要性，開展新聞檔案信息化的一些原則、注意事項(xiàng)等方面進(jìn)行了論述，未深入介紹電子新聞檔案收集、歸檔及管理方法。

筆者所在單位漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院前期已建有檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文書檔案的在線歸檔，在此基礎(chǔ)上，近期開展了電子新聞檔案管理模塊的建設(shè)工作，本文以電子新聞檔案為例重點(diǎn)闡述專業(yè)檔案管理模塊的建設(shè)步驟和要點(diǎn)。

1 電子新聞檔案特點(diǎn)

新媒體時(shí)代信息傳播的便捷性使得學(xué)校宣傳部門不再是新聞的唯一產(chǎn)生部門，有些部門甚至個(gè)人直接在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上傳播與本校相關(guān)的新聞，學(xué)校網(wǎng)站、微信、微博、今日頭條等均已成為電子新聞傳播的常用渠道。形式上則有文字、圖片、音視頻，多種多樣、不拘一格。

同時(shí)這些新聞或留存于紙質(zhì)載體上，或存于磁盤、光盤中，呈現(xiàn)出多主體產(chǎn)生、多平臺(tái)傳播、多形式存在、多載體保存等特點(diǎn)。

2 模塊開發(fā)準(zhǔn)備工作

統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和流程。通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，開發(fā)電子新聞檔案管理模塊主要依據(jù)GB/T 29194《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》、GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DA/T 47-2009《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求等標(biāo)準(zhǔn)》、DA/T 46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》以及《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等標(biāo)準(zhǔn)。

明確系統(tǒng)建設(shè)的原則包括資源合理使用原則、全流程原則和內(nèi)容安全可控原則。明確相關(guān)人員職責(zé)和分工包括檔案人員要與學(xué)校宣傳部門分工、電子新聞檔案產(chǎn)生部門或人員的歸檔等工作分工、負(fù)責(zé)系統(tǒng)開發(fā)和后期維護(hù)的部門或人員分工等。

3 模塊開發(fā)需求分析

需求分析的目的在于描述模塊的特性、行為，是后期開發(fā)時(shí)對(duì)模塊的約束。電子新聞檔案管理模塊的主要目的是接收、整理、保管、利用各類主體產(chǎn)生的新聞檔案，因此該模塊的基本功能按照GB/T 29194《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》的要求進(jìn)行設(shè)置。

4 模塊流程設(shè)計(jì)

模塊需設(shè)計(jì)的流程主要有利用流程、歸檔流程，其他編研流程、銷毀流程等。其中，利用流程設(shè)計(jì)較為簡(jiǎn)單，主要是檢索、借閱、審批環(huán)節(jié)的流程設(shè)計(jì)。新聞檔案作為一類專業(yè)檔案，歸檔流程與文書檔案等其他門類檔案存在一定差異，因此是模塊流程設(shè)計(jì)的重點(diǎn)。

4.1 歸檔鑒定。歸檔鑒定主要是對(duì)歸檔的電子新聞是否在歸檔范圍內(nèi)以及在歸檔范圍內(nèi)的電子新聞保管期限進(jìn)行鑒定。為確保歸檔鑒定的準(zhǔn)確性，檔案部門需要與宣傳部門協(xié)作，根據(jù)國(guó)家有關(guān)文件歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定，制定電子新聞檔案的歸檔范圍和保管期限表。

同時(shí)，注意將相關(guān)的元數(shù)據(jù)納入歸檔范圍。根據(jù)歸檔范圍和保管期限表對(duì)捕獲的電子新聞設(shè)置保管期限、開放程度，并生成檔號(hào)、歸檔目錄和備考表等。

4.2 格式轉(zhuǎn)換。由于電子新聞格式多樣，為確保文件能正確讀取與使用，需對(duì)歸檔文件的格式進(jìn)行限定，根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 18894-2016以及《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的規(guī)定，對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的文本、音視頻格式應(yīng)轉(zhuǎn)換為規(guī)定格式，在線調(diào)閱新聞的背景信息及過程信息時(shí)應(yīng)可導(dǎo)出包含背景信息及元數(shù)據(jù)的壓縮文件。

不能被人工讀取和理解的元數(shù)據(jù)文檔，如系統(tǒng)信息、電子簽名信息等，應(yīng)保存該元數(shù)據(jù)文檔的結(jié)構(gòu)說明信息，或以注釋等方式在元數(shù)據(jù)文檔內(nèi)加以說明。

