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淺析大數(shù)據(jù)時代背景下的城建檔案利用統(tǒng)計工作

2020-01-28 03:37蘇榆茵
錦繡·下旬刊 2020年9期
關(guān)鍵詞:城建檔案大數(shù)據(jù)檔案管理

蘇榆茵

摘要:隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展速度加快,大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為人類社會生產(chǎn)發(fā)展不可缺少的組成部分。各行業(yè)也開始加強對數(shù)據(jù)共享速度以及數(shù)據(jù)的使用率。本文將結(jié)合大數(shù)據(jù)對城建檔案管理工作的意義,討論建立大數(shù)據(jù)庫、完善管理體系、提高檔案利用率等城建檔案管理工作策略,為技術(shù)人員開展相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);城建檔案;檔案管理

引言:近幾年我國城市建設(shè)速度不斷加快,為保障城市建設(shè)工作的順利進(jìn)行,相關(guān)工作人員就要對建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類資料文件進(jìn)行合理管理與統(tǒng)計。城市建設(shè)檔案是對城市自然面貌、市內(nèi)建筑物、構(gòu)筑物、各線上線下管線情況的真實記錄,是城市發(fā)展過程中累計的寶貴資料,因此工作人員要加強對檔案的利用率。

一、大數(shù)據(jù)時代對城建檔案利用統(tǒng)計工作的意義

檔案是對人類社會發(fā)展情況的真實記錄,而城建檔案也就是城市建設(shè)檔案,是在城市進(jìn)行規(guī)劃、建設(shè)、管理過程中形成的重要資料,其中包括:建筑物項目實施資料、地上地下管線數(shù)據(jù)、有關(guān)城市規(guī)劃建設(shè)的政策法規(guī)、城市歷史風(fēng)貌等等。在我國城市建設(shè)過程中,檔案利用與統(tǒng)計工作已經(jīng)逐漸由不規(guī)范管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)范化管理,這種良性發(fā)展也一定程度上依靠著大數(shù)據(jù)技術(shù)。相比較于傳統(tǒng)的人工管理模式,大數(shù)據(jù)管理模式的執(zhí)行速度更快,管理效率更高,而且電子檔案容易保存,不受外界環(huán)境的干擾,能長久應(yīng)用。當(dāng)前城市化建設(shè)速度不斷加快,傳統(tǒng)的人工管理方式已經(jīng)不能滿足城建要求,因此使用信息化技術(shù)也成為城建檔案管理的必然選擇。對城建檔案進(jìn)行統(tǒng)計可以讓工作人員及時了解到檔案的實際利用情況,例如:檔案有規(guī)定保管期,分為永久、長期、短期三類,當(dāng)檔案到達(dá)規(guī)定保管期限時,就要對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計,核對是否需要延長保管時間或銷毀檔案。利用大數(shù)據(jù)開展檔案統(tǒng)計工作可以加快統(tǒng)計質(zhì)量,實現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)共享,進(jìn)而增強檔案的利用率,最大程度開發(fā)檔案價值,通過分析社會調(diào)查情況進(jìn)一步了解城建利用需求,提高檔案服務(wù)質(zhì)量,為城市建設(shè)工作提供堅實幫助[1]。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下的城建檔案利用統(tǒng)計工作

(一)建立檔案大數(shù)據(jù)庫

2019年國務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》,其中明確表示“除法律另有規(guī)定外,電子文件不再用紙質(zhì)形式歸檔和移交,且滿足檔案管理要求的電子檔案和紙質(zhì)檔案具有相同法律效力”由此可見,電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢,相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件來說,電子檔案的保存速度更快、保存年限更長、占用空間更小。為落實電子檔案管理工作,管理部門需要盡快結(jié)合城建發(fā)展形式,建立城建檔案大數(shù)據(jù)庫,因為城市建設(shè)工作多種多樣,所以產(chǎn)生的檔案也具有很強的多元性,包括了自然資源規(guī)劃、環(huán)保項目管理、工程設(shè)計監(jiān)理數(shù)據(jù)、施工材料供應(yīng)商資料等等,而且此類檔案形成周期較長,輸入成電子版后,文件形態(tài)也多有不同,如:照片、文字、影音等等,所以在建立檔案大數(shù)據(jù)庫,。要根據(jù)行業(yè)要求、發(fā)展方向、法律法規(guī)分類保存,提高資源的管理效率。