4.3 預(yù)歸檔。預(yù)歸檔主要對(duì)已簽發(fā)的電子新聞及相關(guān)背景、過程信息、元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、初步整理、封裝和固化，形成歸檔信息包。

文件收集主要將前期經(jīng)過歸檔鑒定的新聞信息及流轉(zhuǎn)過程中形成背景、元數(shù)據(jù)信息流入檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于紙媒上的新聞，應(yīng)定期批量進(jìn)行數(shù)字化加工，轉(zhuǎn)換為電子文件后導(dǎo)入系統(tǒng)中。

初步整理環(huán)節(jié)需要將收集的電子新聞及元數(shù)據(jù)根據(jù)內(nèi)容結(jié)構(gòu)存放至歸檔文件夾中，并按預(yù)先設(shè)置的命名規(guī)則生成電子文件號(hào)。電子文件號(hào)命名是電子新聞檔案管理中的重點(diǎn)工作，電子文件號(hào)采用以檔號(hào)為基礎(chǔ)，進(jìn)行一定擴(kuò)展的方式命名，歸檔過程中形成的歸檔信息包以電子文件號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)。

封裝環(huán)節(jié)是將初步整理、命名后的電子新聞及元數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮形成歸檔信息包，一條新聞形成一個(gè)歸檔信息包，一個(gè)歸檔信息包包含新聞辦理過程中形成的電子文件及其元數(shù)據(jù)。封裝結(jié)構(gòu)一般是一個(gè)以電子文件號(hào)命名的歸檔文件夾，歸檔文件夾根據(jù)分類方案生成，可按照“分類號(hào)、年度、保管期限、部門代碼（或事項(xiàng)代碼）、件號(hào)”組成多級(jí)文件夾，最底層文件夾內(nèi)存放歸檔配置信息、檔案背景和結(jié)構(gòu)信息、辦理流程信息等元數(shù)據(jù)和對(duì)應(yīng)的電子新聞及附件，包括文本、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等多媒體文件。

初步檢測(cè)環(huán)節(jié)對(duì)歸檔信息包中的電子文件及元數(shù)據(jù)完整性進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè)。對(duì)檢測(cè)不通過的文件模塊能夠自動(dòng)提示存在問題并進(jìn)行人工補(bǔ)充，因特殊原因無法補(bǔ)充則在歸檔配置信息中進(jìn)行記錄，確保歸檔的電子文件與歸檔范圍及輔助配置要求相匹配。

檔案固化環(huán)節(jié)主要通過電子簽名、數(shù)字摘要等技術(shù)手段對(duì)歸檔信息包進(jìn)行驗(yàn)證，確保其不被篡改、破壞。

4.4 歸檔檢測(cè)及整理。歸檔檢測(cè)主要是通過專業(yè)檢測(cè)工具或系統(tǒng)集成的檢測(cè)模塊，對(duì)歸檔信息包進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)，記錄檢測(cè)時(shí)間、結(jié)果，并向檔案管理員反饋檢測(cè)結(jié)果。

歸檔整理環(huán)節(jié)根據(jù)需要，可對(duì)歸檔信息包進(jìn)行排序調(diào)整、檔號(hào)更改、元數(shù)據(jù)補(bǔ)充及調(diào)整等操作，但不得修改電子文件和元數(shù)據(jù)的原始內(nèi)容，而且需詳細(xì)記錄歸檔整理的操作人員、時(shí)間和結(jié)果等日志信息。數(shù)據(jù)經(jīng)歸檔檢測(cè)、整理后便流轉(zhuǎn)至存儲(chǔ)設(shè)備中，正式進(jìn)入檔案管理階段。

5 模塊開發(fā)實(shí)施及測(cè)試

模塊開發(fā)工作主要由第三方軟件公司實(shí)施，檔案人員需協(xié)助開發(fā)人員提供已有檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)信息，主要涉及技術(shù)平臺(tái)、開發(fā)語言、運(yùn)行環(huán)境、目前硬件配置，使用的數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等。

本文主要對(duì)高校電子新聞檔案管理模塊建設(shè)的大致步驟及每個(gè)環(huán)節(jié)中的主要事項(xiàng)如流程設(shè)計(jì)、電子文件命名等進(jìn)行了闡述，以便從更細(xì)的顆粒度上勾勒模塊建設(shè)的樣貌，使之在這一方面的研究更為深入、具體，更有可操作性。

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（作者單位：漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院? 來稿日期：2019-10-20）