(二)完善檔案管理體系

城建檔案信息內(nèi)容較為復(fù)雜,涉及面廣,所以在進(jìn)行管理與利用時,需要投入大量人力資源、時間精力。因此需要盡快完善檔案管理體系,提高軟件資源整合效率,根據(jù)信息化應(yīng)用的現(xiàn)存問題,做好信息共享與平臺聯(lián)絡(luò),確保人員、部門之間溝通質(zhì)量,并對現(xiàn)有檔案管理內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)化的處理。明確城建檔案管理工作責(zé)任分工,建立健全城建檔案管理的上下統(tǒng)一工作機制,確定具體的檔案管理崗位職責(zé),在定崗定編的基礎(chǔ)上推動基層城建檔案管理工作的順序有效實施,扎實地建設(shè)好基層城建檔案管理體系。

(三)提高檔案開發(fā)利用率

很多檔案資料在收集起來后,就被統(tǒng)一存放到指定位置,由于存放時間較長或其他原因,檔案的使用效率較低,很多資料信息的潛在價值未能被充分開發(fā)出來,降低了檔案資料的開發(fā)效率。因此,在開展城建檔案利用工作時,需要側(cè)重改變這一現(xiàn)象。首先,可以通過城市信息服務(wù)平臺來收集城市建設(shè)信息,然后對現(xiàn)有信息進(jìn)行深層次的挖掘,并根據(jù)信息類型向社會各部門行業(yè)輸出,為其提供科學(xué)化、專業(yè)化的數(shù)據(jù)資源供給。然后不斷完善現(xiàn)有信息服務(wù)平臺。其次,要根據(jù)用戶需求提高數(shù)據(jù)平臺的檢索效率,以信息化管理為目標(biāo),不斷為用戶提供高質(zhì)量的資源服務(wù),并根據(jù)目標(biāo)不斷展開后續(xù)的檔案開發(fā)利用工作,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式,加強對現(xiàn)代化城市建設(shè)發(fā)展的認(rèn)知,例如:重點開發(fā)數(shù)據(jù)共享相關(guān)技術(shù),促進(jìn)城市之間、行業(yè)之間、社會部門之間的信息交互,讓檔案資料的潛在價值可以被最大程度開發(fā)出來,以滿足不同類型受眾的需求。最后,要完善檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),確保檔案開發(fā)利用效果,從歸檔、入檔、管理、調(diào)用、查閱等多個環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化約束,確保檔案管理效率,以免發(fā)生不必要的人力、物力資源浪費。打破傳統(tǒng)檔案管理模式的制約,并不斷探索出最科學(xué)合理的檔案利用體系,為城市建設(shè)提供更多幫助[2]。

(四)維護(hù)系統(tǒng)運行安全

眾所周知,網(wǎng)絡(luò)平臺的信息交互速度更快,門檻更低,只需要簡單的操作就可以完成點對點的信息共享,但正是因為這種便捷性,網(wǎng)絡(luò)安全問題才會出現(xiàn),城建檔案具有重要價值,需要技術(shù)人員提高對系統(tǒng)運行安全性的重視,并對系統(tǒng)平臺以及軟硬件設(shè)備進(jìn)行必要的安全防護(hù),例如:對重要檔案文件采取加密處理,給計算機安全防火墻等等,確保檔案資料在存儲、傳輸?shù)炔僮鬟^程中的安全性,為城建檔案的使用提供更可靠的外部環(huán)境。另外,管理人員還要強化電子檔案管理意識,以電子檔案歸檔機制為根本,不斷規(guī)范各類型檔案的操作行為,并積極引進(jìn)專業(yè)的信息技術(shù)設(shè)備,基于云存儲、大數(shù)據(jù)管理應(yīng)用引進(jìn)專業(yè)的檔案管理設(shè)備,提高設(shè)備的更新頻率。

結(jié)論:綜上所述,大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨,以計算機為載體的各種現(xiàn)代化信息技術(shù)開始改變著人們的生活與生產(chǎn)方式。城市建設(shè)檔案對城市規(guī)劃與城市管理有不可小覷的作用,需要提高檔案管理效率,加強檔案的利用率,確保信息資料的安全性、準(zhǔn)確性和可靠性,這樣才能為后期應(yīng)用提供堅實的數(shù)據(jù)支持。

參考文獻(xiàn)

[1]譚永紅.加強住房和城鄉(xiāng)建設(shè)項目資料與工程文件管理——評《城建檔案管理員專業(yè)管理實務(wù)》[J].林產(chǎn)工業(yè),2020,57(06):123.

[2]陳秋玲.大數(shù)據(jù)時代城建檔案信息資源開發(fā)利用面臨的挑戰(zhàn)及對策研究[J].城建檔案,2020(05):51-53.

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